1.0 MỤC ĐÍCH

Giao tiếp hiệu quả là yếu tố thiết yếu cho sự thành công bền vững của Học khu Minnetonka. Mục đích của chính sách này là đảm bảo giao tiếp hai chiều hiệu quả, hướng đến kết quả, nhằm nâng cao nhận thức, sự hiểu biết, sự quan tâm và sự ủng hộ đối với học sinh, nhân viên, chương trình và mục tiêu của Học khu – một cộng đồng học tập truyền cảm hứng cho tất cả mọi người vươn tới sự xuất sắc.

2.0 TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH CHUNG

Giao tiếp hiệu quả trong toàn học khu tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ giữa tổ chức giáo dục và các bên liên quan nội bộ và bên ngoài. Đó là một chức năng quản lý có kế hoạch và hệ thống, dựa trên các chuẩn mực đạo đức và được thiết kế để giúp cải thiện các chương trình, dịch vụ và uy tín của học khu. Nó dựa trên giao tiếp hai chiều với mục tiêu thúc đẩy sự hiểu biết tốt hơn về các mục tiêu, thành tựu và nhu cầu của tổ chức trong việc thực hiện sứ mệnh vì học sinh. Điều này đòi hỏi phải diễn giải thái độ, ý kiến ​​và niềm tin của công chúng, để Hội đồng nhà trường và Ban quản lý có thể xác định và giúp định hình các chương trình, chính sách và thủ tục sẽ nhận được sự hiểu biết và ủng hộ rộng rãi, từ đó hỗ trợ thành tích học tập của học sinh.

Mọi quyết định và hành động trong tổ chức đều có khả năng tác động đến mối quan hệ giữa Quận và các bên liên quan, từ đó cải thiện hoặc làm suy yếu khả năng thực hiện sứ mệnh của Quận đối với học sinh. Kế hoạch truyền thông của Quận chỉ có thể hiệu quả nếu mọi người trong tổ chức đều chấp nhận trách nhiệm truyền đạt thông tin hiệu quả, xây dựng mối quan hệ, quảng bá tổ chức và đóng vai trò là đại sứ của Quận khi gặp gỡ và giao tiếp với mọi người trong công việc hàng ngày.

3.0 CÁC LĨNH VỰC TRÁCH NHIỆM

Việc xây dựng một chương trình giao tiếp hai chiều có kế hoạch, có hệ thống và liên tục là trách nhiệm chung của tất cả các thành viên hội đồng quản trị và nhân viên của Quận.

3.1 Hội đồng nhà trường chịu trách nhiệm đảm bảo một chương trình truyền thông hai chiều hiệu quả và có kế hoạch. Hội đồng sẽ thông qua và duy trì tầm nhìn, tuyên ngôn sứ mệnh và kế hoạch chiến lược cho Học khu. Hội đồng nhà trường sẽ duy trì một văn phòng truyền thông để đảm bảo các mục tiêu và hoạt động truyền thông phù hợp với Tầm nhìn của Hội đồng và Kế hoạch Chiến lược cũng như các mục tiêu hàng năm của Học khu. Hội đồng nhà trường sẽ phê duyệt việc chi tiêu ngân sách công để hỗ trợ các mục tiêu đã được thông qua.

Hội đồng nhà trường thông báo bằng cách bỏ phiếu hoặc sự đồng thuận của đa số thành viên. Chủ tịch Hội đồng nhà trường, hoặc người được ủy quyền, là người phát ngôn của Hội đồng. Các thành viên Hội đồng nhà trường nên nỗ lực hết mình để bảo vệ quyền lợi của học sinh trong toàn khu vực, ủng hộ sự thành công của khu vực, duy trì sự hiện diện và sẵn sàng tiếp xúc với cử tri, đảm bảo sự giao tiếp cởi mở và kịp thời với Giám đốc Sở Giáo dục, và truyền cảm hứng cho người khác bằng lời nói và hành động.

3.2 Việc phát triển và thực hiện chương trình truyền thông của Học khu là trách nhiệm của Hiệu trưởng và/hoặc người được ủy quyền. Hiệu trưởng là người liên lạc chính với Hội đồng Nhà trường. Hiệu trưởng đảm bảo tính minh bạch và sự đáp ứng kịp thời đối với công chúng, duy trì sự hiện diện và sẵn sàng tiếp xúc thường xuyên với cán bộ và cộng đồng, đóng vai trò là người truyền đạt chính về tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của Học khu, và thường xuyên gặp gỡ phụ huynh, học sinh, cán bộ và lãnh đạo cộng đồng để tạo điều kiện cho giao tiếp hai chiều.

3.3 Giám đốc truyền thông đóng vai trò là người phát ngôn chính của Quận theo sự chỉ định của Giám đốc Sở Giáo dục. Nhân viên truyền thông chịu trách nhiệm phát triển và thực hiện các kế hoạch truyền thông của Quận, đặc biệt là liên quan đến các vấn đề phức tạp hoặc gây tranh cãi. Văn phòng truyền thông đảm bảo tính nhất quán, kịp thời và chính xác trong các thông tin liên lạc của Quận.

3.4 Trách nhiệm về việc truyền đạt thông tin ở cấp trường hoặc cấp phòng ban thuộc về hiệu trưởng hoặc người giám sát phòng ban. Hiệu trưởng và các nhân viên giám sát thiết lập văn hóa giao tiếp và các mối quan hệ trong trường hoặc phòng ban. Họ đóng vai trò là người truyền đạt thông tin chính cho nhân viên và các bên liên quan. Nhân viên trong mỗi trường hoặc phòng ban sẽ tham gia vào việc truyền đạt thông tin kịp thời và hiệu quả với nhân viên, học sinh và gia đình.

3.5 Tất cả nhân viên nhà trường đều đóng vai trò là đại diện của Quận trong công việc hàng ngày. Nhân viên có trách nhiệm truyền đạt thông tin chính xác và hiệu quả về trường học, Quận, hoặc các vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm và kiến ​​thức chuyên môn của mình. Họ không nên cố gắng trả lời thay cho người khác, thảo luận về các chủ đề mà họ không quen thuộc hoặc các chủ đề nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của trường học hoặc phòng ban. Nhân viên Quận nên nỗ lực thích đáng để nắm vững thông tin về Quận, các chương trình, dịch vụ, thành tựu, thách thức, kế hoạch và ưu tiên của Quận.

4.0 YÊU CẦU

4.1 Tất cả các hoạt động truyền thông của Quận sẽ tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất về truyền thông hiệu quả.

4.1.1 Việc truyền đạt thông tin sẽ được định hướng bởi việc theo đuổi sự thật, tính chính xác và sự công bằng. Thông tin sai lệch sẽ không bao giờ được cố ý phát tán. Việc vô tình phát tán thông tin sai lệch sẽ được khắc phục ngay lập tức khi phát hiện.

4.1.2 Quyền riêng tư và danh tiếng của học sinh, gia đình và nhân viên sẽ được tôn trọng và bảo vệ. Thông tin có thể gây tổn hại đến danh tiếng của học sinh hoặc nhân viên sẽ không được tiết lộ, trừ trường hợp được pháp luật hoặc các chính sách khác của Hội đồng quản lý cho phép.

4.1.3 Hành vi, thái độ và hành động của nhân viên Quận và thành viên Hội đồng Trường sẽ được thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn đạo đức cao (trong đời sống công cộng và riêng tư).

4.1.4 Ngôn ngữ tích cực, đối thoại trực tiếp và giao tiếp cá nhân hóa sẽ được sử dụng thường xuyên như những phương pháp giao tiếp hiệu quả nhất để tạo ra thái độ và hành vi mong muốn.

4.1.5 Quận sẽ tận dụng các công nghệ truyền thông phù hợp để giao tiếp và tương tác hiệu quả với các bên liên quan.

4.1.6 Quận sẽ nỗ lực hướng tới sự minh bạch trong việc ra quyết định, cung cấp quyền tiếp cận thông tin công cộng phù hợp và tôn trọng lý tưởng về tự do tìm tòi và ý kiến ​​của người khác.

4.1.6 Tất cả các hoạt động truyền thông quan trọng, các sáng kiến ​​thay đổi hoặc các chương trình mới đều phải có kế hoạch truyền thông bằng văn bản, trong đó dự đoán các vấn đề, nhu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan, cũng như nhu cầu của Quận.

4.2 Mục tiêu của chương trình truyền thông.

4.2.1 Thu hút nhân viên và các bên liên quan tham gia với vai trò đại sứ cho Học khu Minnetonka.

4.2.2 Tích cực thu hút phụ huynh, học sinh và nhân viên tham gia vào quá trình học tập.

4.2.3 Nhằm nâng cao nhận thức, sự hiểu biết và sự ủng hộ cần thiết để đạt được sứ mệnh, mục tiêu và nhiệm vụ của Quận.

4.2.4 Để đảm bảo giao tiếp hai chiều, cần truyền đạt vai trò của tổ chức đến công chúng và truyền đạt quan điểm của công chúng (giá trị, ý kiến ​​và thái độ) đến Quận.

4.2.5 Tôn vinh thành công và những đóng góp của sinh viên, nhân viên và các thành viên cộng đồng.

4.2.6 Quảng bá Hệ thống Trường công lập Minnetonka như một học khu đẳng cấp thế giới, và là một trong những học khu hàng đầu ở Minnesota và trên toàn quốc.

4.2.7 Đảm bảo các chiến lược truyền thông hiệu quả được áp dụng trên toàn Quận.