I. MỤC ĐÍCH

1. Hội đồng Trường cam kết thực hiện nguyên tắc trách nhiệm giải trình và minh bạch trong mọi hoạt động của mình. Hội đồng Trường sẽ tiến hành các hoạt động dựa trên nguyên tắc các thành viên tham dự trực tiếp các cuộc họp của Hội đồng. Tuy nhiên, Hội đồng Trường thừa nhận và tôn trọng thực tế rằng trong một số trường hợp nhất định, các thành viên Hội đồng có thể cần tham gia các cuộc họp từ xa. Lợi ích công cộng sẽ được đảm bảo tốt nhất khi có sự tham gia đầy đủ của các thành viên Hội đồng Trường.
    
2. Mục đích của chính sách này là đưa ra các hướng dẫn về việc các thành viên hội đồng quản trị có thể tham gia từ xa trong những trường hợp nào.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

Trừ khi luật pháp có quy định rõ ràng khác hoặc có các lý do được liệt kê trong chính sách này, tất cả các cuộc họp của Hội đồng Nhà trường đều phải được tham dự trực tiếp.

III. CÁC KHÁI NIỆM

1.  “Cuộc họp” được hiểu là cuộc tụ họp có sự tham gia của ít nhất số thành viên Hội đồng Trường đủ để thành lập hội đồng, hoặc số thành viên đủ để thành lập hội đồng của một ủy ban hoặc tiểu ban thuộc Hội đồng Trường, trong đó các thành viên cùng thảo luận, ra quyết định hoặc tiếp nhận thông tin về các vấn đề liên quan đến công việc chính thức của Hội đồng Trường. Thuật ngữ này không bao gồm các cuộc tụ họp ngẫu nhiên hoặc mang tính xã hội, cũng như việc sử dụng mạng xã hội của các thành viên cơ quan công quyền, miễn là việc sử dụng mạng xã hội đó chỉ giới hạn trong việc trao đổi với toàn thể công chúng. Đối với mục đích của Luật Họp Mở, mạng xã hội không bao gồm email.
    
2. “Số đại biểu tối thiểu” có nghĩa là đa số thành viên có mặt để tham gia. Mỗi thành viên của một cơ quan tham gia cuộc họp thông qua công nghệ tương tác được coi là có mặt tại cuộc họp để xác định số đại biểu tối thiểu và tham gia vào tất cả các thủ tục.

IV. THÔNG BÁO

Thông báo về địa điểm tổ chức các cuộc họp thường kỳ và địa điểm tham gia của tất cả các thành viên: Trong trường hợp sử dụng công nghệ tương tác để tổ chức cuộc họp thường kỳ, cuộc họp đặc biệt hoặc cuộc họp khẩn cấp, cơ quan công quyền phải thông báo về địa điểm tổ chức cuộc họp thường kỳ và việc các thành viên có thể tham gia cuộc họp thông qua công nghệ tương tác. Thời gian và phương thức thông báo phải tuân theo quy định tại Điều 13D.04 của Luật Minnesota.

V. THỦ TỤC

Các cuộc họp của Hội đồng trường có thể được tổ chức thông qua công nghệ tương tác trong các điều kiện sau:

1. Tất cả các thành viên hội đồng trường tham gia cuộc họp, bất kể đang ở đâu, đều có thể nghe và nhìn thấy lẫn nhau, đồng thời có thể nghe và xem toàn bộ nội dung thảo luận và lời khai được trình bày tại bất kỳ địa điểm nào có ít nhất một thành viên có mặt;
    
2. các công dân có mặt tại địa điểm họp thường kỳ của cơ quan này có thể theo dõi và lắng nghe toàn bộ nội dung thảo luận, lời khai cũng như các cuộc bỏ phiếu của các thành viên cơ quan;
    
3. Các thành viên phải ở tại một địa điểm không bị người khác gây nhiễu;
    
4. Các thành viên phải có kết nối internet ổn định và đáng tin cậy;
    
5. ít nhất một thành viên của cơ quan phải có mặt trực tiếp tại địa điểm họp thường kỳ; và
    
6. Tất cả các cuộc bỏ phiếu phải được tiến hành theo hình thức điểm danh để có thể xác định và ghi lại phiếu bầu của từng thành viên đối với từng vấn đề.

Cơ sở pháp lý:

Luật Minnesota, Chương 13 (Luật Thực hành Quản lý Dữ liệu Chính phủ Minnesota)
Luật Minnesota, Chương 13D (Luật Họp công khai)