I. TỜ TRÌNH CHÍNH SÁCH

Mục đích của chính sách này là cung cấp các hướng dẫn cho các nhà quản lý và nhân viên của Hệ thống Trường học về việc sử dụng các công cụ truyền thông đại chúng, chẳng hạn như hệ thống phát thanh công cộng, email và các hệ thống nhắn tin số đại chúng.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

Hội đồng Trường học nhận thức được tầm quan trọng của việc giao tiếp với học sinh, cán bộ nhân viên và gia đình trong việc xây dựng mối quan hệ tin cậy và ủng hộ đối với các trường học và Hệ thống Giáo dục. Mặc dù giao tiếp trực tiếp với từng cá nhân là phương thức tốt nhất, Hội đồng cũng nhận thấy hiệu quả của các công cụ truyền thông đại chúng trong việc truyền tải các thông điệp quan trọng đến các đối tượng khác nhau. Tuy nhiên, Hội đồng cũng nhận thức được nguy cơ lạm dụng và tính xâm phạm của một số công cụ giao tiếp. Vì học sinh, nhân viên và gia đình là đối tượng bắt buộc phải tiếp nhận thông tin, bất kỳ thông báo nào của trường hoặc toàn Hạt đều phải giới hạn trong các vấn đề liên quan đến hoạt động của trường và các hoạt động có liên quan chặt chẽ đến lợi ích của trường hoặc Hạt.

III. CÁC KHÁI NIỆM

1. Thông báo được định nghĩa là tất cả các hình thức truyền đạt bằng lời nói và văn bản dành cho học sinh, nhân viên hoặc gia đình học sinh (ví dụ: thông báo qua loa phát thanh, màn hình video, email hoặc tin nhắn điện thoại, các thông báo bằng lời nói khác, bản tin, tờ rơi và áp phích).
2. Các thông báo liên quan đến trường học có thể bao gồm thông báo từ các tổ chức xã hội mà trường hoặc nhóm học sinh đang hợp tác để tài trợ cho các hoạt động thu hút sự quan tâm của tất cả thanh thiếu niên trong cộng đồng và/hoặc các dự án vì mục đích nhân đạo trên phạm vi toàn bang hoặc toàn quốc, chẳng hạn như Hội Chữ Thập Đỏ hoặc Quỹ United Fund.
3. Hệ thống phát thanh công cộng được định nghĩa là việc sử dụng loa phóng thanh trong toàn bộ khuôn viên trường và/hoặc trên khuôn viên trường.
4. Thông điệp số hàng loạt được định nghĩa là bao gồm email, tin nhắn văn bản và các hình thức nhắn tin số mới nổi được gửi đến số lượng người nhận lớn hơn số học sinh trong một lớp học.
5. Tin nhắn điện thoại được định nghĩa là một hệ thống tự động dùng để gọi đến nhiều số điện thoại.
6. Tình huống khẩn cấp được định nghĩa là những tình huống dẫn đến việc trường học phải đóng cửa hoặc hoạt động bị gián đoạn, hoặc những tình huống mà cá nhân hoặc nhóm người có nguy cơ bị thương hoặc tử vong.
7. Các hoạt động liên quan đến trường học được định nghĩa là các hoạt động do nhà trường tổ chức, các hoạt động do các tổ chức học sinh và phụ huynh của trường mà học sinh đang theo học tài trợ, cũng như các hoạt động của học sinh, phụ huynh và cộng đồng do Học khu điều phối/tài trợ, bao gồm cả Chương trình Giáo dục Cộng đồng Minnetonka.
8. Các cơ quan hoặc tổ chức công được định nghĩa là những đơn vị được tài trợ từ nguồn thuế. Ví dụ bao gồm các hoạt động của thành phố, các cuộc bầu cử, các buổi lấy ý kiến công khai và thông tin từ lực lượng cảnh sát/cứu hỏa.
9. Các tổ chức cộng đồng – (công dân/từ thiện/sinh viên) được định nghĩa là những tổ chức không hoạt động vì mục đích thu lợi nhuận.
10. Các tổ chức đoàn thể được định nghĩa là những tổ chức hoạt động vì lợi ích của một nhóm cụ thể trong cộng đồng.
11. Các tổ chức thương mại/cá nhân được định nghĩa là các doanh nghiệp hoạt động vì mục đích lợi nhuận hoặc các cá nhân không liên kết với bất kỳ tổ chức nào được đề cập trong văn bản này, và họ cung cấp các cơ hội hoặc sự kiện nhằm huy động nguồn tài trợ cho các trường học và/hoặc Hệ thống Trường học.

IV. TRÁCH NHIỆM

1. Giám đốc Học khu, hoặc người được ủy quyền, sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác và phù hợp của tất cả các thông báo trên toàn học khu.
2. Hiệu trưởng nhà trường hoặc người được ủy quyền sẽ quyết định tính hợp lệ và mức độ phù hợp của tất cả các thông báo của nhà trường.

V. CÁC THÔNG SỐ KỸ THUẬT

1. Các thông báo qua hệ thống loa phát thanh nên được phát vào thời điểm ít gây xao nhãng nhất đối với quá trình giảng dạy. Mỗi trường có thể chỉ định địa điểm, thời gian và thời lượng để đăng tải hoặc phát hành các thông báo. Ban giám hiệu nhà trường phải nỗ lực hết sức để tránh việc phát các thông báo trong ngày ngoài khung giờ thông báo đã được chỉ định.
    
2. Giáo viên hoặc huấn luyện viên được cấp quyền truy cập vào hệ thống nhắn tin hàng loạt chỉ được phép gửi tin nhắn cho các nhóm học sinh hoặc phụ huynh mà họ được cấp quyền truy cập, và tất cả các tin nhắn phải liên quan đến công việc của nhà trường.
    
3. Trừ trường hợp khẩn cấp, việc nhắn tin qua điện thoại chỉ được thực hiện trong khung giờ từ 9 giờ sáng đến 9 giờ tối và, nếu có thể, không bao gồm khung giờ ăn tối từ 5 giờ 30 đến 7 giờ tối.
    
4. Có thể thông báo cho các em học sinh về việc các tổ chức cộng đồng hỗ trợ đã cung cấp tài liệu hoặc tổ chức các hoạt động.
    
5. Sẽ cho phép treo một số lượng hạn chế các áp phích của các tổ chức huynh đệ khi các tổ chức này tài trợ cho các chương trình học bổng mang lại lợi ích trực tiếp cho sinh viên. Cũng có thể đăng tải thông báo về các chương trình học bổng mang lại lợi ích trực tiếp cho sinh viên.
    
6. Mọi hình thức hợp tác thương mại hoặc cá nhân nhằm huy động đóng góp cho các trường học của chúng tôi đều phải được Giám đốc Sở Giáo dục hoặc người được ủy quyền phê duyệt trước. Sau khi được phê duyệt, các thông báo liên quan đến chương trình thương mại này có thể được đăng tải với mục đích cung cấp thông tin. Học sinh nghe hoặc nhận được các thông báo này phải được thông báo rõ ràng rằng việc mua hoặc sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ là hoàn toàn tự nguyện. (Điều này bao gồm các mặt hàng như kỷ yếu, nhẫn lớp, ảnh và thông báo tốt nghiệp hoặc các sản phẩm hoặc dịch vụ lịch sử hoặc truyền thống khác có lợi ích đủ lớn đối với tinh thần trường học, sự tiện lợi cho học sinh/phụ huynh hoặc nguồn tài trợ cho các tổ chức học sinh.)
    
7. Giám đốc có trách nhiệm ban hành các quy trình và hướng dẫn bổ sung về việc sử dụng hệ thống nhắn tin hàng loạt. Các hướng dẫn này cùng với các khóa đào tạo liên quan phải tập trung vào đối tượng nhận tin, nội dung, thời điểm và tần suất gửi tin nhắn hàng loạt.