I. TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH

Học khu nhận thức được trách nhiệm của mình trong việc thu thập, lưu giữ và phổ biến hồ sơ học sinh cũng như bảo vệ quyền riêng tư của học sinh theo quy định của luật liên bang và luật tiểu bang.

II. TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH CHUNG

Các thủ tục và chính sách sau đây liên quan đến việc bảo vệ và quyền riêng tư của phụ huynh và học sinh được Sở Giáo dục thông qua, theo yêu cầu của 20 USC § 1232g, et Seq., (Đạo luật về Quyền Giáo dục và Quyền Riêng tư của Gia đình) 34 CFR Phần 99 và phù hợp với các yêu cầu của Đạo luật Thực hành Dữ liệu Chính phủ Minnesota, Minn. Stat. Chương 13 và Minn. Rules Pts. 1205.0100 đến 1205.2000.

III. ĐỊNH NGHĨA

1. Ngày tháng tham dự Ngày tháng tham dự, như được đề cập trong Thông tin Danh bạ, có nghĩa là khoảng thời gian mà học sinh tham dự hoặc đã tham dự một hoặc nhiều trường học trong Học khu. Thuật ngữ này không bao gồm các ghi chép cụ thể hàng ngày về việc học sinh tham dự một hoặc nhiều trường học trong Học khu.
    
2. Học sinh bao gồm bất kỳ cá nhân nào đang hoặc đã từng theo học, ghi danh hoặc đăng ký tại Học khu và được Học khu lưu giữ hồ sơ giáo dục. Học sinh cũng bao gồm những người nộp đơn xin ghi danh hoặc đăng ký tại Học khu, và những cá nhân nhận dịch vụ giáo dục bán thời gian từ Học khu.
    
3. Thông tin nhận dạng cá nhân có nghĩa là dữ liệu hoặc thông tin bao gồm, nhưng không giới hạn ở: (a) tên của học sinh; (b) tên của cha mẹ hoặc thành viên gia đình khác của học sinh; (c) địa chỉ của học sinh hoặc gia đình học sinh; (d) mã số định danh cá nhân như số an sinh xã hội hoặc mã số sinh viên của học sinh; (e) danh sách các đặc điểm cá nhân có thể giúp dễ dàng xác định danh tính của học sinh; hoặc các thông tin khác có thể giúp dễ dàng xác định danh tính của học sinh.
    
4. Bản ghi (Record ) có nghĩa là bất kỳ thông tin hoặc dữ liệu nào được ghi lại bằng bất kỳ cách nào, bao gồm nhưng không giới hạn ở chữ viết tay, bản in, phương tiện máy tính, băng video hoặc băng ghi âm, phim, vi phim và vi bản.
    
5. Thông tin danh bạ Thông tin danh bạ là thông tin có trong hồ sơ học tập của học sinh mà nếu tiết lộ sẽ không bị coi là gây hại hoặc xâm phạm quyền riêng tư. Thông tin này bao gồm, nhưng không giới hạn ở, tên học sinh, ảnh, ngày sinh, chuyên ngành, thời gian học, cấp học, tình trạng đăng ký học (ví dụ: toàn thời gian hoặc bán thời gian), tham gia các hoạt động và thể thao được công nhận chính thức, cân nặng và chiều cao của các thành viên đội thể thao, bằng cấp, danh hiệu và giải thưởng đã nhận được, và cơ quan hoặc tổ chức giáo dục gần đây nhất đã theo học. Thông tin này cũng bao gồm tên, tên cha mẹ của học sinh như được định nghĩa trong chính sách này. Thông tin danh bạ không bao gồm dữ liệu nhận dạng cá nhân liên quan đến tôn giáo, chủng tộc, màu da, địa vị xã hội hoặc quốc tịch.
    
6. Cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm. Cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm là Giám đốc Sở Giáo dục.
    
7. Cán bộ nhà trường bao gồm: (a) người được bầu hợp lệ vào hội đồng nhà trường; (b) người được hội đồng nhà trường tuyển dụng vào vị trí hành chính, giám sát, giảng dạy hoặc các vị trí chuyên môn khác; (c) người được hội đồng nhà trường tuyển dụng làm người thay thế tạm thời vào một vị trí chuyên môn trong thời gian thực hiện nhiệm vụ thay thế; và (d) người được hội đồng nhà trường tuyển dụng hoặc ký hợp đồng với hội đồng nhà trường để thực hiện một nhiệm vụ đặc biệt như tư vấn viên, thư ký, nhân viên văn phòng, cán bộ thông tin công cộng hoặc cán bộ tuân thủ quy định về dữ liệu, luật sư hoặc kiểm toán viên trong thời gian thực hiện nhiệm vụ với tư cách là nhân viên hoặc nhà thầu.
    
8. Dữ liệu tóm tắt Dữ liệu tóm tắt là các bản ghi và báo cáo thống kê được tạo ra từ dữ liệu về các cá nhân nhưng trong đó các cá nhân không được xác định danh tính và từ đó không thể xác định được danh tính của họ hoặc bất kỳ đặc điểm nào khác có thể xác định duy nhất cá nhân đó.
    
9. Hồ sơ giáo dục
    
   1. Hồ sơ giáo dục có nghĩa là những hồ sơ: (1) có liên quan trực tiếp đến học sinh; và (2) được lưu giữ bởi Học khu hoặc bởi một bên hành động thay mặt Học khu.
       
   2. Hồ sơ học vấn không bao gồm:
       
      1. Hồ sơ nhân viên giảng dạy mà: (1) chỉ do người lập hồ sơ nắm giữ; và (2) không được truy cập hoặc tiết lộ cho bất kỳ cá nhân nào khác ngoại trừ giáo viên thay thế; và (3) bị hủy vào cuối năm.
          
      2. Hồ sơ của một đơn vị thực thi pháp luật của Học khu, với điều kiện hồ sơ giáo dục do Học khu duy trì không được tiết lộ cho đơn vị đó, và hồ sơ thực thi pháp luật: (1) được lưu giữ riêng biệt với hồ sơ giáo dục; (2) chỉ được lưu giữ cho mục đích thực thi pháp luật; và (3) chỉ được tiết lộ cho các quan chức thực thi pháp luật cùng thẩm quyền.
          
      3. Hồ sơ liên quan đến một cá nhân, bao gồm cả học sinh, đang làm việc cho Học khu mà: (1) được lập và lưu giữ trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường; (2) chỉ liên quan đến cá nhân đó với tư cách là nhân viên; và (3) không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác. Tuy nhiên, các quy định này sẽ không áp dụng cho hồ sơ liên quan đến một cá nhân đang theo học tại Học khu và được tuyển dụng do tư cách là học sinh của người đó.
          
      4. Hồ sơ liên quan đến một học sinh đủ điều kiện, hoặc một học sinh đang theo học tại một cơ sở giáo dục sau trung học, phải đáp ứng các điều kiện sau: (1) được lập hoặc lưu giữ bởi bác sĩ, bác sĩ tâm thần, nhà tâm lý học hoặc chuyên gia hoặc trợ lý chuyên gia được công nhận khác đang hành động với tư cách chuyên môn hoặc trợ lý chuyên môn của họ hoặc hỗ trợ với tư cách đó; (2) được lập, lưu giữ hoặc sử dụng chỉ liên quan đến việc cung cấp điều trị cho học sinh; và (3) chỉ được tiết lộ cho những người cung cấp điều trị; với điều kiện là hồ sơ có thể được xem xét trực tiếp bởi bác sĩ hoặc chuyên gia phù hợp khác do học sinh lựa chọn. Đối với mục đích của định nghĩa này, "điều trị" không bao gồm các hoạt động giáo dục bổ trợ hoặc các hoạt động là một phần của chương trình giảng dạy trong Học khu.
          
      5. Hồ sơ chỉ chứa thông tin về một cá nhân sau khi người đó không còn là học sinh của Học khu nữa.
          
10. Sinh viên đủ điều kiện Sinh viên đủ điều kiện là sinh viên đã đủ mười tám (18) tuổi hoặc đang theo học tại một cơ sở giáo dục sau trung học.
     
11. Hệ thống tư pháp vị thành niên Hệ thống tư pháp vị thành niên bao gồm các cơ quan tư pháp hình sự và ngành tư pháp khi tham gia vào các hoạt động liên quan đến vị thành niên.
     
12. Lợi ích giáo dục chính đáng Lợi ích giáo dục chính đáng bao gồm lợi ích liên quan trực tiếp đến việc giảng dạy trong lớp học, phương pháp giảng dạy, thành tích và sự tiến bộ của học sinh, kỷ luật học sinh, sức khỏe và phúc lợi của học sinh, và khả năng đáp ứng yêu cầu cung cấp dữ liệu giáo dục. Nó bao gồm nhu cầu cần biết của một người để:
     
    1. Thực hiện nhiệm vụ hành chính theo yêu cầu của nhà trường, hợp đồng lao động hoặc bản mô tả vị trí công việc đã được hội đồng nhà trường phê duyệt;
        
    2. Thực hiện nhiệm vụ giám sát hoặc hướng dẫn có liên quan trực tiếp đến việc học tập của học sinh; hoặc
        
    3. Cung cấp dịch vụ hoặc lợi ích cho sinh viên hoặc gia đình sinh viên, chẳng hạn như chăm sóc sức khỏe, tư vấn, giới thiệu việc làm cho sinh viên hoặc hỗ trợ tài chính cho sinh viên.
        
    4. Thực hiện một nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến việc đáp ứng yêu cầu dữ liệu.
        
13. Phụ huynh có nghĩa là cha mẹ của học sinh và bao gồm cha mẹ ruột, người giám hộ, hoặc cá nhân đóng vai trò là cha mẹ của học sinh trong trường hợp vắng mặt cha mẹ hoặc người giám hộ. Học khu có thể giả định rằng phụ huynh có thẩm quyền thực hiện các quyền được quy định trong đây, trừ khi có bằng chứng cho thấy có luật tiểu bang hoặc lệnh của tòa án điều chỉnh các vấn đề như ly hôn, ly thân hoặc quyền nuôi con, hoặc một văn bản ràng buộc pháp lý quy định ngược lại.
     
14. Sinh viên phụ thuộc Sinh viên phụ thuộc là cá nhân trong mỗi năm trong năm (5) tháng dương lịch trong năm dương lịch mà năm tính thuế của cha mẹ bắt đầu, là sinh viên toàn thời gian tại một trường học hoặc cơ sở giáo dục hoặc đang theo học một khóa học toàn thời gian về đào tạo nông nghiệp dưới sự giám sát của một đại lý được công nhận của một cơ sở giáo dục hoặc của một tiểu bang hoặc đơn vị hành chính trực thuộc tiểu bang.

IV. PHÂN LOẠI CHUNG

Luật tiểu bang quy định rằng tất cả dữ liệu được thu thập, tạo ra, nhận được hoặc lưu trữ bởi một Học khu đều là dữ liệu công khai trừ khi được luật tiểu bang hoặc liên bang phân loại là không công khai, riêng tư hoặc bí mật. Luật tiểu bang phân loại tất cả dữ liệu về cá nhân do Học khu lưu giữ có liên quan đến học sinh là dữ liệu riêng tư về cá nhân. Dữ liệu này không được tiết lộ cho các bên khác ngoài phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện mà không có sự đồng ý, trừ khi theo lệnh của tòa án hợp lệ, một số đạo luật tiểu bang cho phép truy cập và các điều khoản của 20 USC § 1232g và các quy định được ban hành theo đó.

V. TUYÊN BỐ VỀ QUYỀN LỢI

1. Quyền của Phụ huynh và Học sinh đủ điều kiện Theo chính sách này, phụ huynh và học sinh đủ điều kiện có các quyền sau:
    
   1. Quyền được kiểm tra và xem xét hồ sơ học tập của học sinh;
       
   2. Quyền yêu cầu sửa đổi hồ sơ học tập của học sinh để đảm bảo rằng hồ sơ đó không sai sót, gây hiểu nhầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quyền khác của học sinh;
       
   3. Quyền đồng ý tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân có trong hồ sơ học tập của học sinh, trừ trường hợp việc đồng ý đó không bắt buộc theo chính sách này, luật tiểu bang hoặc liên bang, hoặc các quy định được ban hành theo đó;
       
   4. Quyền từ chối cung cấp tên, địa chỉ và số điện thoại nhà riêng của học sinh lớp 11 và 12 cho các sĩ quan tuyển quân;
   5. Quyền khiếu nại lên Bộ Giáo dục Hoa Kỳ về những cáo buộc cho rằng học khu không tuân thủ luật liên bang và các quy định được ban hành theo đó;
       
   6. Quyền được thông tin về các quyền theo luật liên bang; và
       
   7. Bạn có quyền nhận một bản sao của chính sách này tại địa điểm được nêu trong mục BẢN SAO CHÍNH SÁCH của chính sách này.
       
2. Tất cả các quyền và sự bảo vệ dành cho cha mẹ theo chính sách này sẽ được chuyển giao cho học sinh khi học sinh đủ mười tám (18) tuổi hoặc ghi danh vào một cơ sở giáo dục sau trung học. Học sinh khi đó trở thành "học sinh đủ điều kiện". Tuy nhiên, cha mẹ của một học sinh đủ điều kiện đồng thời là "học sinh phụ thuộc" có quyền truy cập vào hồ sơ học tập của học sinh đó mà không cần phải có sự đồng ý trước của học sinh.

VI. TIẾT LỘ HỒ SƠ HỌC VẤN

1. Cần có sự đồng ý để tiết lộ thông tin.
    
   1. Học khu phải có được sự đồng ý bằng văn bản có chữ ký và ngày tháng của phụ huynh học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện trước khi tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục của học sinh, trừ trường hợp được quy định trong văn bản này.
       
   2. Giấy đồng ý bằng văn bản phải được ký và ghi ngày tháng bởi phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện đồng ý và phải bao gồm:
       
      1. Xác định rõ các hồ sơ cần được tiết lộ;
          
      2. Mục đích hoặc các mục đích của việc tiết lộ thông tin;
          
      3. Bên hoặc nhóm các bên mà thông tin có thể được tiết lộ; và
          
      4. Nếu phù hợp, hãy chỉ định ngày chấm dứt hiệu lực của sự đồng ý.
          
   3. Khi việc tiết lộ thông tin được thực hiện theo tiểu mục này và:
       
      1. Nếu phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện yêu cầu, học khu sẽ cung cấp cho họ bản sao các hồ sơ đã được tiết lộ; và
          
      2. Nếu phụ huynh của một học sinh không đủ điều kiện yêu cầu, học khu sẽ cung cấp cho học sinh đó một bản sao của các hồ sơ đã được tiết lộ.
          
   4. Nếu cơ quan có thẩm quyền yêu cầu sự đồng ý có hiểu biết của cá nhân về việc tiết lộ dữ liệu cá nhân cho công ty bảo hiểm hoặc đại diện được ủy quyền của công ty bảo hiểm, thì sự đồng ý có hiểu biết đó sẽ không được coi là đã được đưa ra trừ khi tuyên bố đó là:
       
      1. Nói một cách đơn giản;
          
      2. đã cũ;
          
      3. Cụ thể hóa việc chỉ định những cá nhân hoặc cơ quan cụ thể mà chủ thể dữ liệu cho phép tiết lộ thông tin về chủ thể dữ liệu;
          
      4. Cụ thể về bản chất của thông tin mà đối tượng cho phép tiết lộ;
          
      5. Cụ thể về những cá nhân hoặc cơ quan mà đối tượng cho phép tiết lộ thông tin;
          
      6. cụ thể về mục đích hoặc các mục đích mà bất kỳ bên nào được nêu tên trong khoản (e) ở trên có thể sử dụng thông tin đó, cả tại thời điểm tiết lộ và bất kỳ thời điểm nào trong tương lai; và
          
      7. Cụ thể, ngày hết hạn phải nằm trong khoảng thời gian hợp lý, không quá một năm, trừ trường hợp các giấy phép được cấp liên quan đến đơn xin bảo hiểm nhân thọ hoặc bảo hiểm sức khỏe không thể hủy bỏ hoặc được đảm bảo gia hạn và được xác định rõ ràng là hai năm kể từ ngày phát hành hợp đồng.
          
   5. Sự đồng ý của học sinh đủ điều kiện Bất cứ khi nào học sinh đủ mười tám (18) tuổi hoặc đang theo học tại một cơ sở giáo dục sau trung học, các quyền được dành cho và sự đồng ý cần thiết của cha mẹ học sinh sẽ chỉ được dành cho và yêu cầu đối với học sinh đủ điều kiện, trừ trường hợp được quy định trong phần TUYÊN BỐ VỀ QUYỀN của chính sách này.
       
2. Không cần sự đồng ý trước khi tiết lộ thông tin. Học khu có thể tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục của học sinh mà không cần sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện, trừ trường hợp có quy định khác trong văn bản này, nếu việc tiết lộ đó là:
    
   1. Cung cấp cho các cán bộ nhà trường khác, bao gồm cả giáo viên, trong Học khu mà Học khu xác định là có quyền lợi giáo dục chính đáng đối với các hồ sơ đó;
       
   2. Gửi cho các quan chức của các trường học hoặc học khu khác mà học sinh đang tìm kiếm hoặc dự định theo học. Hồ sơ phải bao gồm thông tin về các biện pháp kỷ luật được áp dụng do bất kỳ sự cố nào mà học sinh sở hữu hoặc sử dụng vũ khí nguy hiểm. Hồ sơ cũng phải bao gồm bản sao của bất kỳ thông báo về căn cứ có thể xảy ra hoặc bất kỳ quyết định hoặc lệnh của tòa án nào theo
      
      Minn. Stat.§ 260B. 171, trừ khi dữ liệu phải được hủy bỏ theo Minn. Stat.§ 120A.22, Subd. 7 © hoặc § 121A.75. Theo yêu cầu, Học khu sẽ cung cấp cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện một bản sao hồ sơ giáo dục đã được chuyển giao và tạo cơ hội cho một phiên điều trần để phản đối nội dung của những hồ sơ đó theo mục YÊU CẦU SỬA ĐỔI HỒ SƠ; THỦ TỤC PHẢN ĐỐI DỮ LIỆU của chính sách này;
       
   3. Gửi phụ huynh của học sinh phụ thuộc;
       
   4. Cho các đại diện được ủy quyền của Tổng Kiểm toán Hoa Kỳ, Bộ trưởng Tư pháp Hoa Kỳ, Bộ trưởng Bộ Giáo dục Hoa Kỳ, hoặc Ủy viên Bộ Trẻ em, Gia đình và Học tập của Tiểu bang hoặc người đại diện của họ, tuân theo các điều kiện liên quan đến việc tiết lộ đó được quy định theo luật liên bang;
       
   5. Liên quan đến trợ cấp tài chính mà sinh viên đã nộp đơn hoặc đã nhận được, và nếu thông tin đó cần thiết cho các mục đích như:
       
      1. Xác định điều kiện được nhận trợ cấp;
          
      2. Xác định số tiền viện trợ;
          
      3. xác định các điều kiện để được viện trợ; hoặc
          
      4. Thực thi các điều khoản và điều kiện của khoản viện trợ.
         
         "Hỗ trợ tài chính" theo mục đích của điều khoản này có nghĩa là khoản thanh toán bằng tiền mặt được cung cấp cho một cá nhân hoặc khoản thanh toán bằng hiện vật, tài sản hữu hình hoặc vô hình cho cá nhân đó, với điều kiện cá nhân đó phải theo học tại một cơ quan hoặc tổ chức giáo dục;
          
   6. Cho các quan chức hoặc cơ quan nhà nước và địa phương mà thông tin đó được phép báo cáo hoặc tiết lộ theo quy định của luật tiểu bang được ban hành trước ngày 19 tháng 11 năm 1974, nếu việc báo cáo hoặc tiết lộ được cho phép liên quan đến hệ thống tư pháp vị thành niên và khả năng phục vụ hiệu quả học sinh có hồ sơ được công bố; hoặc sau ngày 19 tháng 11 năm 1974, nếu việc báo cáo hoặc tiết lộ được luật tiểu bang cho phép liên quan đến hệ thống tư pháp vị thành niên và khả năng phục vụ hiệu quả, trước khi xét xử, học sinh có hồ sơ được công bố, với điều kiện các quan chức và cơ quan được tiết lộ hồ sơ phải xác nhận bằng văn bản với Học khu rằng dữ liệu sẽ không được tiết lộ cho bất kỳ bên nào khác, trừ trường hợp được quy định bởi luật tiểu bang, nếu không có sự đồng ý bằng văn bản trước của phụ huynh học sinh. Tối thiểu, Học khu phải tiết lộ các thông tin sau đây cho hệ thống tư pháp vị thành niên theo đoạn này: họ tên đầy đủ, địa chỉ nhà, số điện thoại và ngày sinh của học sinh; lịch học, hồ sơ điểm danh và ảnh của học sinh (nếu có); và họ tên, địa chỉ nhà và số điện thoại của phụ huynh;
       
   7. Đối với các tổ chức tiến hành nghiên cứu cho hoặc thay mặt các cơ quan hoặc tổ chức giáo dục nhằm mục đích phát triển, xác nhận hoặc quản lý các bài kiểm tra dự đoán, quản lý các chương trình hỗ trợ học sinh hoặc cải thiện việc giảng dạy; với điều kiện các nghiên cứu được tiến hành theo cách không cho phép nhận dạng cá nhân của phụ huynh hoặc học sinh bởi các cá nhân không phải là đại diện của tổ chức và thông tin được hủy bỏ khi không còn cần thiết cho mục đích mà nghiên cứu đã được thực hiện. Đối với mục đích của điều khoản này, thuật ngữ "tổ chức" bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các cơ quan liên bang, tiểu bang và địa phương và các tổ chức độc lập. Trong trường hợp Sở Trẻ em, Gia đình và Học tập xác định rằng bên thứ ba bên ngoài Học khu mà thông tin được tiết lộ vi phạm điều khoản này, Học khu không được phép cho phép bên thứ ba đó truy cập thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục trong ít nhất năm năm;
       
   8. Cung cấp cho các tổ chức kiểm định để thực hiện chức năng kiểm định của họ;
       
   9. Để tuân thủ lệnh của tòa án hoặc trát triệu tập được ban hành hợp pháp, với điều kiện là Học khu phải nỗ lực hợp lý để thông báo cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện về lệnh hoặc trát triệu tập đó trước khi thực hiện để phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có thể tìm kiếm biện pháp bảo vệ, trừ khi việc tiết lộ tuân theo trát triệu tập của bồi thẩm đoàn liên bang, hoặc bất kỳ trát triệu tập nào khác được ban hành cho mục đích thực thi pháp luật, và tòa án hoặc cơ quan ban hành khác đã ra lệnh rằng sự tồn tại hoặc nội dung của trát triệu tập hoặc thông tin được cung cấp để đáp lại trát triệu tập không được tiết lộ. Ngoài ra, nếu Học khu khởi kiện phụ huynh hoặc học sinh, Học khu có thể tiết lộ cho tòa án, mà không cần lệnh của tòa án hoặc trát triệu tập, hồ sơ giáo dục của học sinh có liên quan để Học khu tiến hành vụ kiện với tư cách là nguyên đơn. Tương tự, nếu phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện khởi kiện Học khu, Học khu có thể tiết lộ cho tòa án, mà không cần lệnh của tòa án hoặc trát triệu tập, hồ sơ giáo dục của học sinh có liên quan để Học khu tự bảo vệ mình;
       
   10. Thông tin có thể được tiết lộ cho các bên liên quan trong trường hợp khẩn cấp nếu việc biết thông tin đó là cần thiết để bảo vệ sức khỏe hoặc sự an toàn của học sinh hoặc các cá nhân khác. Ngoài ra, cơ quan hoặc tổ chức giáo dục có thể đưa vào hồ sơ học tập của học sinh thông tin thích hợp liên quan đến các biện pháp kỷ luật được áp dụng đối với học sinh vì hành vi gây ra rủi ro đáng kể cho sự an toàn hoặc sức khỏe của học sinh đó, các học sinh khác hoặc các thành viên khác trong cộng đồng trường học. Thông tin này có thể được tiết lộ cho giáo viên và cán bộ nhà trường trong Học khu và/hoặc giáo viên và cán bộ nhà trường ở các trường khác có lợi ích giáo dục chính đáng liên quan đến hành vi của học sinh;
        
   11. Cung cấp cho hệ thống tư pháp vị thành niên nếu thông tin về hành vi của một học sinh có nguy cơ gây hại là cần thiết một cách hợp lý để bảo vệ sức khỏe hoặc sự an toàn của học sinh đó hoặc những người khác.
        
   12. Thông tin mà Học khu đã chỉ định là "thông tin danh bạ" theo mục PHÁT HÀNH THÔNG TIN DANH BẠ của chính sách này;
        
   13. Gửi các sĩ quan tuyển quân theo mục TUYỂN QUÂN trong chính sách này;
        
   14. Gửi cho phụ huynh của học sinh không đủ điều kiện hoặc gửi cho chính học sinh đó;
        
   15. Cung cấp cho các cơ quan y tế có thẩm quyền trong phạm vi cần thiết để quản lý các chương trình tiêm chủng và cho các cuộc điều tra dịch tễ học chính đáng mà ủy viên y tế xác định là cần thiết để ngăn ngừa bệnh tật hoặc khuyết tật cho các cá nhân trong cơ quan hoặc tổ chức giáo dục công lập nơi cuộc điều tra đang được tiến hành;
        
   16. Dành cho những tình nguyện viên được xác định là có mối quan tâm chính đáng đến dữ liệu về mặt giáo dục và đang thực hiện các hoạt động và sự kiện được tài trợ hoặc chứng thực bởi cơ quan hoặc tổ chức giáo dục dành cho sinh viên hoặc cựu sinh viên; hoặc
        
   17. Đối với hệ thống tư pháp vị thành niên, theo yêu cầu bằng văn bản có xác nhận rằng thông tin sẽ không được tiết lộ cho bất kỳ người nào khác trừ khi được pháp luật cho phép mà không có sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh học sinh:
        
       1. Những thông tin sau đây về học sinh phải được công khai: họ tên đầy đủ, địa chỉ nhà, số điện thoại, ngày sinh của học sinh; thời khóa biểu, hồ sơ chuyên cần và ảnh (nếu có) của học sinh; tên, địa chỉ nhà và số điện thoại của phụ huynh (nếu có).
           
       2. Sự tồn tại của các thông tin sau đây về một học sinh, không phải dữ liệu thực tế hoặc thông tin khác có trong hồ sơ học tập của học sinh, có thể được tiết lộ với điều kiện phải nộp yêu cầu truy cập trên mẫu đơn theo quy định và phải có lời giải thích lý do tại sao việc truy cập thông tin là cần thiết để phục vụ học sinh: (1) sử dụng chất cấm, rượu hoặc thuốc lá; (2) hành vi hành hung hoặc đe dọa có thể dẫn đến việc bị đuổi học theo Đạo luật Đuổi học Công bằng cho Học sinh; (3) sở hữu hoặc sử dụng vũ khí hoặc vũ khí trông giống vũ khí; (4) trộm cắp; hoặc (5) phá hoại hoặc gây thiệt hại khác cho tài sản. Trước khi tiết lộ thông tin này, hiệu trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan quản lý của trường nhận được yêu cầu đó phải, trong phạm vi được luật liên bang cho phép, thông báo
           
       3. Cha mẹ hoặc người giám hộ của học sinh phải gửi yêu cầu tiết lộ thông tin bằng thư bảo đảm.
           
       4. Nếu phụ huynh hoặc người giám hộ của học sinh thông báo cho cán bộ nhà trường về việc phản đối tiết lộ thông tin trong vòng mười ngày kể từ khi nhận được thông báo chính thức, cán bộ nhà trường không được tiết lộ thông tin mà thay vào đó phải thông báo cho thành viên yêu cầu trong hệ thống tư pháp vị thành niên về sự phản đối đó. Nếu không nhận được phản đối nào từ phụ huynh hoặc người giám hộ trong vòng 14 ngày, cán bộ nhà trường phải phản hồi yêu cầu cung cấp thông tin.
          
          Các yêu cầu bằng văn bản của các thành viên hệ thống tư pháp vị thành niên cũng như hồ sơ về bất kỳ việc thả người nào phải được lưu giữ trong hồ sơ của học sinh.
           
       5. Thông báo này phải được gửi đến hiệu trưởng trường học của học sinh và bất kỳ cố vấn nào trực tiếp giám sát hoặc báo cáo về hành vi hoặc tiến độ học tập của học sinh nếu đó là thông tin từ một quyết định xử lý kỷ luật do giám đốc học khu nhận được theo Minn. Stat.§ 260B.171, Subd. 3. Hiệu trưởng phải thông báo ngay cho cố vấn và phải ghi quyết định xử lý kỷ luật vào hồ sơ học tập vĩnh viễn của học sinh. Hiệu trưởng cũng phải thông báo ngay lập tức cho bất kỳ giáo viên hoặc quản lý nào trực tiếp giám sát hoặc báo cáo về hành vi hoặc tiến độ học tập của học sinh mà hiệu trưởng tin rằng cần thông tin để làm việc với học sinh một cách phù hợp, để tránh bị tổn thương không cần thiết hoặc để bảo vệ người khác khỏi bị tổn thương không cần thiết. Hiệu trưởng cũng có thể thông báo cho các nhân viên khác của học khu, giáo viên thay thế và tình nguyện viên có tiếp xúc trực tiếp với học sinh nếu hiệu trưởng xác định rằng những cá nhân này cần thông tin để làm việc với học sinh một cách phù hợp, để tránh bị tổn thương không cần thiết hoặc để bảo vệ người khác khỏi bị tổn thương không cần thiết. Các thông báo như vậy từ hiệu trưởng phải xác định học sinh, nêu rõ hành vi vi phạm và mô tả bất kỳ điều kiện quản chế nào mà nhà trường phải cung cấp thông tin nếu thông tin này được cung cấp trong quyết định xử lý kỷ luật. Thông tin về quyết định xử lý hồ sơ nhận được là dữ liệu giáo dục riêng tư, chỉ được thu thập với mục đích hạn chế là phục vụ nhu cầu giáo dục của học sinh và bảo vệ học sinh cũng như nhân viên.
          
          Thông tin này không được phép phổ biến thêm bởi cố vấn, giáo viên, quản lý, nhân viên, người thay thế hoặc tình nguyện viên, trừ trường hợp cần thiết để phục vụ học sinh, bảo vệ học sinh và nhân viên, hoặc theo yêu cầu của pháp luật, và chỉ được phép cho học sinh hoặc phụ huynh/người giám hộ của học sinh.
           
       6. Thông tin phải được chuyển đến hiệu trưởng nơi học sinh theo học, nếu đó là thông tin từ hồ sơ của cảnh sát về trẻ em do giám đốc học khu nhận được theo Minn. Stat. § 260B.171, Subd. 5. Hiệu trưởng phải đưa thông tin đó vào hồ sơ học tập của học sinh. Hiệu trưởng cũng phải thông báo ngay lập tức cho bất kỳ giáo viên, cố vấn hoặc quản trị viên nào trực tiếp giám sát học sinh mà hiệu trưởng cho rằng cần thông tin đó để làm việc với học sinh một cách phù hợp, để tránh bị tổn thương không cần thiết, hoặc để bảo vệ người khác khỏi những tổn thương không cần thiết. Hiệu trưởng cũng có thể thông báo cho các nhân viên khác của học khu, giáo viên thay thế và tình nguyện viên có tiếp xúc trực tiếp với học sinh nếu hiệu trưởng xác định rằng những cá nhân này cần thông tin đó để làm việc với học sinh một cách phù hợp, để tránh bị tổn thương không cần thiết, hoặc để bảo vệ người khác khỏi những tổn thương không cần thiết.
          
          Thông báo từ hiệu trưởng phải nêu rõ danh tính học sinh và mô tả hành vi vi phạm bị cáo buộc nếu thông tin này được cung cấp trong thông báo của cảnh sát. Thông tin hồ sơ do cảnh sát thu thập là dữ liệu giáo dục riêng tư, chỉ được sử dụng cho mục đích hạn chế là phục vụ nhu cầu giáo dục của học sinh và bảo vệ học sinh và nhân viên. Thông tin này không được phép phổ biến thêm bởi cố vấn, giáo viên, quản trị viên, nhân viên, người thay thế hoặc tình nguyện viên, trừ trường hợp liên lạc với học sinh hoặc phụ huynh/người giám hộ của học sinh khi cần thiết để phục vụ học sinh, bảo vệ học sinh và nhân viên, hoặc theo yêu cầu của pháp luật.
          
          Hiệu trưởng phải xóa báo cáo và thông báo của cảnh sát khỏi hồ sơ học tập của học sinh, tiêu hủy dữ liệu và nỗ lực hợp lý để thông báo cho giáo viên, cố vấn, nhân viên, quản trị viên, giáo viên thay thế hoặc tình nguyện viên đã nhận được dữ liệu từ thông báo của cảnh sát nếu luật sư quận quyết định không tiếp tục xử lý đơn kiện hoặc hướng dẫn học sinh tham gia chương trình chuyển hướng hoặc hòa giải, hoặc nếu tòa án vị thành niên đưa ra quyết định về đơn kiện và luật sư quận hoặc tòa án vị thành niên thông báo cho giám đốc sở giáo dục về hành động đó.

VII. CÔNG BỐ THÔNG TIN DANH BẠ

1. Thông tin trong Danh mục Phân loại là thông tin công khai, trừ những trường hợp được quy định khác trong tài liệu này.
    
2. Cựu học sinh: Học khu có thể tiết lộ thông tin danh bạ từ hồ sơ giáo dục do học khu tạo ra liên quan đến cá nhân không còn theo học tại học khu mà không cần đáp ứng các yêu cầu quy định tại mục 7.3.
    
3. Các học sinh và phụ huynh hiện tại Học khu có thể tiết lộ thông tin danh bạ từ hồ sơ giáo dục của học sinh và thông tin liên quan đến phụ huynh mà không cần sự đồng ý bằng văn bản trước của phụ huynh học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện, trừ trường hợp được quy định trong văn bản này. Trước khi tiết lộ thông tin, Học khu phải:
    
   1. Hàng năm, phải công bố rộng rãi bằng bất kỳ phương tiện nào có khả năng thông báo cho phụ huynh và học sinh đủ điều kiện về:
       
      1. Các loại thông tin nhận dạng cá nhân liên quan đến học sinh và/hoặc phụ huynh mà Sở Giáo dục đã chỉ định là thông tin công khai;
          
      2. Quyền của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện từ chối cho phép Sở Giáo dục chỉ định bất kỳ hoặc tất cả các loại thông tin đó về học sinh và/hoặc phụ huynh là thông tin công khai; và a. Khoảng thời gian mà phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện phải thông báo bằng văn bản cho Sở Giáo dục rằng họ không muốn bất kỳ hoặc tất cả các loại thông tin đó về học sinh và/hoặc phụ huynh được chỉ định là thông tin công khai.
          
   2. Sau khi thông báo được đưa ra, cần cho phép một khoảng thời gian hợp lý để phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện thông báo bằng văn bản cho Sở Giáo dục rằng bất kỳ hoặc tất cả thông tin được chỉ định đó không nên được tiết lộ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản trước đó của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện, trừ trường hợp được quy định trong mục TIẾT LỘ HỒ SƠ GIÁO DỤC của chính sách này.
       
4. Quy trình xin phép không tiết lộ thông tin danh bạ Thông báo bằng văn bản của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện phải được gửi đến cơ quan có thẩm quyền và phải bao gồm những nội dung sau:
    
   1. Tên học sinh và/hoặc phụ huynh (nếu có);
       
   2. Địa chỉ nhà;
       
   3. Trường hiện tại học sinh đang theo học;
       
   4. Mối quan hệ pháp lý của phụ huynh với học sinh, nếu có; và
       
   5. Một số loại thông tin trong danh bạ sẽ không được công khai nếu không có sự đồng ý bằng văn bản trước đó của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện, và sự đồng ý này chỉ áp dụng trong năm học đó.
       
5. Thời hạn Việc chỉ định bất kỳ thông tin nào là thông tin danh bạ về học sinh hoặc phụ huynh sẽ vẫn có hiệu lực trong suốt thời gian còn lại của năm học trừ khi phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện cung cấp thông báo bằng văn bản được quy định trong đây.

VIII. TIẾT LỘ HỒ SƠ CÁ NHÂN

1. Hồ sơ cá nhân : Theo quy định trong văn bản này, hồ sơ giáo dục là những hồ sơ được luật tiểu bang phân loại là dữ liệu cá nhân và chỉ có học sinh là đối tượng của dữ liệu đó hoặc phụ huynh của học sinh đó (nếu học sinh không đủ điều kiện) mới có thể truy cập. Học khu không được tiết lộ hồ sơ cá nhân hoặc nội dung của chúng, trừ khi là dữ liệu tóm tắt, hoặc trừ khi được quy định trong mục TIẾT LỘ HỒ SƠ GIÁO DỤC của chính sách này, nếu không có sự đồng ý bằng văn bản trước của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện.
    
2. Phụ huynh không thể truy cập hồ sơ cá nhân. Trong một số trường hợp, luật tiểu bang dự định và quy định rõ ràng rằng một số thông tin nhất định trong hồ sơ giáo dục của học khu liên quan đến học sinh chỉ được học sinh đó tiếp cận, và phụ huynh chỉ được phép tiếp cận trong những trường hợp đặc biệt, nếu có.
    
   1. Cơ quan có thẩm quyền có thể từ chối quyền truy cập dữ liệu cá nhân của phụ huynh khi học sinh vị thành niên, đối tượng của dữ liệu đó, yêu cầu cơ quan có thẩm quyền từ chối quyền truy cập này. Yêu cầu của học sinh vị thành niên phải được gửi bằng văn bản, nêu rõ lý do từ chối quyền truy cập của phụ huynh và phải có chữ ký của học sinh. Sau khi nhận được yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét liệu việc chấp thuận yêu cầu từ chối quyền truy cập của phụ huynh có vì lợi ích tốt nhất của đối tượng dữ liệu vị thành niên hay không. Khi đưa ra quyết định này, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét các yếu tố sau:
       
      1. Liệu người chưa thành niên có đủ tuổi và sự trưởng thành để giải thích lý do và hiểu được hậu quả của yêu cầu từ chối quyền truy cập hay không;
          
      2. Liệu hoàn cảnh cá nhân của trẻ vị thành niên có cho phép việc từ chối quyền truy cập của cha mẹ nhằm bảo vệ trẻ khỏi tổn hại về thể chất hoặc tinh thần hay không;
          
      3. Liệu có cơ sở để tin rằng lý do mà chủ thể dữ liệu vị thành niên đưa ra để ngăn cản cha mẹ truy cập là hợp lý hay không;
          
      4. Liệu dữ liệu được đề cập có tính chất mà việc tiết lộ cho phụ huynh có thể dẫn đến tổn hại về thể chất hoặc tinh thần cho đối tượng dữ liệu vị thành niên hay không; và
          
      5. Dữ liệu có liên quan đến các dịch vụ y tế, nha khoa hoặc các dịch vụ chăm sóc sức khỏe khác được cung cấp theo Minn. Stat. §§ 144.341 đến 144.347 hay không, trong trường hợp đó, dữ liệu chỉ có thể được tiết lộ nếu việc không thông báo cho phụ huynh sẽ gây nguy hiểm nghiêm trọng đến sức khỏe của trẻ vị thành niên.
          
3. Sinh viên không được phép truy cập vào hồ sơ cá nhân. Sinh viên không được quyền truy cập vào dữ liệu cá nhân liên quan đến hồ sơ và sao kê tài chính của phụ huynh hoặc bất kỳ thông tin nào có trong đó.

IX. TIẾT LỘ HỒ SƠ MẬT

1. Hồ sơ mật là những hồ sơ và dữ liệu chứa trong đó không được công khai theo luật tiểu bang hoặc liên bang, và học sinh, phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện không thể tiếp cận được.
    
2. Báo cáo theo Đạo luật Báo cáo về Lạm dụng Trẻ vị thành niên Theo Minn. Stat. § 626.556, các báo cáo liên quan đến trẻ em bị bỏ rơi và/hoặc bị lạm dụng thể chất và/hoặc tình dục chỉ được cung cấp cho các cơ quan phúc lợi và thực thi pháp luật có thẩm quyền. Đối với các bên khác, dữ liệu đó sẽ được giữ bí mật và sẽ không được cung cấp cho phụ huynh hoặc cá nhân liên quan bởi Học khu. Tuy nhiên, cá nhân liên quan có thể nhận được bản sao báo cáo từ cơ quan phúc lợi địa phương, cảnh sát trưởng quận hoặc sở cảnh sát địa phương theo các quy định của Minn. Stat. § 626.556, Khoản 11.
    
3. Dữ liệu điều tra Dữ liệu do Học khu thu thập trong quá trình điều tra đang diễn ra nhằm mục đích khởi kiện hoặc bào chữa trong các vụ kiện dân sự đang chờ giải quyết, hoặc được lưu giữ để chuẩn bị cho một vụ kiện dân sự đang chờ giải quyết, được phân loại là dữ liệu phi công khai được bảo vệ trong trường hợp dữ liệu không liên quan đến cá nhân, và dữ liệu bí mật trong trường hợp dữ liệu liên quan đến cá nhân.
    
   1. Học khu có thể cho phép bất kỳ cá nhân, cơ quan hoặc công chúng nào truy cập vào bất kỳ dữ liệu nào được phân loại là dữ liệu được bảo mật, không công khai hoặc bí mật theo quy định tại điều khoản này, nếu Học khu xác định rằng việc truy cập đó sẽ hỗ trợ quá trình thực thi pháp luật, thúc đẩy sức khỏe hoặc an toàn cộng đồng, hoặc xua tan tin đồn hoặc bất ổn lan rộng.
       
   2. Người khiếu nại có quyền truy cập vào bản tường trình mà họ đã cung cấp cho Sở Giáo dục.
       
   3. Khi một cuộc điều tra dân sự kết thúc, dữ liệu điều tra dân sự sẽ được công khai trừ khi việc công khai dữ liệu đó gây nguy hiểm cho một vụ kiện dân sự khác đang chờ giải quyết, ngoại trừ những phần dữ liệu đó được phân loại là không phải dữ liệu công khai theo luật tiểu bang hoặc liên bang. Bất kỳ dữ liệu điều tra dân sự nào được trình bày làm bằng chứng tại tòa án hoặc được đưa vào hồ sơ tòa án đều sẽ được công khai. Để phục vụ mục đích của điều khoản này, một cuộc điều tra dân sự sẽ kết thúc khi xảy ra bất kỳ sự kiện nào sau đây:
       
      1. Quyết định của Sở Giáo dục, hoặc của luật sư trưởng Sở Giáo dục, không theo đuổi vụ kiện dân sự. Tuy nhiên, cuộc điều tra có thể được tiến hành trở lại nếu Sở Giáo dục hoặc luật sư của Sở quyết định tiếp tục vụ kiện dân sự;
          
      2. Hết thời hạn nộp đơn khiếu nại theo luật định về thời hiệu hoặc thỏa thuận áp dụng cho vụ kiện dân sự; hoặc
          
      3. Việc một trong hai bên trong vụ kiện dân sự đã hết hoặc chấm dứt quyền kháng cáo.
          
   4. Theo quy định của điều khoản này, "vụ kiện dân sự đang chờ giải quyết" được định nghĩa là bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các thủ tục tố tụng tư pháp, hành chính hoặc trọng tài.

X. TIẾT LỘ HỒ SƠ HỌC TẬP TRƯỚC KHI DIỄN RA PHIÊN LẮNG NGHE VỀ VIỆC LOẠI TRỪ HOẶC ĐUỔI HỌC

Trước một thời điểm hợp lý trong bất kỳ phiên điều trần về việc loại trừ hoặc đuổi học nào, học sinh và phụ huynh, người giám hộ hoặc người đại diện của học sinh sẽ được tiếp cận tất cả hồ sơ của Học khu liên quan đến học sinh, bao gồm bất kỳ bài kiểm tra hoặc báo cáo nào mà dựa trên đó học khu có thể đưa ra quyết định đề xuất, theo Đạo luật Sa thải Công bằng Học sinh Minnesota, Minn. Stat. § 121A.40, et seq.

XI. TIẾT LỘ DỮ LIỆU CHO CÁC SĨ QUAN TUYỂN QUÂN ĐỘI

1. Trong vòng 60 ngày kể từ ngày yêu cầu, học khu phải cung cấp tên, địa chỉ và số điện thoại nhà riêng của học sinh lớp 11 và 12 cho các sĩ quan tuyển quân mà không cần sự đồng ý của phụ huynh hoặc học sinh.
    
2. Dữ liệu được cung cấp cho các sĩ quan tuyển quân theo điều khoản này:
    
   1. Chỉ được sử dụng với mục đích cung cấp thông tin cho sinh viên về nghĩa vụ quân sự, các quyền lợi giáo dục dành cho cựu chiến binh cấp tiểu bang và liên bang, và các cơ hội nghề nghiệp và giáo dục khác do quân đội cung cấp; và
       
   2. Không được phép phổ biến thêm cho bất kỳ người nào khác ngoài nhân viên của các dịch vụ tuyển quân của lực lượng vũ trang.
       
   3. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có quyền từ chối việc tiết lộ thông tin nêu trên cho các sĩ quan tuyển quân. Để từ chối việc tiết lộ thông tin nêu trên cho các sĩ quan tuyển quân, phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền, Hiệu trưởng trường Trung học Minnetonka, trước ngày 1 tháng 10 hàng năm. Yêu cầu bằng văn bản phải bao gồm các thông tin sau:
       
      1. Tên học sinh và phụ huynh (nếu có);
          
      2. Địa chỉ nhà;
          
      3. Trình độ học vấn của học sinh;
          
      4. Trường hiện tại học sinh đang theo học;
          
      5. Mối quan hệ pháp lý của phụ huynh với học sinh, nếu có; và
          
      6. Thông tin cụ thể hoặc các loại thông tin cụ thể sẽ được tiết lộ cho các nhà tuyển quân;
          
      7. Một số hoặc nhiều loại thông tin trong danh bạ không được phép công khai, bao gồm cả thông tin về tuyển quân.
          
   4. Hàng năm, học khu sẽ thông báo công khai thông qua bản tin của học khu và trường học để thông báo cho phụ huynh và học sinh đủ điều kiện về quyền từ chối tiết lộ tên, địa chỉ và số điện thoại nhà riêng của học sinh đang theo học lớp 11 và 12.
       
   5. Việc phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện từ chối cung cấp thông tin trên cho các sĩ quan tuyển quân không ảnh hưởng đến việc Sở Giáo dục công bố thông tin danh bạ cho công chúng, bao gồm cả các sĩ quan tuyển quân.
      
      Để bảo mật bất kỳ thông tin nào về học sinh trong danh bạ, các thủ tục được nêu trong phần CUNG CẤP THÔNG TIN DANH BẠ của chính sách này cũng phải được tuân thủ. Theo đó, trong phạm vi mà Học khu đã chỉ định tên, địa chỉ, số điện thoại và cấp lớp của học sinh là thông tin danh bạ, nếu không có yêu cầu từ phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện không cung cấp dữ liệu đó, thông tin này sẽ là dữ liệu công khai và có thể truy cập được bởi các sĩ quan tuyển quân cũng như các thành viên khác của công chúng.

XII. GIỚI HẠN VỀ VIỆC CÔNG KHAI LẠI THÔNG TIN

1. Tiết lộ lại thông tin: Phù hợp với các yêu cầu nêu trong văn bản này, Học khu chỉ được phép tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục của học sinh với điều kiện bên được tiết lộ thông tin sẽ không tiết lộ thông tin đó cho bất kỳ bên nào khác mà không có sự đồng ý bằng văn bản trước đó của phụ huynh học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện, ngoại trừ các cán bộ, nhân viên và đại lý của bất kỳ bên nào nhận được thông tin nhận dạng cá nhân theo Mục này có thể sử dụng thông tin đó, nhưng chỉ cho các mục đích mà việc tiết lộ đã được thực hiện.
    
2. Việc tiết lộ lại thông tin không bị cấm.
    
   1. Học khu có thể tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân theo mục TIẾT LỘ HỒ SƠ GIÁO DỤC của chính sách này với điều kiện bên nhận thông tin có thể tiết lộ thêm thông tin đó thay mặt cho Học khu, với điều kiện:
       
      1. Các thông tin được công bố đáp ứng các yêu cầu của mục CÔNG KHAI HỒ SƠ GIÁO DỤC trong chính sách này;
          
      2. Và Học khu đã tuân thủ các yêu cầu về lưu giữ hồ sơ của phần CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN; BẢO MẬT HỒ SƠ; VÀ LƯU GIỮ HỒ SƠ trong chính sách này.
          
   2. Các yêu cầu của phần này không áp dụng cho các tiết lộ được thực hiện theo lệnh của tòa án hoặc trát tòa được ban hành hợp pháp hoặc theo thủ tục tố tụng, cho các tiết lộ thông tin danh bạ, cho các tiết lộ cho phụ huynh hoặc học sinh, hoặc cho phụ huynh của học sinh phụ thuộc.
       
3. Phân loại dữ liệu được tiết lộ: Thông tin được tiết lộ sẽ giữ nguyên mức độ phân loại như khi được lưu giữ tại Sở Giáo dục.
    
4. Thông báo: Trừ các trường hợp tiết lộ thông tin theo lệnh của tòa án hoặc trát tòa hợp pháp, tiết lộ thông tin danh bạ theo mục TIẾT LỘ THÔNG TIN DANH BẠ của chính sách này, hoặc tiết lộ cho phụ huynh hoặc học sinh, học khu phải thông báo cho bên được tiết lộ về các yêu cầu được nêu trong Mục này. Trong trường hợp bên thứ ba tiết lộ lại thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục một cách không đúng quy định, cơ quan hoặc tổ chức giáo dục không được phép cho phép bên thứ ba đó truy cập thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục trong ít nhất năm năm.

XIII. THẨM QUYỀN, BẢO MẬT HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ

1. Cơ quan chịu trách nhiệm: Cơ quan chịu trách nhiệm sẽ chịu trách nhiệm về việc duy trì và bảo mật hồ sơ học sinh. Cơ quan chịu trách nhiệm đối với các trường học ở Minnetonka là Giám đốc Sở Giáo dục.
    
2. Bảo mật hồ sơ: Hiệu trưởng mỗi trường học, chịu sự giám sát và kiểm soát của cơ quan có thẩm quyền, sẽ là người quản lý hồ sơ của trường và có nhiệm vụ duy trì và bảo đảm tính riêng tư và/hoặc bảo mật của hồ sơ học sinh.
    
3. Kế hoạch bảo mật hồ sơ sinh viên Hiệu trưởng nhà trường phải nộp cho cơ quan có thẩm quyền một kế hoạch bằng văn bản về việc bảo mật hồ sơ học sinh trước ngày 1 tháng 9 của mỗi năm học. Kế hoạch bằng văn bản phải bao gồm các thông tin sau:
    
   1. Bản mô tả về các hồ sơ được lưu giữ;
       
   2. Chức danh và địa chỉ của người (những người) chịu trách nhiệm về việc bảo mật hồ sơ sinh viên;
       
   3. Vị trí lưu trữ hồ sơ sinh viên, phân loại theo từng nhóm, trong các tòa nhà;
       
   4. Các biện pháp bảo mật hồ sơ sinh viên; và
       
   5. Quy trình truy cập và tiết lộ thông tin.
       
4. Rà soát Kế hoạch Bằng văn bản về Bảo mật Hồ sơ Học sinh: Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét các kế hoạch được đệ trình theo phần này để đảm bảo tuân thủ pháp luật, chính sách này và các chính sách hành chính khác nhau của Học khu. Sau đó, cơ quan có thẩm quyền sẽ cập nhật các thủ tục hành chính như một phần của chính sách này.
    
5. Lưu trữ hồ sơ
    
   1. Hiệu trưởng phải, đối với mỗi yêu cầu và mỗi lần tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ học tập của học sinh, lưu giữ một bản ghi cùng với hồ sơ học tập của học sinh, trong đó ghi rõ:
       
      1. Các bên đã yêu cầu hoặc nhận được thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục của học sinh; và
          
      2. Các lợi ích chính đáng mà các bên này có được khi yêu cầu hoặc thu thập thông tin;
          
   2. Trong trường hợp Học khu tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ học tập của học sinh theo quy định tại mục GIỚI HẠN TIẾT LỘ LẠI của chính sách này, hồ sơ tiết lộ được yêu cầu theo Mục này cũng phải bao gồm:
       
      1. tên của các bên bổ sung mà bên nhận có thể tiết lộ thông tin thay mặt cho Học khu; và
          
      2. các quyền lợi hợp pháp theo mục TIẾT LỘ HỒ SƠ GIÁO DỤC của chính sách này mà mỗi bên bổ sung có được khi yêu cầu hoặc thu thập thông tin.
          
   3. Hồ sơ về các yêu cầu tiết lộ thông tin có thể được xem xét bởi:
       
      1. Phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện;
          
      2. cán bộ nhà trường hoặc trợ lý của họ chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ; và
          
      3. Các bên được pháp luật ủy quyền kiểm tra quy trình lưu trữ hồ sơ của Học khu.
          
   4. Hồ sơ về các yêu cầu và thông tin được tiết lộ sẽ được lưu giữ cùng với hồ sơ giáo dục của học sinh chừng nào học khu còn lưu giữ hồ sơ giáo dục của học sinh đó.
       
   5. Các đoạn nêu trên về việc lưu giữ hồ sơ không áp dụng cho các yêu cầu hoặc tiết lộ cho phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện, các tiết lộ theo sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện, các yêu cầu hoặc tiết lộ cho các quan chức nhà trường khác theo mục TIẾT LỘ HỒ SƠ GIÁO DỤC của chính sách này, các yêu cầu tiết lộ thông tin danh bạ theo mục CUNG CẤP THÔNG TIN DANH BẠ của chính sách này, hoặc cho một bên tìm kiếm hoặc nhận hồ sơ theo chỉ thị của bồi thẩm đoàn liên bang hoặc trát tòa của cơ quan thực thi pháp luật khác và tòa án hoặc cơ quan ban hành đã ra lệnh rằng sự tồn tại hoặc nội dung của trát tòa hoặc thông tin được cung cấp để đáp lại trát tòa không được tiết lộ.

XIV. QUYỀN KIỂM TRA VÀ XEM XÉT HỒ SƠ GIÁO DỤC

1. Phụ huynh của học sinh, học sinh đủ điều kiện hoặc phụ huynh của học sinh đủ điều kiện đồng thời là học sinh phụ thuộc: Học khu sẽ cho phép phụ huynh của học sinh, học sinh đủ điều kiện hoặc phụ huynh của học sinh đủ điều kiện đồng thời là học sinh phụ thuộc đang hoặc đã từng theo học tại Học khu được kiểm tra hoặc xem xét hồ sơ giáo dục của học sinh, ngoại trừ những hồ sơ được bảo mật theo luật tiểu bang hoặc liên bang hoặc theo quy định khác trong mục TIẾT LỘ HỒ SƠ RIÊNG TƯ của chính sách này.
    
2. Phản hồi yêu cầu truy cập: Học khu sẽ phản hồi mọi yêu cầu theo Mục 14.1 của chính sách này ngay lập tức nếu có thể, hoặc trong vòng mười (10) ngày kể từ ngày yêu cầu, không bao gồm các ngày thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày lễ.
    
3. Quyền kiểm tra và xem xét Quyền kiểm tra và xem xét hồ sơ giáo dục bao gồm:
    
   1. Quyền được nhận phản hồi từ Sở Giáo dục đối với các yêu cầu hợp lý về giải thích và diễn giải hồ sơ; và
       
   2. Nếu hoàn cảnh thực sự ngăn cản phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện thực hiện quyền kiểm tra và xem xét hồ sơ giáo dục, Sở Giáo dục sẽ cung cấp cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện một bản sao của hồ sơ được yêu cầu, hoặc sắp xếp các phương án khác để phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có thể kiểm tra và xem xét các hồ sơ được yêu cầu.
       
4. Mẫu đơn yêu cầu: Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện phải gửi cho Sở Giáo dục một đơn yêu cầu bằng văn bản để kiểm tra hồ sơ giáo dục, trong đó nêu rõ càng chính xác càng tốt hồ sơ hoặc các hồ sơ mà họ muốn kiểm tra.
    
5. Thu thập hồ sơ học sinh : Nếu hồ sơ học tập của học sinh được lưu giữ ở nhiều địa điểm khác nhau, cơ quan có thẩm quyền có thể thu thập bản sao hồ sơ hoặc chính hồ sơ từ các địa điểm khác nhau để có thể kiểm tra tại một địa điểm duy nhất. Tuy nhiên, nếu phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện muốn kiểm tra hồ sơ tại nơi lưu giữ, Sở Giáo dục sẽ cố gắng đáp ứng nguyện vọng đó. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện sẽ được thông báo về thời gian và địa điểm có thể kiểm tra hồ sơ.
    
6. Hồ sơ chứa thông tin về nhiều hơn một học sinh: Nếu hồ sơ giáo dục của một học sinh chứa thông tin về nhiều hơn một học sinh, phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có thể xem xét, kiểm tra hoặc chỉ được thông báo về những thông tin cụ thể liên quan đến học sinh đó.
    
7. Thẩm quyền kiểm tra hoặc xem xét: Học khu có thể giả định rằng cha hoặc mẹ của học sinh có thẩm quyền kiểm tra hoặc xem xét hồ sơ học tập của học sinh, trừ khi học khu được cung cấp bằng chứng về một văn bản ràng buộc pháp lý hoặc luật tiểu bang hoặc lệnh của tòa án quy định về các vấn đề như ly hôn, ly thân hoặc quyền nuôi con, trong đó nêu rõ điều ngược lại.
    
8. Phí sao chép hồ sơ
    
   1. Học khu sẽ thu một khoản phí hợp lý cho việc cung cấp bản sao chụp hoặc bản in các hồ sơ, trừ khi việc in bản sao là phương pháp duy nhất để kiểm tra dữ liệu. Khi xác định mức phí hợp lý, học khu sẽ xem xét các yếu tố sau:
       
      1. Chi phí vật liệu, bao gồm giấy, được sử dụng để in các bản sao;
          
      2. chi phí nhân công cần thiết để chuẩn bị các bản sao;
          
      3. bất kỳ bảng giá phí sao chép tiêu chuẩn nào do Học khu thiết lập trong quá trình hoạt động bình thường của mình;
          
      4. bất kỳ chi phí đặc biệt nào cần thiết để tạo ra các bản sao đó từ các hệ thống lưu trữ hồ sơ dựa trên máy móc, bao gồm nhưng không giới hạn ở máy tính và hệ thống vi phim; và
          
      5. chi phí gửi thư.
          
   2. Chi phí sao chép tài liệu sẽ do phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện chi trả.
       
   3. Tuy nhiên, cơ quan có thẩm quyền không được phép thu phí sao chép hồ sơ học tập của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện nếu việc đó cản trở hiệu quả việc phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện thực hiện quyền kiểm tra hoặc xem xét hồ sơ học tập của học sinh.
       
   4. Ban quản lý học khu có quyền tính phí đối với các bản sao như bảng điểm mà họ gửi cho các nhà tuyển dụng tiềm năng hoặc các cơ sở giáo dục sau trung học cho mục đích tuyển dụng hoặc tuyển sinh. Phí cho các bản sao đó và các bản sao khác được gửi cho bên thứ ba với sự đồng ý trước đó nhằm mục đích thuận tiện sẽ là chi phí tìm kiếm/truy xuất và sao chép thực tế, cộng thêm phí bưu chính nếu có.

XV. YÊU CẦU SỬA ĐỔI HỒ SƠ; THỦ TỤC KHIẾU NẠI VỀ DỮ LIỆU

1. Yêu cầu sửa đổi hồ sơ giáo dục Phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện nếu cho rằng thông tin trong hồ sơ học tập của học sinh không chính xác, gây hiểu nhầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quyền khác của học sinh có thể yêu cầu Sở Giáo dục sửa đổi các hồ sơ đó.
    
   1. Yêu cầu phải được lập bằng văn bản, phải nêu rõ mục mà người yêu cầu cho là không chính xác, gây hiểu nhầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quyền khác của học sinh, phải nêu rõ lý do cho niềm tin này, và phải chỉ rõ sự điều chỉnh mà người yêu cầu muốn Sở Giáo dục thực hiện. Yêu cầu phải được người yêu cầu ký tên và ghi ngày tháng.
       
   2. Sau khi nhận được yêu cầu, Sở Giáo dục sẽ quyết định có sửa đổi hồ sơ học tập của học sinh theo yêu cầu hay không trong một khoảng thời gian hợp lý.
       
   3. 3. Nếu học khu quyết định từ chối sửa đổi hồ sơ học tập của học sinh theo yêu cầu, học khu phải thông báo cho phụ huynh học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện về việc từ chối đó và tư vấn cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện về quyền được lắng nghe ý kiến.
       
2. Quyền được xét xử Nếu học khu từ chối sửa đổi hồ sơ học tập của học sinh, học khu, theo yêu cầu, sẽ tạo cơ hội cho một phiên điều trần để phản đối nội dung hồ sơ học tập của học sinh nhằm đảm bảo rằng thông tin trong hồ sơ học tập của học sinh không sai lệch, gây hiểu nhầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quyền khác của học sinh.
    
   1. Nếu, sau khi tiến hành phiên điều trần, Sở Giáo dục quyết định rằng thông tin đó không chính xác, gây hiểu nhầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quyền khác của học sinh, thì Sở sẽ sửa đổi hồ sơ giáo dục của học sinh cho phù hợp và thông báo bằng văn bản cho phụ huynh học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện.
       
   2. Nếu, sau phiên điều trần, Sở Giáo dục quyết định rằng thông tin đó không sai lệch, gây hiểu nhầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hay các quyền khác của học sinh, thì Sở Giáo dục sẽ thông báo cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện về quyền được ghi nhận ý kiến ​​vào hồ sơ để bình luận về thông tin đang tranh chấp hoặc nêu lý do tại sao họ không đồng ý với quyết định của Sở Giáo dục, hoặc cả hai.
       
   3. Bất kỳ thông tin nào được ghi vào hồ sơ học tập của học sinh đều phải:
       
      1. Được lưu giữ bởi Sở Giáo dục như một phần của hồ sơ giáo dục của học sinh miễn là hồ sơ đó hoặc phần đang tranh chấp của hồ sơ đó vẫn được Sở Giáo dục lưu giữ; và
          
      2. Nếu hồ sơ học tập của học sinh hoặc phần hồ sơ đang tranh chấp được Sở Giáo dục tiết lộ cho bất kỳ bên nào, thì lời giải thích cũng phải được Sở Giáo dục tiết lộ cho bên đó.
          
3. Tiến hành phiên điều trần
   1. Phiên điều trần sẽ được tổ chức trong một khoảng thời gian hợp lý sau khi Sở Giáo dục nhận được yêu cầu, và phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện sẽ được thông báo về ngày, địa điểm và thời gian diễn ra phiên điều trần trước đó một khoảng thời gian hợp lý.
       
   2. Bất kỳ cá nhân nào, kể cả quan chức của Sở Giáo dục, không có lợi ích trực tiếp trong kết quả phiên điều trần đều có thể tiến hành phiên điều trần. Luật sư của hội đồng nhà trường phải có mặt để trình bày quan điểm của hội đồng nhà trường và tư vấn cho người chủ trì phiên điều trần được chỉ định về các vấn đề pháp lý và bằng chứng.
       
   3. Phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện sẽ được tạo cơ hội đầy đủ và công bằng để trình bày bằng chứng liên quan đến các vấn đề được nêu ra và có thể được hỗ trợ hoặc đại diện bởi những người mà họ lựa chọn với chi phí của riêng họ, bao gồm cả luật sư.
       
   4. Ban quản lý học khu sẽ đưa ra quyết định bằng văn bản trong một khoảng thời gian hợp lý sau khi kết thúc phiên điều trần. Quyết định phải dựa hoàn toàn vào bằng chứng được trình bày tại phiên điều trần và phải bao gồm tóm tắt bằng chứng và lý do của quyết định.
       
4. Kháng cáo: Quyết định cuối cùng của viên chức thụ lý được chỉ định có thể được kháng cáo theo các điều khoản áp dụng của Chương 14 Luật Tiểu bang Minnesota liên quan đến các vụ việc tranh chấp.

XVI. CÁC VẤN ĐỀ KHI TRUY CẬP DỮ LIỆU

1. Cán bộ phụ trách tuân thủ các quy trình dữ liệu là người được chỉ định để tiếp nhận các câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đến việc gặp khó khăn trong việc truy cập dữ liệu hoặc các vấn đề khác về quy trình dữ liệu.
    
2. Người phụ trách tuân thủ các quy trình dữ liệu có nghĩa là Giám đốc điều hành Nhân sự.

XVII. KHIẾU NAI VỀ VIỆC KHÔNG TUÂN THỦ

1. Nơi nộp đơn khiếu nại: Đơn khiếu nại có thể được nộp cho Ủy viên Hành chính, Tiểu bang Minnesota, 50 Sherburne Avenue, St. Paul, MN 55155.
   
   Các khiếu nại liên quan đến cáo buộc vi phạm các quyền được trao cho phụ huynh và học sinh đủ điều kiện theo Điều 1232g của Bộ luật Hình sự Hoa Kỳ (20 USC §1232g) và các quy định được ban hành theo đó, phải được gửi bằng văn bản đến Văn phòng Tuân thủ Chính sách Gia đình, Bộ Giáo dục Hoa Kỳ, 400 Maryland Avenue, SW, Washington, DC 20202-4605.
    
2. Nội dung khiếu nại: Khiếu nại được đệ trình theo Mục này phải chứa các cáo buộc cụ thể về sự kiện, tạo cơ sở hợp lý để tin rằng đã xảy ra vi phạm Điều 20 U.S.C. § 123 2g và các quy định được ban hành theo đó.

XVIII. MIỄN TRỪ

Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có thể từ bỏ bất kỳ quyền nào của mình được quy định trong văn bản này theo Điều 1232g của Bộ luật Hình sự Hoa Kỳ (20 USC §1232g). Việc từ bỏ quyền sẽ không có hiệu lực trừ khi được lập thành văn bản và có chữ ký của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện. Học khu không được phép yêu cầu việc từ bỏ quyền này.

XIX. THÔNG BÁO HÀNG NĂM VỀ QUYỀN LỢI

1. Nội dung của Thông báo Hàng năm, Sở Giáo dục sẽ thông báo cho phụ huynh của học sinh đang theo học và học sinh đủ điều kiện đang theo học bằng các phương tiện hợp lý nhất có thể để thông báo cho phụ huynh và học sinh đủ điều kiện về những nội dung sau:
    
   1. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có quyền kiểm tra và xem xét hồ sơ học tập của học sinh và thủ tục kiểm tra và xem xét hồ sơ học tập;
       
   2. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có quyền yêu cầu sửa đổi hồ sơ học tập của học sinh để đảm bảo rằng các hồ sơ đó không không chính xác, gây hiểu nhầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quyền khác của học sinh, và thủ tục yêu cầu sửa đổi hồ sơ cũng được nêu rõ;
       
   3. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có quyền đồng ý tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân có trong hồ sơ giáo dục của học sinh, trừ trường hợp luật liên bang và tiểu bang cũng như các quy định ban hành theo đó cho phép tiết lộ mà không cần sự đồng ý;
       
   4. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có quyền khiếu nại với Bộ Giáo dục Hoa Kỳ về việc bị cáo buộc học khu không tuân thủ các yêu cầu của Điều 20 USC § 1232g và các quy định được ban hành theo đó;
       
   5. Các tiêu chí để xác định ai là cán bộ nhà trường và điều gì cấu thành quyền lợi giáo dục hợp pháp nhằm mục đích tiết lộ hồ sơ giáo dục cho các cán bộ nhà trường khác mà Sở Giáo dục đã xác định là có quyền lợi giáo dục hợp pháp; và
       
   6. Sở Giáo dục sẽ chuyển tiếp hồ sơ giáo dục theo yêu cầu đến trường mà học sinh muốn hoặc dự định theo học.
       
2. Thông báo cho phụ huynh học sinh có ngôn ngữ chính hoặc ngôn ngữ sử dụng tại nhà không phải là tiếng Anh: Học khu cần có quy trình để thông báo hiệu quả cho phụ huynh của những học sinh được xác định là có ngôn ngữ chính hoặc ngôn ngữ sử dụng tại nhà không phải là tiếng Anh.
    
3. Thông báo cho Phụ huynh hoặc Học sinh đủ điều kiện bị khuyết tật: Học khu phải có quy định về việc thông báo hiệu quả cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện được xác định là bị khuyết tật.

XX. HỦY BỎ VÀ LƯU GIỮ HỒ SƠ

1. Quận phải tuân thủ lịch trình lưu giữ hồ sơ đã được Bộ Hành chính bang Minnesota phê duyệt.
    
2. Đối với các dữ liệu không được liệt kê trong lịch trình lưu giữ đã được Bộ Hành chính Minnesota phê duyệt, Học khu phải tuân thủ thẩm quyền của cơ quan nhà nước hoặc liên bang có thẩm quyền.
    
3. Ban quản lý sẽ xây dựng các quy trình để đảm bảo tuân thủ các quy định của tiểu bang và liên bang về việc lưu trữ và hủy bỏ dữ liệu.

XXI. BẢN SAO CHÍNH SÁCH

Tài liệu tham khảo pháp lý: