Sổ lưu niệm là một ấn phẩm do học sinh chủ trì, lên kế hoạch, điều hành và thực hiện. Do đây là sản phẩm của một lớp học, nên hệ thống Giáo dục Minnesota đã quy định các yêu cầu pháp lý và đạo đức đối với ấn phẩm này. Lớp học này được tính là 0,5 tín chỉ của môn Tiếng Anh tự chọn và 0,5 tín chỉ của môn Nhiếp ảnh. Do đó, sổ lưu niệm Voyageur phải tuân thủ các yêu cầu giáo dục này.
Ban biên tập niên giám và niên giám Voyageur được bảo vệ bởi Tu chính án thứ nhất cùng các quy định bảo vệ và giới hạn khác theo Hiến pháp và các phán quyết của tòa án thực thi các nguyên tắc đó. Do không can thiệp vào nội dung xuất bản, các quan chức nhà trường do đó không chịu trách nhiệm về nội dung đó.
Cuốn kỷ yếu được xem là một tác phẩm báo chí. Do đó, nhiệm vụ của nó là cung cấp thông tin cho độc giả một cách chính xác và công bằng. Nội dung bao gồm các lĩnh vực học thuật, các câu lạc bộ sinh viên, thể thao và cộng đồng trường học. Đối tượng độc giả của cuốn sách là toàn thể học sinh với hơn 3.400 em.
Các nguyên tắc đạo đức áp dụng cho báo chí kỷ yếu cũng giống như đối với bất kỳ loại hình truyền thông nào khác:
● Phóng viên cần đưa tin một cách công bằng và đầy đủ về mọi khía cạnh của sự việc
● Phóng viên cần tự giới thiệu mình là đại diện của cuốn kỷ yếu
● Phóng viên cần xác minh thông tin từ nguồn với người khác hoặc các nguồn tham khảo khác
● Phóng viên cần tránh theo dõi lén lút trên các trang mạng xã hội và tuyệt đối không được sử dụng thông tin thu thập từ mạng xã hội làm nguồn duy nhất. Không được lấy bất kỳ thông tin nào từ trang mạng xã hội mà không thông báo cho tác giả của trang đó.
(theo Ủy ban Quyền Báo chí Học đường thuộc Hiệp hội Giáo dục Báo chí)
Ban biên tập cuốn kỷ yếu khuyến khích các ý kiến đóng góp mang tính xây dựng bằng văn bản, được gửi trực tiếp đến cố vấn. Mọi hành vi quấy rối cá nhân nhắm vào bất kỳ thành viên nào trong ban biên tập đều sẽ không được dung thứ và sẽ bị báo cáo ngay lập tức.
Thời gian bao quát nội dung kéo dài từ mùa hè trước khi năm học hiện tại bắt đầu cho đến tháng 3, khi cuốn sách được hoàn thành. Do thời gian cần thiết để in ấn và chuẩn bị phân phối cuốn sách, nên không thể đưa vào những sự kiện diễn ra sau ngày này.
Ngoài ra, cuốn sách được xuất bản xuyên suốt năm học. Trong năm có năm đợt chốt thời hạn. Nếu điều kiện cho phép, cuốn sách sẽ có thêm một phụ lục mùa xuân, giới thiệu một số môn thể thao và hoạt động mùa xuân.
Các bức ảnh tập thể cho các câu lạc bộ và tổ chức được chụp bởi các nhiếp ảnh gia do nhà trường chỉ định.
Tất cả giảng viên và nhân viên sẽ được thông báo trước ngày chụp ảnh tập thể. Nhân viên và sinh viên sẽ được cung cấp lịch trình của ngày chụp ảnh tập thể trước khi sự kiện diễn ra. Ban biên tập kỷ yếu sẽ không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ nhóm nào chưa được chụp ảnh sau ngày đó.
Việc chuẩn bị ảnh đội cho các môn điền kinh là trách nhiệm của từng đội. Ban biên tập kỷ yếu sẽ liên hệ với từng đội để thu thập ảnh đội mới nhất và bảng thành tích trong năm. Nếu chúng tôi không nhận được các tài liệu này trước thời hạn, chúng tôi sẽ không thể đăng tải chúng trong kỷ yếu.
Vì kỷ yếu là ấn phẩm do học sinh thực hiện, mục tiêu của chúng tôi luôn là sử dụng những bức ảnh do chính các thành viên hiện tại của ban biên tập kỷ yếu chụp. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn hoan nghênh các bài đóng góp từ học sinh và phụ huynh. Vui lòng gửi ảnh có độ phân giải cao qua email đến địa chỉ minnetonkayearbook@gmail.com. Xin vui lòng đính kèm thông tin liên hệ và mô tả về bức ảnh (ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao). Chúng tôi không thể đảm bảo rằng các bức ảnh sẽ được sử dụng trong kỷ yếu.
Vì cuốn kỷ yếu là ấn phẩm do học sinh tự xuất bản, nên chúng tôi không thể đảm bảo người mua sẽ hoàn toàn hài lòng. Chúng tôi sẽ không hoàn tiền trong trường hợp có những sai sót nhỏ như chất lượng ảnh chân dung kém, tên bị viết sai chính tả, v.v.
