I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là cung cấp hướng dẫn cho Giám đốc để hỗ trợ xử lý kịp thời các thiết bị và vật liệu lỗi thời.

II. TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH CHUNG

Việc sử dụng hiệu quả không gian trường học và đảm bảo an toàn cho giáo viên và học sinh đôi khi sẽ đòi hỏi phải loại bỏ các thiết bị và vật liệu lỗi thời.

III. ĐỊNH NGHĨA

1. "Hợp đồng" có nghĩa là thỏa thuận được ký kết giữa Quận và Sở về việc mua bán vật tư, nguyên vật liệu hoặc thiết bị.
    
2. "Báo chính thức" là ấn bản định kỳ của một tờ báo pháp luật có uy tín.

IV. PHONG CÁCH ỨNG XỬ

1. Ủy quyền
   
   Giám đốc được quyền thanh lý thiết bị và vật liệu lỗi thời bằng cách bán chúng với giá hợp lý phù hợp với các thủ tục được nêu trong chính sách này. Bất kỳ giao dịch bán nào vượt quá số tiền tối thiểu cần phải đấu thầu đều phải được Hội đồng quản trị phê duyệt cụ thể trước. Giám đốc cũng được quyền xử lý đúng cách sách, vật liệu và thiết bị đã qua sử dụng được coi là có ít hoặc không có giá trị.
    
2. Hợp đồng trên 100.000 đô la
    
   1. Nếu giá trị của thiết bị hoặc vật liệu ước tính vượt quá 100.000 đô la, việc đấu thầu kín sẽ được tiến hành bằng cách đăng thông báo trên tờ báo chính thức trong vòng hai tuần. Thông báo này phải nêu rõ thời gian và địa điểm nhận hồ sơ dự thầu và có mô tả ngắn gọn về nội dung đấu thầu. Hội đồng nhà trường có thể đăng tải thêm thông báo trên tờ báo chính thức hoặc ở những nơi khác nếu thấy cần thiết.
       
   2. Việc bán đấu giá sẽ được trao cho người trả giá cao nhất và có đủ điều kiện, phải được lập thành văn bản hợp lệ và kèm theo các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
       
   3. Phải lập biên bản ghi nhận tất cả các giá thầu, bao gồm tên người dự thầu và số tiền dự thầu, cùng với chỉ dẫn về giá thầu trúng thầu. Giá thầu có sự sửa đổi hoặc xóa bỏ bất kỳ 'giá nào được sử dụng để xác định giá thầu cao nhất có trách nhiệm' sẽ bị từ chối trừ khi sự sửa đổi hoặc xóa bỏ đó được sửa bằng cách gạch bỏ và phần sửa chữa được in bằng mực hoặc đánh máy bên cạnh và được ký tắt bằng mực bởi người ký giá thầu.
       
   4. Trong trường hợp có hai hoặc nhiều nhà thầu đưa ra giá thầu cao nhất giống nhau, Hội đồng có thể, theo quyết định của mình, sử dụng phương thức đấu thầu thương lượng với các nhà thầu có giá thầu cao bằng nhau, miễn là giá thanh toán không thấp hơn giá thầu cao nhất giữa hai nhà thầu đó. Trong trường hợp chỉ nhận được một giá thầu, Hội đồng có thể, theo quyết định của mình, thương lượng một hợp đồng cùng có lợi với nhà thầu đó, miễn là giá thanh toán không thấp hơn giá thầu ban đầu. Nếu không nhận được giá thầu nào đạt yêu cầu, Hội đồng có thể đăng lại thông báo đấu thầu.
       
   5. Tất cả các hồ sơ dự thầu nhận được phải được lưu giữ trong thời hạn ít nhất một năm kể từ ngày nhận. Mọi hợp đồng được ký kết mà không tuân thủ các quy định nêu trên sẽ vô hiệu.
       
   6. Dữ liệu do doanh nghiệp gửi cho Quận để đáp ứng yêu cầu đấu thầu được bảo mật cho đến khi được mở. Sau khi được mở, tên của nhà thầu và số tiền được chỉ định sẽ được công khai; tất cả các dữ liệu khác vẫn được bảo mật cho đến khi hoàn tất quá trình lựa chọn, nghĩa là nhà trường đã hoàn tất việc đánh giá và xếp hạng các phản hồi. Sau khi hoàn tất quá trình lựa chọn, tất cả dữ liệu do tất cả các nhà thầu gửi đều được công khai, ngoại trừ dữ liệu bí mật thương mại. Nếu tất cả các phản hồi bị từ chối trước khi hoàn tất quá trình lựa chọn, tất cả dữ liệu vẫn được bảo mật, ngoại trừ tên của nhà thầu và số tiền được chỉ định đã được công khai tại thời điểm mở thầu, trong một năm kể từ ngày dự kiến ​​mở thầu hoặc cho đến khi việc đấu thầu lại dẫn đến việc hoàn tất quá trình lựa chọn hoặc cho đến khi có quyết định từ bỏ việc mua hàng, tùy điều kiện nào xảy ra trước, tại thời điểm đó, các dữ liệu còn lại sẽ được công khai. Dữ liệu được tạo hoặc duy trì bởi Quận như một phần của quá trình lựa chọn hoặc đánh giá được bảo vệ như dữ liệu không công khai cho đến khi hoàn tất quá trình lựa chọn hoặc đánh giá. Tại thời điểm đó, dữ liệu sẽ được công khai, ngoại trừ dữ liệu bí mật thương mại.
       
3. Các hợp đồng có giá trị từ 25.000 đô la đến 100.000 đô la.
   
   Nếu giá trị giao dịch ước tính vượt quá 25.000 đô la nhưng không vượt quá 100.000 đô la, hợp đồng có thể được thực hiện bằng cách đấu thầu kín theo cách thức đã nêu ở trên hoặc bằng đàm phán trực tiếp, bằng cách thu thập hai hoặc nhiều báo giá cho việc mua hoặc bán nếu có thể, và không cần quảng cáo mời thầu hoặc tuân thủ các yêu cầu khác về thông báo đấu thầu cạnh tranh. Tất cả các báo giá nhận được phải được lưu giữ trong hồ sơ trong thời hạn ít nhất một năm kể từ ngày nhận.
    
4. Hợp đồng trị giá 25.000 đô la trở xuống
   
   Nếu giá trị giao dịch ước tính là 25.000 đô la trở xuống, hợp đồng có thể được lập theo hình thức báo giá hoặc bán trên thị trường mở, tùy theo quyết định của Hội đồng. Việc bán trên thị trường mở có thể được thực hiện bằng hình thức đấu giá. Nếu hợp đồng được lập theo hình thức báo giá, thì hợp đồng đó phải dựa trên ít nhất hai báo giá, và các báo giá này phải được lưu giữ trong hồ sơ trong thời hạn ít nhất một năm kể từ ngày nhận được.
    
5. Bán hàng trực tuyến các vật tư, nguyên liệu và thiết bị dư thừa.
   
   Bất chấp các yêu cầu thủ tục khác của chính sách này, Quận có thể ký hợp đồng bán vật tư, nguyên liệu và thiết bị dư thừa, lỗi thời hoặc không sử dụng thông qua quy trình bán hàng điện tử, trong đó người mua cạnh tranh để mua vật tư, nguyên liệu hoặc thiết bị với giá mua cao nhất trong một môi trường mở và tương tác.
    
6. Thông báo báo giá
   
   Thông báo về quy trình nhận báo giá sẽ được công bố hoặc bằng các phương tiện khác phù hợp để đảm bảo thông báo đầy đủ cho công chúng.
    
7. Bán hàng cho nhân viên
   
   Không thành viên hội đồng quản trị hoặc nhân viên nào của Học khu được phép bán, mua để bán, sở hữu hoặc kiểm soát để bán cho bất kỳ thành viên hội đồng quản trị hoặc nhân viên nào khác của Học khu bất kỳ tài sản hoặc vật liệu nào thuộc sở hữu của Học khu, trừ khi tài sản và vật liệu đó không cần thiết cho mục đích công cộng và được bán cho nhân viên của Học khu sau khi đã thông báo công khai hợp lý, tại một cuộc đấu giá công khai hoặc bằng hình thức phản hồi kín, nếu nhân viên đó không trực tiếp tham gia vào quá trình đấu giá hoặc bán hàng. Thông báo hợp lý phải bao gồm ít nhất một tuần thông báo được đăng tải hoặc niêm yết. Một nhân viên của Học khu chỉ được phép mua tối đa một phương tiện cơ giới từ Học khu trong bất kỳ khoảng thời gian 12 tháng nào. Điều khoản này không áp dụng cho việc bán tài sản hoặc vật liệu do học khu mua hoặc sản xuất để bán cho công chúng trong quá trình kinh doanh thông thường. Không có điều khoản nào trong mục này cấm nhân viên của học khu bán hoặc sở hữu để bán tài sản công nếu việc bán hoặc sở hữu để bán nằm trong quá trình kinh doanh thông thường hoặc trong phạm vi nhiệm vụ bình thường của nhân viên đó.
    
8. Các trường hợp ngoại lệ đối với máy tính trường học dư thừa
   
   Huyện có thể bỏ qua các yêu cầu về đấu thầu cạnh tranh và không phải tuân theo bất kỳ luật nào khác liên quan đến hợp đồng của học khu nếu huyện thanh lý máy tính và thiết bị liên quan dư thừa của trường bằng cách chuyển nhượng quyền sở hữu cho:
    
   1. một học khu khác;
       
   2. Sở Cải huấn Tiểu bang;
       
   3. Hội đồng quản trị của các trường cao đẳng và đại học tiểu bang Minnesota; hoặc
       
   4. Gia đình của một học sinh cư trú trong Quận có tổng thu nhập gia đình đáp ứng định nghĩa nghèo đói theo liên bang.