I. MỤC ĐÍCH

1. Hội đồng cam kết tuân thủ triết lý minh bạch trong hoạt động của mình, với niềm tin rằng sự minh bạch sẽ mang lại các chương trình chất lượng hơn, nâng cao hiệu quả quản lý chương trình, đồng thời giúp tổ chức phản ứng kịp thời hơn với lợi ích công cộng và ít bị chi phối bởi lợi ích cá nhân. Hội đồng sẽ tiến hành các hoạt động của mình trên cơ sở nguyên tắc minh bạch. Đồng thời, Hội đồng thừa nhận và tôn trọng quyền riêng tư của cá nhân theo quy định của pháp luật. Hội đồng cũng thừa nhận rằng có một số trường hợp ngoại lệ đối với Luật Họp Mở của Minnesota như được quy định trong luật, trong đó đã được xác định rằng, trong những trường hợp hạn chế, lợi ích công cộng được phục vụ tốt nhất bằng cách tổ chức cuộc họp kín của Hội đồng.
    
2. Mục đích của chính sách này là đưa ra các hướng dẫn nhằm đảm bảo quyền của công chúng được tham dự các cuộc họp của hội đồng trường, đồng thời bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân theo quy định của pháp luật, và tổ chức các cuộc họp kín khi lợi ích công cộng đòi hỏi điều đó theo quy định của pháp luật.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

A. Trừ khi luật có quy định rõ ràng khác, tất cả các cuộc họp của Hội đồng đều phải được tổ chức công khai.

B. Các cuộc họp chỉ được tổ chức kín khi có quy định rõ ràng của pháp luật.

III. ĐỊNH NGHĨA

“Cuộc họp” là cuộc tụ họp có sự tham gia của ít nhất số thành viên tối thiểu hoặc nhiều hơn của Hội đồng, trong đó các thành viên cùng nhau thảo luận, ra quyết định hoặc tiếp nhận thông tin về các vấn đề liên quan đến công việc chính thức của Hội đồng. Thuật ngữ này cũng bao gồm các Phiên thảo luận và Phiên lắng nghe. Thuật ngữ này không bao gồm các cuộc tụ họp ngẫu nhiên hoặc mang tính chất xã giao.

IV. THỦ TỤC

A. Các cuộc họp

1. Các cuộc họp định kỳ

Lịch trình các cuộc họp thường kỳ của Hội đồng phải được lưu giữ tại văn phòng chính của Hội đồng. Nếu Hội đồng quyết định tổ chức một cuộc họp thường kỳ vào thời gian hoặc tại địa điểm khác với thời gian hoặc địa điểm đã nêu trong lịch trình, Hội đồng phải gửi thông báo về cuộc họp đó theo đúng quy định áp dụng cho cuộc họp bất thường. Các cuộc họp thường kỳ bao gồm các “phiên thảo luận”, trong đó Hội đồng họp để thảo luận các vấn đề hoặc tiếp nhận thông tin, ngay cả khi Hội đồng không tiến hành bỏ phiếu chính thức.

2. Các cuộc họp đặc biệt

1. Cuộc họp đặc biệt là cuộc họp được triệu tập vì một mục đích cụ thể, thường diễn ra vào thời gian và địa điểm khác so với cuộc họp thường kỳ. Đối với cuộc họp đặc biệt, Hội đồng phải đăng thông báo bằng văn bản về ngày, giờ, địa điểm và mục đích của cuộc họp trên bảng thông báo chính của Học khu. Các quyết định của Hội đồng tại cuộc họp đặc biệt chỉ giới hạn trong các nội dung được nêu trong thông báo.
    
2. Thông báo này cũng phải được gửi qua đường bưu điện hoặc chuyển đến từng người đã nộp đơn yêu cầu bằng văn bản về việc thông báo các cuộc họp đặc biệt.
    
3. Thông báo này phải được niêm yết và gửi qua bưu điện hoặc chuyển phát trực tiếp ít nhất ba ngày trước ngày diễn ra cuộc họp. Thay vì gửi thông báo qua bưu điện hoặc chuyển phát trực tiếp cho những người đã nộp đơn yêu cầu bằng văn bản, Hội đồng có thể đăng tải thông báo một lần trên báo chính thức của Quận, ít nhất ba ngày trước ngày diễn ra cuộc họp.
    
4. Người nộp đơn yêu cầu thông báo về các cuộc họp đặc biệt có thể giới hạn yêu cầu của mình trong các chủ đề cụ thể; trong trường hợp đó, Hội đồng có nghĩa vụ chỉ gửi thông báo cho người đó liên quan đến các chủ đề cụ thể đó.
    
5. Hội đồng sẽ quy định thời hạn hiệu lực đối với các yêu cầu thông báo về các cuộc họp đặc biệt và yêu cầu nộp lại hồ sơ mỗi năm một lần. Chậm nhất là 60 ngày trước khi hết hạn hiệu lực của yêu cầu thông báo, Hội đồng phải gửi thông báo về yêu cầu nộp lại hồ sơ đến từng cá nhân đã nộp hồ sơ trong năm trước đó.

3. Các cuộc họp khẩn cấp

1. Cuộc họp khẩn cấp là cuộc họp đặc biệt được triệu tập do những tình huống mà theo đánh giá của Hội đồng quản trị, cần phải xem xét ngay lập tức và không thể tuân thủ các quy định về thời hạn thông báo đối với các cuộc họp.
    
2. Cuộc họp khẩn cấp có thể được triệu tập bởi Chủ tịch, Thư ký hoặc theo quyết định của đa số thành viên Hội đồng.
    
3. Nếu có các vấn đề không liên quan trực tiếp đến tình huống khẩn cấp được thảo luận hoặc xử lý, biên bản cuộc họp phải nêu rõ nội dung cụ thể của các vấn đề đó.
    
4. Các thủ tục sau đây sẽ được coi là thông báo bắt buộc đối với một cuộc họp khẩn cấp, và các yêu cầu về thông báo đối với các cuộc họp đặc biệt khác sẽ không được áp dụng.
    
   1. Hội đồng sẽ nỗ lực một cách thiện chí để gửi thông báo về Cuộc họp khẩn cấp đến từng cơ quan truyền thông đã nộp đơn yêu cầu bằng văn bản về việc thông báo, miễn là đơn yêu cầu đó có ghi số điện thoại của cơ quan truyền thông đó.
       
   2. Thông báo về cuộc họp khẩn cấp phải được gửi qua điện thoại hoặc bất kỳ phương thức nào khác được sử dụng để thông báo cho các thành viên Hội đồng quản trị.
       
   3. Thông báo phải được gửi đến từng cơ quan truyền thông đã nộp đơn yêu cầu bằng văn bản về việc nhận thông báo ngay khi có thể sau khi thông báo đã được gửi đến các thành viên hội đồng quản trị.
       
   4. Thông báo phải nêu rõ nội dung của cuộc họp.

4. Các cuộc họp tạm hoãn hoặc tiếp tục

Nếu cuộc họp là phiên họp tạm hoãn hoặc tiếp tục của một cuộc họp trước đó, và thời gian và địa điểm của cuộc họp đã được xác định trong cuộc họp trước đó và được ghi vào biên bản của cuộc họp đó, thì không cần phải công bố hoặc gửi thông báo thêm.

5. Thông báo về các cuộc họp kín

Các quy định về thông báo được nêu trong Chính sách này áp dụng cho cả các cuộc họp công khai và các cuộc họp kín.

6. Thông báo chính thức

Nếu một người nhận được thông báo chính thức về cuộc họp của Hội đồng quản trị ít nhất 24 giờ trước khi cuộc họp diễn ra, thì tất cả các yêu cầu về thông báo đối với người đó được coi là đã được đáp ứng, bất kể phương thức nhận thông báo là gì.

7. Đại dịch y tế hoặc tình trạng khẩn cấp được công bố

Trong trường hợp xảy ra đại dịch y tế hoặc tình trạng khẩn cấp được tuyên bố theo Chương 12 của Luật Minnesota, cuộc họp có thể được tiến hành qua điện thoại hoặc các phương tiện điện tử khác theo quy định tại Điều 13D.021 của Luật Minnesota.

B. Số phiếu

Các phiếu biểu quyết của các thành viên Hội đồng sẽ được ghi chép vào sổ ghi chép được lập riêng cho mục đích này, và sổ ghi chép này sẽ được công khai cho công chúng xem trong tất cả các giờ làm việc bình thường tại văn phòng hành chính của Quận.

C. Tài liệu văn bản

1. Trong bất kỳ cuộc họp công khai nào, bản sao của mọi tài liệu in ấn liên quan đến các nội dung trong chương trình họp do Hội đồng hoặc nhân viên của Hội đồng soạn thảo hoặc phát hành, và đã được phân phát hoặc cung cấp cho tất cả các thành viên Hội đồng, phải được đặt tại phòng họp để công chúng có thể xem xét trong thời gian Hội đồng thảo luận về các nội dung đó.
    
2. Quy định này không áp dụng đối với các tài liệu không được pháp luật quy định là tài liệu công khai, hoặc đối với các tài liệu liên quan đến các nội dung trong chương trình nghị sự của một cuộc họp kín.

D. Dữ liệu

1. Trừ trường hợp được quy định tại Mục E về các cuộc họp kín dưới đây, các cuộc họp không được tổ chức dưới hình thức kín chỉ vì các thông tin sẽ được thảo luận không phải là thông tin công khai.
    
2. Các dữ liệu không thuộc loại dữ liệu công khai có thể được thảo luận tại một cuộc họp công khai nếu việc công bố liên quan đến một vấn đề thuộc phạm vi thẩm quyền của Hội đồng và là điều cần thiết một cách hợp lý để tiến hành công việc hoặc xem xét nội dung chương trình nghị sự đang được Hội đồng xem xét.
    
3. Các dữ liệu được thảo luận tại một cuộc họp công khai vẫn giữ nguyên mức độ bảo mật ban đầu; tuy nhiên, biên bản cuộc họp, bất kể dưới hình thức nào, phải được công khai.

E. Các cuộc họp kín

1. Chiến lược đàm phán lao động

1. Hội đồng có thể, thông qua biểu quyết đa số tại một cuộc họp công khai, quyết định tổ chức một cuộc họp kín để xem xét chiến lược đàm phán lao động, bao gồm các chiến lược đàm phán, diễn biến mới hoặc việc thảo luận và rà soát các đề xuất đàm phán lao động.
    
2. Thời gian và địa điểm của Phiên họp kín sẽ được thông báo tại phiên họp công khai. Danh sách bằng văn bản ghi tên các thành viên Hội đồng và tất cả những người khác có mặt tại Phiên họp kín sẽ được công bố cho công chúng sau khi Phiên họp kín kết thúc. Quá trình diễn ra phiên họp sẽ được ghi âm, và bản ghi âm này sẽ được lưu giữ trong hai năm kể từ khi hợp đồng được thảo luận tại phiên họp được ký kết. Bản ghi âm sẽ được công bố cho công chúng sau khi tất cả các hợp đồng lao động trong kỳ ngân sách hiện tại đã được Hội đồng ký kết.

2. Các phiên hòa giải do Cục Dịch vụ Hòa giải chủ trì

Tất cả các cuộc đàm phán, phiên hòa giải và phiên điều trần giữa Hội đồng và nhân viên của Hội đồng hoặc đại diện của họ đều là các cuộc họp công khai, trừ khi có quy định khác của Cục trưởng Cục Dịch vụ Hòa giải. Các cuộc họp kín phải được ghi âm điện tử bằng kinh phí của Quận, và bản ghi âm phải được lưu giữ trong ít nhất ba năm kể từ ngày diễn ra cuộc họp. Bản ghi âm này không được công khai cho công chúng.

3. Xem xét sơ bộ các cáo buộc

Hội đồng sẽ tổ chức một hoặc nhiều phiên họp kín để xem xét sơ bộ các cáo buộc hoặc tố cáo nhằm vào một cá nhân thuộc thẩm quyền của Hội đồng. Nếu các thành viên Hội đồng kết luận rằng việc áp dụng các biện pháp kỷ luật dưới bất kỳ hình thức nào là cần thiết do những cáo buộc hoặc tố cáo cụ thể đó, thì các phiên họp hoặc phiên điều trần tiếp theo liên quan đến những cáo buộc hoặc tố cáo cụ thể đó được tổ chức sau khi kết luận được đưa ra phải được tiến hành công khai. Cuộc họp cũng phải được tổ chức công khai theo yêu cầu của cá nhân là đối tượng của cuộc họp. Cuộc họp kín phải được ghi âm điện tử bằng chi phí của Học khu, và bản ghi âm phải được lưu giữ trong ít nhất ba năm kể từ ngày diễn ra cuộc họp. Bản ghi âm không được công bố cho công chúng.

4. Đánh giá hiệu quả công việc

Hội đồng có thể tổ chức phiên họp kín để đánh giá hiệu quả công tác của một cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý của Hội đồng. Hội đồng phải xác định rõ cá nhân cần được đánh giá trước khi tiến hành phiên họp kín. Tại phiên họp công khai tiếp theo, Hội đồng phải tóm tắt các kết luận liên quan đến việc đánh giá. Phiên họp phải được tổ chức công khai theo yêu cầu của cá nhân là đối tượng của phiên họp. Cuộc họp kín phải được ghi âm điện tử bằng chi phí của Học khu, và bản ghi âm phải được bảo mật, khóa lại và lưu giữ trong ít nhất ba năm kể từ ngày diễn ra cuộc họp. Chủ tịch Hội đồng chịu trách nhiệm bảo mật các băng ghi âm này. Bản ghi âm không được công khai cho công chúng.

5. Cuộc gặp giữa luật sư và khách hàng

Cuộc họp có thể được tiến hành kín nếu được bảo vệ bởi quyền bí mật giữa luật sư và khách hàng. Quyền bí mật giữa luật sư và khách hàng được áp dụng khi vụ kiện tụng sắp xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra, hoặc khi Hội đồng cần tư vấn ở mức độ cao hơn so với tư vấn pháp lý chung, tức là liên quan đến các hành vi cụ thể và hậu quả pháp lý của chúng. Cuộc họp có thể được tổ chức kín để tìm kiếm tư vấn pháp lý về chiến lược kiện tụng, nhưng chỉ riêng việc có nguy cơ kiện tụng có thể là hậu quả của việc quyết định một vấn đề theo hướng này hay hướng khác thì không đủ để biện minh cho việc tổ chức cuộc họp kín. Đề nghị tổ chức cuộc họp kín phải mô tả cụ thể vấn đề sẽ được thảo luận tại Cuộc họp kín, tuân theo các quy định về quyền riêng tư và bảo mật có liên quan theo luật tiểu bang và liên bang. Luật pháp không yêu cầu cuộc họp như vậy phải được ghi âm.

6. Phiên tòa xem xét việc sa thải

1. Phiên điều trần về việc sa thải giáo viên có chứng chỉ hành nghề sẽ được tiến hành công khai hoặc kín, tùy theo quyết định của giáo viên đó. Phiên điều trần liên quan đến việc buộc giáo viên nghỉ việc không theo nguyện vọng sẽ được tiến hành công khai.
    
2. Phiên điều trần về việc đuổi học học sinh theo Đạo luật Đuổi học Công bằng đối với Học sinh sẽ được tiến hành kín, trừ khi học sinh, phụ huynh hoặc người giám hộ yêu cầu tổ chức phiên điều trần công khai.
    
3. Trong trường hợp phiên điều trần về việc sa thải giáo viên hoặc học sinh được tổ chức trước Hội đồng và diễn ra dưới hình thức kín, phiên họp kín đó phải được ghi âm điện tử bằng kinh phí của Học khu, và bản ghi âm phải được lưu giữ trong ít nhất ba năm kể từ ngày diễn ra phiên họp. Bản ghi âm này không được công khai cho công chúng.

7. Huấn luyện viên; Cơ hội để phản hồi

1. Nếu Hội đồng quản trị từ chối gia hạn hợp đồng huấn luyện viên trưởng đội tuyển đại học (dù có hoặc không có giấy phép), Hội đồng phải thông báo cho huấn luyện viên đó trong vòng 14 ngày kể từ ngày ra quyết định.
    
2. Nếu huấn luyện viên yêu cầu giải thích lý do không gia hạn hợp đồng, Ban Giám đốc phải cung cấp lý do đó bằng văn bản cho huấn luyện viên trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu.
    
3. Theo yêu cầu của huấn luyện viên, Hội đồng phải tạo điều kiện hợp lý để huấn luyện viên có thể trình bày quan điểm về các lý do đó tại cuộc họp của Hội đồng trường.
    
4. Cuộc họp có thể được tổ chức công khai hoặc kín tùy theo quyết định của huấn luyện viên, trừ khi cuộc họp được tổ chức kín để thảo luận về các thông tin liên quan đến giáo dục hoặc một số thông tin không công khai khác như được mô tả tại Mục E.8 dưới đây.
    
5. Cuộc họp kín phải được ghi âm điện tử bằng kinh phí của Huyện, và bản ghi âm phải được lưu giữ trong ít nhất ba năm kể từ ngày diễn ra cuộc họp. Bản ghi âm này không được công khai cho công chúng.

8. Các cuộc họp để thảo luận về một số dữ liệu không công khai

a. Bất kỳ phần nào của cuộc họp đều phải được tiến hành kín nếu thảo luận về các loại thông tin sau:

1. Dữ liệu có thể giúp xác định danh tính của những người được cho là nạn nhân hoặc những người tố cáo hành vi xâm hại tình dục, bạo lực gia đình, hoặc lạm dụng trẻ em hoặc người lớn dễ bị tổn thương;
    
2. Dữ liệu điều tra đang được sử dụng do cơ quan thực thi pháp luật thu thập hoặc tạo ra;
    
3. Dữ liệu về giáo dục, dữ liệu về y tế, dữ liệu về chăm sóc sức khỏe, dữ liệu về an sinh xã hội hoặc dữ liệu về sức khỏe tâm thần không thuộc loại dữ liệu công khai; hoặc
    
4. Hồ sơ y tế cá nhân của một người.

b. Cuộc họp kín phải được ghi âm bằng phương tiện điện tử với chi phí do Hạt chi trả, và bản ghi âm phải được lưu giữ trong ít nhất ba năm kể từ ngày diễn ra cuộc họp. Bản ghi âm này không được công khai cho công chúng.

9. Mua bán bất động sản

1. Hội đồng có thể tiến hành họp kín:
   
   i. để xác định giá chào bán đối với bất động sản hoặc tài sản cá nhân do Quận bán ra;
   ii. để xem xét các dữ liệu thẩm định mang tính bảo mật hoặc không công khai; và
   iii. để soạn thảo hoặc xem xét các đề nghị hoặc phản đề nghị liên quan đến việc mua bán bất động sản hoặc tài sản cá nhân.

2. Trước khi kết thúc cuộc họp, Hội đồng quản trị phải ghi rõ vào biên bản những tài sản bất động sản hoặc động sản cụ thể là nội dung của cuộc họp kín.
    
3. Cuộc họp kín phải được ghi âm bằng băng với chi phí do Quận chi trả. Băng ghi âm phải được lưu giữ trong tám năm kể từ ngày diễn ra cuộc họp và phải được công bố cho công chúng sau khi tất cả các tài sản bất động sản hoặc động sản được thảo luận tại cuộc họp đã được mua hoặc bán, hoặc Hội đồng đã từ bỏ việc mua hoặc bán đó. Các tài sản bất động sản hoặc động sản là đối tượng của cuộc họp kín phải được xác định cụ thể trên băng ghi âm. Danh sách các thành viên Hội đồng và tất cả những người khác có mặt tại Cuộc họp kín phải được công bố cho công chúng sau khi Cuộc họp kín kết thúc.
    
4. Một thỏa thuận đạt được dựa trên đề xuất được xem xét tại một cuộc họp kín phải được Hội đồng quản trị thông qua tại một cuộc họp công khai. Giao dịch mua bán thực tế phải được thông qua tại một cuộc họp công khai và giá mua hoặc giá bán là thông tin công khai.

10. Các vấn đề về an ninh

1. Hội đồng có thể quyết định tiến hành phiên họp kín để nghe các báo cáo và thông tin tình báo về an ninh, thảo luận các vấn đề liên quan đến hệ thống an ninh, thảo luận các quy trình ứng phó khẩn cấp, cũng như thảo luận về các lỗ hổng an ninh hoặc các khuyến nghị liên quan đến các dịch vụ công, cơ sở hạ tầng và cơ sở vật chất, nếu việc tiết lộ thông tin được thảo luận có thể gây nguy hiểm cho an toàn công cộng hoặc làm ảnh hưởng đến các quy trình hoặc biện pháp ứng phó an ninh.
    
2. Các vấn đề tài chính liên quan đến an ninh phải được thảo luận và mọi quyết định tài chính liên quan phải được đưa ra tại một cuộc họp công khai.
    
3. Trước khi kết thúc cuộc họp, Hội đồng quản trị phải đề cập đến các cơ sở vật chất, hệ thống, quy trình, dịch vụ hoặc hạ tầng cần được xem xét trong phiên họp kín.
    
4. Cuộc họp kín phải được ghi âm bằng băng với chi phí do Hạt chi trả và bản ghi âm phải được lưu giữ trong ít nhất bốn năm.

11. Các cuộc họp khác

Các cuộc họp khác sẽ được tổ chức theo hình thức kín theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp nêu trên. Cuộc họp kín phải được ghi âm điện tử bằng kinh phí của Huyện, và bản ghi âm phải được lưu giữ trong ít nhất ba năm kể từ ngày diễn ra cuộc họp. Bản ghi âm này không được công khai cho công chúng.

F. Thủ tục bế mạc cuộc họp

Hội đồng phải thông báo về cuộc họp kín theo đúng quy định áp dụng cho cuộc họp công khai. Cuộc họp của Hội đồng Trường chỉ được tiến hành dưới hình thức kín sau khi có quyết định bằng đa số phiếu tại một cuộc họp công khai. Trước khi chuyển sang hình thức họp kín, Hội đồng phải ghi vào biên bản cơ sở pháp lý cụ thể cho phép tiến hành cuộc họp kín và phải nêu rõ nội dung sẽ được thảo luận.