I. MỤC ĐÍCH

1. Hội đồng quản trị tuân thủ triết lý minh bạch trong hoạt động, với niềm tin rằng sự minh bạch sẽ tạo ra các chương trình tốt hơn, hiệu quả hơn trong quản lý chương trình và một tổ chức đáp ứng tốt hơn lợi ích công cộng và ít bị ảnh hưởng bởi lợi ích tư nhân. Hội đồng quản trị sẽ tiến hành công việc của mình trên cơ sở giả định về sự minh bạch. Đồng thời, Hội đồng quản trị công nhận và tôn trọng quyền riêng tư của cá nhân theo quy định của pháp luật. Hội đồng quản trị cũng thừa nhận rằng có một số ngoại lệ đối với Luật Họp Công khai của Minnesota được quy định trong luật, trong đó, trong những trường hợp hạn chế, việc tổ chức cuộc họp kín của Hội đồng quản trị là phục vụ tốt nhất cho lợi ích công cộng.
    
2. Mục đích của chính sách này là đưa ra các hướng dẫn để đảm bảo quyền của công chúng được tham dự các cuộc họp hội đồng nhà trường, đồng thời bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân theo luật định, và được phép đóng cửa các cuộc họp khi lợi ích công cộng yêu cầu theo quy định của pháp luật.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

A. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, tất cả các cuộc họp của Hội đồng đều mở cửa cho công chúng.

B. Các cuộc họp chỉ được phép tổ chức kín khi được pháp luật cho phép rõ ràng.

III. ĐỊNH NGHĨA

“Cuộc họp” có nghĩa là một buổi tụ tập của ít nhất một số thành viên trở lên của Hội đồng, tại đó các thành viên thảo luận, quyết định hoặc nhận thông tin theo nhóm về các vấn đề liên quan đến công việc chính thức của Hội đồng. Thuật ngữ này cũng bao gồm các Buổi học tập và Buổi nghe ý kiến. Thuật ngữ này không bao gồm các cuộc gặp gỡ ngẫu nhiên hoặc giao lưu xã hội.

IV. QUY TRÌNH

A. Các cuộc họp

1. Các cuộc họp thường kỳ

Lịch trình các cuộc họp thường kỳ của Hội đồng quản trị sẽ được lưu giữ tại văn phòng chính của Hội đồng. Nếu Hội đồng quyết định tổ chức một cuộc họp thường kỳ vào thời gian hoặc địa điểm khác với thời gian hoặc địa điểm đã nêu trong lịch trình, Hội đồng sẽ phải thông báo về cuộc họp đó giống như thông báo về một cuộc họp đặc biệt. Các cuộc họp thường kỳ sẽ bao gồm “Phiên họp nghiên cứu” trong đó Hội đồng họp để thảo luận các vấn đề hoặc nhận thông tin, ngay cả khi Hội đồng không tiến hành bỏ phiếu chính thức.

2. Các cuộc họp đặc biệt

1. Cuộc họp đặc biệt là cuộc họp được triệu tập cho một mục đích cụ thể, thường diễn ra vào thời gian và địa điểm khác với cuộc họp thường kỳ. Đối với cuộc họp đặc biệt, Hội đồng quản trị phải đăng thông báo bằng văn bản về ngày, giờ, địa điểm và mục đích của cuộc họp trên bảng thông báo chính của Quận. Các hành động của Hội đồng quản trị tại cuộc họp đặc biệt chỉ giới hạn trong các chủ đề được nêu trong thông báo.
    
2. Thông báo cũng sẽ được gửi qua đường bưu điện hoặc chuyển phát bằng các phương thức khác cho mỗi người đã gửi yêu cầu bằng văn bản về việc nhận thông báo về các cuộc họp đặc biệt.
    
3. Thông báo này phải được dán và gửi qua đường bưu điện hoặc giao trực tiếp ít nhất ba ngày trước ngày họp. Thay vì gửi qua đường bưu điện hoặc giao trực tiếp cho những người đã gửi yêu cầu bằng văn bản, Hội đồng có thể đăng thông báo một lần, ít nhất ba ngày trước cuộc họp, trên tờ báo chính thức của Quận.
    
4. Người yêu cầu thông báo về các cuộc họp đặc biệt có thể giới hạn yêu cầu chỉ đối với các chủ đề cụ thể, trong trường hợp đó, Ban quản trị chỉ cần gửi thông báo cho người đó về những chủ đề cụ thể đó.
    
5. Ban quản lý sẽ quy định ngày hết hạn cho các yêu cầu thông báo về các cuộc họp đặc biệt và yêu cầu nộp lại mỗi năm một lần. Không quá 60 ngày trước ngày hết hạn của yêu cầu thông báo, Ban quản lý sẽ gửi thông báo về yêu cầu nộp lại cho mỗi người đã nộp đơn trong năm trước đó.

3. Các cuộc họp khẩn cấp

1. Cuộc họp khẩn cấp là một cuộc họp đặc biệt được triệu tập do những trường hợp mà theo đánh giá của Hội đồng quản trị, cần được xem xét ngay lập tức và không đáp ứng được các yêu cầu về thông báo cho các cuộc họp thông thường.
    
2. Chủ tịch, thư ký hoặc đa số thành viên hội đồng có thể triệu tập cuộc họp khẩn cấp.
    
3. Nếu các vấn đề không liên quan trực tiếp đến tình huống khẩn cấp được thảo luận hoặc quyết định, biên bản cuộc họp phải bao gồm mô tả cụ thể về các vấn đề đó.
    
4. Các thủ tục sau đây sẽ cấu thành thông báo cần thiết cho Cuộc họp Khẩn cấp, và các yêu cầu về thông báo đối với các Cuộc họp Đặc biệt khác sẽ không áp dụng.
    
   1. Ban quản trị sẽ nỗ lực thiện chí để thông báo về Cuộc họp khẩn cấp cho từng cơ quan truyền thông đã gửi yêu cầu thông báo bằng văn bản, nếu yêu cầu đó bao gồm số điện thoại của cơ quan truyền thông.
       
   2. Thông báo về cuộc họp khẩn cấp sẽ được gửi qua điện thoại hoặc bất kỳ phương thức nào khác thường được sử dụng để thông báo cho các thành viên Hội đồng quản trị.
       
   3. Thông báo sẽ được gửi đến từng cơ quan truyền thông đã gửi yêu cầu bằng văn bản về việc nhận thông báo trong thời gian sớm nhất có thể sau khi thông báo đã được gửi đến các thành viên hội đồng quản trị.
       
   4. Thông báo phải bao gồm chủ đề của cuộc họp.

4. Cuộc họp tạm hoãn hoặc tiếp tục

Nếu cuộc họp là phiên họp tạm dừng hoặc tiếp tục của một cuộc họp trước đó, và thời gian và địa điểm của cuộc họp đã được xác định trong cuộc họp trước đó và được ghi lại trong biên bản của cuộc họp đó, thì không cần phải thông báo thêm bằng văn bản hoặc thư từ.

5. Thông báo về các cuộc họp kín

Các yêu cầu về thông báo được mô tả trong Chính sách này áp dụng cho cả các cuộc họp công khai và kín.

6. Thông báo thực tế

Nếu một người nhận được thông báo thực tế về cuộc họp của Hội đồng quản trị ít nhất 24 giờ trước khi cuộc họp diễn ra, thì tất cả các yêu cầu về thông báo đều được đáp ứng đối với người đó, bất kể phương thức nhận thông báo như thế nào.

7. Đại dịch y tế hoặc tình trạng khẩn cấp được tuyên bố

Trong trường hợp xảy ra đại dịch y tế hoặc tình trạng khẩn cấp được tuyên bố theo Minn. Stat. Ch. 12, cuộc họp có thể được tiến hành qua điện thoại hoặc các phương tiện điện tử khác theo quy định của Minn. Stat. § 13D.021.

B. Phiếu bầu

Phiếu bầu của các thành viên Hội đồng quản trị sẽ được ghi vào sổ nhật ký dành riêng cho mục đích này, và sổ nhật ký sẽ được công khai cho công chúng trong suốt giờ làm việc bình thường tại các văn phòng hành chính của Quận.

C. Tài liệu bằng văn bản

1. Tại bất kỳ cuộc họp công khai nào, bản sao của bất kỳ tài liệu in nào liên quan đến các mục trong chương trình nghị sự do Hội đồng hoặc nhân viên của Hội đồng chuẩn bị hoặc phân phát và được phân phát cho hoặc có sẵn cho tất cả các thành viên Hội đồng sẽ được để sẵn trong phòng họp để công chúng xem xét trong khi Hội đồng xem xét nội dung của chúng.
    
2. Điều khoản này không áp dụng cho các tài liệu không được pháp luật phân loại là tài liệu công khai, hoặc các tài liệu liên quan đến các mục trong chương trình nghị sự của một cuộc họp kín.

D. Dữ liệu

1. Trừ trường hợp được mô tả bên dưới trong Mục E về Cuộc họp kín, các cuộc họp không được phép bị đóng cửa chỉ vì dữ liệu được thảo luận không phải là dữ liệu công khai.
    
2. Dữ liệu không phải là dữ liệu công khai có thể được thảo luận tại cuộc họp công khai nếu việc tiết lộ liên quan đến một vấn đề thuộc phạm vi thẩm quyền của Hội đồng và là cần thiết một cách hợp lý để tiến hành công việc hoặc nội dung chương trình nghị sự trước Hội đồng.
    
3. Dữ liệu được thảo luận tại một cuộc họp công khai vẫn giữ nguyên phân loại ban đầu; tuy nhiên, biên bản cuộc họp, bất kể hình thức nào, đều phải được công khai.

E. Các cuộc họp kín

1. Chiến lược đàm phán lao động

1. Ban quản trị có thể, bằng đa số phiếu trong một cuộc họp công khai, quyết định tổ chức một cuộc họp kín để xem xét chiến lược đàm phán lao động, bao gồm các chiến lược đàm phán hoặc diễn biến, hoặc thảo luận và xem xét các đề xuất đàm phán lao động.
    
2. Thời gian và địa điểm của cuộc họp kín sẽ được thông báo tại cuộc họp công khai. Danh sách thành viên hội đồng quản trị và tất cả những người khác có mặt tại cuộc họp kín sẽ được công bố cho công chúng sau cuộc họp kín. Biên bản cuộc họp sẽ được ghi âm và bản ghi âm sẽ được lưu giữ trong hai năm sau khi hợp đồng được thảo luận tại cuộc họp được ký kết. Bản ghi âm sẽ được công bố cho công chúng sau khi tất cả các hợp đồng lao động được Hội đồng quản trị ký kết cho kỳ ngân sách hiện tại.

2. Các phiên hòa giải bị đóng bởi Cục Dịch vụ Hòa giải

Tất cả các cuộc đàm phán, phiên hòa giải và phiên điều trần giữa Hội đồng và nhân viên hoặc đại diện của họ đều là các cuộc họp công khai, trừ khi có quy định khác của Ủy viên Cục Dịch vụ Hòa giải. Một cuộc họp kín phải được ghi âm điện tử với chi phí do Quận chịu, và bản ghi âm phải được lưu giữ ít nhất ba năm sau ngày họp. Bản ghi âm không được công khai.

3. Xem xét sơ bộ các khoản phí

Hội đồng sẽ tổ chức một hoặc nhiều cuộc họp kín để xem xét sơ bộ các cáo buộc hoặc tội danh chống lại một cá nhân thuộc thẩm quyền của Hội đồng. Nếu các thành viên Hội đồng kết luận rằng việc kỷ luật dưới bất kỳ hình thức nào có thể là cần thiết do những cáo buộc hoặc tội danh cụ thể đó, thì các cuộc họp hoặc phiên điều trần tiếp theo liên quan đến những cáo buộc hoặc tội danh cụ thể đó được tổ chức sau khi đạt được kết luận đó phải được tổ chức công khai. Cuộc họp cũng phải được tổ chức công khai theo yêu cầu của cá nhân là đối tượng của cuộc họp. Cuộc họp kín phải được ghi âm điện tử với chi phí do Quận chịu và bản ghi âm phải được lưu giữ ít nhất ba năm sau ngày họp. Bản ghi âm không được công khai.

4. Đánh giá hiệu quả công việc

Hội đồng có thể tổ chức họp kín để đánh giá hiệu quả công việc của một cá nhân thuộc thẩm quyền của Hội đồng. Hội đồng phải xác định cá nhân cần được đánh giá trước khi kết thúc cuộc họp. Tại cuộc họp công khai tiếp theo, Hội đồng sẽ tóm tắt các kết luận của mình về việc đánh giá. Cuộc họp phải được mở theo yêu cầu của cá nhân là đối tượng của cuộc họp. Cuộc họp kín phải được ghi âm điện tử với chi phí do Quận chịu, và bản ghi âm phải được bảo mật, khóa và lưu giữ ít nhất ba năm kể từ ngày họp. Việc bảo mật các bản ghi âm này là trách nhiệm của Chủ tịch Hội đồng. Bản ghi âm không được công khai.

5. Cuộc gặp giữa luật sư và thân chủ

Một cuộc họp có thể được tiến hành kín nếu được cho phép theo đặc quyền luật sư-khách hàng. Đặc quyền luật sư-khách hàng áp dụng khi kiện tụng sắp xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra, hoặc khi Hội đồng cần tư vấn ở mức độ cao hơn tư vấn pháp lý thông thường, tức là liên quan đến các hành vi cụ thể và hậu quả pháp lý của chúng. Một cuộc họp có thể được tiến hành kín để tìm kiếm tư vấn pháp lý liên quan đến chiến lược kiện tụng, nhưng chỉ riêng nguy cơ kiện tụng có thể là hậu quả của việc quyết định một vấn đề theo cách này hay cách khác, tự nó không đủ để biện minh cho việc đóng cửa cuộc họp. Đề nghị đóng cửa cuộc họp phải mô tả cụ thể vấn đề sẽ được thảo luận tại Cuộc họp kín, tuân theo các cân nhắc về quyền riêng tư và bảo mật có liên quan theo luật tiểu bang và liên bang. Luật không yêu cầu phải ghi âm cuộc họp như vậy.

6. Phiên điều trần bãi bỏ vụ kiện

1. Phiên điều trần về việc sa thải giáo viên có giấy phép có thể được tổ chức công khai hoặc kín tùy theo quyết định của giáo viên. Phiên điều trần liên quan đến việc bố trí giáo viên nghỉ phép không theo yêu cầu sẽ được tổ chức công khai.
    
2. Phiên điều trần về việc cho thôi học theo Đạo luật Cho Thôi Học Công Bằng Học Sinh sẽ được tiến hành kín trừ khi học sinh, phụ huynh hoặc người giám hộ yêu cầu một phiên điều trần công khai.
    
3. Trong trường hợp phiên điều trần về việc sa thải giáo viên hoặc học sinh được tổ chức trước Hội đồng và được tiến hành kín, cuộc họp kín đó phải được ghi âm điện tử với chi phí do Quận chịu và bản ghi âm phải được lưu giữ ít nhất ba năm kể từ ngày họp. Bản ghi âm không được công khai.

7. Huấn luyện viên; Cơ hội phản hồi

1. Nếu Ban quản lý từ chối gia hạn hợp đồng huấn luyện của huấn luyện viên trưởng đội tuyển trường (có hoặc không có giấy phép), Ban quản lý phải thông báo cho huấn luyện viên đó trong vòng 14 ngày kể từ ngày đưa ra quyết định.
    
2. Nếu huấn luyện viên yêu cầu lý do không gia hạn hợp đồng, Ban quản lý phải cung cấp lý do bằng văn bản cho huấn luyện viên trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu.
    
3. Theo yêu cầu của huấn luyện viên, Hội đồng nhà trường phải tạo điều kiện hợp lý để huấn luyện viên có cơ hội phản hồi về các lý do tại cuộc họp hội đồng nhà trường.
    
4. Cuộc họp có thể được tổ chức công khai hoặc kín theo lựa chọn của huấn luyện viên, trừ trường hợp cuộc họp được tổ chức kín để thảo luận về dữ liệu giáo dục hoặc một số dữ liệu không công khai khác như được mô tả bên dưới trong Mục E.8.
    
5. Cuộc họp kín phải được ghi âm điện tử với chi phí do Quận chịu, và bản ghi âm phải được lưu giữ ít nhất ba năm kể từ ngày họp. Bản ghi âm không được công khai.

8. Các cuộc họp để thảo luận về một số dữ liệu không công khai.

a. Bất kỳ phần nào của cuộc họp phải được kết thúc nếu các loại dữ liệu sau đây được thảo luận:

1. Dữ liệu có thể xác định các nạn nhân hoặc người tố cáo hành vi xâm hại tình dục, bạo lực gia đình hoặc ngược đãi trẻ vị thành niên hoặc người lớn dễ bị tổn thương;
    
2. Dữ liệu điều tra đang được thu thập hoặc tạo ra bởi cơ quan thực thi pháp luật;
    
3. Dữ liệu giáo dục, dữ liệu sức khỏe, dữ liệu y tế, dữ liệu phúc lợi hoặc dữ liệu sức khỏe tâm thần không phải là dữ liệu công khai; hoặc
    
4. Hồ sơ y tế cá nhân của một cá nhân.

b. Cuộc họp kín phải được ghi âm điện tử với chi phí do Quận chịu, và bản ghi âm phải được lưu giữ ít nhất ba năm kể từ ngày họp. Bản ghi âm không được công khai.

9. Mua bán bất động sản

1. Ban quản trị có thể kết thúc cuộc họp:
   
   i. Xác định giá chào bán đối với bất động sản hoặc tài sản cá nhân mà Quận sẽ bán;
   ii. xem xét dữ liệu thẩm định bí mật hoặc không công khai; và
   iii. Xây dựng hoặc xem xét các đề nghị hoặc phản đề nghị mua bán bất động sản hoặc tài sản cá nhân.

2. Trước khi kết thúc cuộc họp, Hội đồng quản trị phải ghi rõ vào biên bản tài sản bất động sản hoặc động sản cụ thể nào là đối tượng của cuộc họp kín.
    
3. Cuộc họp kín phải được ghi âm lại với chi phí do Quận chịu. Băng ghi âm phải được lưu giữ trong tám năm kể từ ngày họp và được công khai sau khi tất cả tài sản bất động sản hoặc động sản được thảo luận tại cuộc họp đã được mua hoặc bán hoặc Hội đồng đã từ bỏ việc mua hoặc bán. Tài sản bất động sản hoặc động sản là đối tượng của cuộc họp kín phải được xác định cụ thể trên băng ghi âm. Danh sách các thành viên hội đồng và tất cả những người khác có mặt tại cuộc họp kín phải được công khai sau cuộc họp kín.
    
4. Thỏa thuận đạt được dựa trên đề nghị được xem xét tại cuộc họp kín phụ thuộc vào sự chấp thuận của Hội đồng quản trị tại cuộc họp công khai. Việc mua hoặc bán thực tế phải được phê duyệt tại cuộc họp công khai và giá mua hoặc giá bán là thông tin công khai.

10. Vấn đề an ninh

1. Ban quản trị có thể tạm dừng cuộc họp để nhận các báo cáo và thông tin tóm tắt về an ninh, thảo luận các vấn đề liên quan đến hệ thống an ninh, thảo luận về các quy trình ứng phó khẩn cấp, và thảo luận về các thiếu sót hoặc khuyến nghị về an ninh trong các dịch vụ công cộng, cơ sở hạ tầng và tiện ích, nếu việc tiết lộ thông tin được thảo luận sẽ gây nguy hiểm cho an toàn công cộng hoặc làm tổn hại đến các quy trình hoặc biện pháp ứng phó an ninh.
    
2. Các vấn đề tài chính liên quan đến an ninh phải được thảo luận và tất cả các quyết định tài chính liên quan phải được đưa ra tại một cuộc họp công khai.
    
3. Trước khi kết thúc cuộc họp, Hội đồng quản trị phải đề cập đến các cơ sở vật chất, hệ thống, quy trình, dịch vụ hoặc cơ sở hạ tầng sẽ được xem xét trong cuộc họp kín.
    
4. Cuộc họp kín phải được ghi âm lại với chi phí do Quận chi trả và bản ghi âm phải được lưu giữ ít nhất bốn năm.

11. Các cuộc họp khác

Các cuộc họp khác sẽ được tiến hành kín theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp được quy định ở trên. Cuộc họp kín phải được ghi âm điện tử với chi phí do Quận chịu, và bản ghi âm phải được lưu giữ ít nhất ba năm kể từ ngày họp. Bản ghi âm không được công khai.

F. Quy trình kết thúc cuộc họp

Hội đồng quản trị phải thông báo về cuộc họp kín giống như đối với cuộc họp công khai. Cuộc họp của Hội đồng quản trị chỉ có thể được tiến hành kín sau khi có sự đồng thuận của đa số tại cuộc họp công khai. Trước khi kết thúc cuộc họp, Hội đồng phải ghi rõ trong biên bản thẩm quyền cụ thể cho phép cuộc họp được tiến hành kín và mô tả chủ đề sẽ được thảo luận.