I. MỤC ĐÍCH

Hội đồng Giáo dục Minnetonka nhận thức rõ vai trò quan trọng của các phương tiện truyền thông trong việc cung cấp thông tin cho công chúng về các chương trình, dịch vụ, chính sách, quy trình, sự kiện, các vấn đề công cộng và các quyết định của Học khu. Mục đích của chính sách này là đảm bảo tính nhất quán và công bằng trong việc đối xử với các đại diện truyền thông, cung cấp thông tin chính xác, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót hoặc thông tin mâu thuẫn, khuyến khích sự tôn trọng và hợp tác với các đại diện truyền thông, bảo vệ quyền và quyền riêng tư của học sinh, nhân viên và gia đình, đồng thời đảm bảo rằng các nỗ lực quan hệ truyền thông hỗ trợ và thúc đẩy sứ mệnh và mục tiêu của Học khu.

2.0 TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

Hội đồng chỉ đạo Giám đốc Sở Giáo dục, hoặc người được ủy quyền, xây dựng các quy trình quan hệ báo chí nhằm đảm bảo việc giao tiếp chủ động với các đại diện truyền thông, đồng thời thiết lập các mối quan hệ tôn trọng, hợp tác và mang tính xây dựng nhằm củng cố lòng tin và uy tín với các phóng viên.

Việc đảm bảo một môi trường học tập tích cực và đầy cảm hứng là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của học sinh. Do đó, các hoạt động quan hệ truyền thông cần chú trọng đến việc giảm thiểu tối đa những yếu tố gây xao nhãng đối với quá trình học tập của học sinh. Tương tự, các hoạt động này cũng cần tôn trọng quyền riêng tư của học sinh, gia đình các em và cán bộ nhân viên.

3.0 CÁC LĨNH VỰC TRÁCH NHIỆM

Trong hầu hết các trường hợp, các câu hỏi từ giới truyền thông nên được chuyển trực tiếp hoặc giới thiệu đến Giám đốc Truyền thông. Giám đốc Truyền thông sẽ cố gắng trả lời các câu hỏi hoặc hỗ trợ các đại diện truyền thông liên hệ với những nhân viên am hiểu nhất về vấn đề đó. Giám đốc Truyền thông được ủy quyền làm người phát ngôn chính thức của Học khu.

Giám đốc Học khu là người phát ngôn chính thức của Học khu.

Chủ tịch Hội đồng Trường, hoặc người được ủy quyền, là người phát ngôn của Hội đồng. Hội đồng đưa ra quyết định với tư cách là một thể thống nhất thông qua việc bỏ phiếu hoặc sự đồng thuận công khai của đa số thành viên Hội đồng.

Các yêu cầu chính thức về thông tin theo Đạo luật Thực hành Dữ liệu của bang Minnesota phải được gửi đến Cán bộ Tuân thủ Thực hành Dữ liệu của Học khu, theo quy định tại Chính sách 307 của Hội đồng Quản trị.

Hiệu trưởng sẽ là người phát ngôn chính thức của trường mình. Hiệu trưởng sẽ thông báo cho Giám đốc Sở Giáo dục hoặc Giám đốc Truyền thông về các liên hệ với giới truyền thông.

Nhân viên của Học khu chỉ được trao đổi với phóng viên về lĩnh vực chuyên môn cụ thể của mình. Đối với các vấn đề có thể gây tranh cãi hoặc đặc biệt nhạy cảm, nhân viên phải tham khảo ý kiến của Giám đốc Truyền thông Học khu trước khi trao đổi với giới truyền thông. Các câu hỏi không liên quan đến lĩnh vực chuyên môn cụ thể của nhân viên phải được chuyển đến Giám đốc Truyền thông. Nhân viên phải tránh đưa ra các suy đoán và chỉ cung cấp thông tin mà họ biết là đúng sự thật và chính xác. Nhân viên và các lãnh đạo chương trình được khuyến khích xem xét những lợi ích tích cực của việc chủ động quan hệ với truyền thông và công bố các sự kiện và hoạt động giúp Quận có hình ảnh tích cực. Tất cả nhân viên và/hoặc thành viên Hội đồng quản trị phải thông báo ngay cho Giám đốc Truyền thông của Quận nếu họ được truyền thông liên hệ.

Các huấn luyện viên và cố vấn hoạt động học sinh thường phải trả lời phỏng vấn của giới truyền thông ngay trước hoặc ngay sau một sự kiện, hoạt động hoặc cuộc thi. Hội đồng quản trị nhận thức được tác động tích cực của việc đưa tin và quảng bá trên truyền thông đối với việc ghi nhận thành tích của học sinh cũng như sự thành công của chương trình; do đó, các huấn luyện viên và cố vấn được khuyến khích trao đổi với phóng viên về các chương trình và hoạt động, đặc biệt là khi hoạt động đó mang lại hình ảnh tích cực cho học sinh và nhà trường. Các huấn luyện viên và cố vấn phải thông báo cho Giám đốc Truyền thông về những yêu cầu phỏng vấn bất thường từ giới truyền thông.

4.0 YÊU CẦU

4.1 Thực hiện theo Tu chính án thứ nhất của Hiến pháp Hoa Kỳ, Luật Công khai Thông tin, Luật Họp công khai và quyền được biết của công chúng, Hội đồng tin rằng các đại diện truyền thông nên được tiếp cận tất cả các hồ sơ công khai và các cuộc họp công khai. Chương trình nghị sự của các cuộc họp này sẽ được cung cấp cho các đại diện truyền thông trước khi cuộc họp diễn ra, theo đúng quy trình thông báo về các cuộc họp của Hội đồng trường.

4.2 Các phóng viên và đại diện các cơ quan truyền thông khác cần được đối xử lịch sự và tôn trọng. Các phóng viên thường phải làm việc trong điều kiện thời hạn gấp rút, do đó việc trả lời kịp thời các câu hỏi là rất quan trọng. Trong trường hợp không thể cung cấp thông tin ngay lập tức, cần thông báo cho phóng viên biết.

4.3 Để bảo vệ quyền riêng tư và tính bảo mật của học sinh, các phóng viên, đoàn làm phim và nhiếp ảnh gia phải đăng ký tại trường và phải có cán bộ quản lý đi cùng khi ở trong khuôn viên trường. Nhà trường sẽ lưu giữ danh sách những học sinh mà theo chỉ định của phụ huynh hoặc người giám hộ, không được phép chụp ảnh hoặc quay phim.

4.4 Hội đồng quản trị nhận thức rằng các trường học có thể nhận được yêu cầu từ giới truyền thông về các bài báo liên quan đến thanh thiếu niên hoặc các vấn đề chính sách công, mà không nhất thiết phải là các vấn đề giáo dục. Khi việc hỗ trợ cho bài báo đó góp phần thúc đẩy Sứ mệnh và các mục tiêu của Học khu và không làm ảnh hưởng đến chương trình giáo dục E-12 của chúng ta, Giám đốc Truyền thông được ủy quyền hỗ trợ các phóng viên thực hiện bài báo. Tuy nhiên, các đại diện truyền thông được nhắc nhở rằng các yêu cầu về thông tin hoặc dữ liệu tóm tắt mà Học khu không thu thập hoặc báo cáo thường xuyên sẽ không được đáp ứng, trừ khi được yêu cầu bởi Đạo luật Thực hành Dữ liệu; điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở dữ liệu học sinh hoặc gia đình mà Học khu không báo cáo cho các cơ quan thành phố, quận, tiểu bang hoặc liên bang.

4.5 Các đại diện truyền thông cần lưu ý rằng mặc dù các trường học là cơ sở công cộng, nhưng tài sản này thuộc sở hữu và được quản lý bởi Hạt, đơn vị có quyền giám sát và hạn chế việc ra vào các cơ sở của mình. Trong một số trường hợp, việc từ chối đáp ứng yêu cầu của phóng viên về việc tiếp cận trường học hoặc nhân viên nhà trường có thể là phù hợp. Khi đưa ra quyết định chấp thuận hoặc từ chối quyền truy cập, hiệu trưởng sẽ ưu tiên hàng đầu việc duy trì một môi trường thuận lợi cho việc học tập của học sinh và bảo vệ quyền riêng tư của học sinh và nhân viên. Khi quyền truy cập được chấp thuận hoặc từ chối, quyết định này phải được áp dụng nhất quán đối với tất cả các đại diện truyền thông.

4.6 Học sinh có mặt tại trường trong giờ học chỉ được phép trả lời phỏng vấn hoặc chụp ảnh bởi các phương tiện truyền thông khi có sự hiện diện của phụ huynh, nhân viên nhà trường hoặc cán bộ quản lý và phải có sự đồng ý của phụ huynh/người giám hộ.

4.7 Mặc dù các nhân viên có quyền trao đổi với giới truyền thông, họ cũng có quyền từ chối phỏng vấn. Giám đốc Truyền thông sẽ phối hợp với các nhân viên để đảm bảo họ cảm thấy thoải mái khi bị quay phim, chụp ảnh hoặc phỏng vấn trước khi đồng ý tham gia các cuộc phỏng vấn đó.

4.8 Trong các tình huống khẩn cấp, Quận sẽ chỉ định một người phát ngôn và một địa điểm tập trung để cung cấp thông tin cho báo chí. Các đại diện báo chí được yêu cầu tuân thủ các hướng dẫn của Quận trong những thời điểm khó khăn này.

Giám đốc Truyền thông có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ về tất cả các thông cáo báo chí, thông báo cho giới truyền thông và các câu hỏi từ giới truyền thông.