1.0 MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là cung cấp hướng dẫn cho nhân viên của Học khu về các dữ liệu mà Học khu thu thập và lưu trữ liên quan đến nhân sự của mình.

2.0 TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

1. Tất cả dữ liệu về cá nhân do Hệ thống Trường học thu thập, tạo ra, nhận được, lưu trữ hoặc phổ biến, mà theo quy định của pháp luật hoặc luật liên bang được coi là thông tin công khai, phải được công khai cho công chúng theo các thủ tục do Hệ thống Trường học ban hành.
    
2. Tất cả các dữ liệu khác liên quan đến cá nhân đều là thông tin riêng tư hoặc bí mật.

3.0 ĐỊNH NGHĨA

1. “Công khai” có nghĩa là dữ liệu này có sẵn cho bất kỳ ai yêu cầu.
    
2. “Riêng tư” có nghĩa là dữ liệu này chỉ được cung cấp cho chủ thể của dữ liệu và cho nhân viên của Học khu có nhu cầu sử dụng để thực hiện các hoạt động của Học khu.
    
3. “Bí mật” có nghĩa là đối tượng không được tiếp cận dữ liệu đó.
    
4. “Dữ liệu cho thuê chỗ đỗ xe” là các thông tin sau đây do cơ quan nhà nước thu thập liên quan đến việc đăng ký hoặc ký hợp đồng thuê chỗ đỗ xe: địa chỉ nơi cư trú, số điện thoại cố định tại nhà, giờ làm việc bắt đầu và kết thúc, nơi làm việc và số điện thoại tại nơi làm việc.
    
5. “Dữ liệu nhân sự” là dữ liệu về các cá nhân được thu thập do họ hiện đang hoặc từng là nhân viên của Học khu, hoặc do một cá nhân từng là ứng viên xin việc, tình nguyện viên cho Học khu, hoặc là thành viên hoặc ứng viên của một hội đồng tư vấn hoặc ủy ban.
    
6. “Ứng viên lọt vào vòng chung kết” là người được chọn để tham gia phỏng vấn với hội đồng nhà trường cho một vị trí.

4.0 DỮ LIỆU VỀ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

1. Các thông tin sau đây về nhân viên, bao gồm cả tình nguyện viên và nhà thầu độc lập, là thông tin công khai:
   1. tên;
   2. số nhận dạng nhân viên, không được trùng với số an sinh xã hội của nhân viên;
   3. tổng lương thực tế;
   4. mức lương;
   5. phí hợp đồng;
   6. tổng số tiền lương hưu thực tế;
   7. giá trị và bản chất của các khoản phúc lợi do người sử dụng lao động chi trả;
   8. cơ sở và mức của bất kỳ khoản thù lao bổ sung nào, bao gồm cả khoản bồi hoàn chi phí, ngoài mức lương;
   9. chức danh;
   10. đơn vị thương lượng;
   11. Mô tả công việc;
   12. trình độ học vấn và đào tạo;
   13. kinh nghiệm làm việc trước đây;
   14. ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc;
   15. sự tồn tại và tình trạng của bất kỳ khiếu nại hoặc cáo buộc nào đối với người lao động, bất kể khiếu nại hoặc cáo buộc đó có dẫn đến biện pháp kỷ luật hay không;
   16. quyết định cuối cùng về bất kỳ biện pháp kỷ luật nào, theo định nghĩa tại Điều 13.43, Khoản 2(b) của Luật Minnesota, kèm theo các lý do cụ thể cho biện pháp đó và các tài liệu chứng minh cơ sở của biện pháp đó, trừ các thông tin có thể tiết lộ danh tính của các nguồn tin bí mật là nhân viên của Học khu;
   17. các điều khoản của bất kỳ thỏa thuận nào giải quyết tranh chấp phát sinh từ quan hệ lao động, bao gồm các thỏa thuận mua lại hợp đồng của giám đốc, trừ trường hợp thỏa thuận đó phải nêu rõ lý do cụ thể nếu liên quan đến việc chi trả hơn 10.000 đô la từ ngân sách công, và thỏa thuận đó không được có mục đích hoặc tác dụng hạn chế việc truy cập hoặc công bố dữ liệu nhân sự, cũng như hạn chế việc thảo luận về thông tin hoặc ý kiến liên quan đến dữ liệu nhân sự;
   18. nơi làm việc;
   19. số điện thoại nơi làm việc;
   20. số hiệu;
   21. các danh hiệu và giải thưởng đã nhận được;
   22. bảng chấm công hoặc các dữ liệu tương tự khác chỉ được sử dụng để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên nhằm mục đích tính lương, trừ trường hợp việc công bố dữ liệu bảng chấm công có thể tiết lộ lý do nhân viên sử dụng ngày nghỉ ốm hoặc các loại nghỉ phép y tế khác, hoặc các dữ liệu khác không thuộc phạm vi công khai;
   23. quận nơi cư trú.
        
2. Dữ liệu nhân sự có thể được cung cấp cho các tổ chức công đoàn trong phạm vi mà Học khu xác định là cần thiết để tổ chức công đoàn đó thực hiện các hoạt động của mình hoặc khi được Ủy viên Cục Dịch vụ Hòa giải cho phép.
    
3. Các thông tin sau đây về các ứng viên xin việc hoặc ứng viên vào hội đồng tư vấn/ủy ban là thông tin công khai:
   1. tình trạng cựu chiến binh;
   2.  điểm thi liên quan;
   3. xếp hạng trong danh sách đủ điều kiện;
   4.  kinh nghiệm làm việc;
   5.  giáo dục và đào tạo;
   6. tình trạng sẵn sàng làm việc.
       
4. Tên của các ứng viên là thông tin cá nhân, trừ khi họ được xác nhận là đủ điều kiện để bổ nhiệm vào vị trí còn trống hoặc khi họ lọt vào danh sách ứng viên cuối cùng cho một vị trí tuyển dụng.
    
5. Tên và địa chỉ thường trú của những người ứng cử vào và các thành viên của hội đồng tư vấn/ủy ban là thông tin công khai.
    
6. Bất kể đã có quyết định cuối cùng theo định nghĩa tại Điều 13.43, Khoản 2(b) của Luật Minnesota hay chưa, sau khi hoàn tất cuộc điều tra về một đơn khiếu nại hoặc cáo buộc đối với một công chức, theo định nghĩa tại Điều 13.43, Khoản 2(e), hoặc nếu một công chức từ chức hoặc bị chấm dứt hợp đồng lao động trong khi đơn khiếu nại hoặc cáo buộc đang được xử lý, tất cả dữ liệu liên quan đến đơn khiếu nại hoặc cáo buộc đó đều là thông tin công khai, trừ khi việc truy cập dữ liệu đó có thể gây nguy hiểm cho một cuộc điều tra đang diễn ra hoặc tiết lộ các nguồn tin bí mật.

5.0 THÔNG TIN CÁ NHÂN

1. Tất cả các thông tin nhân sự khác đều mang tính chất riêng tư và chỉ được chia sẻ với nhân viên của Hệ thống Trường học trong trường hợp công việc của họ yêu cầu quyền truy cập vào những thông tin này. Thông tin riêng tư sẽ không được tiết lộ dưới bất kỳ hình thức nào khác, trừ khi được pháp luật cho phép hoặc có sự đồng ý bằng văn bản của người lao động sau khi đã được thông báo đầy đủ.
    
2. Dữ liệu do Học khu tạo ra, thu thập hoặc lưu trữ nhằm quản lý các chương trình hỗ trợ nhân viên là thông tin riêng tư.
    
3. Dữ liệu về việc cho thuê chỗ đỗ xe là thông tin riêng tư.
    
4. Hệ thống trường học có thể cho các nhân chứng tiềm năng xem ảnh của một nhân viên hiện tại hoặc cựu nhân viên trong quá trình điều tra của Hệ thống trường học đối với bất kỳ khiếu nại hoặc cáo buộc nào nhằm vào nhân viên đó.
    
5. Hệ thống trường học có thể, trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền xác định một cách hợp lý rằng việc công bố dữ liệu nhân sự là cần thiết để bảo vệ một nhân viên khỏi nguy cơ tự gây hại cho bản thân hoặc để bảo vệ một người khác có thể bị nhân viên đó gây hại, công bố các dữ liệu liên quan đến các vấn đề an toàn cho:
    
   1. Người có thể bị tổn hại và luật sư đại diện cho người đó trong trường hợp các dữ liệu có liên quan đến việc xin lệnh cấm tiếp xúc;
       
   2. Một nhóm thẩm định trước khi nộp đơn đang tiến hành điều tra nhân viên theo Điều 253B.07, Khoản 1 của Bộ luật Minnesota; hoặc
       
   3. Một tòa án, cơ quan thực thi pháp luật hoặc cơ quan công tố.
       
6. Người khiếu nại có quyền truy cập vào bản tường trình do chính họ cung cấp cho Học khu liên quan đến đơn khiếu nại hoặc cáo buộc đối với một nhân viên.
    
7. Học khu phải nộp báo cáo cho Hội đồng Giáo dục hoặc Hội đồng Giáo dục Tiểu bang theo quy định tại Điều 122A.20, Khoản 2 của Luật Minnesota, và phải, theo yêu cầu bằng văn bản từ Hội đồng Cấp phép có thẩm quyền đối với giấy phép của giáo viên hoặc cán bộ quản lý, cung cấp cho Hội đồng Cấp phép thông tin về giáo viên từ hồ sơ của Học khu, bao gồm bất kỳ quyết định chấm dứt hợp đồng hoặc thủ tục kỷ luật nào,
    
8. và thỏa thuận giải quyết hoặc dàn xếp, hoặc bất kỳ hồ sơ điều tra nào theo quy định tại Điều 122A.20, Khoản 2 của Bộ luật Minnesota.
    
9. Khi có báo cáo về việc một học sinh bị nghi ngờ bị ngược đãi được gửi đến Ủy viên phụ trách trẻ em, gia đình và giáo dục, Học khu phải, theo yêu cầu của Ủy viên, cung cấp toàn bộ dữ liệu liên quan đến báo cáo và do Học khu thu thập về nhân viên bị nghi ngờ đã thực hiện hành vi ngược đãi, hoặc thông tin về các nhân viên làm chứng, nhằm phục vụ cho việc đánh giá hoặc điều tra báo cáo của Ủy viên.
    
10. Dữ liệu cá nhân của nhân viên sẽ được cung cấp cho Sở An sinh Kinh tế nhằm mục đích quản lý chương trình bảo hiểm tái việc làm theo Chương 268 của Luật Minnesota.

6.0 PHÂN LOẠI ĐA DẠNG

Nếu dữ liệu về cá nhân được quy định là vừa thuộc loại riêng tư vừa thuộc loại bí mật theo Chương 13, hoặc bất kỳ luật nào khác của tiểu bang hoặc liên bang, thì dữ liệu đó được coi là riêng tư.

7.0 THAY ĐỔI PHÂN LOẠI

Việc phân loại dữ liệu do Học khu quản lý sẽ được điều chỉnh nếu việc này là cần thiết để tuân thủ các quy định tư pháp hoặc hành chính khác liên quan đến việc tiến hành các thủ tục pháp lý, hoặc tuân thủ một đạo luật cụ thể áp dụng đối với dữ liệu do cơ quan cung cấp hoặc tiếp nhận quản lý.

8.0 Việc hủy bỏ và lưu trữ hồ sơ

Việc hủy bỏ và lưu trữ hồ sơ của Học khu phải tuân thủ các quy định của luật pháp tiểu bang và liên bang, cụ thể như sau:

8.1 Huyện phải tuân thủ lịch trình lưu trữ hồ sơ đã được Sở Hành chính bang Minnesota phê duyệt.
 

8.2 Đối với các dữ liệu không được liệt kê trong lịch trình lưu trữ đã được Sở Hành chính bang Minnesota phê duyệt, Học khu phải tuân thủ các quy định của cơ quan nhà nước hoặc liên bang có thẩm quyền.
 

8.3 Cơ quan quản lý phải xây dựng các quy trình nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định của chính quyền tiểu bang và liên bang về việc lưu trữ dữ liệu và tiêu hủy hồ sơ.

9.0 Cơ quan có thẩm quyền

MẪU GIẤY PHÉP/GIẤY MIỄN TRÁCH NHIỆM CỦA NHÂN VIÊN

      Mẫu đơn ủy quyền cho nhân viên được đính kèm dưới dạng phụ lục của chính sách này.