Chính sách 710 - Lưu trữ hồ sơ công
I. MỤC ĐÍCH
Chính sách của Học khu Minnetonka quy định rằng các hồ sơ của học khu, bao gồm cả bản giấy và bản điện tử, chỉ được lưu trữ trong thời gian cần thiết để đáp ứng các yêu cầu pháp lý, kiểm toán và quản lý, theo Lịch trình Lưu trữ Hồ sơ Chung của Học khu thuộc Tiểu bang Minnesota. Trong mọi trường hợp, thời hạn lưu trữ chính thức phải ngắn nhất có thể nhằm giảm thiểu việc sử dụng không gian quý giá, thúc đẩy hiệu quả, hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của Học khu và giảm chi phí lưu trữ cho các hồ sơ không cần thiết.
II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH
Điều 138.17 của Luật Minnesota quy định một kế hoạch quản lý hồ sơ chính phủ bằng cách trao quyền liên tục để xử lý hồ sơ. Trước tiên, Hội đồng Giáo dục phải thông qua toàn bộ hoặc một phần của Lịch trình Lưu trữ Hồ sơ Chung của Học khu. Sau khi hoàn tất việc này, Học khu phải nộp mẫu Thông báo về việc Thông qua cho Hội đồng Xử lý Hồ sơ. Hội Lịch sử Minnesota sẽ ký và trả lại mẫu Thông báo về việc thông qua cho Học khu. Lúc đó, Học khu sẽ có thẩm quyền xử lý hồ sơ theo lịch trình.
Thời hạn lưu trữ được nêu trong bảng là khoảng thời gian tối thiểu mà các hồ sơ phải được lưu giữ. Khi hết thời hạn lưu trữ đó, các hồ sơ có thể được tiêu hủy hoặc chuyển giao cho Lưu trữ Nhà nước, theo hướng dẫn trong bảng. Nếu một số nhóm hồ sơ cần được lưu giữ lâu hơn thời hạn quy định, thì cần phải ban hành chính sách của cơ quan hoặc phòng ban đối với các hồ sơ đó.
Các tài liệu được ghi chú là “lưu trữ” trong danh mục không được chuyển giao cho hội lịch sử địa phương, bảo tàng, thư viện công cộng hoặc cá nhân có nhu cầu mà không có sự cho phép cụ thể bằng văn bản của Giám đốc Lưu trữ Nhà nước, thuộc Hội Lịch sử Minnesota.
Thời hạn lưu trữ được nêu trong bảng này áp dụng cho mọi dạng thức của hồ sơ (bản giấy, băng hoặc đĩa máy tính, vi phim, v.v.). Tuy nhiên, nếu có quyết định thay đổi dạng thức của hồ sơ (ví dụ: chuyển hồ sơ giấy sang vi phim), thì hồ sơ gốc KHÔNG được phép tiêu hủy. Nếu đang xem xét việc thay đổi dạng thức của hồ sơ, vui lòng liên hệ với Hiệp hội Lịch sử Minnesota, Phòng Lưu trữ Nhà nước.
Các hồ sơ bị tiêu hủy theo lịch trình chung phải được báo cáo cho Sở Hành chính Minnesota và Hội Lịch sử Minnesota (M.S. 138.17, Khoản 7). Vui lòng sử dụng bản sao của “Báo cáo Tiêu hủy Hồ sơ” cho mục đích này.
Các hồ sơ không được liệt kê trong danh mục lưu trữ không được tiêu hủy trừ khi có “Đơn xin phép tiêu hủy hồ sơ” hoặc Danh mục lưu trữ hồ sơ của bang Minnesota.
Không cần phải giữ lại các bản sao.
Thời hạn lưu trữ được nêu ở đây là khoảng thời gian tối thiểu mà hồ sơ phải được lưu giữ.