I. TỜ TRÌNH CHÍNH SÁCH

Hệ thống trường học nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong việc thu thập, quản lý và phổ biến dữ liệu công khai theo quy định của luật pháp tiểu bang. Mục đích của chính sách này là cung cấp hướng dẫn cho nhân viên của Hệ thống trường học về việc phân phối dữ liệu đó trong phạm vi cho phép.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

Hệ thống trường học sẽ tuân thủ các quy định của Đạo luật Thực hành Quản lý Dữ liệu Chính phủ Minnesota (MGDPA), Chương 13 của Bộ luật Minnesota (Minn. Stat. Ch. 13) và các Điều 1205.0100–1205.2000 của Quy định Minnesota (Minn. Rules) khi xử lý các yêu cầu cung cấp dữ liệu công khai.

III. CÁC KHÁI NIỆM

1. Dữ liệu cá nhân mang tính bảo mật
   
   Dữ liệu không được công khai theo quy định của pháp luật hoặc luật liên bang áp dụng đối với dữ liệu đó và người là đối tượng của dữ liệu đó không thể truy cập được.
    
2. Dữ liệu về cá nhân
   
   Tất cả dữ liệu của chính phủ trong đó bất kỳ cá nhân nào được xác định hoặc có thể được xác định là đối tượng của dữ liệu đó, trừ khi có thể chứng minh rõ ràng rằng việc xuất hiện tên hoặc các thông tin nhận dạng khác chỉ là ngẫu nhiên trong dữ liệu và dữ liệu đó không được truy cập thông qua tên hoặc các thông tin nhận dạng khác của bất kỳ cá nhân nào.
    
3. Cán bộ phụ trách tuân thủ quy định về xử lý dữ liệu
   
   Cán bộ phụ trách tuân thủ quy định về xử lý dữ liệu là nhân viên được chỉ định của học khu, người mà các cá nhân có thể liên hệ để đặt câu hỏi hoặc nêu lên những lo ngại liên quan đến các vấn đề trong việc truy cập dữ liệu hoặc các vấn đề khác về xử lý dữ liệu. Cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm có thể là cán bộ phụ trách tuân thủ quy định về xử lý dữ liệu.
    
4. Dữ liệu của chính quyền
   
   "Dữ liệu của chính quyền" là tất cả các thông tin được lưu trữ mà học khu sở hữu, bao gồm tài liệu giấy, email, ổ đĩa USB, đĩa CD, đĩa DVD, ảnh chụp, v.v.
    
5. Cá nhân
   
   "Cá nhân" có nghĩa là một người tự nhiên. Trong trường hợp người chưa thành niên hoặc người mất năng lực hành vi dân sự theo định nghĩa tại Điều 524.5-102 của Bộ luật Minnesota, khoản 6, "cá nhân" bao gồm cha mẹ hoặc người giám hộ, hoặc cá nhân đóng vai trò cha mẹ hoặc người giám hộ khi cha mẹ hoặc người giám hộ vắng mặt, trừ trường hợp cơ quan có thẩm quyền sẽ không cung cấp dữ liệu cho cha mẹ hoặc người giám hộ, hoặc cá nhân đóng vai trò cha mẹ hoặc người giám hộ khi cha mẹ hoặc người giám hộ vắng mặt, theo yêu cầu của người chưa thành niên nếu cơ quan có thẩm quyền xác định rằng việc không cung cấp dữ liệu đó là vì lợi ích tốt nhất của người chưa thành niên.
    
6. Kiểm tra
   
   "Kiểm tra" có nghĩa là việc kiểm tra trực quan các tài liệu giấy và các loại dữ liệu tương tự của chính phủ. Việc kiểm tra không bao gồm việc in bản sao do khu học chánh thực hiện, trừ khi việc in bản sao là phương pháp duy nhất để đảm bảo việc kiểm tra dữ liệu.
    
7. Dữ liệu không công khai
   
   Dữ liệu không liên quan đến cá nhân, được quy định bởi luật hoặc pháp luật liên bang áp dụng đối với dữ liệu đó: (a) không được công khai; và (b) chỉ được cung cấp cho chủ thể của dữ liệu (nếu có).
    
8. Dữ liệu không công khai
   
   Bất kỳ dữ liệu chính phủ nào được phân loại theo quy định pháp luật, luật liên bang hoặc phân loại tạm thời là bí mật, riêng tư, không công khai hoặc không công khai được bảo vệ.
    
9. Dữ liệu cá nhân về các cá nhân
   
   Dữ liệu được quy định bởi luật hoặc pháp luật liên bang áp dụng đối với dữ liệu đó: (a) không thuộc phạm vi công khai; và (b) có thể truy cập được đối với cá nhân là chủ thể của dữ liệu đó.
    
10. Dữ liệu không công khai được bảo vệ
    
    Dữ liệu không liên quan đến cá nhân cụ thể, được quy định bởi luật hoặc quy định liên bang áp dụng cho dữ liệu đó, (a) không thuộc phạm vi công khai và (b) không thể truy cập được bởi chủ thể của dữ liệu.
     
11. Dữ liệu công khai
    
    "Dữ liệu công khai" là tất cả dữ liệu của chính phủ được thu thập, tạo ra, nhận được, lưu trữ hoặc phổ biến bởi học khu, trừ khi được phân loại theo luật, phân loại tạm thời theo quy định của luật hoặc luật liên bang là dữ liệu không công khai hoặc dữ liệu không công khai được bảo vệ; hoặc, đối với dữ liệu về cá nhân, là dữ liệu riêng tư hoặc bí mật.
     
12. Cơ quan chịu trách nhiệm
    
    Cá nhân được hội đồng trường chỉ định là người chịu trách nhiệm về việc thu thập, sử dụng và phổ biến bất kỳ bộ dữ liệu nào liên quan đến cá nhân, dữ liệu của chính phủ hoặc dữ liệu tổng hợp, trừ khi luật tiểu bang có quy định khác. Cho đến khi hội đồng trường chỉ định một cá nhân cụ thể, người đứng đầu hệ thống giáo dục sẽ là cơ quan chịu trách nhiệm.
     
13. Dữ liệu tổng hợp
    
    Các hồ sơ và báo cáo thống kê được tổng hợp từ dữ liệu về cá nhân nhưng trong đó danh tính của các cá nhân không được tiết lộ và không thể xác định được danh tính của họ cũng như bất kỳ đặc điểm nào khác có thể giúp nhận diện duy nhất một cá nhân. Trừ khi được phân loại theo Điều 13.06 của Bộ luật Minnesota, một bộ luật khác hoặc luật liên bang, dữ liệu tổng hợp là thông tin công khai.

IV. CƠ QUAN CHỊU TRÁCH NHIỆM, CÁN BỘ PHỤ TRÁCH TUÂN THỦ CÁC QUY ĐỊNH VỀ XỬ LÝ DỮ LIỆU

Hệ thống Trường học đã chỉ định Hiệu trưởng Hệ thống Trường học là người chịu trách nhiệm về việc bảo quản và bảo mật hồ sơ của Hệ thống Trường học, đồng thời chỉ định Phó Hiệu trưởng hoặc Giám đốc Điều hành Bộ phận Nhân sự làm Cán bộ Tuân thủ Quy định về Dữ liệu — người mà quý vị có thể liên hệ để đặt câu hỏi hoặc nêu ý kiến liên quan đến việc truy cập dữ liệu, quyền của chủ thể dữ liệu hoặc các vấn đề khác về thực hành quản lý dữ liệu. Mọi thắc mắc liên quan đến các quy định và thủ tục bảo mật dữ liệu của Hệ thống Trường học xin vui lòng liên hệ với Cán bộ Tuân thủ Quy định về Dữ liệu.

1. Cơ quan có thẩm quyền sẽ ban hành các quy trình nhằm đảm bảo rằng quận sẽ phản hồi kịp thời các yêu cầu cung cấp dữ liệu của chính phủ.

V. THÔNG TIN VỀ MỘT CHỦ THỂ DỮ LIỆU

1. Việc thu thập và lưu trữ tất cả dữ liệu về cá nhân, cũng như việc sử dụng và phổ biến dữ liệu riêng tư và bí mật về cá nhân, chỉ được giới hạn trong phạm vi cần thiết cho việc điều hành và quản lý các chương trình được cơ quan lập pháp hoặc Học khu ủy quyền cụ thể hoặc được chính phủ liên bang yêu cầu.
    
2. Hệ thống trường học không được thu thập, lưu trữ, sử dụng hoặc phổ biến dữ liệu cá nhân hoặc thông tin bí mật của một cá nhân cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài những mục đích đã được thông báo cho cá nhân đó tại thời điểm thu thập, theo quy định tại Điều 13.04 của Bộ luật Minnesota, trừ trường hợp được quy định tại khoản 4, Điều 13.05 của Bộ luật Minnesota.
    
3. Khi có yêu cầu gửi đến cơ quan có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền, cá nhân đó sẽ được thông báo liệu mình có phải là đối tượng của dữ liệu cá nhân đang được lưu trữ hay không, và liệu dữ liệu đó được phân loại là công khai, riêng tư hay bí mật. Nếu có yêu cầu tiếp theo, cá nhân là đối tượng của dữ liệu cá nhân riêng tư hoặc công khai đang được lưu trữ sẽ được cung cấp dữ liệu đó miễn phí và, nếu có yêu cầu, sẽ được giải thích về nội dung và ý nghĩa của dữ liệu đó.
    
4. Sau khi một cá nhân đã được xem xét dữ liệu cá nhân và được giải thích về ý nghĩa của dữ liệu đó, dữ liệu này không cần phải được tiết lộ cho cá nhân đó trong vòng sáu tháng tiếp theo, trừ khi có tranh chấp hoặc vụ kiện theo quy định tại mục này đang được giải quyết, hoặc đã thu thập hoặc tạo ra thêm dữ liệu liên quan đến cá nhân đó.
    
5. Cơ quan có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền phải cung cấp bản sao dữ liệu cá nhân hoặc dữ liệu công khai theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu. Cơ quan có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền có thể yêu cầu người yêu cầu thanh toán chi phí thực tế phát sinh từ việc sao chép và chứng thực các bản sao đó.
    
6. Cơ quan có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền phải thực hiện ngay lập tức, nếu có thể, bất kỳ yêu cầu nào được đưa ra theo quy định tại khoản này; hoặc trong vòng mười ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu, không tính thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày lễ theo quy định, nếu không thể thực hiện ngay lập tức.
    
7. Chủ thể dữ liệu có thể phản đối tính chính xác hoặc tính đầy đủ của dữ liệu công khai hoặc dữ liệu cá nhân. Để thực hiện quyền này, cá nhân phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan có trách nhiệm, nêu rõ nội dung không đồng ý. Cơ quan có trách nhiệm phải trong vòng 30 ngày: (1) sửa chữa dữ liệu được xác định là không chính xác hoặc không đầy đủ và cố gắng thông báo cho những người đã nhận dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ trước đây, bao gồm cả những người được cá nhân nêu tên; hoặc (2) thông báo cho cá nhân rằng cơ quan này tin rằng dữ liệu là chính xác. Dữ liệu đang tranh chấp chỉ được tiết lộ nếu tuyên bố bất đồng của cá nhân được đính kèm cùng với dữ liệu được tiết lộ.
    
8. Quyết định của cơ quan có thẩm quyền có thể bị khiếu nại theo các quy định của Luật Thủ tục Hành chính liên quan đến các vụ việc có tranh chấp. Khi nhận được đơn khiếu nại của cá nhân, ủy viên phải, trước khi ban hành quyết định và thông báo về phiên điều trần vụ việc có tranh chấp theo quy định tại Chương 14 của Bộ luật Minnesota, cố gắng giải quyết tranh chấp thông qua giáo dục, hội nghị, hòa giải hoặc thuyết phục. Nếu các bên đồng ý, ủy viên có thể chuyển vụ việc sang hòa giải. Sau những nỗ lực này, ủy viên sẽ bác đơn kháng cáo hoặc ban hành lệnh và thông báo về phiên điều trần.
    
9. Dữ liệu về những cá nhân đã bị một cá nhân khác khiếu nại thành công phải được cơ quan nhà nước hoàn thiện, chỉnh sửa hoặc hủy bỏ, bất kể các quy định tại Điều 138.17 của Bộ luật Minnesota.
    
10. Sau khi hoàn tất việc sửa đổi, điều chỉnh hoặc hủy bỏ dữ liệu đã bị khiếu nại thành công, khu học chánh có thể lưu giữ một bản sao của quyết định do Ủy viên Quản lý ban hành theo Chương 14 của Bộ luật Minnesota hoặc, trong trường hợp không có quyết định nào được ban hành, một bản tóm tắt về tranh chấp giữa các bên mà không bao gồm bất kỳ chi tiết nào liên quan đến dữ liệu đã bị khiếu nại thành công.

VI. YÊU CẦU CUNG CẤP DỮ LIỆU TỪ CHÍNH CHỦ THỂ CỦA DỮ LIỆU

1. Tất cả các yêu cầu về dữ liệu cá nhân phải được gửi bằng văn bản đến Cán bộ phụ trách tuân thủ quy định về dữ liệu.
    
2. Yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân phải bao gồm các thông tin sau:
    
   1. Tuyên bố rằng người đó đang đưa ra yêu cầu với tư cách là chủ thể dữ liệu để truy cập dữ liệu liên quan đến bản thân hoặc liên quan đến một học sinh mà người đó là cha mẹ hoặc người giám hộ;
       
   2. Ngày nhận được yêu cầu;
       
   3. Mô tả rõ ràng về dữ liệu được yêu cầu;
       
   4. Bằng chứng chứng minh rằng cá nhân đó là chủ thể dữ liệu hoặc là cha mẹ hoặc người giám hộ của chủ thể dữ liệu;
       
   5. Xác định hình thức cung cấp dữ liệu (ví dụ: xem xét, sao chép, cả xem xét và sao chép, v.v.); và
       
   6. Cách thức liên hệ với người yêu cầu (chẳng hạn như số điện thoại, địa chỉ hoặc địa chỉ email).
       
3. Cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu người yêu cầu làm rõ nếu yêu cầu không rõ ràng trước khi trả lời yêu cầu cung cấp dữ liệu.
    
4. Quy định số 515 (Bảo vệ và Bảo mật Hồ sơ Học sinh) quy định về các yêu cầu của học sinh hoặc phụ huynh liên quan đến hồ sơ và dữ liệu giáo dục.

VII. YÊU CẦU CUNG CẤP DỮ LIỆU CÔNG KHAI

1. Tất cả các yêu cầu về dữ liệu công khai phải được gửi bằng văn bản và gửi đến cán bộ phụ trách tuân thủ quy định về dữ liệu.
    
   1. Yêu cầu cung cấp dữ liệu công khai phải bao gồm các thông tin sau:
       
      1. Ngày nhận được yêu cầu;
          
      2. Mô tả rõ ràng về dữ liệu được yêu cầu;
          
      3. Xác định hình thức cung cấp dữ liệu (ví dụ: xem xét, sao chép, cả xem xét và sao chép, v.v.); và
          
      4. Cách thức liên hệ với người yêu cầu (chẳng hạn như số điện thoại, địa chỉ hoặc địa chỉ email).
          
   2. Trừ khi được luật pháp cho phép cụ thể, người yêu cầu dữ liệu không bắt buộc phải cung cấp thông tin nhận dạng của mình, cũng như không bắt buộc phải giải thích lý do của yêu cầu dữ liệu. Một người có thể được yêu cầu cung cấp một số thông tin nhận dạng hoặc làm rõ với mục đích duy nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập dữ liệu.
       
   3. Một yêu cầu truy cập dữ liệu công khai, bao gồm thông tin về người yêu cầu (nếu có), là thông tin công khai.
       
   4. Nếu yêu cầu không rõ ràng, cán bộ phụ trách tuân thủ các quy định về dữ liệu có thể yêu cầu người yêu cầu làm rõ trước khi trả lời yêu cầu đó.
       
2. Chuyên viên tuân thủ quy định về dữ liệu sẽ trả lời yêu cầu cung cấp dữ liệu vào những thời điểm và địa điểm hợp lý như sau:
    
   1. Cán bộ phụ trách tuân thủ các quy định về xử lý dữ liệu sẽ thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu như sau:
       
      1. Dữ liệu được yêu cầu không tồn tại; hoặc
          
      2. Dữ liệu được yêu cầu thực sự tồn tại, nhưng người yêu cầu không thể truy cập được toàn bộ hoặc một phần dữ liệu đó; hoặc
          
         1. Nếu cán bộ phụ trách tuân thủ quy định về dữ liệu xác định rằng dữ liệu được yêu cầu thuộc diện bảo mật và do đó từ chối cấp quyền truy cập cho người yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu về quyết định này trong thời gian sớm nhất có thể, đồng thời phải trích dẫn cụ thể điều luật, mức độ bảo mật tạm thời hoặc quy định cụ thể của pháp luật liên bang làm cơ sở cho quyết định đó.
             
         2. Theo yêu cầu của người yêu cầu bị từ chối quyền truy cập dữ liệu, cán bộ phụ trách tuân thủ quy định về dữ liệu phải xác nhận bằng văn bản rằng yêu cầu đã bị từ chối và nêu rõ điều khoản pháp luật cụ thể, phân loại tạm thời hoặc quy định cụ thể của luật liên bang làm cơ sở cho quyết định từ chối đó.
             
      3. Dữ liệu được yêu cầu hiện có sẵn; vui lòng sắp xếp việc tra cứu dữ liệu, xác định thời điểm dữ liệu có thể được nhận trực tiếp hoặc thông báo rằng dữ liệu sẽ được gửi qua đường bưu điện. Nếu người yêu cầu không có mặt tại thời gian và địa điểm đã được ấn định để tra cứu dữ liệu hoặc dữ liệu không được nhận trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ khi người yêu cầu được thông báo, khu học chánh sẽ kết luận rằng dữ liệu không còn được yêu cầu và sẽ xem xét yêu cầu này đã được giải quyết.
          
   2. Thời gian phản hồi của khu học chánh có thể bị ảnh hưởng bởi quy mô và mức độ phức tạp của từng yêu cầu cụ thể, bao gồm cả việc phải che giấu các thông tin cần thiết trong dữ liệu, cũng như bởi số lượng yêu cầu được gửi trong một khoảng thời gian nhất định.
       
   3. Khi có yêu cầu, khu học chánh sẽ cung cấp giải thích về các thuật ngữ chuyên môn, từ viết tắt hoặc từ viết tắt ba chữ cái có trong dữ liệu trả lời.
       
   4. Theo quy định của MGDPA, khu học chánh không bắt buộc phải tạo ra hoặc thu thập dữ liệu mới để đáp ứng yêu cầu cung cấp dữ liệu, cũng như không bắt buộc phải cung cấp dữ liệu đáp ứng yêu cầu dưới một hình thức hoặc cách sắp xếp cụ thể nào đó nếu khu học chánh không lưu trữ dữ liệu đó dưới hình thức hoặc cách sắp xếp đó.
       
   5. Hệ thống trường học không có nghĩa vụ phải trả lời những câu hỏi không liên quan đến một yêu cầu cung cấp dữ liệu cụ thể hoặc các yêu cầu cung cấp dữ liệu nói chung.

VIII. YÊU CẦU CUNG CẤP DỮ LIỆU TÓM TẮT

1. Yêu cầu lập báo cáo tóm tắt phải được gửi bằng văn bản đến cơ quan có thẩm quyền.
    
   1. Yêu cầu lập báo cáo tóm tắt phải bao gồm các thông tin sau:
       
      1. Ngày nhận được yêu cầu;
          
      2. Mô tả rõ ràng về dữ liệu được yêu cầu;
      3. Xác định hình thức cung cấp dữ liệu (ví dụ: xem xét, sao chép, cả xem xét và sao chép, v.v.); và
          
      4. Cách liên hệ với người yêu cầu (số điện thoại, địa chỉ hoặc địa chỉ email).
          
2. Cơ quan có thẩm quyền sẽ trả lời trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu lập báo cáo tóm tắt và thông báo cho người yêu cầu về các nội dung sau:
    
   1. Chi phí ước tính để lập báo cáo tóm tắt (nếu có); và
       
   2. Dữ liệu tóm tắt được yêu cầu; hoặc
       
   3. Một văn bản nêu rõ lịch trình chuẩn bị dữ liệu tóm tắt theo yêu cầu, bao gồm lý do cho bất kỳ sự chậm trễ nào; hoặc
       
   4. Một văn bản nêu rõ lý do tại sao cơ quan có thẩm quyền xác định rằng việc cho phép người yêu cầu truy cập sẽ làm lộ thông tin cá nhân hoặc thông tin mật.
       
3. Hệ thống trường học phải yêu cầu người yêu cầu thanh toán trước toàn bộ hoặc một phần chi phí lập báo cáo tóm tắt trước khi hệ thống trường học bắt đầu tiến hành lập báo cáo tóm tắt.

IX. CHI PHÍ

1. Dữ liệu công khai
    
   1. Hệ thống trường học sẽ thu phí sao chép theo mức sau:
       
      1. Các bản sao đen trắng có số trang từ 100 trang trở xuống, khổ giấy Letter hoặc Legal, sẽ được tính phí 25 xu cho mỗi bản sao một mặt hoặc 50 xu cho mỗi bản sao hai mặt.
          
      2. Nếu số trang hoặc bản sao trên các tài liệu khác vượt quá 100 trang, phí sẽ được tính dựa trên chi phí thực tế để tìm kiếm, trích xuất dữ liệu và sao chép, trừ khi chi phí đó đã được quy định cụ thể trong luật hoặc quy định.
          
         1. Chi phí thực tế để sao chép bao gồm thời gian làm việc của nhân viên, chi phí vật liệu dùng để sao chép dữ liệu và chi phí gửi bưu phẩm (nếu có).
             
         2. Ngoài ra, nếu khu học chánh không có khả năng tự sao chép (ví dụ: chụp ảnh), thì chi phí thực tế mà khu học chánh đã thanh toán cho nhà cung cấp bên ngoài sẽ được tính vào hóa đơn.
             
   2. Tất cả các khoản phí phải được thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc ngân hàng/phiếu chuyển tiền trước khi nhận bản sao.
       
2. Dữ liệu tóm tắt
    
   1. Mọi chi phí phát sinh trong quá trình lập báo cáo tóm tắt phải do bên yêu cầu chi trả trước khi tiến hành lập hoặc cung cấp báo cáo tóm tắt.
       
   2. Hệ thống trường học có thể tính các chi phí liên quan đến việc lập báo cáo tổng hợp như sau:
       
      1. Chi phí vật tư, bao gồm giấy; chi phí nhân công cần thiết để tổng hợp dữ liệu; bất kỳ biểu phí sao chép tiêu chuẩn nào do khu học chánh ban hành; bất kỳ chi phí đặc biệt nào cần thiết để sao chép từ hệ thống lưu trữ hồ sơ bằng máy móc, bao gồm máy tính và hệ thống vi phim;
          
      2.  Hệ thống trường học có thể xem xét giá trị hợp lý của dữ liệu tóm tắt đã được lập và, trong trường hợp thích hợp, giảm chi phí được tính cho người yêu cầu.
          
3. Dữ liệu thuộc về một cá nhân cụ thể
    
   1. Cơ quan có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền có thể yêu cầu người yêu cầu thanh toán chi phí thực tế phát sinh từ việc sao chép và chứng thực các bản sao.
      
      Cơ quan có thẩm quyền không được thu bất kỳ khoản phí nào từ chủ thể dữ liệu trong những trường hợp chủ thể dữ liệu chỉ muốn xem dữ liệu cá nhân.

X. Kiểm tra hàng năm và công bố

1. Cơ quan có trách nhiệm phải soạn thảo chính sách bằng văn bản về quyền truy cập dữ liệu và chính sách bằng văn bản về quyền của chủ thể dữ liệu (bao gồm các thủ tục cụ thể mà khu học chánh áp dụng để chủ thể dữ liệu truy cập dữ liệu công khai hoặc riêng tư về các cá nhân). Cơ quan có trách nhiệm phải cập nhật các chính sách này khi cần thiết, chậm nhất là vào ngày 1 tháng 8 hàng năm, và vào bất kỳ thời điểm nào khác nếu cần thiết để phản ánh những thay đổi về nhân sự, thủ tục hoặc các tình huống khác có ảnh hưởng đến khả năng truy cập dữ liệu của công chúng.
    
2. Các bản sao của các quy định phải được cung cấp rộng rãi cho công chúng bằng cách phát miễn phí cho công chúng, hoặc bằng cách niêm yết các quy định tại một vị trí dễ thấy trong khu vực học khu mà công chúng có thể dễ dàng tiếp cận, hoặc bằng cách đăng tải chúng trên trang web của khu vực học khu.

Được thông qua ngày 11/5/2008
Được rà soát ngày 16/12/2021
Được thông qua ngày 6/1/2022
Được rà soát ngày 27/10/2022
Được thông qua ngày 31/11/2022