Chính sách 710 - Lưu giữ hồ sơ công khai
I. MỤC ĐÍCH
Chính sách của Khu Học chánh Minnetonka là hồ sơ của khu học chánh, bao gồm cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, chỉ được lưu giữ trong thời gian cần thiết để đáp ứng các yêu cầu pháp lý, kiểm toán và quản lý, theo Biểu Lưu trữ Hồ sơ Chung của Khu Học chánh Tiểu bang Minnesota. Trong mỗi trường hợp, thời gian lưu giữ chính thức sẽ càng ngắn càng tốt để giảm thiểu việc sử dụng không gian quý giá, thúc đẩy hiệu quả, hỗ trợ hoạt động hàng ngày của Khu Học chánh và giảm chi phí lưu trữ hồ sơ không cần thiết.
II. TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH CHUNG
Điều 138.17 của Luật Tiểu bang Minnesota quy định kế hoạch quản lý hồ sơ chính phủ bằng cách trao quyền liên tục để xử lý hồ sơ. Trước tiên, toàn bộ hoặc một phần Lịch trình Lưu giữ Hồ sơ Chung của Học khu phải được Hội đồng Trường học thông qua. Sau khi hoàn thành, Học khu phải gửi Mẫu Thông báo Thông qua cho Ban Xử lý Hồ sơ. Hội Lịch sử Minnesota sẽ ký và gửi lại Mẫu Thông báo Thông qua cho Học khu. Tại thời điểm đó, Học khu sẽ có quyền xử lý hồ sơ theo lịch trình đã quy định.
Thời hạn lưu giữ được liệt kê trong bảng biểu thể hiện thời gian tối thiểu mà hồ sơ phải được lưu giữ. Sau khi hết thời hạn lưu giữ đó, hồ sơ có thể bị tiêu hủy hoặc chuyển giao cho Kho Lưu trữ Quốc gia, như được chỉ định trong bảng biểu. Nếu một số bộ hồ sơ cần được lưu giữ lâu hơn thời hạn lưu giữ được liệt kê, thì cần phải thiết lập chính sách riêng cho từng tòa nhà hoặc phòng ban đối với những hồ sơ đó.
Các tài liệu được xác định trong danh mục là tài liệu lưu trữ không được phép chuyển giao cho hội lịch sử địa phương, bảo tàng, thư viện công cộng hoặc cá nhân quan tâm nào mà không có sự cho phép cụ thể bằng văn bản của Giám đốc Lưu trữ Tiểu bang, Hội Lịch sử Minnesota.
Thời hạn lưu giữ được nêu trong lịch trình áp dụng cho mọi hình thức của hồ sơ (giấy, băng từ hoặc đĩa máy tính, vi phim, v.v.). Tuy nhiên, nếu quyết định thay đổi hình thức của hồ sơ (ví dụ: sao chụp vi phim hồ sơ giấy), hồ sơ gốc CÓ THỂ không được phép tiêu hủy. Nếu đang cân nhắc việc thay đổi hình thức của hồ sơ, hãy liên hệ với Hội Lịch sử Minnesota, Cục Lưu trữ Tiểu bang.
Các hồ sơ bị tiêu hủy theo lịch trình chung phải được báo cáo cho Sở Hành chính Minnesota và Hội Lịch sử Minnesota (MS 138.17, Mục 7). Sử dụng bản sao của “Báo cáo Tiêu hủy Hồ sơ” cho mục đích này.
Các hồ sơ không có trong danh mục không thể bị tiêu hủy nếu không nộp “Đơn xin phép tiêu hủy hồ sơ” hoặc Danh mục lưu giữ hồ sơ của Minnesota.
Không cần phải giữ lại bản sao.
Thời gian lưu giữ được nêu ở trên là khoảng thời gian tối thiểu mà hồ sơ phải được lưu giữ.