Để tra cứu dữ liệu công khai hoặc yêu cầu bản sao dữ liệu công khai do Học khu Minnetonka quản lý,quý vị vui lòng gửi yêu cầu trực tuyếnhoặc gửi yêu cầu bằng văn bản đến Người được ủy quyền về dữ liệu công khai tạiđịa chỉ data.requests@minnetonkaschools.org. Việc sử dụng mẫu đơn yêu cầu dữ liệu được khuyến khích nhưng không bắt buộc. Quý vị cũng có thể gửi yêu cầu bằng văn bản qua đường bưu điện. Nếu quý vị không sử dụng mẫu đơn yêu cầu dữ liệu, yêu cầu bằng văn bản của quý vị cần bao gồm:

• Rằng quý vị đang gửi yêu cầu theo Đạo luật về Thực hành Dữ liệu (Luật Minnesota, Chương 13);
• Cho dù quý vị muốn xem xét dữ liệu, nhận bản sao dữ liệu, hay cả hai;
• Mô tả rõ ràng về dữ liệu mà quý vị muốn kiểm tra hoặc sao chép, bao gồm cả khoảng thời gian của dữ liệu.

Trước khi xử lý yêu cầu, Quận có thể liên hệ với quý vị vì những lý do sau:

• Để yêu cầu làm rõ hoặc cung cấp thêm thông tin nhằm hỗ trợ việc xử lý yêu cầu;
• Để thảo luận về các phương án nhằm nâng cao khả năng quản lý yêu cầu;
• Để thông báo cho quý khách biết liệu yêu cầu này có thể phát sinh phí hay cần thanh toán trước hay không.

Nếu quý vị yêu cầu được tiếp cận với mục đích kiểm tra, Quận sẽ không tính phí hoặc yêu cầu quý vị phải nộp lệ phí.

Để đáp ứng yêu cầu, Quận sẽ thực hiện một trong các biện pháp sau:

1. Nếu Hạt không có dữ liệu đó, Cán bộ phụ trách quản lý dữ liệu sẽ thông báo cho quý vị ngay khi có thể.
2. Nếu Quận có dữ liệu nhưng dữ liệu đó không được công khai, Cán bộ phụ trách quản lý dữ liệu sẽ thông báo cho quý vị trong thời gian sớm nhất có thể và nêu rõ bằng văn bản cơ sở pháp lý cho quyết định không công bố dữ liệu đó.
3. Nếu Quận có dữ liệu đó và dữ liệu đó là thông tin công khai, Quận sẽ xử lý yêu cầu một cách thích hợp và kịp thời, trong một khoảng thời gian hợp lý bằng cách thực hiện một trong các biện pháp sau:
   • Hãy hẹn ngày, giờ và địa điểm để kiểm tra dữ liệu miễn phí.
   • Vui lòng cung cấp bản sao dữ liệu trong thời gian sớm nhất có thể với mức phí đã quy định.

Quý vị có thể chọn đến nhận trực tiếp hoặc yêu cầu gửi hàng với mức phí đã quy định.

Luật Thực hành Dữ liệu của Chính phủ Minnesota không yêu cầu phải tạo ra hoặc thu thập dữ liệu mới để đáp ứng yêu cầu cung cấp dữ liệu; đồng thời, Quận cũng không bắt buộc phải cung cấp dữ liệu dưới một hình thức hoặc cách sắp xếp cụ thể nếu dữ liệu đó không được lưu trữ theo hình thức hoặc cách sắp xếp đó. Dữ liệu được chuẩn bị để kiểm tra thường luôn được in ra dưới dạng bản cứng.

Luật Thực hành Dữ liệu của Chính phủ Minnesota không bắt buộc Học khu phải trả lời những câu hỏi không phải là yêu cầu cung cấp dữ liệu. Tuy nhiên, quý vị vẫn có thể yêu cầu giải thích ý nghĩa của dữ liệu đã được trích xuất. 

Nếu quý vị yêu cầu bản sao điện tử hoặc bản in của dữ liệu, Cán bộ phụ trách thực hành dữ liệu có thể yêu cầu quý vị thanh toán các chi phí thực tế phát sinh từ việc tìm kiếm và trích xuất dữ liệu của chính phủ, bao gồm chi phí thời gian làm việc của nhân viên, cũng như chi phí sao chép, chứng thực và gửi các bản sao dữ liệu.

Tuy nhiên, nếu số lượng bản sao giấy được yêu cầu là 100 trang trở xuống, chi phí thực tế sẽ không được áp dụng; thay vào đó, Hạt có thể thu phí không quá 0,25 đô la cho mỗi trang sao chép.

Đối với các yêu cầu có tổng số trang vượt quá 100 trang, Hạt có thể thu phí “chi phí thực tế” để cung cấp dữ liệu, cộng với phí tính theo trang đối với mỗi bản sao giấy được in ra.

• “Chi phí thực tế” để sản xuất dữ liệu công khai có hơn 100 trang được tính bằng cách áp dụng mức lương theo giờ thấp nhất của nhân viên được ủy quyền xử lý dữ liệu đó cho:
  • Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu (trong trường hợp người yêu cầu không phải là chủ thể dữ liệu).
  • Lập, xác nhận, phân loại và gửi dữ liệu.

Đối với những người là chủ thể của dữ liệu được yêu cầu:

Thông tin về bạn
Luật Thực hành Dữ liệu Chính phủ Minnesota quy định rằng các chủ thể dữ liệu có một số quyền liên quan đến việc cơ quan chính phủ thu thập, tạo lập và lưu trữ dữ liệu chính phủ về họ.  Bạn được coi là chủ thể của dữ liệu khi có thể xác định danh tính của bạn thông qua dữ liệu đó.  “Dữ liệu chính phủ” là thuật ngữ chỉ toàn bộ thông tin được lưu trữ mà một cơ quan nhà nước sở hữu, bao gồm tài liệu giấy, email, đĩa CD-ROM, ảnh chụp, v.v.

Phân loại dữ liệu về bạn
Luật Thực hành Dữ liệu quy định rằng tất cả dữ liệu của chính phủ đều được coi là công khai, trừ khi luật của tiểu bang hoặc liên bang quy định rằng dữ liệu đó không phải là công khai.  Theo luật của tiểu bang, dữ liệu về bạn được phân loại thành dữ liệu công khai, dữ liệu riêng tư hoặc dữ liệu bí mật.  Xem các ví dụ dưới đây.

Dữ liệu công khai
Chúng ta phải cung cấp dữ liệu công khai cho bất kỳ ai yêu cầu; không quan trọng người yêu cầu là ai hay vì lý do gì.

Dữ liệu cá nhân
Chúng tôi không thể công khai dữ liệu cá nhân cho công chúng, nhưng bạn có quyền truy cập khi dữ liệu đó liên quan đến chính bạn.  Chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân của quý vị với chính quý vị, với người được quý vị cho phép, với nhân viên của Hạt cần dữ liệu đó để thực hiện công việc, và theo quy định của pháp luật hoặc theo lệnh của tòa án.

Dữ liệu bí mật
Dữ liệu bí mật được bảo vệ chặt chẽ nhất.  Dù dữ liệu bí mật đó liên quan đến chính bạn, thì cả công chúng lẫn bạn đều không thể truy cập được.  Chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu bí mật về quý vị với các nhân viên của Học khu cần dữ liệu đó để thực hiện công việc của mình, cũng như với những người khác theo quy định của pháp luật hoặc lệnh của tòa án.  Chúng tôi không thể cấp quyền truy cập vào dữ liệu bí mật cho quý vị.

Các quyền của bạn theo Luật Thực hành Dữ liệu

Quyền truy cập dữ liệu của bạn
Bạn có quyền xem (tra cứu) miễn phí các dữ liệu công khai và riêng tư mà chúng tôi lưu trữ về bạn.  Bạn cũng có quyền yêu cầu cung cấp bản sao các dữ liệu công khai và riêng tư liên quan đến bạn.  Luật Thực hành Dữ liệu cho phép chúng tôi thu phí đối với việc sao chép.  Bạn có quyền xem dữ liệu miễn phí trước khi quyết định yêu cầu bản sao.

Ngoài ra, nếu bạn yêu cầu, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn biết liệu chúng tôi có lưu trữ dữ liệu về bạn hay không, cũng như dữ liệu đó thuộc loại công khai, riêng tư hay bí mật.

Nếu bạn là cha mẹ, bạn có quyền xem và sao chép các thông tin công khai và riêng tư liên quan đến con cái chưa thành niên (dưới 18 tuổi) của mình.Nếu bạn là người giám hộ được chỉ định hợp pháp, bạn có quyền xem và sao chép các thông tin công khai và riêng tư liên quan đến người mà bạn được chỉ định làm người giám hộ.

Khi chúng tôi thu thập dữ liệu từ bạn
Khi yêu cầu học sinh hoặc nhân viên cung cấp thông tin cá nhân trong một cuộc họp kỷ luật không công khai, chúng ta phải gửi thông báo trước.  Trong trường hợp này, tThông báo này được gọi là “Cảnh báo Tennessee”. Thông báo này quy định cách thức chúng tôi xử lý dữ liệu thu thập từ quý vị. Thông thường, chúng tôi chỉ được phép sử dụng và tiết lộ dữ liệu theo các cách được nêu trong thông báo. Các loại dữ liệu không công khai khác mà chúng tôi thu thập về nhân viên bao gồm đánh giá hiệu suất công việc, đơn xin việc, v.v. Đối với học sinh, điểm số, báo cáo giáo dục đặc biệt và yêu cầu bài tập là những ví dụ về dữ liệu không công khai.

Chúng tôi sẽ xin sự đồng ý bằng văn bản của quý vị nếu cần sử dụng hoặc tiết lộ dữ liệu cá nhân của quý vị theo cách khác, hoặc nếu quý vị yêu cầu chúng tôi tiết lộ dữ liệu đó cho người khác.  Sự cho phép này được gọi là sự đồng ý có hiểu biết.  Nếu quý vị muốn chúng tôi cung cấp dữ liệu cho một người khác, quý vị có thể sử dụng Mẫu đơn đồng ý.

Bảo vệ dữ liệu của bạn
Luật Thực hành Dữ liệu yêu cầu chúng tôi phải bảo vệ dữ liệu của quý vị. Chúng tôi đã thiết lập các biện pháp bảo vệ thích hợp để đảm bảo dữ liệu của quý vị được an toàn. Trong trường hợp không may chúng tôi xác định đã xảy ra sự cố rò rỉ dữ liệu và một người không được phép đã truy cập vào dữ liệu của quý vị, chúng tôi sẽ thông báo cho quý vị theo quy định của pháp luật.

Khi dữ liệu của bạn không chính xác và/hoặc không đầy đủ
Bạn có quyền phản đối tính chính xác và/hoặc tính đầy đủ của các dữ liệu công khai và riêng tư liên quan đến bạn. Bạn cũng có quyền khiếu nại quyết định của chúng tôi. Nếu bạn là người chưa thành niên, cha mẹ hoặc người giám hộ của bạn có quyền phản đối các dữ liệu liên quan đến bạn.

Cách yêu cầu truy cập dữ liệu của bạn

Để tra cứu dữ liệu hoặc yêu cầu bản sao dữ liệu mà Học khu lưu trữ về quý vị, con cái chưa thành niên của quý vị hoặc một cá nhân mà quý vị được chỉ định làm người giám hộ hợp pháp, vui lòng gửi yêu cầu bằng văn bản đến Cán bộ Tuân thủ Quy định về Dữ liệu của Học khu. Quý vị có thể gửi yêu cầu qua đường bưu điện hoặc email.

Yêu cầu bằng văn bản của quý vị cần bao gồm:

• Rằng quý vị đang gửi yêu cầu theo Đạo luật về Thực hành Dữ liệu (Luật Minnesota, Chương 13), với tư cách là chủ thể dữ liệu, để yêu cầu cung cấp dữ liệu liên quan đến quý vị;
• Cho dù quý vị muốn xem xét dữ liệu, nhận bản sao dữ liệu, hay cả hai;
• Mô tả rõ ràng về dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra hoặc sao chép;
• Thông tin nhận dạng chứng minh rằng bạn là chủ thể dữ liệu, hoặc là cha mẹ hoặc người giám hộ của chủ thể dữ liệu; và
• Địa chỉ nhận thư của quý khách (nếu quý khách không đến nhận trực tiếp).

Hệ thống trường học yêu cầu quý vị xuất trình giấy tờ chứng minh danh tính (chứng minh thư nhân dân, giấy phép lái xe, thẻ quân nhân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực) trước khi chúng tôi có thể xử lý yêu cầu cung cấp thông tin của quý vị. Nếu quý vị yêu cầu thông tin liên quan đến con chưa thành niên của mình, quý vị phải xuất trình giấy tờ chứng minh quý vị là cha mẹ của trẻ. Nếu quý vị là người giám hộ, quý vị phải xuất trình giấy tờ pháp lý chứng minh tư cách giám hộ của mình.

Nếu quý vị không thể xuất trình giấy tờ tùy thân trực tiếp, quý vị phải cung cấp bản sao có công chứng hoặc bản sao được xác nhận. Các giấy tờ tùy thân này cần được nộp kèm theo đơn yêu cầu của quý vị.

Trong mọi trường hợp, Quận sẽ không truyền tải dữ liệu cá nhân qua đường điện tử.

Cách chúng tôi xử lý yêu cầu cung cấp dữ liệu

Sau khi quý vị gửi yêu cầu bằng văn bản, chúng tôi sẽ tiến hành xử lý yêu cầu của quý vị. Nếu không rõ quý vị đang yêu cầu những dữ liệu nào, chúng tôi sẽ liên hệ để xin quý vị làm rõ.

• Nếu chúng tôi không có dữ liệu đó, chúng tôi sẽ thông báo cho quý vị bằng văn bản trong vòng 10 ngày làm việc.
• Nếu chúng tôi có dữ liệu đó, nhưng đó là dữ liệu bí mật hoặc dữ liệu cá nhân không liên quan đến bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn bằng văn bản trong vòng 10 ngày làm việc và nêu rõ điều luật cụ thể nào quy định rằng bạn không được truy cập dữ liệu đó.
• Nếu chúng tôi có dữ liệu đó, và đó là dữ liệu công khai hoặc dữ liệu cá nhân liên quan đến bạn, chúng tôi sẽ trả lời yêu cầu của bạn trong vòng 10 ngày làm việc bằng cách thực hiện một trong các biện pháp sau:
  • Hãy sắp xếp ngày, giờ và địa điểm để kiểm tra dữ liệu miễn phí, nếu yêu cầu của bạn là xem dữ liệu
  • Chúng tôi sẽ cung cấp cho quý khách bản sao dữ liệu trong vòng 10 ngày làm việc. Quý khách có thể đến nhận trực tiếp hoặc chúng tôi sẽ gửi qua đường bưu điện. Ngoài ra, chúng tôi cũng sẽ thu trước phí sao chép.
• Hệ thống trường học có thể thu phí đối với các chủ thể dữ liệu khi cung cấp bản sao dữ liệu của chính phủ. Các khoản phí này được cho phép theo Điều 13.04, Khoản 3 của Bộ luật Minnesota.
  • Với số lượng bản sao đen trắng không quá 100 trang, khổ giấy Letter hoặc Legal, phí cho mỗi bản sao một mặt là 25 xu, hoặc 50 xu cho mỗi bản sao hai mặt. Phí cho hầu hết các loại bản sao khác sẽ bằng chi phí thực tế để sao chép và chứng thực các bản sao đó.   Khi xác định chi phí thực tế để sao chép, chúng tôi tính đến thời gian làm việc của nhân viên, chi phí vật liệu dùng để sao chép dữ liệu (giấy, CD, DVD, v.v.) và chi phí gửi bưu điện (nếu có). Nếu yêu cầu của quý vị là sao chép dữ liệu mà chúng tôi không thể tự sao chép, chẳng hạn như ảnh, chúng tôi sẽ tính phí theo chi phí thực tế mà chúng tôi phải trả cho nhà cung cấp bên ngoài để sao chép.

Hệ thống trường học sẽ miễn phí nếu chi phí cung cấp dữ liệu thấp hơn chi phí xử lý thanh toán.

Sau khi chúng tôi đã cung cấp cho quý vị quyền truy cập vào dữ liệu liên quan đến quý vị, chúng tôi sẽ không phải cung cấp lại dữ liệu đó trong vòng 6 tháng, trừ khi có tranh chấp hoặc chúng tôi thu thập hoặc tạo ra dữ liệu mới liên quan đến quý vị.

Nếu bạn không hiểu một số thông tin (về mặt kỹ thuật, các từ viết tắt hoặc từ viết tắt), vui lòng cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ giải thích cho bạn nếu bạn yêu cầu.

Luật Thực hành Dữ liệu không yêu cầu chúng tôi phải tạo ra hoặc thu thập dữ liệu mới để đáp ứng yêu cầu cung cấp dữ liệu nếu chúng tôi chưa có dữ liệu đó, hoặc phải cung cấp dữ liệu dưới một hình thức hoặc cách sắp xếp cụ thể nếu chúng tôi không lưu trữ dữ liệu theo hình thức hoặc cách sắp xếp đó. (Ví dụ: nếu dữ liệu mà quý vị yêu cầu chỉ tồn tại dưới dạng bản giấy, chúng tôi không bắt buộc phải tạo tài liệu điện tử để đáp ứng yêu cầu của quý vị.)  Nếu chúng tôi đồng ý tạo dữ liệu để đáp ứng yêu cầu của bạn, chúng tôi sẽ làm việc với bạn về các chi tiết của yêu cầu, bao gồm chi phí và thời gian phản hồi.

Ngoài ra, theo Luật Thực hành Dữ liệu, chúng tôi không có nghĩa vụ phải trả lời các câu hỏi không phải là yêu cầu cung cấp dữ liệu.

Sự đồng ý về việc công bố dữ liệu

Nếu quý vị muốn chia sẻ dữ liệu cá nhân của mình, cho chính quý vị hoặc cho một bên thứ ba, vui lòng điền vào mẫu đơn đồng ý dưới đây.

Nếu quý vị có thắc mắc về bất kỳ nội dung nào trong mẫu đơn đồng ý này, hoặc muốn được giải thích thêm trước khi ký tên, vui lòng liên hệ với Cán bộ phụ trách tuân thủ quy định về xử lý dữ liệu của Hệ thống Trường Công lập Minnetonka.

Mẫu đơn đồng ý cung cấp dữ liệu