I. TỜ TRÌNH CHÍNH SÁCH

Hệ thống trường học nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong việc thu thập, lưu trữ và cung cấp hồ sơ học sinh, cũng như bảo vệ quyền riêng tư của học sinh theo quy định của luật liên bang và luật tiểu bang.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

Các quy trình và chính sách sau đây liên quan đến việc bảo vệ và bảo mật thông tin của phụ huynh và học sinh được Học khu thông qua, theo các yêu cầu tại 20 U.S.C. § 1232g, et Seq., (Đạo luật về Quyền Giáo dục và Quyền riêng tư của Gia đình) 34 C.F.R. Phần 99 và phù hợp với các yêu cầu của Đạo luật Thực hành Dữ liệu Chính phủ Minnesota, Minn. Stat. Ch. 13 và Minn. Rules Pts. 1205.0100 đến 1205.2000.

III. CÁC KHÁI NIỆM

1. Thời gian theo học: Theo định nghĩa trong Thông tin Danh bạ, “thời gian theo học” là khoảng thời gian mà học sinh đang theo học hoặc đã từng theo học tại một hoặc nhiều trường thuộc Hệ thống Trường học. Thuật ngữ này không bao gồm các bản ghi chi tiết hàng ngày về việc học sinh có mặt tại một hoặc nhiều trường thuộc Hệ thống Trường học.
    
2. Học sinh: Thuật ngữ “học sinh” bao gồm bất kỳ cá nhân nào đang hoặc đã từng theo học, đăng ký nhập học hoặc đăng ký tại Hệ thống Trường học và là đối tượng mà Hệ thống Trường học lưu giữ hồ sơ giáo dục. Thuật ngữ “học sinh” cũng bao gồm những người nộp đơn xin nhập học hoặc đăng ký tại Hệ thống Trường học, cũng như những cá nhân nhận các dịch vụ giáo dục theo hình thức chia sẻ thời gian từ Hệ thống Trường học.
    
3. Có thể xác định danh tính cá nhân: Thuật ngữ “có thể xác định danh tính cá nhân” có nghĩa là dữ liệu hoặc thông tin đó bao gồm, nhưng không giới hạn ở: (a) tên của học sinh; (b) tên của cha mẹ hoặc thành viên khác trong gia đình học sinh; (c) địa chỉ của học sinh hoặc gia đình học sinh; (d) mã số nhận dạng cá nhân như số an sinh xã hội hoặc số học sinh; (e) danh sách các đặc điểm cá nhân giúp dễ dàng xác định danh tính của học sinh; hoặc thông tin khác giúp dễ dàng xác định danh tính của học sinh.
    
4. “Hồ sơ” có nghĩa là bất kỳ thông tin hoặc dữ liệu nào được ghi lại dưới bất kỳ hình thức nào, bao gồm nhưng không giới hạn ở chữ viết tay, bản in, phương tiện lưu trữ máy tính, băng video hoặc băng âm thanh, phim, vi phim và vi bản.
    
5. Thông tin trong hồ sơ Thông tin trong hồ sơ là những thông tin có trong hồ sơ học tập của sinh viên mà việc tiết lộ chúng thường không được coi là gây hại hoặc xâm phạm quyền riêng tư. Nó bao gồm, nhưng không giới hạn ở, tên học sinh, ảnh, ngày sinh, chuyên ngành học, thời gian theo học, cấp lớp, tình trạng đăng ký (ví dụ: toàn thời gian hoặc bán thời gian), việc tham gia vào các hoạt động và môn thể thao được công nhận chính thức, cân nặng và chiều cao của các thành viên trong đội thể thao, bằng cấp, danh hiệu và giải thưởng đã nhận, và cơ quan hoặc cơ sở giáo dục gần nhất mà học sinh đã theo học. Nó cũng bao gồm tên của cha mẹ học sinh theo định nghĩa trong chính sách này. Thông tin danh bạ không bao gồm dữ liệu nhận dạng cá nhân liên quan đến tôn giáo, chủng tộc, màu da, địa vị xã hội hoặc quốc tịch.
    
6. Cơ quan có thẩm quyền Cơ quan có thẩm quyền ở đây là Giám đốc Sở Giáo dục.
    
7. Cán bộ nhà trường Cán bộ nhà trường bao gồm: (a) người được bầu hợp lệ vào hội đồng trường; (b) người được hội đồng trường tuyển dụng vào các vị trí hành chính, giám sát, giảng dạy hoặc các vị trí chuyên môn khác; (c) người được hội đồng trường tuyển dụng làm nhân viên thay thế tạm thời ở vị trí chuyên môn trong thời gian thực hiện nhiệm vụ thay thế; và (d) người được hội đồng trường tuyển dụng hoặc ký hợp đồng để thực hiện một nhiệm vụ đặc biệt như tư vấn viên, thư ký, nhân viên văn thư, cán bộ thông tin công cộng hoặc cán bộ tuân thủ quy định về dữ liệu, luật sư hoặc kiểm toán viên trong thời gian thực hiện nhiệm vụ với tư cách là nhân viên hoặc nhà thầu.
    
8. Dữ liệu tóm tắt Dữ liệu tóm tắt là các hồ sơ và báo cáo thống kê được tổng hợp từ dữ liệu về các cá nhân, nhưng trong đó các cá nhân không bị xác định danh tính và không thể xác định được danh tính của họ cũng như bất kỳ đặc điểm nào khác có thể giúp nhận diện duy nhất cá nhân đó.
    
9. Hồ sơ học tập
    
   1. Hồ sơ giáo dục là những hồ sơ: (1) có liên quan trực tiếp đến học sinh; và (2) được lưu trữ bởi Học khu hoặc bởi một bên đại diện cho Học khu.
       
   2. Hồ sơ giáo dục không bao gồm:
       
      1. Các hồ sơ về nhân viên giảng dạy mà: (1) chỉ do người lập hồ sơ giữ; và (2) không được cung cấp hoặc tiết lộ cho bất kỳ cá nhân nào khác, trừ giáo viên thay thế; và (3) được tiêu hủy vào cuối năm.
          
      2. Hồ sơ của một đơn vị thực thi pháp luật thuộc Học khu, miễn là các hồ sơ giáo dục do Học khu lưu trữ không được tiết lộ cho đơn vị đó, và các hồ sơ thực thi pháp luật phải đáp ứng các điều kiện sau: (1) được lưu trữ riêng biệt với các hồ sơ giáo dục; (2) được lưu trữ chỉ nhằm mục đích thực thi pháp luật; và (3) chỉ được tiết lộ cho các cán bộ thực thi pháp luật thuộc cùng một khu vực thẩm quyền.
          
      3. Các hồ sơ liên quan đến một cá nhân, bao gồm cả học sinh, đang làm việc cho Học khu mà: (1) được lập và lưu trữ trong quá trình hoạt động bình thường; (2) chỉ liên quan đến cá nhân đó với tư cách là nhân viên; và (3) không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác. Tuy nhiên, các quy định này không áp dụng đối với các hồ sơ liên quan đến một cá nhân đang theo học tại Hệ thống Trường học và được tuyển dụng do tư cách là học sinh của cá nhân đó.
          
      4. Các hồ sơ liên quan đến học sinh đủ điều kiện hoặc học sinh đang theo học tại một cơ sở giáo dục sau trung học, bao gồm: (1) được lập hoặc lưu giữ bởi bác sĩ, bác sĩ tâm thần, nhà tâm lý học hoặc các chuyên gia hoặc nhân viên y tế được công nhận khác khi họ hành nghề với tư cách chuyên môn hoặc hỗ trợ trong vai trò đó; (2) được lập, lưu giữ hoặc sử dụng chỉ liên quan đến việc cung cấp dịch vụ điều trị cho học sinh; và (3) chỉ được tiết lộ cho những cá nhân cung cấp dịch vụ điều trị; với điều kiện là hồ sơ đó có thể được bác sĩ hoặc chuyên gia thích hợp khác do học sinh lựa chọn xem xét trực tiếp. Đối với mục đích của định nghĩa này, "điều trị" không bao gồm các hoạt động giáo dục bổ trợ hoặc các hoạt động là một phần của chương trình giảng dạy trong Học khu.
          
      5. Các hồ sơ chỉ chứa thông tin về một cá nhân sau khi người đó không còn là học sinh của Hệ thống Trường học.
          
10. Học sinh đủ điều kiện : Học sinh đủ điều kiện là học sinh đã đủ mười tám (18) tuổi hoặc đang theo học tại một cơ sở giáo dục sau trung học.
     
11. Hệ thống tư pháp vị thành niên Hệ thống tư pháp vị thành niên bao gồm các cơ quan tư pháp hình sự và hệ thống tòa án khi tham gia vào các hoạt động liên quan đến tư pháp vị thành niên.
     
12. Lợi ích giáo dục chính đáng Lợi ích giáo dục chính đáng bao gồm các lợi ích có liên quan trực tiếp đến việc giảng dạy trong lớp học, hoạt động giảng dạy, thành tích và tiến bộ của học sinh, kỷ luật học sinh, sức khỏe và phúc lợi của học sinh, cũng như khả năng đáp ứng yêu cầu cung cấp dữ liệu giáo dục. Điều này bao gồm nhu cầu được biết thông tin của một cá nhân nhằm:
     
    1. Thực hiện một nhiệm vụ hành chính theo yêu cầu trong hợp đồng của trường hoặc của nhân viên, hoặc theo mô tả công việc đã được hội đồng trường phê duyệt;
        
    2. Thực hiện nhiệm vụ giám sát hoặc giảng dạy có liên quan trực tiếp đến việc học tập của học sinh; hoặc
        
    3. Cung cấp dịch vụ hoặc hỗ trợ cho học sinh hoặc gia đình học sinh, chẳng hạn như chăm sóc sức khỏe, tư vấn, giới thiệu việc làm cho học sinh hoặc hỗ trợ tài chính cho học sinh.
        
    4. Thực hiện một tác vụ có liên quan trực tiếp đến việc đáp ứng yêu cầu cung cấp dữ liệu.
        
13. “Phụ huynh” có nghĩa là cha mẹ của học sinh, bao gồm cha mẹ ruột, người giám hộ hoặc cá nhân đóng vai trò như cha mẹ của học sinh trong trường hợp cha mẹ hoặc người giám hộ vắng mặt. Hệ thống trường học có thể giả định rằng phụ huynh có thẩm quyền thực hiện các quyền được quy định tại đây, trừ khi có bằng chứng cho thấy có luật của tiểu bang hoặc lệnh của tòa án điều chỉnh các vấn đề như ly hôn, ly thân hoặc quyền nuôi con, hoặc có văn bản pháp lý có hiệu lực ràng buộc quy định ngược lại.
     
14. Sinh viên phụ thuộc Sinh viên phụ thuộc là người trong mỗi tháng trong số năm (5) tháng dương lịch thuộc năm dương lịch mà năm tính thuế của cha mẹ bắt đầu, là sinh viên toàn thời gian tại một trường học hoặc cơ sở giáo dục, hoặc đang theo học một khóa đào tạo thực hành tại trang trại toàn thời gian dưới sự giám sát của một đại diện được công nhận thuộc một cơ sở giáo dục hoặc của một cơ quan nhà nước hoặc đơn vị hành chính trực thuộc nhà nước.

IV. PHÂN LOẠI CHUNG

Luật tiểu bang quy định rằng tất cả dữ liệu được thu thập, tạo ra, nhận được hoặc lưu trữ bởi một Học khu đều là thông tin công khai, trừ khi được luật tiểu bang hoặc liên bang phân loại là thông tin không công khai, thông tin cá nhân hoặc thông tin bí mật. Luật tiểu bang phân loại tất cả dữ liệu về cá nhân do Học khu lưu trữ liên quan đến học sinh là dữ liệu riêng tư về cá nhân. Dữ liệu này không được tiết lộ cho các bên khác ngoài phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện mà không có sự đồng ý, trừ khi theo lệnh tòa án hợp lệ, các đạo luật tiểu bang nhất định cho phép truy cập, và các điều khoản của 20 U.S.C. § 1232g và các quy định được ban hành theo đó.

V. TỜ KÊNH QUYỀN

1. Quyền của phụ huynh và học sinh đủ điều kiện Theo chính sách này, phụ huynh và học sinh đủ điều kiện có các quyền sau đây:
    
   1. Quyền được xem xét và kiểm tra hồ sơ học tập của học sinh;
       
   2. Quyền yêu cầu sửa đổi hồ sơ học tập của học sinh để đảm bảo rằng các hồ sơ này không chứa thông tin không chính xác, gây hiểu lầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hay các quyền khác của học sinh;
       
   3. Quyền đồng ý cho việc tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân có trong hồ sơ học tập của học sinh, trừ trường hợp việc tiết lộ đó không cần sự đồng ý theo chính sách này, luật của tiểu bang hoặc liên bang, hoặc các quy định được ban hành dựa trên các văn bản pháp luật đó;
       
   4. Quyền từ chối cung cấp tên, địa chỉ và số điện thoại nhà của học sinh lớp 11 và 12 cho các cán bộ tuyển quân;
   5. Quyền nộp đơn khiếu nại lên Bộ Giáo dục Hoa Kỳ về những vi phạm được cho là của Học khu đối với luật liên bang và các quy định được ban hành theo luật đó;
       
   6. Quyền được thông báo về các quyền theo luật liên bang; và
       
   7. Quyền nhận bản sao chính sách này tại địa điểm được nêu trong mục “BẢN SAO CHÍNH SÁCH” của chính sách này.
       
2. Tất cả các quyền và biện pháp bảo vệ được trao cho phụ huynh theo chính sách này sẽ được chuyển giao cho học sinh khi học sinh đó đủ mười tám (18) tuổi hoặc nhập học tại một cơ sở giáo dục sau trung học. Khi đó, học sinh sẽ trở thành “học sinh đủ điều kiện”. Tuy nhiên, phụ huynh của một học sinh đủ điều kiện đồng thời là “học sinh phụ thuộc” vẫn có quyền truy cập hồ sơ học tập của học sinh đó mà không cần phải xin sự đồng ý trước của học sinh.

VI. CÔNG BỐ HỒ SƠ HỌC TẬP

1. Cần có sự đồng ý để tiết lộ
    
   1. Học khu phải có được văn bản đồng ý có chữ ký và ghi ngày tháng của phụ huynh học sinh hoặc của chính học sinh đủ điều kiện trước khi tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục của học sinh, trừ các trường hợp được quy định tại văn bản này.
       
   2. Giấy đồng ý bằng văn bản phải được cha mẹ của học sinh hoặc chính học sinh đủ điều kiện ký tên và ghi ngày tháng, đồng thời phải bao gồm:
       
      1. danh mục các hồ sơ cần được công bố;
          
      2. mục đích hoặc các mục đích của việc tiết lộ;
          
      3. các bên hoặc nhóm các bên mà thông tin có thể được tiết lộ; và
          
      4. nếu cần thiết, ngày hết hiệu lực của sự đồng ý.
          
   3. Khi có việc công bố thông tin theo quy định tại khoản này và:
       
      1. nếu phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có yêu cầu, Hệ thống Trường học sẽ cung cấp cho họ một bản sao của các hồ sơ đã được tiết lộ; và
          
      2. Nếu phụ huynh của một học sinh không thuộc diện đủ điều kiện có yêu cầu, Hệ thống Trường học sẽ cung cấp cho học sinh đó một bản sao của các hồ sơ đã được công bố.
          
   4. Nếu cơ quan có thẩm quyền yêu cầu sự đồng ý có hiểu biết của cá nhân đối với việc cung cấp dữ liệu cá nhân cho công ty bảo hiểm hoặc đại diện được ủy quyền của công ty bảo hiểm, thì sự đồng ý có hiểu biết đó sẽ không được coi là đã được cấp trừ khi tuyên bố đó:
       
      1. nói một cách đơn giản;
          
      2. đã lỗi thời;
          
      3. phải nêu rõ những cá nhân hoặc cơ quan cụ thể mà chủ thể dữ liệu cho phép tiết lộ thông tin về chủ thể dữ liệu;
          
      4. cụ thể về bản chất của thông tin mà đối tượng cho phép tiết lộ;
          
      5. nêu rõ những cá nhân hoặc cơ quan mà đối tượng cho phép tiết lộ thông tin;
          
      6. quy định cụ thể về mục đích hoặc các mục đích mà thông tin có thể được sử dụng bởi bất kỳ bên nào được nêu tại khoản (e) nêu trên, cả tại thời điểm tiết lộ và vào bất kỳ thời điểm nào trong tương lai; và
          
      7. phải quy định rõ thời hạn hiệu lực, thời hạn này phải nằm trong khoảng thời gian hợp lý, không quá một năm, trừ trường hợp các giấy phép được cấp liên quan đến các đơn xin bảo hiểm nhân thọ hoặc bảo hiểm y tế không thể hủy bỏ hoặc có quyền gia hạn được đảm bảo và được xác định rõ là như vậy, thì thời hạn hiệu lực là hai năm kể từ ngày ký hợp đồng bảo hiểm.
          
   5. Sự đồng ý của học sinh đủ điều kiện: Khi học sinh đã đủ mười tám (18) tuổi hoặc đang theo học tại một cơ sở giáo dục sau trung học, các quyền được trao và sự đồng ý được yêu cầu đối với phụ huynh của học sinh từ đó trở đi sẽ chỉ được trao và yêu cầu đối với chính học sinh đủ điều kiện, trừ khi có quy định khác tại mục “TỜ KHAI QUYỀN” của chính sách này.
       
2. Không cần có sự đồng ý trước khi tiết lộ Hệ thống trường học có thể tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục của học sinh mà không cần sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh hoặc chính học sinh đó, trừ khi có quy định khác trong văn bản này, nếu việc tiết lộ đó:
    
   1. Đối với các cán bộ khác của Hệ thống Trường học, bao gồm cả giáo viên, thuộc Hệ thống Trường học mà Hệ thống Trường học xác định là có lợi ích giáo dục chính đáng đối với các hồ sơ đó;
       
   2. Gửi đến các cán bộ của các trường học hoặc Hệ thống trường học khác mà học sinh đó đang xin nhập học hoặc có ý định nhập học. Hồ sơ phải bao gồm thông tin về các biện pháp kỷ luật đã được áp dụng do bất kỳ sự việc nào mà học sinh đó sở hữu hoặc sử dụng vũ khí nguy hiểm. Hồ sơ cũng phải bao gồm bản sao của bất kỳ thông báo về căn cứ hợp lý nào hoặc bất kỳ quyết định xử lý hoặc lệnh tòa án nào theo Điều
      
      Điều 260B.171 của Luật Minnesota, trừ khi dữ liệu đó phải bị tiêu hủy theo Điều 120A.22, Khoản 7 © hoặc Điều 121A.75 của Luật Minnesota. Khi có yêu cầu, Học khu sẽ cung cấp cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện bản sao hồ sơ giáo dục đã được chuyển giao và tạo cơ hội cho một buổi điều trần để phản đối nội dung của các hồ sơ đó theo phần YÊU CẦU SỬA ĐỔI HỒ SƠ; THỦ TỤC PHẢN ĐỐI DỮ LIỆU của chính sách này;
       
   3. Gửi quý phụ huynh có con em đang theo học;
       
   4. Gửi các đại diện được ủy quyền của Tổng Kiểm toán Hoa Kỳ, Bộ trưởng Tư pháp Hoa Kỳ, Bộ trưởng Bộ Giáo dục Hoa Kỳ, hoặc Ủy viên Sở Trẻ em, Gia đình và Giáo dục của Tiểu bang hoặc đại diện của người đó, tuân theo các điều kiện liên quan đến việc tiết lộ thông tin được quy định tại luật liên bang;
       
   5. Liên quan đến hỗ trợ tài chính mà sinh viên đã nộp đơn xin hoặc đã nhận được, và nếu thông tin đó là cần thiết cho các mục đích như:
       
      1. xác định điều kiện được hưởng trợ cấp;
          
      2. xác định mức hỗ trợ;
          
      3. xác định các điều kiện để được hỗ trợ; hoặc
          
      4. thực thi các điều khoản và điều kiện của khoản hỗ trợ.
         
         "Hỗ trợ tài chính" theo quy định này được hiểu là khoản tiền được cấp cho một cá nhân hoặc khoản hỗ trợ bằng hiện vật dưới dạng tài sản hữu hình hoặc vô hình dành cho cá nhân đó, với điều kiện cá nhân đó phải theo học tại một cơ quan hoặc cơ sở giáo dục;
          
   6. Đối với các quan chức hoặc cơ quan nhà nước và địa phương mà theo luật tiểu bang được ban hành trước ngày 19 tháng 11 năm 1974, việc báo cáo hoặc tiết lộ thông tin đó được phép thực hiện một cách cụ thể, nếu việc báo cáo hoặc tiết lộ được phép liên quan đến hệ thống tư pháp vị thành niên và khả năng của hệ thống này trong việc phục vụ hiệu quả học sinh có hồ sơ được công bố; hoặc sau ngày 19 tháng 11 năm 1974, nếu việc báo cáo hoặc tiết lộ được luật bang cho phép liên quan đến hệ thống tư pháp vị thành niên và khả năng của hệ thống này trong việc phục vụ hiệu quả học sinh có hồ sơ được công bố trước khi có phán quyết, với điều kiện các quan chức và cơ quan được tiết lộ hồ sơ phải xác nhận bằng văn bản với Học khu rằng dữ liệu sẽ không được tiết lộ cho bất kỳ bên nào khác, trừ khi được luật bang quy định, mà không có sự đồng ý bằng văn bản trước của phụ huynh học sinh. Tối thiểu, Học khu phải tiết lộ các thông tin sau đây cho hệ thống tư pháp vị thành niên theo đoạn này: họ tên đầy đủ, địa chỉ nhà, số điện thoại và ngày sinh của học sinh; lịch học, hồ sơ đi học và ảnh của học sinh, nếu có; và tên, địa chỉ nhà và số điện thoại của cha mẹ;
       
   7. Đối với các tổ chức thực hiện các nghiên cứu cho hoặc thay mặt các cơ quan hoặc cơ sở giáo dục nhằm mục đích phát triển, xác nhận hoặc tổ chức các bài kiểm tra dự đoán, quản lý các chương trình hỗ trợ học sinh hoặc cải thiện chất lượng giảng dạy; với điều kiện các nghiên cứu này phải được thực hiện theo cách thức không cho phép các cá nhân ngoài đại diện của tổ chức xác định danh tính cá nhân của phụ huynh hoặc học sinh, và thông tin phải được tiêu hủy khi không còn cần thiết cho các mục đích mà nghiên cứu được thực hiện. Đối với mục đích của điều khoản này, thuật ngữ "tổ chức" bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các cơ quan liên bang, tiểu bang và địa phương cũng như các tổ chức độc lập. Trong trường hợp Bộ Trẻ em, Gia đình và Học tập xác định rằng một bên thứ ba bên ngoài Học khu mà thông tin được tiết lộ cho vi phạm điều khoản này, Học khu có thể không cho phép bên thứ ba đó truy cập thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục trong ít nhất năm năm;
       
   8. Đối với các tổ chức công nhận nhằm thực hiện các chức năng công nhận của mình;
       
   9. Để tuân thủ một lệnh của tòa án hoặc trát đòi hợp pháp, tuy nhiên, với điều kiện là Học khu phải nỗ lực hợp lý để thông báo cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện về lệnh hoặc trát đòi đó trước khi thực hiện, để phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có thể yêu cầu các biện pháp bảo vệ, trừ khi việc tiết lộ đó tuân thủ trát đòi của bồi thẩm đoàn liên bang, hoặc bất kỳ trát đòi nào khác được ban hành vì mục đích thực thi pháp luật, và tòa án hoặc cơ quan ban hành đã ra lệnh rằng sự tồn tại hoặc nội dung của trát đòi hoặc thông tin được cung cấp để đáp ứng trát đòi đó không được tiết lộ. Ngoài ra, nếu Học khu khởi kiện cha mẹ hoặc học sinh, Học khu có thể tiết lộ cho tòa án, mà không cần lệnh tòa án hoặc trát đòi, các hồ sơ giáo dục của học sinh có liên quan để Học khu tiến hành vụ kiện với tư cách là nguyên đơn. Ngoài ra, nếu phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện khởi kiện Học khu, Học khu có thể tiết lộ cho tòa án, mà không cần lệnh tòa án hoặc trát đòi hầu tòa, hồ sơ giáo dục của học sinh có liên quan để Học khu tự bào chữa;
       
   10. Đối với các bên có liên quan trong trường hợp khẩn cấp, nếu việc nắm được thông tin là cần thiết để bảo vệ sức khỏe hoặc an toàn của học sinh hoặc các cá nhân khác. Ngoài ra, cơ quan hoặc tổ chức giáo dục có thể đưa vào hồ sơ giáo dục của học sinh những thông tin thích hợp liên quan đến các biện pháp kỷ luật được áp dụng đối với học sinh đó vì hành vi gây ra rủi ro đáng kể cho sự an toàn hoặc sức khỏe của chính học sinh đó, các học sinh khác hoặc các thành viên khác trong cộng đồng trường học. Thông tin này có thể được tiết lộ cho các giáo viên và cán bộ nhà trường trong Học khu và/hoặc các giáo viên và cán bộ nhà trường ở các trường khác có lợi ích giáo dục hợp pháp liên quan đến hành vi của học sinh đó;
        
   11. Đối với hệ thống tư pháp vị thành niên, nếu thông tin về hành vi của một học sinh có nguy cơ gây hại là cần thiết một cách hợp lý để bảo vệ sức khỏe hoặc an toàn của chính học sinh đó hoặc những người khác.
        
   12. Thông tin mà Học khu đã chỉ định là “thông tin danh bạ” theo mục CÔNG BỐ THÔNG TIN DANH BẠ trong chính sách này;
        
   13. Gửi các cán bộ tuyển quân theo quy định tại mục TUYỂN QUÂN của chính sách này;
        
   14. Gửi đến phụ huynh của học sinh không đủ điều kiện hoặc chính bản thân học sinh đó;
        
   15. Đối với các cơ quan y tế có thẩm quyền, trong phạm vi cần thiết để triển khai các chương trình tiêm chủng và thực hiện các cuộc điều tra dịch tễ học chính đáng mà Cục trưởng Y tế xác định là cần thiết nhằm phòng ngừa bệnh tật hoặc tàn tật cho các cá nhân tại cơ quan hoặc cơ sở giáo dục công lập nơi cuộc điều tra đang được tiến hành;
        
   16. Đối với các tình nguyện viên được xác định là có lợi ích giáo dục chính đáng đối với dữ liệu và đang tổ chức các hoạt động và sự kiện do cơ quan hoặc tổ chức giáo dục tài trợ hoặc bảo trợ dành cho học sinh hoặc cựu học sinh; hoặc
        
   17. Đối với hệ thống tư pháp vị thành niên, khi có yêu cầu bằng văn bản xác nhận rằng thông tin sẽ không được tiết lộ cho bất kỳ ai khác, trừ trường hợp được pháp luật cho phép, trừ khi có sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh học sinh:
        
       1. Phải công bố các thông tin sau đây về học sinh: họ tên đầy đủ, địa chỉ nhà, số điện thoại, ngày sinh; thời khóa biểu, bảng điểm chuyên cần và ảnh (nếu có); tên, địa chỉ nhà và số điện thoại của cha mẹ.
           
       2. Các thông tin sau đây liên quan đến học sinh – chứ không phải dữ liệu thực tế hay các thông tin khác có trong hồ sơ học tập của học sinh – có thể được tiết lộ, với điều kiện yêu cầu truy cập phải được nộp theo mẫu quy định của pháp luật và phải kèm theo lời giải thích về lý do tại sao việc truy cập thông tin đó là cần thiết để phục vụ lợi ích của học sinh: (1) việc sử dụng chất ma túy, rượu hoặc thuốc lá; (2) hành vi tấn công hoặc đe dọa có thể dẫn đến việc bị đuổi học theo Đạo luật Đuổi học Công bằng đối với Học sinh: (3) sở hữu hoặc sử dụng vũ khí hoặc vật giống vũ khí; (4) trộm cắp; hoặc (5) phá hoại hoặc gây thiệt hại khác đối với tài sản. Trước khi công bố thông tin này, hiệu trưởng hoặc giám đốc hành chính của trường nhận được yêu cầu như vậy phải, trong phạm vi cho phép của luật liên bang, thông báo
           
       3. Phụ huynh hoặc người giám hộ của học sinh phải gửi yêu cầu cung cấp thông tin qua thư bảo đảm.
           
       4. Nếu cha mẹ hoặc người giám hộ của học sinh thông báo cho cán bộ nhà trường về việc phản đối việc tiết lộ thông tin trong vòng mười ngày kể từ khi nhận được thông báo có xác nhận, cán bộ nhà trường không được tiết lộ thông tin và thay vào đó phải thông báo cho thành viên hệ thống tư pháp vị thành niên đã yêu cầu về việc phản đối này. Nếu không nhận được phản đối nào từ cha mẹ hoặc người giám hộ trong vòng 14 ngày, cán bộ nhà trường phải đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin.
          
          Các yêu cầu bằng văn bản của (các) thành viên hệ thống tư pháp vị thành niên cũng như hồ sơ về bất kỳ việc tiết lộ nào phải được lưu giữ trong hồ sơ của học sinh.
           
       5. Gửi đến hiệu trưởng của trường nơi học sinh đang theo học và bất kỳ cố vấn nào trực tiếp giám sát hoặc báo cáo về hành vi hoặc tiến bộ của học sinh, nếu đó là thông tin từ quyết định xử lý do giám đốc giáo dục nhận được theo Điều 260B.171, Khoản 3 của Luật Minnesota. Hiệu trưởng phải thông báo ngay lập tức cho cố vấn và phải lưu quyết định xử lý vào hồ sơ giáo dục vĩnh viễn của học sinh. Hiệu trưởng cũng phải thông báo ngay lập tức cho bất kỳ giáo viên hoặc cán bộ quản lý nào trực tiếp giám sát hoặc báo cáo về hành vi hoặc tiến bộ của học sinh mà hiệu trưởng cho rằng cần thông tin này để làm việc với học sinh một cách phù hợp, để tránh bị tổn thương không cần thiết, hoặc để bảo vệ những người khác khỏi bị tổn thương không cần thiết. Hiệu trưởng cũng có thể thông báo cho các nhân viên khác của khu học chánh, giáo viên thay thế và tình nguyện viên có tiếp xúc trực tiếp với học sinh nếu hiệu trưởng xác định rằng những cá nhân này cần thông tin để làm việc với học sinh một cách phù hợp, để tránh bị tổn thương không cần thiết hoặc để bảo vệ người khác khỏi nguy cơ tổn thương không cần thiết. Các thông báo từ hiệu trưởng phải xác định danh tính học sinh, nêu rõ hành vi vi phạm và mô tả các điều kiện thử thách mà trường phải cung cấp thông tin nếu thông tin này được nêu trong quyết định xử lý. Thông tin trong quyết định xử lý là dữ liệu giáo dục riêng tư được thu thập với mục đích hạn chế là phục vụ nhu cầu giáo dục của học sinh và bảo vệ học sinh cùng nhân viên.
          
          Thông tin này không được phép tiết lộ thêm bởi cố vấn, giáo viên, cán bộ quản lý, nhân viên, giáo viên thay thế hoặc tình nguyện viên, trừ khi cần thiết để phục vụ học sinh, bảo vệ học sinh và nhân viên, hoặc theo yêu cầu của pháp luật, và chỉ được cung cấp cho học sinh hoặc cha mẹ hoặc người giám hộ của học sinh.
           
       6. Gửi đến hiệu trưởng của trường nơi học sinh đang theo học, nếu đó là thông tin trích từ hồ sơ về trẻ em do một cán bộ công an cung cấp và được giám đốc sở giáo dục tiếp nhận theo Điều 260B.171, Khoản 5 của Luật Minnesota. Hiệu trưởng phải đưa thông tin này vào hồ sơ học tập của học sinh. Hiệu trưởng cũng phải thông báo ngay lập tức cho bất kỳ giáo viên, cố vấn hoặc quản lý nào trực tiếp giám sát học sinh mà hiệu trưởng cho rằng cần thông tin này để làm việc với học sinh một cách thích hợp, nhằm tránh bị tổn thương không cần thiết hoặc để bảo vệ những người khác khỏi bị tổn thương không cần thiết. Hiệu trưởng cũng có thể thông báo cho các nhân viên khác của khu học chánh, giáo viên thay thế và tình nguyện viên có tiếp xúc trực tiếp với học sinh nếu hiệu trưởng xác định rằng những cá nhân này cần thông tin để làm việc với học sinh một cách phù hợp, để tránh bị đặt vào tình huống dễ bị tổn thương một cách không cần thiết, hoặc để bảo vệ những người khác khỏi tình huống dễ bị tổn thương một cách không cần thiết.
          
          Các thông báo từ hiệu trưởng phải xác định danh tính của học sinh và mô tả hành vi vi phạm được cáo buộc nếu thông tin này được cung cấp trong thông báo của cán bộ công an. Thông tin hồ sơ từ cảnh sát nhận được là dữ liệu giáo dục riêng tư được thu thập với mục đích hạn chế là phục vụ nhu cầu giáo dục của học sinh và bảo vệ học sinh cùng nhân viên. Thông tin này không được phép tiết lộ thêm bởi cố vấn, giáo viên, cán bộ quản lý, nhân viên, giáo viên thay thế hoặc tình nguyện viên, trừ khi cần thiết để liên lạc với học sinh hoặc phụ huynh/người giám hộ của học sinh nhằm phục vụ học sinh, bảo vệ học sinh và nhân viên, hoặc theo yêu cầu của pháp luật.
          
          Hiệu trưởng phải xóa báo cáo và thông báo của nhân viên cảnh sát khỏi hồ sơ giáo dục của học sinh, tiêu hủy dữ liệu và nỗ lực hợp lý để thông báo cho giáo viên, cố vấn, nhân viên, quản lý, giáo viên thay thế hoặc tình nguyện viên đã nhận dữ liệu từ thông báo của nhân viên cảnh sát nếu công tố viên quận quyết định không tiếp tục đơn kiện hoặc hướng dẫn học sinh tham gia chương trình chuyển hướng hoặc hòa giải, hoặc nếu tòa án thiếu niên ra quyết định về đơn kiện và công tố viên quận hoặc tòa án thiếu niên thông báo cho giám đốc giáo dục về hành động đó.

VII. CÔNG BỐ THÔNG TIN DANH BẠ

1. Thông tin trong Danh mục phân loại là thông tin công khai, trừ khi có quy định khác tại đây.
    
2. Cựu học sinh: Hệ thống trường học có thể công bố thông tin danh bạ từ hồ sơ giáo dục do hệ thống này lập ra liên quan đến một cá nhân không còn theo học tại hệ thống trường học mà không cần tuân thủ các yêu cầu quy định tại mục 7.3
    
3. Các em học sinh và quý phụ huynh Hệ thống trường học có thể công bố thông tin danh bạ trích từ hồ sơ giáo dục của học sinh và thông tin liên quan đến phụ huynh mà không cần sự đồng ý bằng văn bản trước của phụ huynh học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện, trừ khi có quy định khác tại văn bản này. Trước khi tiến hành công bố như vậy, Hệ thống trường học phải:
    
   1. Hàng năm, phải thông báo công khai bằng bất kỳ phương tiện nào có khả năng hợp lý để thông báo cho phụ huynh và học sinh đủ điều kiện về:
       
      1. Các loại thông tin nhận dạng cá nhân liên quan đến học sinh và/hoặc phụ huynh mà Học khu đã chỉ định là thông tin danh bạ;
          
      2. Quyền của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện trong việc từ chối cho phép Hệ thống Trường học chỉ định bất kỳ hoặc tất cả các loại thông tin nêu trên về học sinh và/hoặc phụ huynh làm thông tin danh bạ; và a. Thời hạn mà phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện phải thông báo bằng văn bản cho Hệ thống Trường học rằng họ không muốn bất kỳ hoặc tất cả các loại thông tin nêu trên về học sinh và/hoặc phụ huynh được chỉ định làm thông tin danh bạ.
          
   2. Cần dành một khoảng thời gian hợp lý sau khi thông báo được gửi đi để phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có thể thông báo bằng văn bản cho Học khu rằng bất kỳ hoặc toàn bộ thông tin được chỉ định trong thông báo đó không được tiết lộ mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện, trừ các trường hợp được quy định tại mục TIẾT LỘ HỒ SƠ GIÁO DỤC trong chính sách này.
       
4. Thủ tục xin miễn công bố thông tin danh bạ Thông báo bằng văn bản của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện phải được gửi đến cơ quan có thẩm quyền và phải bao gồm các nội dung sau:
    
   1. Họ tên học sinh và/hoặc phụ huynh (tùy trường hợp);
       
   2. Địa chỉ nhà;
       
   3. Trường mà học sinh hiện đang theo học;
       
   4. Mối quan hệ pháp lý giữa phụ huynh và học sinh (nếu có); và
       
   5. Các loại thông tin danh bạ cụ thể sẽ không được công khai nếu không có sự đồng ý bằng văn bản trước của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện; quy định này chỉ có hiệu lực trong năm học đó.
       
5. Thời hạn: Việc xác định bất kỳ thông tin nào là thông tin danh bạ liên quan đến học sinh hoặc phụ huynh sẽ có hiệu lực cho đến hết năm học, trừ khi phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện gửi thông báo bằng văn bản theo quy định tại đây.

VIII. CÔNG BỐ HỒ SƠ RIÊNG TƯ

1. Hồ sơ cá nhân Theo quy định tại đây, hồ sơ giáo dục là những hồ sơ được luật tiểu bang phân loại là dữ liệu cá nhân và chỉ được phép truy cập bởi chính học sinh là chủ thể của dữ liệu đó, cũng như phụ huynh của học sinh nếu học sinh đó chưa đủ điều kiện. Học khu không được tiết lộ hồ sơ riêng tư hoặc nội dung của chúng, trừ khi là dữ liệu tóm tắt, hoặc trừ khi được quy định trong phần TIẾT LỘ HỒ SƠ GIÁO DỤC của chính sách này, mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện.
    
2. Hồ sơ cá nhân không được phép cho phụ huynh xem Trong một số trường hợp, luật tiểu bang quy định rõ ràng rằng một số thông tin nhất định trong hồ sơ giáo dục của Học khu liên quan đến học sinh chỉ được phép cung cấp cho chính học sinh đó, và chỉ được cung cấp cho phụ huynh trong những trường hợp đặc biệt, nếu có.
    
   1. Cơ quan có thẩm quyền có thể từ chối cho phụ huynh truy cập dữ liệu cá nhân khi học sinh chưa thành niên – là chủ thể của dữ liệu đó – yêu cầu cơ quan có thẩm quyền từ chối việc truy cập này. Yêu cầu của học sinh chưa thành niên phải được nộp bằng văn bản, nêu rõ lý do từ chối cho phụ huynh truy cập và phải có chữ ký của học sinh đó. Khi nhận được yêu cầu này, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét liệu việc chấp nhận yêu cầu từ chối cho phụ huynh truy cập có phù hợp với lợi ích tốt nhất của chủ thể dữ liệu là học sinh chưa thành niên hay không. Khi đưa ra quyết định này, cơ quan có thẩm quyền phải xem xét các yếu tố sau:
       
      1. Liệu người chưa thành niên có đủ tuổi và đủ chín chắn để có thể giải thích lý do và hiểu rõ hậu quả của yêu cầu từ chối quyền tiếp cận hay không;
          
      2. Cho dù hoàn cảnh cá nhân của trẻ vị thành niên có đến mức việc từ chối quyền tiếp xúc của cha mẹ có thể bảo vệ trẻ vị thành niên khỏi những tổn hại về thể chất hoặc tinh thần hay không;
          
      3. Có cơ sở để tin rằng lý do mà chủ thể dữ liệu là trẻ vị thành niên đưa ra để từ chối quyền truy cập của cha mẹ là hợp lý và chính xác hay không;
          
      4. Liệu bản chất của dữ liệu đang được đề cập có thể dẫn đến việc tiết lộ thông tin đó cho cha mẹ gây ra tổn hại về thể chất hoặc tinh thần cho đối tượng dữ liệu là trẻ vị thành niên hay không; và
          
      5. Cho dù dữ liệu đó liên quan đến các dịch vụ y tế, nha khoa hay các dịch vụ chăm sóc sức khỏe khác được cung cấp theo các Điều 144.341 đến 144.347 của Bộ luật Minnesota, thì trong trường hợp đó, dữ liệu chỉ được phép tiết lộ nếu việc không thông báo cho cha mẹ có thể gây nguy hiểm nghiêm trọng đến sức khỏe của trẻ vị thành niên.
          
3. Hồ sơ riêng tư không được phép truy cập đối với học sinh Học sinh không được phép truy cập vào các dữ liệu riêng tư liên quan đến hồ sơ tài chính và báo cáo tài chính của phụ huynh hoặc bất kỳ thông tin nào có trong đó.

IX. CÔNG BỐ CÁC TÀI LIỆU MẬT

1. Hồ sơ bí mật Hồ sơ bí mật là những hồ sơ và dữ liệu trong đó không được công khai theo luật của tiểu bang hoặc liên bang, và không được phép truy cập bởi học sinh, phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện.
    
2. Các báo cáo theo Đạo luật Báo cáo về Hành vi Xử lý Tồi tệ đối với Trẻ vị thành niên Theo quy định tại Minn. Stat. § 626.556, các báo cáo liên quan đến trẻ em bị bỏ bê và/hoặc bị lạm dụng thể chất và/hoặc tình dục chỉ được cung cấp cho các cơ quan phúc lợi và cơ quan thực thi pháp luật có thẩm quyền. Đối với các bên khác, những dữ liệu này được bảo mật và Học khu sẽ không cung cấp cho phụ huynh hoặc cá nhân liên quan. Tuy nhiên, cá nhân liên quan có thể yêu cầu bản sao báo cáo từ cơ quan phúc lợi địa phương, cảnh sát trưởng huyện hoặc sở cảnh sát địa phương, tuân thủ các quy định tại Điều 626.556, Khoản 11 của Luật Minnesota.
    
3. Dữ liệu điều tra Dữ liệu do Học khu thu thập trong khuôn khổ một cuộc điều tra đang diễn ra nhằm mục đích khởi kiện hoặc bào chữa trong một vụ kiện dân sự đang chờ xử lý, hoặc được lưu giữ để chuẩn bị cho một vụ kiện dân sự đang chờ xử lý, được phân loại là dữ liệu không công khai được bảo vệ trong trường hợp dữ liệu không liên quan đến cá nhân, và là dữ liệu bí mật trong trường hợp dữ liệu liên quan đến cá nhân.
    
   1. Hệ thống trường học có thể cho phép bất kỳ cá nhân, cơ quan hoặc công chúng nào truy cập vào các dữ liệu được phân loại là “thông tin không công khai được bảo vệ” hoặc “thông tin bí mật” theo quy định tại khoản này, nếu Hệ thống trường học xác định rằng việc truy cập đó sẽ hỗ trợ quá trình thực thi pháp luật, góp phần bảo vệ sức khỏe hoặc an toàn công cộng, hoặc xóa tan những tin đồn lan truyền rộng rãi hoặc tình trạng bất ổn.
       
   2. Người khiếu nại có quyền truy cập vào bản tường trình mà họ đã cung cấp cho Học khu.
       
   3. Khi một cuộc điều tra dân sự không còn được tiến hành, dữ liệu điều tra dân sự sẽ trở thành thông tin công khai, trừ khi việc công bố dữ liệu đó có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến một vụ kiện dân sự khác đang được xử lý; ngoại trừ những phần dữ liệu được phân loại là thông tin không công khai theo luật của tiểu bang hoặc luật liên bang. Bất kỳ dữ liệu điều tra dân sự nào được trình bày làm bằng chứng tại tòa án hoặc được đưa vào hồ sơ tòa án đều phải là thông tin công khai. Theo quy định này, một cuộc điều tra dân sự được coi là không còn được tiến hành khi xảy ra bất kỳ sự kiện nào sau đây:
       
      1. Quyết định của Học khu hoặc của luật sư trưởng của Học khu về việc không tiếp tục tiến hành vụ kiện dân sự. Tuy nhiên, cuộc điều tra đó có thể được tiếp tục sau này nếu Học khu hoặc luật sư của Học khu quyết định nối lại vụ kiện dân sự;
          
      2. Thời hạn để nộp đơn khởi kiện theo quy định về thời hiệu hoặc thỏa thuận áp dụng đối với vụ kiện dân sự đã hết; hoặc
          
      3. Việc hết hiệu lực hoặc hết thời hạn kháng cáo của một trong hai bên trong vụ kiện dân sự.
          
   4. Trong phạm vi điều khoản này, thuật ngữ "vụ kiện dân sự đang được xử lý" được định nghĩa là bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các thủ tục tư pháp, hành chính hoặc trọng tài.

X. Việc công bố hồ sơ học tập trước phiên điều trần về việc đình chỉ hoặc đuổi học

Trước khi diễn ra bất kỳ phiên điều trần nào về việc đình chỉ hoặc đuổi học, học sinh cùng với cha mẹ, người giám hộ hoặc đại diện của học sinh phải được tiếp cận toàn bộ hồ sơ của Học khu liên quan đến học sinh đó, bao gồm các bài kiểm tra hoặc báo cáo mà Học khu có thể dựa vào để đề xuất biện pháp xử lý, theo quy định tại Đạo luật Xử lý Công bằng đối với Học sinh của Bang Minnesota (Minnesota Pupil Fair Dismissal Act), Minn. Stat. § 121A.40 và các điều khoản tiếp theo.

XI. Việc cung cấp thông tin cho các cán bộ tuyển quân

1. Hệ thống trường học phải cung cấp tên, địa chỉ và số điện thoại nhà của học sinh đang theo học lớp 11 và 12 cho các cán bộ tuyển quân mà không cần sự đồng ý của phụ huynh hoặc học sinh, trong vòng 60 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu.
    
2. Dữ liệu được cung cấp cho các cán bộ tuyển quân theo quy định này:
    
   1. chỉ được sử dụng với mục đích cung cấp thông tin cho học sinh về nghĩa vụ quân sự, các chế độ hỗ trợ giáo dục dành cho cựu chiến binh của chính quyền bang và liên bang, cũng như các cơ hội nghề nghiệp và giáo dục khác do quân đội cung cấp; và
       
   2. không được tiết lộ cho bất kỳ ai khác ngoài nhân viên của các cơ quan tuyển quân thuộc lực lượng vũ trang.
       
   3. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có quyền từ chối việc cung cấp các thông tin nêu trên cho các cán bộ tuyển quân. Để từ chối việc cung cấp các thông tin nêu trên cho các cán bộ tuyển quân, phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền, cụ thể là Hiệu trưởng Trường Trung học Minnetonka, trước ngày 1 tháng 10 hàng năm. Yêu cầu bằng văn bản phải bao gồm các thông tin sau:
       
      1. Tên học sinh và phụ huynh (nếu có);
          
      2. Địa chỉ nhà;
          
      3. Cấp lớp của học sinh;
          
      4. Trường mà học sinh hiện đang theo học;
          
      5. Mối quan hệ pháp lý giữa phụ huynh và học sinh (nếu có); và
          
      6. Loại hoặc các loại thông tin cụ thể sẽ được cung cấp cho các nhân viên tuyển quân;
          
      7. Các loại thông tin danh bạ cụ thể không được công bố cho công chúng, bao gồm cả các nhân viên tuyển dụng quân sự.
          
   4. Hàng năm, Hệ thống Trường học sẽ thông báo công khai qua các bản tin của hệ thống trường và các trường thành viên để thông báo cho phụ huynh và học sinh đủ điều kiện về quyền từ chối cung cấp tên, địa chỉ và số điện thoại nhà của các học sinh đang theo học lớp 11 và 12.
       
   5. Việc phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện từ chối cung cấp các thông tin nêu trên cho các cán bộ tuyển quân không ảnh hưởng đến việc Học khu công bố thông tin danh bạ cho công chúng, bao gồm cả các cán bộ tuyển quân.
      
      Để bảo mật bất kỳ thông tin danh bạ nào về học sinh, các thủ tục quy định trong phần CÔNG BỐ THÔNG TIN DANH BẠ của chính sách này cũng phải được tuân thủ. Theo đó, trong phạm vi Học khu đã chỉ định tên, địa chỉ, số điện thoại và cấp lớp của học sinh là thông tin danh bạ, trừ khi có yêu cầu từ phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện không công bố dữ liệu đó, thông tin này sẽ là dữ liệu công khai và các sĩ quan tuyển quân cũng như các thành viên khác của công chúng đều có thể truy cập.

XII. GIỚI HẠN VỀ VIỆC TIẾT LỘ LẠI

1. Việc tiết lộ lại Thông tin Theo các quy định tại văn bản này, Học khu chỉ được phép tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục của học sinh với điều kiện bên nhận thông tin cam kết không tiết lộ thông tin đó cho bất kỳ bên thứ ba nào khác mà không có sự đồng ý bằng văn bản trước của phụ huynh học sinh hoặc chính học sinh đó; tuy nhiên, các cán bộ, nhân viên và đại diện của bất kỳ bên nào nhận được thông tin nhận dạng cá nhân theo Mục này được phép sử dụng thông tin đó, nhưng chỉ được sử dụng cho các mục đích mà việc tiết lộ được thực hiện.
    
2. Không cấm tiết lộ lại
    
   1. Hệ thống trường học có thể tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân theo quy định tại mục “TIẾT LỘ HỒ SƠ GIÁO DỤC” của chính sách này, với điều kiện bên nhận thông tin có thể tiếp tục tiết lộ thông tin đó thay mặt cho Hệ thống trường học, miễn là:
       
      1. Các thông tin được công bố này tuân thủ các yêu cầu tại mục “CÔNG BỐ HỒ SƠ GIÁO DỤC” của chính sách này;
          
      2. và Hệ thống Trường học đã tuân thủ các yêu cầu về lưu trữ hồ sơ quy định tại mục “CƠ QUAN CHỊU TRÁCH NHIỆM; BẢO MẬT HỒ SƠ; VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ” của chính sách này.
          
   2. Các quy định tại mục này không áp dụng đối với việc tiết lộ thông tin theo lệnh của tòa án, trát đòi hợp pháp hoặc trong khuôn khổ tố tụng; đối với việc tiết lộ thông tin danh bạ; đối với việc tiết lộ cho phụ huynh hoặc học sinh; hoặc đối với phụ huynh của học sinh phụ thuộc.
       
3. Phân loại thông tin được tiết lộ : Thông tin được tiết lộ phải được bên nhận giữ nguyên mức độ phân loại như khi còn thuộc quyền quản lý của Học khu.
    
4. Thông báo: Hệ thống trường học phải thông báo cho bên nhận thông tin về các yêu cầu được quy định tại Mục này, trừ trường hợp tiết lộ thông tin theo lệnh của tòa án hoặc trát đòi hợp pháp, tiết lộ thông tin danh bạ theo mục “TIẾT LỘ THÔNG TIN DANH BẠ” trong chính sách này, hoặc tiết lộ cho phụ huynh hoặc học sinh. Trong trường hợp một bên thứ ba tiết lộ lại thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục một cách không đúng quy định, cơ quan hoặc tổ chức giáo dục có thể không cho phép bên thứ ba đó truy cập thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục trong ít nhất năm năm.

XIII. CƠ QUAN CHỊU TRÁCH NHIỆM, BẢO MẬT HỒ SƠ VÀ VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ

1. Cơ quan chịu trách nhiệm Cơ quan chịu trách nhiệm có nhiệm vụ bảo quản và đảm bảo an toàn cho hồ sơ học sinh. Cơ quan chịu trách nhiệm đối với Hệ thống Trường học Minnetonka là Hiệu trưởng Hệ thống Trường học.
    
2. Bảo mật hồ sơ Hiệu trưởng của mỗi trường thuộc phạm vi giám sát và quản lý của cơ quan có thẩm quyền sẽ là người quản lý hồ sơ của trường, và có trách nhiệm duy trì cũng như bảo đảm tính riêng tư và/hoặc tính bảo mật của hồ sơ học sinh.
    
3. Kế hoạch bảo mật hồ sơ học sinh Hiệu trưởng nhà trường phải nộp cho cơ quan có thẩm quyền một kế hoạch bằng văn bản về việc bảo quản hồ sơ học sinh trước ngày 1 tháng 9 của mỗi năm học. Kế hoạch bằng văn bản này phải bao gồm các thông tin sau:
    
   1. Mô tả về các hồ sơ được lưu trữ;
       
   2. Chức danh và địa chỉ của người (hoặc những người) chịu trách nhiệm về việc bảo mật hồ sơ học sinh;
       
   3. Vị trí lưu trữ hồ sơ học sinh theo từng loại trong các tòa nhà;
       
   4. Các biện pháp bảo mật hồ sơ học sinh; và
       
   5. Quy trình truy cập và công bố thông tin.
       
4. Rà soát Kế hoạch bằng văn bản về việc bảo mật hồ sơ học sinh Cơ quan có thẩm quyền sẽ rà soát các kế hoạch được đệ trình theo quy định tại mục này để đảm bảo tuân thủ pháp luật, chính sách này và các chính sách hành chính khác của Học khu. Sau đó, cơ quan có thẩm quyền sẽ cập nhật các thủ tục hành chính như một phần của chính sách này.
    
5. Quản lý hồ sơ
    
   1. Đối với mỗi yêu cầu và mỗi lần tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ học tập của học sinh, Hiệu trưởng phải lưu giữ một bản ghi kèm theo hồ sơ học tập của học sinh đó, trong đó nêu rõ:
       
      1. Các bên đã yêu cầu hoặc nhận được thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ học tập của học sinh; và
          
      2. Lợi ích chính đáng mà các bên này có khi yêu cầu hoặc thu thập thông tin;
          
   2. Trong trường hợp Học khu tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân từ hồ sơ giáo dục của học sinh theo quy định tại mục “GIỚI HẠN VỀ VIỆC TIẾT LỘ LẠI” của chính sách này, hồ sơ tiết lộ theo yêu cầu tại Mục này cũng phải bao gồm:
       
      1. tên của các bên khác mà bên nhận có thể tiết lộ thông tin thay mặt cho Học khu; và
          
      2. các lợi ích hợp pháp theo mục “TIẾT LỘ HỒ SƠ GIÁO DỤC” trong chính sách này mà mỗi bên liên quan khác có khi yêu cầu hoặc thu thập thông tin.
          
   3. Hồ sơ về các yêu cầu công bố thông tin có thể được tra cứu bởi:
       
      1. phụ huynh của học sinh hoặc chính học sinh đó;
          
      2. cán bộ nhà trường hoặc các trợ lý của người đó chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ; và
          
      3. các bên được pháp luật ủy quyền kiểm toán các quy trình lưu trữ hồ sơ của Học khu.
          
   4. Hồ sơ về các yêu cầu và việc cung cấp thông tin phải được lưu giữ cùng với hồ sơ học tập của học sinh trong suốt thời gian Học khu lưu giữ hồ sơ học tập của học sinh đó.
       
   5. Các đoạn trên về việc lưu trữ hồ sơ không áp dụng đối với các yêu cầu từ hoặc việc tiết lộ thông tin cho phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện; việc tiết lộ thông tin theo sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện; các yêu cầu từ hoặc việc tiết lộ thông tin cho các cán bộ nhà trường khác theo mục “TIẾT LỘ HỒ SƠ GIÁO DỤC” của chính sách này; các yêu cầu tiết lộ thông tin danh bạ theo mục “TIẾT LỘ THÔNG TIN DANH BẠ” của chính sách này, hoặc đối với bên yêu cầu hoặc nhận hồ sơ theo chỉ đạo của bồi thẩm đoàn liên bang hoặc trát đòi hầu tòa của cơ quan thực thi pháp luật khác và tòa án hoặc cơ quan ban hành đã ra lệnh không được tiết lộ sự tồn tại hoặc nội dung của trát đòi hầu tòa hoặc thông tin được cung cấp để đáp ứng trát đòi hầu tòa đó.

XIV. QUYỀN XEM XÉT VÀ KIỂM TRA HỒ SƠ GIÁO DỤC

1. Phụ huynh của học sinh, học sinh đủ điều kiện hoặc phụ huynh của học sinh đủ điều kiện đồng thời là học sinh phụ thuộc: Hệ thống trường học sẽ cho phép phụ huynh của học sinh, học sinh đủ điều kiện hoặc phụ huynh của học sinh đủ điều kiện đồng thời là học sinh phụ thuộc đang hoặc đã từng theo học tại Học khu được phép kiểm tra hoặc xem xét hồ sơ giáo dục của học sinh, ngoại trừ những hồ sơ được bảo mật theo luật tiểu bang hoặc liên bang hoặc theo quy định khác trong phần TIẾT LỘ HỒ SƠ RIÊNG TƯ của chính sách này.
    
2. Phản hồi đối với yêu cầu truy cập Hệ thống trường học sẽ phản hồi mọi yêu cầu được đưa ra theo Điều 14.1 của chính sách này, ngay lập tức nếu có thể, hoặc trong vòng mười (10) ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu, không tính thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày lễ theo quy định.
    
3. Quyền kiểm tra và xem xét Quyền kiểm tra và xem xét hồ sơ giáo dục bao gồm:
    
   1. Quyền được Học khu trả lời các yêu cầu hợp lý về việc giải thích và làm rõ các hồ sơ; và
       
   2. Nếu các hoàn cảnh thực tế cản trở phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện thực hiện quyền xem xét và kiểm tra hồ sơ giáo dục, Hệ thống Trường học sẽ cung cấp cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện một bản sao của hồ sơ được yêu cầu, hoặc thực hiện các biện pháp khác để phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có thể xem xét và kiểm tra các hồ sơ được yêu cầu.
       
4. Mẫu đơn yêu cầu Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện phải nộp cho Hệ thống Trường học một đơn yêu cầu bằng văn bản để xem xét hồ sơ giáo dục, trong đó nêu rõ nhất có thể hồ sơ hoặc các hồ sơ mà họ muốn xem xét.
    
5. Việc thu thập hồ sơ học sinh Nếu hồ sơ học tập của học sinh được lưu trữ tại nhiều địa điểm khác nhau, cơ quan có thẩm quyền có thể thu thập bản sao hoặc chính các hồ sơ đó từ các địa điểm này để học sinh có thể xem xét tại một địa điểm duy nhất. Tuy nhiên, nếu phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện mong muốn xem xét các hồ sơ này tại chính nơi chúng được lưu trữ, Hệ thống Trường học sẽ cố gắng đáp ứng yêu cầu đó. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện sẽ được thông báo về thời gian và địa điểm để xem xét các hồ sơ.
    
6. Hồ sơ chứa: Thông tin về nhiều hơn một học sinh Nếu hồ sơ giáo dục của một học sinh chứa thông tin về nhiều hơn một học sinh, phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện chỉ được xem xét, tra cứu hoặc được thông báo về những thông tin cụ thể liên quan đến học sinh đó.
    
7. Quyền kiểm tra hoặc xem xét Hồ sơ học tập Học khu có thể giả định rằng cả hai phụ huynh của học sinh đều có quyền kiểm tra hoặc xem xét hồ sơ học tập của học sinh, trừ khi Học khu nhận được bằng chứng cho thấy có văn bản pháp lý có hiệu lực ràng buộc, luật tiểu bang hoặc lệnh tòa án điều chỉnh các vấn đề như ly hôn, ly thân hoặc quyền nuôi con, trong đó quy định ngược lại.
    
8. Phí sao chép hồ sơ
    
   1. Hệ thống trường học sẽ thu một khoản phí hợp lý khi cung cấp bản sao hoặc bản in của các hồ sơ, trừ khi việc in bản sao là phương thức duy nhất để cho phép tra cứu dữ liệu. Khi xác định mức phí hợp lý, Hệ thống trường học sẽ xem xét các yếu tố sau:
       
      1. chi phí nguyên vật liệu, bao gồm cả giấy, dùng để in các bản sao;
          
      2. chi phí nhân công cần thiết để chuẩn bị các bản sao;
          
      3. bất kỳ biểu phí sao chép tiêu chuẩn nào do Học khu ban hành trong quá trình hoạt động bình thường;
          
      4. mọi chi phí đặc biệt cần thiết để sao chép các tài liệu này từ các hệ thống lưu trữ dữ liệu máy tính, bao gồm nhưng không giới hạn ở máy tính và hệ thống vi phim; và
          
      5. chi phí gửi thư.
          
   2. Chi phí sao chép tài liệu sẽ do phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện chi trả.
       
   3. Tuy nhiên, cơ quan có thẩm quyền không được thu phí đối với bản sao hồ sơ học tập được cấp cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện nếu việc thu phí đó thực tế cản trở phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện thực hiện quyền được xem xét hoặc kiểm tra hồ sơ học tập của học sinh.
       
   4. Hệ thống trường học có quyền thu phí đối với các bản sao như bảng điểm được gửi đến các nhà tuyển dụng tiềm năng hoặc các cơ sở giáo dục đại học nhằm mục đích tuyển dụng hoặc xét tuyển. Phí cho các bản sao này cũng như các bản sao khác được gửi đến bên thứ ba với sự đồng ý trước đó nhằm tạo thuận tiện sẽ bao gồm chi phí thực tế cho việc tra cứu, lấy tài liệu và sao chép, cộng thêm cước bưu chính nếu có.

XV. YÊU CẦU SỬA ĐỔI HỒ SƠ; THỦ TỤC KHIẾU NẠI VỀ DỮ LIỆU

1. Yêu cầu sửa đổi hồ sơ học tập Phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện nếu cho rằng thông tin trong hồ sơ học tập của học sinh đó là không chính xác, gây hiểu lầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quyền khác của học sinh, có thể yêu cầu Hệ thống Trường học điều chỉnh các hồ sơ đó.
    
   1. Yêu cầu phải được lập thành văn bản, nêu rõ nội dung mà người yêu cầu cho là không chính xác, gây hiểu lầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quyền khác của học sinh, nêu rõ lý do dẫn đến nhận định này, đồng thời nêu cụ thể nội dung sửa đổi mà người yêu cầu mong muốn Học khu thực hiện. Yêu cầu phải có chữ ký và ghi ngày tháng của người yêu cầu.
       
   2. Hệ thống trường học sẽ quyết định việc có sửa đổi hồ sơ học tập của học sinh theo yêu cầu hay không trong một khoảng thời gian hợp lý sau khi nhận được yêu cầu.
       
   3. 3. Nếu Hệ thống Trường học quyết định từ chối sửa đổi hồ sơ giáo dục của học sinh theo yêu cầu, Hệ thống Trường học phải thông báo cho phụ huynh của học sinh hoặc chính học sinh đó về quyết định từ chối và hướng dẫn phụ huynh hoặc học sinh về quyền được tổ chức phiên điều trần.
       
2. Quyền được xét xử Nếu Hệ thống Trường học từ chối điều chỉnh hồ sơ học tập của học sinh, Hệ thống Trường học, theo yêu cầu, phải tạo điều kiện tổ chức một phiên điều trần để xem xét nội dung hồ sơ học tập của học sinh, nhằm đảm bảo rằng thông tin trong hồ sơ học tập của học sinh không sai lệch, gây hiểu lầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quyền khác của học sinh.
    
   1. Nếu sau phiên điều trần, Học khu xác định rằng thông tin đó là không chính xác, gây hiểu lầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quyền khác của học sinh, Học khu sẽ điều chỉnh hồ sơ giáo dục của học sinh cho phù hợp và thông báo bằng văn bản cho phụ huynh của học sinh hoặc chính học sinh đó.
       
   2. Nếu sau phiên điều trần, Học khu quyết định rằng thông tin đó không sai lệch, gây hiểu lầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hay các quyền khác của học sinh, Học khu phải thông báo cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện về quyền được đưa vào hồ sơ một bản tuyên bố nêu ý kiến về thông tin đang bị tranh cãi trong hồ sơ, hoặc nêu lý do tại sao họ không đồng ý với quyết định của Học khu, hoặc cả hai.
       
   3. Mọi thông tin được ghi vào hồ sơ học tập của học sinh phải:
       
      1. Được Học khu lưu giữ như một phần của hồ sơ học tập của học sinh miễn là hồ sơ đó hoặc phần đang có tranh chấp trong hồ sơ đó vẫn được Học khu lưu giữ; và
          
      2. Nếu hồ sơ học tập của học sinh hoặc phần đang có tranh chấp trong hồ sơ đó được Học khu tiết lộ cho bất kỳ bên nào, thì Học khu cũng phải tiết lộ lời giải thích đó cho bất kỳ bên nào.
          
3. Quy trình tiến hành phiên điều trần
   1. Phiên điều trần phải được tổ chức trong một khoảng thời gian hợp lý sau khi Học khu nhận được yêu cầu, và phụ huynh của học sinh hoặc chính học sinh đủ điều kiện phải được thông báo về ngày, địa điểm và thời gian của phiên điều trần trước đó một khoảng thời gian hợp lý.
       
   2. Phiên điều trần có thể do bất kỳ cá nhân nào chủ trì, bao gồm cả cán bộ của Học khu, miễn là người đó không có lợi ích trực tiếp liên quan đến kết quả của phiên điều trần. Luật sư của Hội đồng trường phải có mặt để trình bày quan điểm của Hội đồng trường và tư vấn cho người chủ trì phiên điều trần về các vấn đề pháp lý và chứng cứ.
       
   3. Phụ huynh của học sinh hoặc học sinh đủ điều kiện phải được tạo điều kiện để có cơ hội được nghe xét đầy đủ và công bằng nhằm trình bày các bằng chứng liên quan đến các vấn đề được nêu ra, và có thể được hỗ trợ hoặc đại diện bởi những người do họ tự chọn với chi phí do họ tự chi trả, bao gồm cả luật sư.
       
   4. Hệ thống trường học phải ban hành quyết định bằng văn bản trong một khoảng thời gian hợp lý sau khi phiên điều trần kết thúc. Quyết định này phải dựa hoàn toàn vào các bằng chứng được trình bày tại phiên điều trần và phải bao gồm tóm tắt các bằng chứng cùng lý do dẫn đến quyết định.
       
4. Kháng cáo: Có thể kháng cáo quyết định cuối cùng của viên chức xét xử được chỉ định theo các quy định có liên quan tại Chương 14 của Bộ luật Minnesota về các vụ việc có tranh chấp.

XVI. CÁC VẤN ĐỀ KHI TRUY CẬP DỮ LIỆU

1. Cán bộ phụ trách tuân thủ các quy định về xử lý dữ liệu là nhân viên được chỉ định để tiếp nhận các câu hỏi hoặc ý kiến phản ánh của người dân liên quan đến các vấn đề trong việc truy cập dữ liệu hoặc các vấn đề khác liên quan đến việc xử lý dữ liệu.
    
2. Chức danh “Cán bộ phụ trách tuân thủ các quy định về xử lý dữ liệu” đề cập đến Giám đốc điều hành bộ phận Nhân sự.

XVII. KHIẾU NẠI VỀ VIỆC KHÔNG TUÂN THỦ

1. Nơi nộp đơn khiếu nại: Quý vị có thể nộp đơn khiếu nại tới Ủy viên Hành chính Tiểu bang Minnesota, địa chỉ: 50 Sherburne Avenue, St. Paul, MN 55155.
   
   Các khiếu nại liên quan đến các vi phạm được cho là vi phạm các quyền được trao cho phụ huynh và học sinh đủ điều kiện theo 20 U.S.C. §1232g, và các quy định được ban hành theo đó, phải được gửi bằng văn bản đến Văn phòng Tuân thủ Chính sách Gia đình, Bộ Giáo dục Hoa Kỳ, 400 Maryland Avenue, S. W., Washington, D.C. 20202-4605.
    
2. Nội dung đơn khiếu nại: Đơn khiếu nại được nộp theo quy định tại Mục này phải nêu rõ các cáo buộc cụ thể về sự việc, cung cấp cơ sở hợp lý để tin rằng đã xảy ra hành vi vi phạm Điều 123(2)(g) của Bộ luật Hoa Kỳ (20 U.S.C. § 123(2)(g)) và các quy định được ban hành theo đó.

XVIII. SỰ MIỄN TRỪ

Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có thể từ bỏ bất kỳ quyền nào được quy định tại đây theo Điều 1232g của Bộ luật Hoa Kỳ (20 U.S.C. §1232g). Việc từ bỏ quyền chỉ có hiệu lực khi được lập thành văn bản và có chữ ký của phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện. Hệ thống trường học không được yêu cầu phải có văn bản từ bỏ quyền này.

XIX. THÔNG BÁO HÀNG NĂM VỀ CÁC QUYỀN

1. Nội dung thông báo Hệ thống trường học phải gửi thông báo hàng năm cho phụ huynh của các học sinh hiện đang theo học và các học sinh đủ điều kiện hiện đang theo học bằng các phương thức hợp lý nhằm đảm bảo rằng phụ huynh và các học sinh đủ điều kiện được thông báo về những nội dung sau:
    
   1. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có quyền xem xét và kiểm tra hồ sơ học tập của học sinh, cũng như quy trình xem xét và kiểm tra hồ sơ học tập;
       
   2. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có quyền yêu cầu sửa đổi hồ sơ học tập của học sinh để đảm bảo rằng các hồ sơ đó không chứa thông tin không chính xác, gây hiểu lầm hoặc vi phạm quyền riêng tư hoặc các quyền khác của học sinh, cũng như thủ tục để yêu cầu sửa đổi hồ sơ;
       
   3. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có quyền đồng ý cho việc tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân có trong hồ sơ giáo dục của học sinh, trừ trường hợp luật liên bang và tiểu bang cùng các quy định được ban hành theo đó cho phép tiết lộ mà không cần sự đồng ý;
       
   4. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện có quyền nộp đơn khiếu nại lên Bộ Giáo dục Hoa Kỳ về việc Học khu bị cáo buộc không tuân thủ các quy định tại Điều 1232g của Bộ luật Hoa Kỳ (20 U.S.C. § 1232g) và các quy định được ban hành theo đó;
       
   5. Các tiêu chí để xác định ai được coi là cán bộ nhà trường và điều gì được coi là lợi ích giáo dục chính đáng nhằm mục đích cung cấp hồ sơ giáo dục cho các cán bộ nhà trường khác mà Hệ thống Trường học đã xác định là có lợi ích giáo dục chính đáng; và
       
   6. Hệ thống trường học sẽ chuyển hồ sơ học tập theo yêu cầu đến trường mà học sinh đang nộp đơn hoặc có ý định nhập học.
       
2. Thông báo gửi đến phụ huynh của học sinh có ngôn ngữ chính tại gia đình không phải là tiếng Anh Hệ thống trường học sẽ đảm bảo việc thông báo một cách hiệu quả đến phụ huynh của những học sinh được xác định là có ngôn ngữ chính hoặc ngôn ngữ sử dụng tại gia đình không phải là tiếng Anh.
    
3. Thông báo dành cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện bị khuyết tật Hệ thống trường học có trách nhiệm đảm bảo việc thông báo một cách hiệu quả cho phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện được xác định là người khuyết tật.

XX. Việc hủy bỏ và lưu trữ hồ sơ

1. Quận phải tuân thủ lịch trình lưu trữ hồ sơ đã được Sở Hành chính bang Minnesota phê duyệt.
    
2. Đối với các dữ liệu không được liệt kê trong lịch trình lưu trữ đã được Sở Hành chính bang Minnesota phê duyệt, Học khu phải tuân thủ các quy định của cơ quan nhà nước hoặc liên bang có thẩm quyền.
    
3. Cơ quan hành chính phải xây dựng các quy trình nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định của chính quyền tiểu bang và liên bang về việc lưu trữ dữ liệu và tiêu hủy hồ sơ.

XXI. BẢN SAO HỢP ĐỒNG

Cơ sở pháp lý: