1.0 MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là cung cấp hướng dẫn cho nhân viên của Học khu về dữ liệu mà Học khu thu thập và lưu trữ liên quan đến nhân sự của mình.

2.0 TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH CHUNG

1. Tất cả dữ liệu về cá nhân được thu thập, tạo ra, nhận được, lưu giữ hoặc phổ biến bởi Học khu, được phân loại theo luật định hoặc luật liên bang là dữ liệu công khai, đều phải được công khai theo các thủ tục do Học khu thiết lập.
    
2. Tất cả các dữ liệu khác về cá nhân đều là thông tin riêng tư hoặc bí mật.

3.0 ĐỊNH NGHĨA

1. "Công khai" có nghĩa là dữ liệu đó có sẵn cho bất kỳ ai yêu cầu.
    
2. “Riêng tư” có nghĩa là dữ liệu chỉ được cung cấp cho chủ thể của dữ liệu và cho các nhân viên của Học khu cần dữ liệu đó để thực hiện công việc của Học khu.
    
3. “Mật” có nghĩa là dữ liệu đó không được cung cấp cho đối tượng.
    
4. “Dữ liệu cho thuê chỗ đậu xe” bao gồm các dữ liệu do chính phủ cung cấp trên đơn xin cấp hoặc thuê chỗ đậu xe, bao gồm: địa chỉ cư trú, số điện thoại nhà riêng, giờ bắt đầu và kết thúc làm việc, nơi làm việc và số điện thoại cơ quan.
    
5. “Dữ liệu nhân sự” có nghĩa là dữ liệu về các cá nhân được thu thập vì họ đang hoặc đã từng là nhân viên của Học khu, hoặc cá nhân đó là người nộp đơn xin việc, tình nguyện viên cho Học khu, hoặc là thành viên hoặc người nộp đơn vào hội đồng hoặc ủy ban tư vấn.
    
6. "Ứng viên vào vòng chung kết" là người được chọn để phỏng vấn bởi hội đồng nhà trường cho một vị trí.

4.0 DỮ LIỆU NHÂN SỰ CÔNG KHAI

1. Các thông tin sau đây về nhân viên, bao gồm cả tình nguyện viên và người lao động tự do, đều được công khai:
   1. tên;
   2. Mã số định danh nhân viên, không được trùng với mã số an sinh xã hội của nhân viên;
   3. Mức lương thực tế trước thuế;
   4. phạm vi lương;
   5. Phí hợp đồng;
   6. Lương hưu thực tế gộp;
   7. Giá trị và bản chất của các phúc lợi bổ sung do người sử dụng lao động chi trả;
   8. Cơ sở và số tiền của bất kỳ khoản thù lao bổ sung nào, bao gồm cả khoản bồi hoàn chi phí, ngoài lương;
   9. Chức danh công việc;
   10. đơn vị thương lượng;
   11. Mô tả công việc;
   12. Trình độ học vấn và đào tạo;
   13. kinh nghiệm làm việc trước đây;
   14. Ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc;
   15. Sự tồn tại và tình trạng của bất kỳ khiếu nại hoặc cáo buộc nào chống lại người lao động, bất kể khiếu nại hoặc cáo buộc đó có dẫn đến hành động kỷ luật hay không;
   16. quyết định cuối cùng về bất kỳ hành động kỷ luật nào, như được định nghĩa trong Minn. Stat. § 13.43, Subd. 2(b), cùng với các lý do cụ thể cho hành động đó và dữ liệu chứng minh cơ sở của hành động, không bao gồm dữ liệu có thể xác định các nguồn tin mật là nhân viên của Học khu;
   17. Các điều khoản của bất kỳ thỏa thuận nào giải quyết bất kỳ tranh chấp nào phát sinh từ mối quan hệ lao động, bao gồm cả các thỏa thuận mua lại của giám đốc, ngoại trừ việc thỏa thuận phải bao gồm các lý do cụ thể cho thỏa thuận nếu nó liên quan đến việc thanh toán hơn 10.000 đô la tiền công, và thỏa thuận đó không được có mục đích hoặc tác dụng hạn chế quyền truy cập hoặc tiết lộ dữ liệu nhân sự hoặc hạn chế việc thảo luận thông tin hoặc ý kiến ​​liên quan đến dữ liệu nhân sự;
   18. Địa điểm làm việc;
   19. Số điện thoại cơ quan;
   20. số hiệu huy hiệu;
   21. Những danh hiệu và giải thưởng đã nhận được;
   22. bảng chấm công hoặc dữ liệu tương đương khác chỉ được sử dụng để tính thời gian làm việc của nhân viên cho mục đích trả lương, trừ trường hợp việc tiết lộ dữ liệu bảng chấm công sẽ tiết lộ lý do nhân viên sử dụng nghỉ ốm hoặc nghỉ phép y tế khác hoặc các dữ liệu không công khai khác;
   23. quận/huyện cư trú.
        
2. Dữ liệu nhân sự có thể được phổ biến cho các tổ chức công đoàn trong phạm vi mà Học khu xác định là cần thiết cho tổ chức công đoàn tiến hành hoạt động kinh doanh của mình hoặc khi được Ủy viên Cục Dịch vụ Hòa giải cho phép.
    
3. Thông tin sau đây về các ứng viên xin việc hoặc tham gia hội đồng/ủy ban tư vấn là thông tin công khai:
   1. tình trạng cựu chiến binh;
   2.  điểm kiểm tra liên quan;
   3. xếp hạng trong danh sách đủ điều kiện;
   4.  lịch sử công việc;
   5.  giáo dục và đào tạo;
   6. Khả năng làm việc.
       
4. Tên của các ứng viên là dữ liệu cá nhân, trừ khi họ được chứng nhận đủ điều kiện để được bổ nhiệm vào vị trí còn trống hoặc khi họ trở thành ứng viên cuối cùng cho một vị trí việc làm.
    
5. Tên và địa chỉ nhà của những người nộp đơn xin bổ nhiệm vào và các thành viên của hội đồng/ủy ban tư vấn đều được công khai.
    
6. Bất kể đã có quyết định cuối cùng như được định nghĩa trong Minn. Stat. § 13.43, Subd. 2(b) hay chưa, sau khi hoàn tất việc điều tra khiếu nại hoặc cáo buộc chống lại một quan chức nhà nước, như được định nghĩa trong Minn. Stat. § 13.43, Subd. 2(e), hoặc nếu một quan chức nhà nước từ chức hoặc bị sa thải trong khi khiếu nại hoặc cáo buộc đang chờ xử lý, tất cả dữ liệu liên quan đến khiếu nại hoặc cáo buộc đều được công khai, trừ khi việc truy cập dữ liệu đó sẽ gây nguy hiểm cho cuộc điều tra đang diễn ra hoặc tiết lộ các nguồn tin mật.

5.0 DỮ LIỆU CÁ NHÂN RIÊNG TƯ

1. Tất cả dữ liệu nhân sự khác đều là thông tin cá nhân và chỉ được chia sẻ với nhân viên của Học khu mà công việc của họ yêu cầu quyền truy cập đó. Dữ liệu cá nhân sẽ không được tiết lộ trừ khi được pháp luật cho phép hoặc có sự đồng ý bằng văn bản có hiểu biết của nhân viên.
    
2. Dữ liệu do Học khu tạo ra, thu thập hoặc lưu trữ để quản lý các chương trình hỗ trợ nhân viên là dữ liệu riêng tư.
    
3. Thông tin về việc cho thuê chỗ đậu xe là thông tin riêng tư.
    
4. Học khu có thể trưng bày ảnh của nhân viên hiện tại hoặc cựu nhân viên cho các nhân chứng tiềm năng như một phần của quá trình điều tra bất kỳ khiếu nại hoặc cáo buộc nào chống lại nhân viên đó.
    
5. Nếu cơ quan có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền xác định một cách hợp lý rằng việc tiết lộ dữ liệu nhân sự là cần thiết để bảo vệ nhân viên khỏi nguy cơ tự gây hại hoặc để bảo vệ người khác có thể bị nhân viên đó gây hại, thì học khu có thể tiết lộ dữ liệu liên quan đến các mối lo ngại về an toàn cho:
    
   1. Người có thể bị tổn hại và luật sư đại diện cho người đó khi dữ liệu có liên quan đến việc xin lệnh cấm;
       
   2. Một nhóm sàng lọc trước khi nộp đơn tiến hành điều tra nhân viên theo Minn. Stat. § 253B.07, Subd. 1; hoặc
       
   3. Tòa án, cơ quan thực thi pháp luật hoặc cơ quan công tố.
       
6. Người khiếu nại có quyền truy cập vào bản tường trình do chính người đó cung cấp cho Sở Giáo dục liên quan đến khiếu nại hoặc cáo buộc chống lại một nhân viên.
    
7. Học khu phải lập bất kỳ báo cáo nào cho hội đồng giảng dạy hoặc hội đồng giáo dục tiểu bang theo yêu cầu của Minn. Stat. § 122A.20, Subd. 2, và theo yêu cầu bằng văn bản từ hội đồng cấp phép có thẩm quyền đối với giấy phép của giáo viên hoặc quản lý, phải cung cấp cho hội đồng cấp phép thông tin về giáo viên từ hồ sơ của Học khu, bất kỳ thủ tục chấm dứt hoặc kỷ luật nào.
    
8. và thỏa thuận dàn xếp hoặc thỏa hiệp, hoặc bất kỳ hồ sơ điều tra nào theo Minn. Stat. § 122A.20, Subd. 2.
    
9. Khi có báo cáo về việc bị cáo buộc ngược đãi học sinh được gửi đến ủy viên phụ trách trẻ em, gia đình và giáo dục, theo yêu cầu của ủy viên, học khu phải cung cấp tất cả dữ liệu liên quan đến báo cáo và được học khu thu thập về nhân viên bị cáo buộc có hành vi ngược đãi hoặc thông tin liên quan đến các nhân chứng là nhân viên để ủy viên có thể đánh giá hoặc điều tra báo cáo.
    
10. Dữ liệu cá nhân của nhân viên sẽ được tiết lộ cho sở an ninh kinh tế nhằm mục đích quản lý chương trình bảo hiểm tái việc làm theo Chương 268 của bang Minnesota.

6.0 PHÂN LOẠI ĐA DẠNG

Nếu dữ liệu về cá nhân được phân loại là riêng tư và bí mật theo Chương 13, hoặc bất kỳ luật tiểu bang hoặc liên bang nào khác, thì dữ liệu đó là dữ liệu riêng tư.

7.0 THAY ĐỔI PHÂN LOẠI

Việc phân loại dữ liệu do Học khu nắm giữ sẽ thay đổi nếu cần thiết để tuân thủ các quy định tư pháp hoặc hành chính khác liên quan đến việc tiến hành các hoạt động pháp lý hoặc với một đạo luật cụ thể áp dụng cho dữ liệu do cơ quan phát tán hoặc tiếp nhận nắm giữ.

8.0 HỦY BỎ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ

Việc tiêu hủy và lưu giữ hồ sơ của Học khu sẽ được điều chỉnh bởi luật tiểu bang và liên bang, như sau:

8.1 Quận phải tuân thủ lịch trình lưu giữ hồ sơ đã được Bộ Hành chính bang Minnesota phê duyệt.
 

8.2 Đối với dữ liệu không được liệt kê trong lịch trình lưu giữ đã được Bộ Hành chính Minnesota phê duyệt, Học khu phải tuân thủ thẩm quyền của cơ quan nhà nước hoặc liên bang có thẩm quyền.
 

8.3 Ban quản lý phải xây dựng các quy trình để đảm bảo tuân thủ quy định của tiểu bang và liên bang về việc lưu giữ và hủy bỏ dữ liệu.

9.0 CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN CHỊU TRÁCH NHIỆM

PHIẾU ỦY QUYỀN/GIẤY ​​PHÉP CỦA NHÂN VIÊN

      Mẫu giấy ủy quyền của nhân viên được đính kèm như một phụ lục của chính sách này.