I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là cung cấp các hướng dẫn cho Hiệu trưởng nhằm hỗ trợ việc xử lý kịp thời các thiết bị và vật tư đã lỗi thời.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

Việc sử dụng hiệu quả không gian trong khuôn viên trường học, cùng với việc đảm bảo an toàn cho cán bộ và học sinh, đôi khi sẽ đòi hỏi phải thanh lý các thiết bị và vật tư đã lạc hậu.

III. CÁC KHÁI NIỆM

1. "Hợp đồng" là thỏa thuận do Quận ký kết nhằm mục đích bán vật tư, nguyên liệu hoặc thiết bị.
    
2. "Báo chính thức" là ấn phẩm định kỳ của một tờ báo pháp lý được công nhận.

IV. HÌNH THỨC XỬ LÝ

1. Quyền hạn
   
   Giám đốc được ủy quyền thanh lý thiết bị và vật tư đã lỗi thời bằng cách bán chúng với giá hợp lý, tuân thủ các thủ tục được nêu trong chính sách này. Bất kỳ giao dịch bán nào có giá trị vượt quá mức tối thiểu phải thông qua đấu thầu đều phải được Hội đồng quản trị phê duyệt cụ thể trước. Giám đốc được ủy quyền thanh lý đúng quy định các sách, vật tư và thiết bị đã qua sử dụng được đánh giá là có giá trị thấp hoặc không có giá trị.
    
2. Các hợp đồng trị giá trên 100.000 đô la
    
   1. Nếu giá trị của thiết bị hoặc vật liệu được ước tính vượt quá 100.000 đô la, việc mời thầu kín phải được thực hiện thông qua thông báo đăng trên báo chính thức trước hai tuần. Thông báo này phải nêu rõ thời gian và địa điểm nhận hồ sơ dự thầu, đồng thời bao gồm mô tả ngắn gọn về đối tượng đấu thầu. Hội đồng trường có thể quyết định đăng thêm thông báo trên báo chính thức hoặc các phương tiện truyền thông khác nếu thấy cần thiết.
       
   2. Hợp đồng bán hàng sẽ được trao cho nhà thầu có giá thầu cao nhất và đáp ứng đầy đủ các điều kiện, được lập thành văn bản theo đúng quy định và tuân thủ các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
       
   3. Phải lập biên bản ghi chép tất cả các hồ sơ dự thầu, bao gồm tên của các nhà thầu và mức giá dự thầu, đồng thời ghi rõ hồ sơ dự thầu trúng thầu. Hồ sơ dự thầu có bất kỳ sự sửa đổi hoặc tẩy xóa nào đối với mức giá được nêu trong hồ sơ dự thầu – mức giá này được sử dụng để xác định hồ sơ dự thầu có giá cao nhất đáp ứng yêu cầu – sẽ bị từ chối, trừ khi sự sửa đổi hoặc tẩy xóa đó được khắc phục bằng cách gạch chéo và ghi chú sửa chữa bằng mực hoặc đánh máy ngay bên cạnh, đồng thời được người ký tên vào hồ sơ dự thầu ký tắt bằng mực.
       
   4. Trong trường hợp có hai hoặc nhiều nhà thầu đưa ra mức giá cao nhất bằng nhau, Hội đồng có thể, theo quyết định của mình, áp dụng phương thức mua sắm thông qua đàm phán với các nhà thầu có mức giá cao nhất bằng nhau, miễn là giá thanh toán không thấp hơn mức giá cao nhất bằng nhau đó. Trong trường hợp chỉ nhận được một đề xuất duy nhất, Hội đồng có thể, theo quyết định của mình, đàm phán một hợp đồng mà cả hai bên đều đồng ý với nhà thầu, miễn là giá thanh toán không thấp hơn giá đề xuất ban đầu. Nếu không nhận được đề xuất nào thỏa đáng, Hội đồng có thể đăng tin mời thầu lại.
       
   5. Tất cả các hồ sơ dự thầu thu được phải được lưu trữ trong hồ sơ trong thời hạn ít nhất một năm kể từ ngày nhận được. Mọi hợp đồng được ký kết mà không tuân thủ các quy định nêu trên sẽ bị coi là vô hiệu.
       
   6. Dữ liệu do doanh nghiệp nộp cho Hạt theo yêu cầu đấu thầu được bảo mật cho đến khi được mở. Sau khi mở, tên của nhà thầu và số tiền được nêu sẽ được công khai; tất cả các dữ liệu khác vẫn được bảo mật cho đến khi hoàn tất quy trình lựa chọn, tức là khi trường đã hoàn thành việc đánh giá và xếp hạng các hồ sơ dự thầu. Sau khi hoàn tất quy trình lựa chọn, tất cả dữ liệu do các nhà thầu nộp sẽ được công khai, trừ dữ liệu bí mật thương mại. Nếu tất cả các hồ sơ dự thầu bị từ chối trước khi hoàn tất quá trình lựa chọn, tất cả dữ liệu vẫn được bảo mật, trừ tên của nhà thầu và số tiền được đề xuất đã được công khai tại thời điểm mở thầu, trong vòng một năm kể từ ngày mở thầu dự kiến hoặc cho đến khi việc mời thầu lại dẫn đến việc hoàn tất quá trình lựa chọn hoặc cho đến khi có quyết định hủy bỏ việc mua sắm, tùy theo trường hợp nào xảy ra trước, lúc đó dữ liệu còn lại sẽ trở thành công khai. Dữ liệu được tạo ra hoặc lưu trữ bởi Quận trong quá trình lựa chọn hoặc đánh giá được bảo vệ như dữ liệu không công khai cho đến khi hoàn tất quá trình lựa chọn hoặc đánh giá. Lúc đó, dữ liệu sẽ được công khai, trừ dữ liệu bí mật thương mại.
       
3. Hợp đồng có giá trị từ 25.000 USD đến 100.000 USD
   
   Nếu giá trị giao dịch được ước tính vượt quá $25.000 nhưng không vượt quá $100.000, hợp đồng có thể được ký kết thông qua đấu thầu kín theo hướng dẫn nêu trên hoặc thông qua đàm phán trực tiếp, bằng cách thu thập hai hoặc nhiều báo giá cho việc mua bán khi có thể, và không cần đăng thông báo mời thầu hoặc tuân thủ các yêu cầu khác của thông báo đấu thầu cạnh tranh. Tất cả các báo giá thu được phải được lưu giữ trong hồ sơ trong thời gian ít nhất một năm kể từ ngày nhận được.
    
4. Hợp đồng có giá trị 25.000 đô la trở xuống
   
   Nếu giá trị giao dịch được ước tính là 25.000 đô la trở xuống, hợp đồng có thể được ký kết dựa trên báo giá hoặc trên thị trường mở, tùy theo quyết định của Hội đồng. Việc bán trên thị trường mở có thể được thực hiện thông qua đấu giá. Nếu hợp đồng được ký kết dựa trên báo giá, hợp đồng đó phải dựa trên ít nhất hai báo giá, trong phạm vi khả thi, và các báo giá này phải được lưu trữ trong hồ sơ trong thời gian ít nhất một năm kể từ ngày nhận được.
    
5. Bán đấu giá trực tuyến các vật tư, nguyên liệu và thiết bị dư thừa
   
   Bất chấp các yêu cầu thủ tục khác của chính sách này, Học khu có thể ký hợp đồng bán các vật tư, nguyên liệu và thiết bị dư thừa, lỗi thời hoặc chưa sử dụng thông qua quy trình bán đấu giá trực tuyến, trong đó người mua cạnh tranh để mua các vật tư, nguyên liệu hoặc thiết bị với mức giá cao nhất trong một môi trường công khai và tương tác.
    
6. Thông báo mời chào giá
   
   Thông báo về thủ tục mời chào giá phải được công bố bằng hình thức đăng tải hoặc các phương tiện khác phù hợp nhằm đảm bảo thông báo kịp thời cho công chúng.
    
7. Bán hàng cho nhân viên
   
   Không một thành viên Hội đồng quản trị hay nhân viên nào của Học khu được phép bán, thu xếp để bán, sở hữu hoặc kiểm soát nhằm mục đích bán cho bất kỳ thành viên Hội đồng quản trị hay nhân viên nào khác của Học khu bất kỳ tài sản hoặc vật liệu nào thuộc sở hữu của Học khu, trừ khi các tài sản và vật liệu đó không còn cần thiết cho mục đích công cộng và được bán cho nhân viên Học khu sau khi đã thông báo công khai hợp lý, thông qua đấu giá công khai hoặc hình thức đấu thầu kín, miễn là nhân viên đó không trực tiếp tham gia vào quá trình đấu giá hoặc bán hàng. Thông báo hợp lý phải bao gồm ít nhất một tuần thông báo được đăng tải hoặc niêm yết. Một nhân viên của Học khu không được mua quá một phương tiện giao thông từ Học khu trong bất kỳ khoảng thời gian 12 tháng nào. Điều khoản này không áp dụng đối với việc bán tài sản hoặc vật liệu do Học khu thu mua hoặc sản xuất để bán cho công chúng trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường. Không có quy định nào trong mục này cấm nhân viên của học khu bán hoặc sở hữu tài sản công để bán nếu việc bán hoặc sở hữu để bán đó nằm trong quá trình kinh doanh thông thường hoặc trong phạm vi nhiệm vụ bình thường của nhân viên.
    
8. Các trường hợp ngoại lệ đối với máy tính dư thừa của trường học
   
   Học khu có thể miễn tuân thủ các quy định về đấu thầu cạnh tranh và không phải tuân thủ bất kỳ luật nào khác liên quan đến hợp đồng của học khu nếu học khu thanh lý máy tính và thiết bị liên quan dư thừa của trường bằng cách chuyển giao tài sản và quyền sở hữu cho:
    
   1. một khu học chánh khác;
       
   2. Sở Quản lý Trại giam Tiểu bang;
       
   3. Hội đồng Quản trị Hệ thống Cao đẳng và Đại học Bang Minnesota; hoặc
       
   4. gia đình của một học sinh cư trú tại Quận có tổng thu nhập gia đình thuộc diện nghèo theo định nghĩa của liên bang.