HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.9 HIPAA – Yêu cầu sửa đổi

Yêu cầu sửa đổi

Mục tiêu : Thiết lập các hướng dẫn liên quan đến quyền của cá nhân trong việc yêu cầu sửa đổi thông tin sức khỏe được bảo mật của họ.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 cho phép cá nhân yêu cầu sửa đổi thông tin sức khỏe được bảo mật của họ trừ khi có quy định khác trong chính sách này hoặc luật pháp.

Thủ tục :

1. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ xử lý yêu cầu sửa đổi thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) của nhân viên trong vòng 60 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu.
    
2. Những sửa đổi mà Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ thực hiện đối với PHI sẽ bao gồm, nhưng không giới hạn ở các dữ liệu sau:
    
   1. Thông tin nhân khẩu học của bệnh nhân.
       
   2. Thông tin bảo hiểm.
       
3. Nếu không đáp ứng được yêu cầu 60 ngày, văn phòng sẽ gửi cho bệnh nhân một văn bản nêu rõ lý do chậm trễ và ngày hoàn thành dự kiến ​​để đáp ứng yêu cầu. Điều này sẽ gia hạn thời hạn thêm 60 ngày nữa.
    
4. Nếu có sự sửa đổi đối với thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) của một cá nhân (thay đổi thông tin nhân khẩu học, bổ sung thông tin nhân khẩu học, v.v.), nhân viên sẽ thông báo cho bệnh nhân về việc hoàn tất thay đổi trong thời gian sớm nhất. Nhân viên cũng sẽ xác định cho bệnh nhân biết những cá nhân hoặc tổ chức nào sẽ được chia sẻ thông tin sửa đổi này.
    
5. Tất cả các tổ chức khác bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi trong thông tin PHI do Học khu Minnetonka ISD #276 xác định và đã chia sẻ với nhân viên sẽ được thông báo về sự sửa đổi này. Những cá nhân và tổ chức được nhân viên xác định cũng sẽ được thông báo. Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
    
   1. Các nhóm y tế.
       
   2. Bệnh viện, trung tâm chẩn đoán hình ảnh, trung tâm khám chữa bệnh ngoại trú.
       
   3. Các công ty thu hồi nợ.
       
   4. Các công ty xử lý báo cáo.
       
   5. Các công ty bảo hiểm bị ảnh hưởng.
      
      Nếu Minnetonka ISD #276 được một tổ chức được bảo hiểm khác thông báo về việc sửa đổi PHI của bệnh nhân, họ sẽ thực hiện việc sửa đổi trong hồ sơ nhân viên theo 164.526(e).
       
6. Nếu yêu cầu sửa đổi liên quan đến những nội dung khác ngoài danh sách ở mục (2) nêu trên, nhân viên sẽ được hướng dẫn liên hệ với người tạo ra PHI. Minnetonka ISD #276 sẽ hướng dẫn nhân viên quay lại bệnh viện, đối tác kinh doanh hoặc bên thứ ba thích hợp khác để yêu cầu sửa đổi PHI của họ. Ví dụ như sau:
    
   1. Các sửa đổi đối với mẫu đơn đồng ý: Bệnh viện, đối tác kinh doanh hoặc trung tâm nơi hoàn thành việc ký kết giấy đồng ý.
       
   2. Việc sửa đổi hồ sơ bệnh án hoặc báo cáo chẩn đoán: Do bệnh viện hoặc cơ sở y tế thực hiện (tùy trường hợp).
       
7. Nếu, bất chấp tất cả những điều đã nêu ở trên, Học khu Minnetonka ISD #276 nhận được yêu cầu sửa đổi thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) của một nhân viên, và không có điều nào trong số những điều trên áp dụng, và việc từ chối có vẻ khó xảy ra, thì cần thông báo cho Cán bộ phụ trách bảo mật thông tin về tình huống này.
    
8. Theo quy định, việc từ chối yêu cầu chỉ có thể được thực hiện khi xác định được thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) bị ảnh hưởng:
    
   1. Không phải do Học khu Minnetonka ISD #276 tạo ra.
       
   2. Thông tin này không thuộc tập hợp hồ sơ đã được chỉ định.
       
   3. Thông tin chính xác và đầy đủ.
       
9. Nếu có văn bản phản đối được gửi đến, sau khi nhận được thông báo từ đối tác kinh doanh, Minnetonka ISD #276 sẽ bổ sung thông tin đó vào bất kỳ tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) nào trong tương lai có liên quan đến sự phản đối. Nếu không có văn bản phản đối nào được gửi đến, yêu cầu sửa đổi và từ chối sẽ được bao gồm trong bất kỳ tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân nào trong tương lai có liên quan đến sự phản đối, chỉ khi cá nhân đó yêu cầu hành động này.
    
10. Tất cả các hành động nêu trên liên quan đến việc các đối tác kinh doanh đệ trình đơn từ chối sẽ được xử lý với sự hỗ trợ của Cán bộ Bảo mật Thông tin.

Tham chiếu : §164.524

HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.10 HIPAA – Yêu cầu thông tin bảo mật

Yêu cầu thông tin mật

Mục tiêu : Xây dựng các hướng dẫn liên quan đến quyền của cá nhân trong việc yêu cầu cung cấp thông tin sức khỏe được bảo mật thông qua các phương tiện liên lạc bí mật.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 cho phép các cá nhân yêu cầu cung cấp thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) thông qua các phương tiện liên lạc bảo mật theo tiêu chuẩn bảo mật.

Thủ tục :

11. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ xử lý yêu cầu của nhân viên về việc nhận thông tin một cách bảo mật (qua các địa điểm hoặc phương thức liên lạc thay thế) bằng cách liên hệ với đối tác kinh doanh. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ không trực tiếp xử lý bất kỳ yêu cầu nào thuộc loại này từ cá nhân liên quan đến việc tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân của họ.
     
12. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ tuân theo chỉ đạo của đối tác kinh doanh sau khi yêu cầu về thông tin liên lạc bảo mật được gửi đi.
     
13. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ tuân thủ mọi chỉ dẫn từ đối tác kinh doanh, sao cho đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của quy định về bảo mật thông tin:
     
    1. Học khu Minnetonka ISD #276 có thể yêu cầu cá nhân đó gửi yêu cầu liên lạc bảo mật bằng văn bản. Biên bản yêu cầu sẽ được Minnetonka ISD #276 lưu giữ và ghi vào hồ sơ nhân viên. Không thể yêu cầu họ giải thích lý do cho yêu cầu này.
        
    2. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ xem xét tính hợp lý của yêu cầu về mặt khó khăn hành chính. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ tuân theo mọi hướng dẫn của nhân viên về các phương thức liên lạc thay thế. Nhân viên sẽ chuyển tất cả các yêu cầu đến Cán bộ phụ trách khu vực.

Tham chiếu : §164.522(b);164.502(h)

HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.11 HIPAA – Yêu cầu hạn chế tiết lộ thông tin

Yêu cầu hạn chế tiết lộ thông tin

Mục tiêu : Thiết lập các hướng dẫn liên quan đến quyền của cá nhân trong việc yêu cầu hạn chế tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) cho mục đích điều trị, thanh toán và hoạt động chăm sóc sức khỏe.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ cho phép các cá nhân yêu cầu hạn chế việc tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) cho mục đích điều trị, thanh toán và hoạt động chăm sóc sức khỏe theo tiêu chuẩn bảo mật.

Thủ tục :

14. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ chỉ xử lý yêu cầu của nhân viên về việc hạn chế tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) sau khi chuyển tiếp yêu cầu hoặc giới thiệu nhân viên đó đến đối tác kinh doanh để được phê duyệt.
     
15. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ tuân theo chỉ đạo của đối tác kinh doanh sau khi họ giải quyết xong yêu cầu hạn chế tiết lộ thông tin.
     
16. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ tuân thủ mọi chỉ dẫn từ đối tác kinh doanh, sao cho các yêu cầu của quy định về quyền riêng tư được đáp ứng theo điều 164.522(a) và 164.510(b) do Cán bộ phụ trách quyền riêng tư của Học khu Minnetonka ISD #276 xác định. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ ghi lại tất cả các hạn chế tiết lộ thông tin trong hồ sơ nhân viên. Yêu cầu hạn chế tiết lộ thông tin sẽ không được cung cấp cho bất kỳ bên ngoài nào trong trường hợp này trừ khi có chỉ dẫn từ đối tác kinh doanh. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ chỉ chuyển tiếp thông tin PHI đã được sửa đổi cần thiết cho tất cả các bên ngoài có liên quan mà học khu giao dịch, bao gồm: các công ty thu hồi nợ, các công ty xử lý sao kê, các công ty bảo hiểm, v.v.
     
17. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ trực tiếp tôn trọng các yêu cầu hạn chế tiết lộ thông tin liên quan đến:
     
    1. Người yêu cầu hạn chế việc tiết lộ thông tin thanh toán và thông tin nhân khẩu học sẽ yêu cầu hạn chế việc cung cấp cho các bên ngoài nếu việc này không ảnh hưởng đến việc hoàn trả chi phí (ví dụ: bảng sao kê hoặc hóa đơn của bệnh nhân sẽ chỉ được gửi đến một địa chỉ nhất định, v.v.). Văn phòng thanh toán của Học khu Minnetonka ISD #276 sau đó sẽ đảm bảo rằng chỉ những thông tin cần thiết mới được gửi cho các bên ngoài như các công ty thu nợ và công ty xử lý bảng sao kê. Yêu cầu hạn chế tiết lộ thông tin sẽ không được chuyển trực tiếp cho bất kỳ bên ngoài nào, trừ khi có chỉ dẫn từ đối tác kinh doanh hoặc nhân viên.
       
       Nếu cả hai bên, Minnetonka ISD #276 và nhân viên, đồng ý về việc hạn chế tiết lộ thông tin, thì điều này sẽ được ghi lại trong hồ sơ của nhân viên.
        
18. Nếu một nhân viên yêu cầu chấm dứt việc hạn chế tiết lộ thông tin không liên quan đến thông tin như đã nêu ở mục số 4 ở trên, thì yêu cầu chấm dứt sẽ được chuyển tiếp đến đối tác kinh doanh. Minnetonka ISD #276 sau đó sẽ tuân theo tất cả các chỉ dẫn từ đối tác kinh doanh theo quy định về quyền riêng tư 164.522(a)(2). Hồ sơ về việc chấm dứt sẽ được lưu giữ trong hồ sơ của nhân viên.
     
19. Nếu một nhân viên yêu cầu chấm dứt việc hạn chế tiết lộ thông tin liên quan đến PHI được nêu trong mục #4 ở trên, Minnetonka ISD #276 sẽ yêu cầu nhân viên đó gửi văn bản xác nhận việc chấm dứt và tài liệu về việc hạn chế này sẽ được lưu vào hồ sơ của nhân viên.

Tham chiếu : §164.522(a)

HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.12 HIPAA – Thông tin tối thiểu cần thiết

Thông tin tối thiểu cần thiết

Mục tiêu : Thiết lập các hướng dẫn về giới hạn liên quan đến việc sử dụng lượng thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) mà các cá nhân trong Khu học tập Minnetonka ISD #276 có thể truy cập.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 chỉ cho phép truy cập vào lượng thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) tối thiểu cần thiết để một cá nhân thực hiện nhiệm vụ hoặc trách nhiệm được giao.

Thủ tục :

1. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ chỉ cho phép lượng thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) cần thiết được chuyển đến các phòng ban và các nhóm nhân viên khác nhau để thực hiện nhiệm vụ được chỉ định. Nhân viên sẽ được quyền truy cập vào các thông tin sau đây cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của họ:
    
   1. Thông tin nhân khẩu học của bệnh nhân.
       
   2. Thông tin và các tài liệu đính kèm trong mẫu đơn yêu cầu bồi thường.
       
   3. Các báo cáo và hồ sơ y tế thu được từ đối tác kinh doanh và các đơn vị được bảo hiểm là cần thiết để mã hóa và lập hóa đơn cho bên thanh toán thứ ba.
       
   4. Giải thích về quyền lợi và các thư từ khác với bên thanh toán thứ ba, bao gồm bảo hiểm tai nạn lao động, bảo hiểm ô tô, v.v.
       
   5. Thư từ trao đổi của nhân viên liên quan đến các vấn đề hoàn trả chi phí.
       
   6. Thư từ giao dịch tiền gửi ngân hàng.
       
   7. Thư từ yêu cầu hoàn tiền từ các công ty thu hồi nợ, công ty xử lý sao kê và các công ty mã hóa bên ngoài.
      
      Những nhân viên có nhiệm vụ liên quan đến việc chuẩn bị, giải quyết hoặc thực hiện các hoạt động hoàn trả chi phí sẽ được phép truy cập thông tin nêu trên.
       
2. Cán bộ phụ trách bảo mật thông tin sẽ có quyền truy cập vào các thông tin nêu trên để thực hiện các nhiệm vụ quản lý và thanh toán liên quan đến hoạt động thanh toán và chăm sóc sức khỏe thay mặt cho Học khu Minnetonka ISD #276.
    
3. Nếu phát sinh vấn đề liên quan đến việc truy cập thông tin sức khỏe cá nhân (PHI), Cán bộ phụ trách bảo mật sẽ được thông báo và quyết định sẽ được đưa ra về các yếu tố của PHI mà nhân viên cần được xem. Nếu có thắc mắc về quyền truy cập, sẽ tìm kiếm tư vấn pháp lý.
    
4. Nếu nghi ngờ một cá nhân hoặc nhiều cá nhân cố ý vi phạm chính sách về mức độ bảo mật tối thiểu cần thiết, Cán bộ phụ trách bảo mật thông tin sẽ được thông báo. Tùy thuộc vào mức độ và ý định vi phạm, chính sách và quy trình xử phạt đối với nhân viên sẽ được áp dụng.

Tham chiếu: §164.502(b);164.514(d)

HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.13 HIPAA – Đại diện nhân sự

Người đại diện cá nhân

Mục tiêu : Xây dựng hướng dẫn về việc tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân cho các cá nhân và những người được chỉ định làm người đại diện cá nhân.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ cho phép tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) cho các cá nhân bị ảnh hưởng hoặc những người được chỉ định là người đại diện cá nhân của cá nhân đó theo luật.

Thủ tục :

1. Học khu Minnetonka ISD #276 cho phép cung cấp thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) cho chính cá nhân đó.
    
2. Thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) được nhân viên của Học khu Minnetonka ISD #276 cung cấp cho cá nhân sẽ chỉ giới hạn trong các thông tin có trong hồ sơ nhân viên của họ. Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở: thông tin nhân khẩu học của bệnh nhân, thông tin bảo hiểm, trạng thái tài khoản nhân viên, thông tin tài chính và trạng thái hoàn trả của tài khoản, các dịch vụ đã cung cấp. Cá nhân đó sẽ được giới thiệu đến đối tác kinh doanh hoặc đơn vị khác phù hợp để được giải đáp các thắc mắc liên quan đến báo cáo lâm sàng và chẩn đoán, cũng như các vấn đề khác về hồ sơ y tế.
    
3. Để xác minh danh tính của cá nhân trước khi cung cấp bất kỳ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) hoặc thông tin tài khoản nào qua điện thoại hoặc bằng các phương tiện khác, các yếu tố sau đây sẽ được thu thập để xác minh danh tính:
   1. Ngày sinh, hoặc
       
   2. Số an sinh xã hội và
       
   3. Ngày cung cấp dịch vụ được đề cập.
      
      Nếu không thể xác minh danh tính thông qua các phương tiện này, sẽ không có thông tin nào được cung cấp.
       
4. Người đại diện cá nhân chỉ được cung cấp thông tin PHI hoặc thông tin tài khoản của cá nhân theo quy định tại điều 164.502(g) và phải có giấy ủy quyền được ký kết hợp lệ làm bằng chứng. Nếu theo luật tiểu bang, một người có thẩm quyền hành động thay mặt cho một cá nhân là:
    
   1. Người trưởng thành hoặc trẻ vị thành niên được giải phóng khỏi sự giám hộ,
       
   2. Người đã khuất,
       
   3. Theo định nghĩa của luật tiểu bang, người đại diện được ủy quyền sẽ chỉ được cung cấp thông tin PHI hoặc thông tin tài khoản cho những người đại diện cá nhân nêu trên khi có đầy đủ giấy tờ chứng minh và chỉ những thông tin được liệt kê ở mục số hai phía trên.
       
5. Nếu nhân viên có bất kỳ thắc mắc nào về tính phù hợp của việc cung cấp thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) hoặc thông tin tài khoản cho người đại diện cá nhân được chỉ định, thì cần thông báo cho Cán bộ phụ trách bảo mật thông tin.

Tham chiếu : §§164.502(g); 164.524; 164.528; 164.510(b)

HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.14 HIPAA – Đối tác kinh doanh

Đối tác kinh doanh

Mục tiêu : Thiết lập việc thực hiện các hợp đồng đối tác kinh doanh với các đơn vị thực hiện các chức năng liên quan đến việc sử dụng thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) thay mặt cho Học khu Minnetonka ISD #276.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ ký kết hợp đồng đối tác kinh doanh với tất cả các cá nhân và tổ chức sử dụng và có quyền truy cập vào thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) để thực hiện các hoạt động thay mặt cho Học khu Minnetonka ISD #276.

Thủ tục :

1. Hợp đồng đối tác kinh doanh đính kèm sẽ được sử dụng để ký kết thỏa thuận hợp đồng với tất cả các đơn vị bên ngoài thực hiện các chức năng cho Học khu Minnetonka ISD #276 liên quan đến việc sử dụng hoặc truy cập thông tin sức khỏe cá nhân (PHI). Hợp đồng chỉ có thể được sửa đổi sau khi được xem xét bởi các cá nhân sau: Cán bộ phụ trách bảo mật thông tin hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị của Học khu Minnetonka ISD #276.
    
2. Tất cả các hợp đồng đối tác kinh doanh sẽ được xem xét và ký bởi cấp quản lý phù hợp theo đánh giá của Cán bộ Bảo mật.
    
3. Một bản sao của hợp đồng đối tác kinh doanh sẽ được lưu giữ tại văn phòng kinh doanh của Học khu Minnetonka ISD #276.
    
4. Nếu một nhân viên của Minnetonka ISD #276 nghi ngờ bất kỳ hành vi vi phạm hợp đồng đối tác kinh doanh nào của đối tác kinh doanh, nhân viên đó sẽ liên hệ với Cán bộ Bảo mật, người sẽ thực hiện các bước cần thiết theo yêu cầu của 164.504(e)(1)(ii).
    
5. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về việc liệu một tổ chức có cần ký hợp đồng đối tác kinh doanh hay không, Cán bộ phụ trách bảo mật thông tin sẽ được thông báo và sẽ xác định tư cách đối tác kinh doanh theo định nghĩa tại điều 160.103.
    
6. Nếu Học khu Minnetonka ISD #276 được yêu cầu ký kết hợp đồng đối tác kinh doanh với một tổ chức hoặc cá nhân khác thuộc phạm vi điều chỉnh của luật, thì mọi thắc mắc và hợp đồng sẽ thuộc trách nhiệm cuối cùng của Cán bộ Bảo mật Thông tin. Sau khi Học khu Minnetonka ISD #276 ký kết hợp đồng đối tác kinh doanh, tất cả nhân viên làm việc với đối tác kinh doanh đó sẽ phải nắm rõ các điều khoản của hợp đồng và tuân thủ các điều khoản đó.

Tham chiếu : §§164.504(f); 164.510(b)(2);164.510; 164.504(e)

HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.15 HIPAA – Giấy ủy quyền và Mẫu giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền và mẫu giấy ủy quyền

Mục tiêu : Xin phép nhân viên khi cần thiết.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ yêu cầu sự cho phép bằng văn bản, có chữ ký và ngày tháng của cá nhân, đối với bất kỳ việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin sức khỏe được bảo mật nào không nhằm mục đích thanh toán, điều trị hoặc hoạt động chăm sóc sức khỏe và không thuộc trường hợp ngoại lệ chính sách công như được liệt kê trong §164.512.

Thủ tục :

1. Tất cả nhân viên của Học khu Minnetonka ISD #276 phải sử dụng mẫu đơn ủy quyền thích hợp để tiết lộ thông tin sức khỏe được bảo mật như được nêu trong chính sách này. Mẫu đơn ủy quyền không được in chung với bất kỳ tài liệu nào khác.
    
2. Nhân viên sẽ sử dụng các mẫu đơn ủy quyền thích hợp cho việc sử dụng nội bộ thông tin sức khỏe được bảo mật và tiết lộ thông tin sức khỏe được bảo mật ra bên ngoài như được đính kèm. Các thông tin sau đây sẽ được bao gồm trong mẫu đơn ủy quyền, nhưng nội dung không giới hạn ở:
    
   1. Mô tả thông tin sẽ được sử dụng hoặc tiết lộ.
       
   2. Xác định người (hoặc những người) được ủy quyền thực hiện việc sử dụng hoặc tiết lộ thông tin theo yêu cầu.
       
   3. Ngày hết hạn hoặc sự kiện liên quan đến cá nhân hoặc mục đích sử dụng hoặc tiết lộ thông tin.
       
   4. Một tuyên bố về quyền của cá nhân trong việc thu hồi sự ủy quyền.
       
   5. Chữ ký của nhân viên và ngày ký.
       
   6. Phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
       
3. Chữ ký của nhân viên và ngày ký phải có trên mẫu giấy ủy quyền. Tất cả các phần của mẫu giấy ủy quyền phải được điền đầy đủ mới được coi là giấy ủy quyền hợp lệ.
    
4. Nếu bệnh nhân từ chối ký, nhân viên phụ trách bảo mật thông tin sẽ can thiệp nếu cần thiết.
    
5. Một bản sao của mẫu đơn ủy quyền đã hoàn tất sẽ được giao cho nhân viên.
    
6. Giấy ủy quyền chỉ có hiệu lực cho một lần sử dụng hoặc tiết lộ duy nhất, vì vậy cần có giấy ủy quyền mới được ký khi cần sử dụng hoặc tiết lộ thông tin sức khỏe được bảo vệ một cách phù hợp.
    
7. Nhân viên có thể thu hồi sự cho phép bất cứ lúc nào (quyết định không cho phép sử dụng và tiết lộ thông tin). Việc thu hồi cần được lập thành văn bản và lưu giữ trong hồ sơ của nhân viên. Nếu sự cho phép đã được cấp và việc sử dụng hoặc tiết lộ đã được thực hiện, cần thông báo cho Cán bộ phụ trách bảo mật thông tin nếu có yêu cầu thu hồi sau đó. Nếu việc sử dụng hoặc tiết lộ chưa được thực hiện, tất cả các hoạt động liên quan đến việc sử dụng và tiết lộ cần phải chấm dứt, và cần thông báo cho Cán bộ phụ trách bảo mật thông tin về việc thu hồi.
    
8. Tất cả các yêu cầu tiết lộ thông tin cần có sự ủy quyền sẽ được chuyển tiếp đến đối tác kinh doanh để xem xét và phê duyệt. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ tuân theo hướng dẫn của đối tác kinh doanh khi nhận được.
    
9. Không cần giấy ủy quyền để tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) trong các trường hợp sau, nhưng không giới hạn ở:
    
   1. Các công ty thu hồi nợ.
       
   2. Bộ xử lý báo cáo.
       
   3. Các công ty bảo hiểm và bên thanh toán thứ ba.
       
   4. Các đối tác kinh doanh.
       
   5. Các công ty bảo hiểm ô tô.
       
   6. Các trung tâm thanh toán bù trừ.
       
   7. Các trường hợp ngoại lệ ưu tiên công cộng được liệt kê trong chính sách công bố thông tin theo yêu cầu của pháp luật trong cẩm nang này.
       
      1. Nếu có nghi ngờ về việc có cần sự ủy quyền hay không, cần thông báo cho Cán bộ phụ trách bảo mật thông tin.
          
      2. Các giấy ủy quyền sẽ được lưu giữ bản cứng tại một địa điểm dễ tìm kiếm và được ghi chép lại khi nhận được. Hồ sơ cần bao gồm:
         1. Nhân viên đang ghi chú.
             
         2. Lý do cần có sự cho phép.
             
         3. Giấy tờ chứng minh đã nhận được mẫu đơn ủy quyền hợp lệ.
             
         4. Các hành động đã được hoàn tất nhờ sự cho phép đã nhận được.
             
         5. Ngày nhận được giấy ủy quyền.

Tham chiếu : §§164.506)a); 164.512; 164.508(af); 164.520

HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.16 HIPAA – Tiết lộ thông tin chung kèm thông báo

Thông báo chung

Mục tiêu : Cung cấp hướng dẫn về các trường hợp sử dụng và/hoặc tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân được cho phép.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 sử dụng và tiết lộ Thông tin Sức khỏe Được Bảo vệ (PHI) cho mục đích điều trị, thanh toán và vận hành (TPO) như đã nêu trong chính sách này và phù hợp với Quy tắc Bảo mật.

Thủ tục :

1. Quy định về quyền riêng tư cho phép Học khu Minnetonka ISD #276 sử dụng và tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) của học sinh mà không cần phải xin phép trước từ học sinh đó để thực hiện TPO (Transfer of Protection Organization). Sau đây là một số ví dụ về việc sử dụng và tiết lộ PHI:
    
   1. Liên quan đến việc điều trị, thanh toán các chi phí chăm sóc sức khỏe.
       
   2. Các hoạt động điều trị của nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
       
   3. Một tổ chức được bảo hiểm khác hoặc một nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe cho các hoạt động thanh toán của tổ chức nhận thông tin sức khỏe cá nhân (PHI).
       
   4. Một đơn vị được bảo hiểm khác cho các hoạt động chăm sóc sức khỏe của đơn vị nhận thông tin sức khỏe cá nhân (PHI), nếu đáp ứng tất cả các điều kiện sau:
       
   5. Cả Minnetonka ISD #276 và đơn vị nhận thông tin đều có hoặc từng có mối quan hệ với thành viên là đối tượng của thông tin sức khỏe cá nhân đang được yêu cầu;
       
   6. Thông tin PHI liên quan đến mối quan hệ đó; và
       
   7. Việc tiết lộ thông tin này nhằm mục đích phát hiện gian lận và lạm dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe hoặc để tuân thủ quy định; hoặc
       
   8. Với bất kỳ mục đích nào sau đây:
       
      1. Tiến hành các hoạt động đánh giá và cải tiến chất lượng, bao gồm đánh giá kết quả và xây dựng hướng dẫn lâm sàng.
          
      2. Xem xét năng lực hoặc trình độ chuyên môn của các chuyên gia chăm sóc sức khỏe, đánh giá hiệu quả hoạt động của bác sĩ và nhà cung cấp dịch vụ, cũng như hiệu quả hoạt động của các chương trình bảo hiểm y tế.

HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.17 HIPAA – Người đã khuất

Những cá nhân đã khuất

Mục tiêu : Thiết lập các quy trình để chuyển giao thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) hoặc thông tin tài khoản cho người đại diện hợp pháp của người đã khuất.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ cho phép tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) hoặc thông tin tài khoản của một cá nhân cho người đại diện hợp pháp của người đã khuất theo quy định về quyền riêng tư tại §164.502.

Thủ tục :

1. Học khu Minnetonka ISD #276 chỉ cho phép người đại diện hợp pháp của người đã khuất được tiếp cận hồ sơ khi có đầy đủ giấy tờ chứng minh tình trạng của họ.
    
2. Tất cả nhân viên của Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ phải có được hồ sơ về quyền thừa kế, tư cách quản lý di sản hoặc các thẩm quyền áp dụng khác để hành động thay mặt cho cá nhân đã khuất hoặc di sản của họ trước khi cung cấp bất kỳ thông tin tài khoản hoặc thông tin sức khỏe cá nhân nào.
    
3. Mọi yêu cầu khác về thông tin của người đã khuất sẽ được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền.
    
4. Nếu không có bằng chứng về quyền thừa kế hoặc thẩm quyền khác cho phép người đại diện cá nhân nhận thông tin, nhân viên sẽ thông báo cho Cán bộ phụ trách Bảo mật thông tin.

Tham chiếu : §§164.502(f); 164.502(g)(4); 164.512(g)

HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.18 HIPAA – Xác minh yêu cầu thông tin sức khỏe cá nhân

Xác minh các yêu cầu về thông tin sức khỏe cá nhân (PHI).

Mục tiêu : Thiết lập các quy trình để xác định danh tính của những cá nhân yêu cầu thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) và cho phép họ nhận thông tin đó.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 chỉ cho phép tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) hoặc thông tin tài khoản của cá nhân đó cho chính cá nhân đó sau khi đã xác minh danh tính một cách hợp lý và thích đáng.

Thủ tục :

1. Nhân viên của Học khu Minnetonka ISD #276 chỉ cung cấp thông tin tài khoản hoặc thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) cho cá nhân sau khi người đó đã trả lời đầy đủ các câu hỏi xác minh cần thiết:
    
   1. Ngày sinh, hoặc
       
   2. Số an sinh xã hội và
       
   3. Ngày thực hiện dịch vụ được đề cập.
       
2. Nếu người yêu cầu là người lớn và yêu cầu thay mặt cho người chưa thành niên, cần phải thu thập thêm các thông tin sau:
    
   1. Ngày sinh của đứa trẻ,
       
   2. b. Tên người hỏi và mối quan hệ cha mẹ với đứa trẻ.
       
3. Nếu cá nhân đó là người đại diện cá nhân được chỉ định, thì phải tuân thủ chính sách và thủ tục dành cho người đại diện cá nhân.
    
4. Thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) được cung cấp cho một cá nhân sẽ chỉ giới hạn ở những yếu tố liên quan đến hoạt động hoàn trả chi phí của họ. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn ở: thông tin bảo hiểm, thông tin nhân khẩu học, trạng thái yêu cầu bồi thường, các thắc mắc về thanh toán và các dịch vụ đã cung cấp. Tất cả các yêu cầu về thông tin lâm sàng và các thông tin khác sẽ được chuyển đến đơn vị thích hợp nơi phát sinh thông tin PHI đó.
    
5. Nếu cá nhân yêu cầu thông tin PHI là quan chức nhà nước, nhân viên sẽ thông báo cho Cán bộ Bảo mật và hành động của họ sẽ tuân theo điều 164.512(a). Việc tiết lộ thông tin cho quan chức nhà nước chỉ có thể được thực hiện trong một số trường hợp nhất định mà không cần sự cho phép của cá nhân đó và bao gồm nhưng không giới hạn ở:
    
   1. Yêu cầu từ phía quan chức nhà nước được thực hiện trực tiếp và kèm theo bằng chứng về tư cách công chức của họ.
       
   2. Nếu yêu cầu được lập bằng văn bản và trên giấy tiêu đề chính thức của cơ quan chính phủ.
       
   3. Nếu việc tiết lộ thông tin được thực hiện cho người đại diện cho một quan chức nhà nước, kèm theo các giấy tờ chứng minh hợp lệ rằng họ đang làm việc thay mặt cho quan chức nhà nước đó.
       
   4. Nếu yêu cầu được đưa ra theo thủ tục pháp lý, lệnh khám xét, trát tòa, quyết định hoặc thủ tục pháp lý khác do bồi thẩm đoàn, tòa án tư pháp hoặc hành chính ban hành.
       
6. Mọi thủ tục kế toán cần thiết liên quan đến việc công bố thông tin sẽ được thực hiện theo chính sách và quy trình kế toán công bố thông tin.

Tham chiếu : §§164.514(h);164.512(a); 164.512(f) 164.502(f); 164.510(b)

HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.19 HIPAA – Sử dụng và tiết lộ; Nhà tuyển dụng/Nhà tài trợ kế hoạch

Sử dụng và tiết lộ: Nhà tuyển dụng/Nhà tài trợ chương trình

Mục tiêu : Để cho phép Học khu Minnetonka ISD #276 xem xét thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) cho mục đích kháng nghị yêu cầu bồi thường, kiểm toán yêu cầu bồi thường và các mục đích hành chính khác mà không cần sự ủy quyền của cá nhân, Học khu Minnetonka ISD #276 cần sửa đổi các tài liệu kế hoạch tự tài trợ để đưa vào các điều khoản được yêu cầu bởi các quy định về bảo mật thông tin.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ sửa đổi các tài liệu kế hoạch theo yêu cầu của các quy định về quyền riêng tư và xác nhận rằng các sửa đổi đó đã được hoàn tất trước khi kế hoạch (hoặc các thực thể được bảo hiểm khác) có thể tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân cho học khu này.

Thủ tục :

Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ sửa đổi các tài liệu kế hoạch tự tài trợ của mình để bổ sung các điều khoản sau đây theo yêu cầu của quy định về bảo mật thông tin.

Mỗi gói bảo hiểm được đề cập phải đáp ứng các điều kiện sau:

1. Hãy mô tả cách nhà tài trợ kế hoạch có thể (và trong một số trường hợp phải) sử dụng hoặc tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI). Việc sử dụng và tiết lộ này không được trái với các quy tắc về quyền riêng tư.
    
   1. Quy định rằng nhà tài trợ chương trình sẽ không sử dụng thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) cho bất kỳ mục đích nào không được quy định trong chương trình hoặc không được pháp luật yêu cầu. Chương trình phải nghiêm cấm nhà tài trợ chương trình sử dụng hoặc tiết lộ PHI cho các quyết định liên quan đến việc làm hoặc liên quan đến các chương trình khác.
       
2. Yêu cầu nhà tài trợ chương trình thông báo cho chương trình khi phát hiện ra việc lạm dụng và tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân không phù hợp.
    
3. Đảm bảo rằng các cá nhân sẽ được cấp quyền truy cập phù hợp vào thông tin sức khỏe cá nhân của họ và nhà tài trợ chương trình sẽ sửa đổi thông tin sức khỏe cá nhân khi cần thiết theo yêu cầu.
    
4. Yêu cầu nhà tài trợ kế hoạch duy trì hồ sơ kế toán thích hợp về việc tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI).
    
5. Yêu cầu nhà tài trợ kế hoạch cung cấp cho HHS các hoạt động nội bộ, sổ sách và hồ sơ của mình.
    
6. Yêu cầu nhà tài trợ kế hoạch xác định những nhân viên (hoặc nhóm nhân viên) và những người khác có quyền truy cập vào thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) và hạn chế quyền truy cập đối với những nhân viên và những người đó.
    
7. Thiết lập cơ chế giải quyết các vấn đề liên quan đến việc không tuân thủ các yêu cầu trong tài liệu kế hoạch.
    
8. Yêu cầu nhà tài trợ chương trình đảm bảo rằng các đại lý, bao gồm cả nhà thầu phụ, mà họ cung cấp thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) đều đồng ý với các hạn chế và điều kiện tương tự.
    
9. Với điều kiện là, nếu khả thi, nhà tài trợ kế hoạch sẽ trả lại hoặc tiêu hủy tất cả thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) nhận được từ kế hoạch khi không còn cần thiết để đáp ứng các mục đích của việc tiết lộ thông tin.
    
10. Bên tài trợ chương trình phải xác nhận rằng các tài liệu của chương trình đã được sửa đổi phù hợp trước khi chương trình (hoặc các tổ chức được bảo hiểm khác) có thể tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân cho họ.

Tham chiếu : §164.504(b)(c); 164.504(f)(1-3);
§164.508(a); 164.508(b)(4)(AB); 164.514(g);164.504(f)
164,528

HỆ THỐNG TRƯỜNG CÔNG LẬP MINNETONKA

Chính sách số 425.20 HIPAA – Bắt buộc theo luật

Theo quy định của pháp luật

Mục tiêu : Xác định các trường hợp sử dụng và tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) mà không có sự đồng ý, ủy quyền hoặc cơ hội để đồng ý hoặc phản đối.

Chính sách : Học khu Minnetonka ISD #276 chỉ cho phép tiết lộ thông tin PHI khi có sự đồng ý, ủy quyền hoặc cơ hội để cá nhân đồng ý hoặc phản đối nếu đáp ứng các yêu cầu của điều khoản §164.512.

Thủ tục :

1. Học khu Minnetonka ISD #276 cho phép sử dụng hoặc tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) mà không cần sự cho phép hoặc thỏa thuận từ cá nhân đó, với sự chỉ đạo từ đối tác kinh doanh, cho các mục đích sau:
    
   1. Các hoạt động y tế công cộng như được mô tả trong §164.512(b)(1-2).
       
   2. Nạn nhân của lạm dụng, bỏ bê hoặc bạo lực gia đình theo §164.512 (c).
       
   3. Mục đích thực thi pháp luật theo §164.512(f).
       
   4. PHI về người đã khuất theo §164.512(g).
       
   5. Hiến tặng nội tạng hoặc mô theo §164.512(h)
       
   6. Mục đích nghiên cứu theo §164.512(i).
       
   7. Tránh mối đe dọa nghiêm trọng đến sức khỏe hoặc sự an toàn theo §164.512(j).
       
   8. Chức năng chính phủ chuyên biệt theo §164.512 (k).
      
      Việc xác minh thích hợp về đơn vị yêu cầu thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) sẽ được thực hiện trước khi tiết lộ (thẻ nhận dạng, thư trên giấy tiêu đề chính thức, v.v.). Những “ngoại lệ ưu tiên công khai” này là bắt buộc theo luật, và đối tác kinh doanh sẽ quyết định việc tiết lộ PHI trong những trường hợp này. Tất cả nhân viên của Học khu Minnetonka ISD #276 nên tham khảo ý kiến ​​của Cán bộ Bảo mật nếu nhận được yêu cầu thông tin từ các đơn vị này. Tất cả các tài liệu thích hợp sẽ được lưu giữ trong hồ sơ của nhân viên theo chính sách ghi chép việc tiết lộ thông tin.
       
2. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ cho phép sử dụng hoặc tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) mà không cần sự cho phép hoặc thỏa thuận của cá nhân đó trong các trường hợp sau đây theo yêu cầu của §164.512:
   1. Đối với các hoạt động giám sát y tế. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ cho phép cung cấp Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) cho cơ quan giám sát y tế để thực hiện các hoạt động được pháp luật cho phép, bao gồm:
       
      1. Kiểm toán.
          
      2. Các thủ tục hoặc hành động dân sự, hành chính hoặc hình sự; và
          
      3. Các hoạt động khác bao gồm giám sát hệ thống chăm sóc sức khỏe, các chương trình phúc lợi của chính phủ mà thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) có liên quan đến điều kiện hưởng trợ cấp của người thụ hưởng, các tổ chức chịu sự điều chỉnh của các chương trình quản lý của chính phủ mà thông tin sức khỏe là cần thiết để xác định sự tuân thủ các tiêu chuẩn của chương trình.
          
   2. Đối với các thủ tục tố tụng tư pháp và hành chính. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ cho phép tiết lộ Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) trong bất kỳ thủ tục tố tụng tư pháp hoặc hành chính nào nếu có bằng chứng chứng minh như sau:
       
      1. Quyết định của tòa án hoặc cơ quan hành chính (chỉ những thông tin được yêu cầu trong quyết định đó).
          
      2. Đối với trát tòa, yêu cầu cung cấp chứng cứ hoặc các thủ tục pháp lý hợp lệ khác không có lệnh của tòa án, Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ chuyển yêu cầu đó cho đối tác kinh doanh.
          
   3. Bảo hiểm tai nạn lao động. Học khu Minnetonka ISD #276 sẽ tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI) trong phạm vi cần thiết để tuân thủ các luật liên quan đến bảo hiểm tai nạn lao động hoặc các chương trình tương tự cung cấp trợ cấp cho thương tích hoặc bệnh tật liên quan đến công việc mà không cần xét đến lỗi lầm.
      
      Cán bộ phụ trách bảo mật thông tin sẽ xử lý tất cả các yêu cầu nêu trên. Việc tiết lộ thông tin chỉ được thực hiện cho mục đích giám sát sức khỏe, và không được phép cho các cuộc điều tra hoặc các hoạt động khác mà cá nhân đó là đối tượng của cuộc điều tra hoặc hoạt động. Tất cả các tài liệu thích hợp về việc tiết lộ thông tin sẽ được lưu giữ trong hồ sơ của nhân viên theo chính sách ghi nhận việc tiết lộ thông tin. Tất cả các bước xác minh danh tính thích hợp sẽ được thực hiện trước khi bắt đầu tiết lộ thông tin sức khỏe cá nhân (PHI).
       
3. Trong mọi trường hợp, chỉ những thông tin PHI tối thiểu cần thiết mới được tiết lộ. Đối với các tổ chức được liệt kê trong mục #2, thông tin được yêu cầu có thể được coi là mức tối thiểu cần thiết.

Tham khảo : §§164.501;164.512; 164.502(b)(2)(iv);
164.514(d)(3)(iii)(A); 164.514(h)(1)