Để kiểm tra dữ liệu công khai hoặc yêu cầu bản sao dữ liệu công khai do Học khu Minnetonka lưu giữ, vui lòng gửi yêu cầu trực tuyến hoặc gửi yêu cầu bằng văn bản đến Người được chỉ định để xin dữ liệu công khai theo địa chỉ data.requests@minnetonkaschools.org . Việc sử dụng mẫu yêu cầu dữ liệu được khuyến khích nhưng không bắt buộc. Quý vị cũng có thể gửi yêu cầu bằng văn bản qua đường bưu điện. Nếu quý vị chọn không sử dụng mẫu yêu cầu dữ liệu, yêu cầu bằng văn bản của quý vị nên bao gồm:

• Rằng bạn đang đưa ra yêu cầu theo Đạo luật Thực hành Dữ liệu (Điều lệ Minnesota, Chương 13);
• Cho dù bạn muốn kiểm tra dữ liệu, có bản sao dữ liệu hay cả hai;
• Mô tả rõ ràng về dữ liệu bạn muốn kiểm tra hoặc muốn sao chép, bao gồm phạm vi ngày cho dữ liệu.

Trước khi thực hiện yêu cầu, Quận có thể liên hệ với bạn vì những lý do sau:

• Để yêu cầu làm rõ hoặc cung cấp thêm thông tin nhằm giúp thực hiện yêu cầu;
• Để thảo luận các lựa chọn nhằm cải thiện khả năng quản lý yêu cầu;
• Để tư vấn cho bạn xem yêu cầu đó có phải trả phí hay yêu cầu thanh toán trước không.

Nếu bạn yêu cầu quyền truy cập để mục đích kiểm tra, Quận sẽ không tính phí hoặc yêu cầu bạn trả phí.

Để thực hiện yêu cầu, Quận sẽ thực hiện một trong những điều sau:

1. Nếu Quận không có dữ liệu, Cán bộ Thực hành Dữ liệu sẽ thông báo cho bạn sớm nhất có thể.
2. Nếu Quận có dữ liệu nhưng dữ liệu không được công khai, Cán bộ Thực hành Dữ liệu sẽ thông báo cho bạn sớm nhất có thể và nêu rõ bằng văn bản thẩm quyền pháp lý cho quyết định không công bố dữ liệu.
3. Nếu Quận có dữ liệu và dữ liệu đó là công khai, Quận sẽ phản hồi yêu cầu một cách phù hợp và nhanh chóng, trong khoảng thời gian hợp lý bằng cách thực hiện một trong những điều sau:
   • Sắp xếp ngày, giờ và địa điểm để kiểm tra dữ liệu miễn phí.
   • Cung cấp bản sao dữ liệu sớm nhất có thể với mức chi phí đã chỉ định.

Bạn có thể chọn nhận bản sao hoặc gửi chúng theo mức giá đã chỉ định.

Đạo luật Thực hành Dữ liệu của Chính quyền Minnesota không yêu cầu tạo hoặc thu thập dữ liệu mới để đáp ứng yêu cầu dữ liệu, và Quận cũng không bắt buộc phải cung cấp dữ liệu theo một hình thức hoặc cách sắp xếp cụ thể nếu dữ liệu không được lưu giữ theo hình thức hoặc cách sắp xếp đó. Dữ liệu được chuẩn bị để kiểm tra thường luôn được in dưới dạng bản cứng.

Đạo luật Thực hành Dữ liệu của Chính quyền Minnesota không yêu cầu Quận phải trả lời các câu hỏi không phải là yêu cầu cung cấp dữ liệu. Tuy nhiên, bạn có thể muốn tìm hiểu ý nghĩa của dữ liệu đã được thu thập. 

Nếu bạn yêu cầu bản sao dữ liệu điện tử hoặc bản in, Cán bộ thực hành dữ liệu có thể yêu cầu bạn thanh toán chi phí thực tế để tìm kiếm và truy xuất dữ liệu của chính phủ, bao gồm chi phí thời gian của nhân viên, cũng như chi phí tạo, chứng nhận và gửi bản sao dữ liệu.

Tuy nhiên, nếu yêu cầu sao chép 100 trang giấy hoặc ít hơn, chi phí thực tế sẽ không được sử dụng và thay vào đó, Quận có thể tính phí không quá 0,25 đô la cho mỗi trang sao chép.

Đối với các yêu cầu tổng cộng hơn 100 trang, Quận có thể tính "chi phí thực tế" để tạo dữ liệu, cộng với chi phí cho mỗi trang bản sao giấy được tạo ra.

• “Chi phí thực tế” để tạo ra dữ liệu công khai dài hơn 100 trang được tính bằng cách áp dụng mức lương theo giờ thấp nhất của nhân viên được ủy quyền xử lý dữ liệu đó cho:
  • Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu (nếu người yêu cầu không phải là chủ thể dữ liệu).
  • Tạo, chứng nhận, phân loại và gửi dữ liệu.

Đối với những người LÀ Chủ thể của Dữ liệu được Yêu cầu:

Dữ liệu về bạn
Đạo luật thực hành dữ liệu của chính phủ Minnesota nêu rõ rằng chủ thể dữ liệu có một số quyền nhất định liên quan đến việc một cơ quan chính phủ thu thập, tạo và lưu giữ dữ liệu của chính phủ về họ.  Bạn là chủ thể của dữ liệu khi bạn có thể được xác định từ dữ liệu đó.  Dữ liệu chính phủ là thuật ngữ dùng để chỉ tất cả thông tin được ghi lại của một cơ quan chính phủ, bao gồm giấy tờ, email, CD-ROM, ảnh, v.v.

Phân loại dữ liệu về bạn
Đạo luật Thực hành Dữ liệu giả định rằng mọi dữ liệu của chính phủ đều là công khai trừ khi luật tiểu bang hoặc liên bang quy định rằng dữ liệu đó không phải là công khai.  Luật tiểu bang phân loại dữ liệu về bạn thành công khai, riêng tư hoặc bí mật.  Xem ví dụ bên dưới.

Dữ liệu công khai
Chúng ta phải cung cấp dữ liệu công khai cho bất kỳ ai yêu cầu; bất kể ai yêu cầu dữ liệu hoặc lý do yêu cầu.

Dữ liệu riêng tư
Chúng tôi không thể cung cấp dữ liệu riêng tư cho công chúng, nhưng bạn có quyền truy cập khi dữ liệu đó liên quan đến bạn.  Chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu riêng tư của bạn với bạn, với người được bạn cho phép, với nhân viên Quận cần dữ liệu để thực hiện công việc của họ và theo quy định của pháp luật hoặc lệnh của tòa án.

Dữ liệu bí mật
Dữ liệu bí mật được bảo vệ nhiều nhất.  Cả công chúng và bạn đều không thể truy cập được ngay cả khi dữ liệu bí mật đó liên quan đến bạn.  Chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu bí mật về bạn với nhân viên Quận cần dữ liệu để thực hiện công việc và những người khác theo luật pháp hoặc lệnh của tòa án.  Chúng tôi không thể cung cấp cho bạn quyền truy cập vào dữ liệu bí mật.

Quyền của bạn theo Đạo luật Thực hành Dữ liệu

Quyền truy cập dữ liệu của bạn
Bạn có quyền xem (kiểm tra) miễn phí dữ liệu công khai và riêng tư mà chúng tôi lưu giữ về bạn.  Bạn cũng có quyền nhận bản sao dữ liệu công khai và riêng tư về bạn.  Đạo luật Thực hành Dữ liệu cho phép chúng tôi tính phí cho các bản sao.  Bạn có quyền xem dữ liệu miễn phí trước khi quyết định yêu cầu sao chép.

Ngoài ra, nếu bạn yêu cầu, chúng tôi sẽ cho bạn biết liệu chúng tôi có lưu giữ dữ liệu về bạn hay không và liệu dữ liệu đó là công khai, riêng tư hay bí mật.

Nếu bạn là cha mẹ, bạn có quyền xem và nhận bản sao dữ liệu công khai và riêng tư về con nhỏ của mình (dưới 18 tuổi).  Nếu bạn là người giám hộ được chỉ định hợp pháp, bạn có quyền xem và nhận bản sao dữ liệu công khai và riêng tư về cá nhân mà bạn được chỉ định làm người giám hộ.

Khi chúng tôi thu thập dữ liệu từ bạn
Khi chúng tôi yêu cầu học sinh hoặc nhân viên cung cấp dữ liệu về bản thân trong cuộc họp kỷ luật không công khai, chúng tôi phải thông báo.  Trong trường hợp này, tThông báo này được gọi là cảnh báo "Tennessen". Thông báo này kiểm soát cách chúng tôi xử lý dữ liệu thu thập được từ bạn. Thông thường, chúng tôi chỉ có thể sử dụng và công bố dữ liệu theo những cách được mô tả trong thông báo. Các dữ liệu không công khai khác mà chúng tôi thu thập về nhân viên bao gồm đánh giá hiệu suất, đơn xin việc, v.v. Trong trường hợp của học sinh, điểm số, báo cáo giáo dục đặc biệt, yêu cầu bài tập là những ví dụ về dữ liệu không công khai.

Chúng tôi sẽ yêu cầu sự cho phép bằng văn bản của bạn nếu chúng tôi cần sử dụng hoặc tiết lộ dữ liệu riêng tư về bạn theo cách khác hoặc nếu bạn yêu cầu chúng tôi tiết lộ dữ liệu cho người khác.  Sự cho phép này được gọi là sự đồng ý có thông tin.  Nếu bạn muốn chúng tôi phát hành dữ liệu cho người khác, bạn có thể sử dụng mẫu đơn đồng ý.

Bảo vệ dữ liệu của bạn
Đạo luật Thực hành Dữ liệu yêu cầu chúng tôi phải bảo vệ dữ liệu của bạn. Chúng tôi đã thiết lập các biện pháp bảo vệ phù hợp để đảm bảo dữ liệu của bạn được an toàn. Trong trường hợp không may chúng tôi xác định có vi phạm bảo mật xảy ra và một người không được ủy quyền đã truy cập vào dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn theo quy định của pháp luật.

Khi dữ liệu của bạn không chính xác và/hoặc không đầy đủ
Bạn có quyền khiếu nại về tính chính xác và/hoặc tính đầy đủ của dữ liệu công khai và riêng tư về bạn. Bạn cũng có quyền kháng cáo quyết định của chúng tôi. Nếu bạn là trẻ vị thành niên, cha mẹ hoặc người giám hộ của bạn có quyền khiếu nại về dữ liệu của bạn.

Cách yêu cầu dữ liệu của bạn

Để kiểm tra dữ liệu hoặc yêu cầu bản sao dữ liệu mà Quận lưu giữ về bạn, con vị thành niên của bạn, hoặc cá nhân mà bạn được chỉ định làm người giám hộ hợp pháp, vui lòng gửi yêu cầu bằng văn bản đến Cán bộ Tuân thủ Thực hành Dữ liệu của Quận. Bạn có thể gửi yêu cầu qua thư hoặc email.

Yêu cầu bằng văn bản của bạn phải bao gồm:

• Rằng bạn đang đưa ra yêu cầu theo Đạo luật Thực hành Dữ liệu (Điều lệ Minnesota, Chương 13), với tư cách là chủ thể dữ liệu, về dữ liệu về bạn;
• Cho dù bạn muốn kiểm tra dữ liệu, có bản sao dữ liệu hay cả hai;
• Mô tả rõ ràng về dữ liệu bạn muốn kiểm tra hoặc muốn sao chép;
• Thông tin nhận dạng chứng minh bạn là chủ thể dữ liệu hoặc là cha mẹ hoặc người giám hộ của chủ thể dữ liệu; và
• Địa chỉ gửi thư của bạn (nếu bạn không thu thập dữ liệu trực tiếp).

Học khu yêu cầu bạn cung cấp bằng chứng về danh tính (giấy tờ tùy thân hợp lệ của tiểu bang như bằng lái xe, thẻ quân nhân hoặc hộ chiếu) trước khi chúng tôi có thể phản hồi yêu cầu cung cấp dữ liệu của bạn. Nếu bạn yêu cầu cung cấp dữ liệu về con vị thành niên của mình, bạn phải xuất trình bằng chứng chứng minh bạn là cha/mẹ của con. Nếu bạn là người giám hộ, bạn phải xuất trình giấy tờ hợp pháp chứng minh quyền giám hộ của mình.

Nếu bạn không thể xuất trình giấy tờ tùy thân trực tiếp, bạn phải cung cấp bản sao có công chứng hoặc chứng thực. Các giấy tờ tùy thân này sẽ được nộp kèm theo yêu cầu của bạn.

Quận sẽ không truyền dữ liệu riêng tư qua đường điện tử trong bất kỳ trường hợp nào.

Cách chúng tôi phản hồi yêu cầu dữ liệu

Sau khi bạn gửi yêu cầu bằng văn bản, chúng tôi sẽ xử lý yêu cầu của bạn. Nếu không rõ dữ liệu bạn yêu cầu, chúng tôi sẽ yêu cầu bạn làm rõ.

• Nếu chúng tôi không có dữ liệu, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn bằng văn bản trong vòng 10 ngày làm việc.
• Nếu chúng tôi có dữ liệu, nhưng dữ liệu đó là dữ liệu bí mật hoặc dữ liệu riêng tư không liên quan đến bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn bằng văn bản trong vòng 10 ngày làm việc và nêu rõ luật cụ thể nào quy định rằng bạn không được phép truy cập dữ liệu.
• Nếu chúng tôi có dữ liệu và dữ liệu đó là dữ liệu công khai hoặc riêng tư về bạn, chúng tôi sẽ phản hồi yêu cầu của bạn trong vòng 10 ngày làm việc bằng cách thực hiện một trong những điều sau:
  • Sắp xếp ngày, giờ và địa điểm để kiểm tra dữ liệu miễn phí nếu yêu cầu của bạn là xem dữ liệu
  • Chúng tôi sẽ cung cấp bản sao dữ liệu cho bạn trong vòng 10 ngày làm việc. Bạn có thể chọn đến lấy bản sao hoặc chúng tôi sẽ gửi bản sao qua đường bưu điện. Chúng tôi cũng sẽ sắp xếp để bạn thanh toán trước cho các bản sao.
• Học khu có thể tính phí đối tượng dữ liệu cho việc sao chép dữ liệu chính phủ. Các khoản phí này được cho phép theo Điều lệ Minnesota, mục 13.04, tiểu mục 3.
  • 100 trang hoặc ít hơn, bản sao đen trắng, khổ letter hoặc khổ legal, có thể có giá 25 xu cho bản sao một mặt, hoặc 50 xu cho bản sao hai mặt. Phí cho hầu hết các loại bản sao khác là chi phí thực tế để tạo và chứng nhận bản sao. Khi xác định chi phí thực tế cho việc tạo bản sao, chúng tôi tính đến thời gian làm việc của nhân viên, chi phí vật liệu mà chúng tôi sao chép dữ liệu (giấy, CD, DVD, v.v.) và chi phí gửi thư (nếu có). Nếu yêu cầu của bạn là bản sao dữ liệu mà chúng tôi không thể tự sao chép, chẳng hạn như ảnh chụp, chúng tôi sẽ tính phí thực tế mà chúng tôi phải trả cho nhà cung cấp bên ngoài để sao chép.

Học khu sẽ miễn phí nếu chi phí cung cấp dữ liệu thấp hơn chi phí xử lý thanh toán.

Sau khi chúng tôi cung cấp cho bạn quyền truy cập vào dữ liệu về bạn, chúng tôi không phải hiển thị lại dữ liệu đó cho bạn trong vòng 6 tháng trừ khi có tranh chấp hoặc chúng tôi thu thập hoặc tạo dữ liệu mới về bạn.

Nếu bạn không hiểu một số dữ liệu (kỹ thuật, từ viết tắt hoặc thuật ngữ chuyên ngành), vui lòng cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ giải thích nếu bạn hỏi.

Đạo luật Thực hành Dữ liệu không yêu cầu chúng tôi phải tạo hoặc thu thập dữ liệu mới để đáp ứng yêu cầu dữ liệu nếu chúng tôi chưa có dữ liệu, hoặc cung cấp dữ liệu theo một hình thức hoặc thỏa thuận cụ thể nếu chúng tôi không lưu giữ dữ liệu theo hình thức hoặc thỏa thuận đó. (Ví dụ: nếu dữ liệu bạn yêu cầu chỉ ở dạng giấy, chúng tôi không bắt buộc phải tạo tài liệu điện tử để đáp ứng yêu cầu của bạn.) Nếu chúng tôi đồng ý tạo dữ liệu để đáp ứng yêu cầu của bạn, chúng tôi sẽ làm việc với bạn về các chi tiết của yêu cầu, bao gồm chi phí và thời gian phản hồi.

Ngoài ra, theo Đạo luật Thực hành Dữ liệu, chúng tôi không có nghĩa vụ phải trả lời những câu hỏi không phải là yêu cầu cung cấp dữ liệu.

Đồng ý phát hành dữ liệu

Nếu bạn muốn tiết lộ dữ liệu cá nhân của mình cho chính bạn hoặc cho một bên thứ ba, vui lòng điền vào mẫu đồng ý bên dưới.

Nếu bạn có thắc mắc về bất kỳ điều gì trên mẫu đơn đồng ý này hoặc muốn được giải thích thêm trước khi ký, vui lòng liên hệ với Cán bộ tuân thủ thực hành dữ liệu của Trường công lập Minnetonka.

Mẫu đơn đồng ý phát hành dữ liệu