1.0 MỤC ĐÍCH

Giao tiếp hiệu quả là yếu tố thiết yếu để Học khu Minnetonka tiếp tục gặt hái thành công. Mục đích của chính sách này là đảm bảo một quá trình giao tiếp hai chiều hiệu quả, hướng đến kết quả, nhằm nâng cao nhận thức, sự hiểu biết, sự quan tâm và sự ủng hộ dành cho học sinh, nhân viên, các chương trình và mục tiêu của Học khu – một cộng đồng học tập truyền cảm hứng cho mọi người vươn tới sự xuất sắc.

2.0 TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

Hoạt động truyền thông hiệu quả trong Học khu tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ giữa tổ chức giáo dục với các đối tượng công chúng bên trong và bên ngoài. Đây là một chức năng quản lý có kế hoạch và có hệ thống, dựa trên các nguyên tắc đạo đức, và được thiết kế nhằm giúp cải thiện các chương trình, dịch vụ cũng như uy tín của Học khu. Hoạt động này dựa trên sự giao tiếp hai chiều với mục tiêu thúc đẩy sự hiểu biết sâu sắc hơn về các mục tiêu, thành tựu và nhu cầu của tổ chức trong việc thực hiện sứ mệnh vì học sinh. Hoạt động này đòi hỏi việc phân tích thái độ, ý kiến và quan điểm của công chúng, để Hội đồng Giáo dục và Ban Giám hiệu có thể xác định và định hình các chương trình, chính sách và quy trình nhằm thu hút sự hiểu biết và ủng hộ rộng rãi, từ đó hỗ trợ thành tích học tập của học sinh.

Mọi quyết định và hành động trong tổ chức đều có khả năng tác động đến mối quan hệ giữa Học khu với các bên liên quan, từ đó góp phần nâng cao hoặc làm suy giảm khả năng thực hiện sứ mệnh của Học khu đối với học sinh. Kế hoạch Truyền thông của Học khu chỉ có thể phát huy hiệu quả nếu mọi thành viên trong tổ chức đều nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong việc truyền đạt thông tin một cách hiệu quả, xây dựng mối quan hệ, quảng bá hình ảnh tổ chức, đồng thời đóng vai trò là đại sứ của Học khu khi tiếp xúc và giao lưu với mọi người trong quá trình làm việc hàng ngày.

3.0 CÁC LĨNH VỰC TRÁCH NHIỆM

Một chương trình giao tiếp hai chiều được lên kế hoạch, có hệ thống và liên tục là trách nhiệm chung của tất cả các thành viên Hội đồng quản trị và nhân viên của Học khu.

3.1 Hội đồng Giáo dục có trách nhiệm đảm bảo một chương trình truyền thông hai chiều được lập kế hoạch và hiệu quả. Hội đồng sẽ ban hành và duy trì tầm nhìn, tuyên bố sứ mệnh và kế hoạch chiến lược cho Hệ thống Trường học. Hội đồng Giáo dục sẽ duy trì một văn phòng truyền thông để đảm bảo các mục tiêu và hoạt động truyền thông phù hợp với Tầm nhìn của Hội đồng, Kế hoạch Chiến lược của Hệ thống Trường học và các mục tiêu hàng năm. Hội đồng Giáo dục sẽ phê duyệt việc chi tiêu ngân sách công để hỗ trợ các mục tiêu đã được ban hành.

Hội đồng Trường học đưa ra quyết định thông qua hình thức bỏ phiếu hoặc sự đồng thuận công khai của đa số thành viên Hội đồng. Chủ tịch Hội đồng Trường học, hoặc người được ủy quyền, là người phát ngôn chính thức của Hội đồng. Các thành viên Hội đồng Trường học cần nỗ lực hết mình để bảo vệ quyền lợi cho học sinh trong Học khu, thúc đẩy sự thành công của Học khu, duy trì sự hiện diện và sẵn sàng tiếp xúc với cộng đồng, đảm bảo giao tiếp cởi mở và kịp thời với Hiệu trưởng, đồng thời truyền cảm hứng cho người khác qua lời nói và hành động.

3.2 Việc xây dựng và triển khai chương trình truyền thông của Học khu là trách nhiệm của Giám đốc Học khu và/hoặc người được ủy quyền. Giám đốc Học khu là người đại diện chính trong việc liên lạc với Hội đồng Giáo dục. Giám đốc Học khu đảm bảo tính cởi mở và sự phản hồi kịp thời đối với công chúng, duy trì sự hiện diện và sẵn sàng tiếp xúc với cán bộ nhân viên và cộng đồng, đóng vai trò là người truyền tải chính về tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của Học khu, đồng thời thường xuyên gặp gỡ phụ huynh, học sinh, cán bộ nhân viên và các nhà lãnh đạo cộng đồng để thúc đẩy giao tiếp hai chiều.

3.3 Giám đốc Truyền thông là người phát ngôn chính thức của Học khu theo sự chỉ định của Hiệu trưởng. Đội ngũ nhân viên truyền thông chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các kế hoạch truyền thông của Học khu, đặc biệt là liên quan đến các vấn đề phức tạp hoặc gây tranh cãi. Văn phòng Truyền thông đảm bảo tính nhất quán, kịp thời và chính xác trong các hoạt động truyền thông của Học khu.

3.4 Trưởng trường hoặc trưởng bộ phận chịu trách nhiệm về công tác truyền thông ở cấp trường hoặc cấp bộ phận. Trưởng trường và cán bộ quản lý là những người định hình phong cách và văn hóa giao tiếp cũng như các mối quan hệ trong trường học hoặc bộ phận. Họ đóng vai trò là những người truyền đạt thông tin chính cho cán bộ, nhân viên và các bên liên quan. Cán bộ, nhân viên tại mỗi trường học hoặc bộ phận sẽ duy trì việc giao tiếp kịp thời và hiệu quả với cán bộ, nhân viên, học sinh và gia đình.

3.5 Tất cả nhân viên nhà trường đều đóng vai trò là đại diện của Học khu trong quá trình làm việc hàng ngày. Nhân viên có trách nhiệm truyền đạt thông tin chính xác và hiệu quả về trường học, Học khu hoặc các vấn đề thuộc phạm vi và lĩnh vực trách nhiệm chuyên môn và kiến thức của mình. Họ không nên cố gắng trả lời thay cho người khác, thảo luận về các chủ đề mà họ không quen thuộc hoặc các chủ đề nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của trường học hoặc bộ phận. Nhân viên Học khu nên nỗ lực thích hợp để hiểu biết về Học khu, các chương trình, dịch vụ, thành tựu, thách thức, kế hoạch và ưu tiên của Học khu.

4.0 YÊU CẦU

4.1 Tất cả các hoạt động truyền thông của Huyện sẽ tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất về truyền thông hiệu quả.

4.1.1 Hoạt động truyền thông phải tuân thủ các nguyên tắc tìm kiếm sự thật, tính chính xác và công bằng. Tuyệt đối không được cố ý phát tán thông tin sai lệch. Trong trường hợp vô tình phát tán thông tin sai lệch, phải khắc phục ngay lập tức ngay khi phát hiện.

4.1.2 Quyền riêng tư và danh tiếng của học sinh, gia đình và nhân viên sẽ được tôn trọng và bảo vệ. Thông tin có thể gây tổn hại đến danh tiếng của học sinh hoặc nhân viên sẽ không được tiết lộ, trừ khi có quy định của pháp luật hoặc chính sách khác của Hội đồng.

4.1.3 Hành vi, thái độ và hành động của cán bộ, nhân viên Hạt và các thành viên Hội đồng Giáo dục phải tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức cao (cả trong công việc lẫn đời tư).

4.1.4 Ngôn ngữ tích cực, đối thoại trực tiếp và giao tiếp cá nhân hóa sẽ được áp dụng thường xuyên như là phương pháp giao tiếp hiệu quả nhất nhằm hình thành những thái độ và hành vi mong muốn.

4.1.5 Quận sẽ tận dụng các công nghệ truyền thông phù hợp để liên lạc hiệu quả và thu hút sự tham gia của các bên liên quan.

4.1.6 Huyện sẽ nỗ lực đảm bảo tính minh bạch trong quá trình ra quyết định, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận thông tin công khai, đồng thời tôn trọng nguyên tắc tự do tìm tòi và quan điểm của người khác.

4.1.6 Tất cả các hoạt động truyền thông quan trọng, các sáng kiến thay đổi hoặc các chương trình mới đều phải có kế hoạch truyền thông bằng văn bản, trong đó dự báo các vấn đề, nhu cầu và kỳ vọng của các nhóm đối tượng liên quan, bên cạnh các nhu cầu của Học khu.

4.2 Mục tiêu của chương trình truyền thông.

4.2.1 Tạo điều kiện để nhân viên và các bên liên quan trở thành đại sứ cho Hệ thống Trường học Minnetonka.

4.2.2 Tích cực huy động sự tham gia của phụ huynh, học sinh và cán bộ, nhân viên vào quá trình học tập.

4.2.3 Để nâng cao nhận thức, sự hiểu biết và sự ủng hộ cần thiết nhằm thực hiện sứ mệnh, mục tiêu và nhiệm vụ của Quận.

4.2.4 Để đảm bảo sự giao tiếp hai chiều, truyền đạt thông tin từ tổ chức đến các đối tượng công chúng và phản ánh ý kiến, giá trị cũng như thái độ của công chúng đến Quận.

4.2.5 Để vinh danh những thành công và đóng góp của học sinh, cán bộ nhân viên và các thành viên trong cộng đồng.

4.2.6 Quảng bá Hệ thống Trường Công lập Minnetonka như một hệ thống trường học đẳng cấp thế giới, đồng thời là một trong những hệ thống trường học hàng đầu tại bang Minnesota và trên toàn quốc.

4.2.7 Để đảm bảo các chiến lược truyền thông hiệu quả được triển khai trên toàn Quận.