I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là đưa ra các quy tắc cụ thể để tiến hành các cuộc họp của Hội đồng quản trị.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

Để đảm bảo các cuộc họp hội đồng quản trị được tiến hành một cách trật tự, Hội đồng quản trị sẽ tuân theo các quy tắc điều hành cho phép Hội đồng quản trị:

1. Nhằm thiết lập các nguyên tắc hướng dẫn để hoạt động của Hội đồng quản trị được tiến hành một cách thường xuyên và nhất quán nội bộ;
    
2. Tổ chức các cuộc họp sao cho tất cả các vấn đề cần thiết có thể được đưa ra thảo luận tại Hội đồng quản trị và các quyết định của Hội đồng quản trị có thể được đưa ra một cách có trật tự và hợp lý;
    
3. Để đảm bảo các thành viên Hội đồng quản trị có đủ thông tin cần thiết để đưa ra quyết định về các vấn đề trọng yếu và để đảm bảo việc thảo luận đầy đủ về các quyết định sẽ được đưa ra; và
    
4. Nhằm đảm bảo các cuộc họp và hoạt động của Hội đồng được tiến hành một cách minh bạch, cung cấp thông tin đầy đủ cho nhân viên và công chúng, đồng thời lập hồ sơ rõ ràng về các hành động đã thực hiện và các quyết định đã đưa ra.

III. QUY TẮC DIỄN RA CUỘC HỌP

1. Các thành viên hội đồng quản trị không cần phải đứng dậy để được Chủ tịch công nhận.
    
2. Một kiến ​​nghị sẽ được thông qua nếu nhận được sự tán thành của đa số những người thực sự bỏ phiếu về vấn đề đó. Phiếu trắng được coi là sự chấp thuận đối với quyết định của đa số. Cần lưu ý rằng một số kiến ​​nghị theo luật định hoặc Quy tắc Robert về thủ tục nghị sự yêu cầu số phiếu tán thành lớn hơn.
    
3. Tất cả các kiến ​​nghị cần có người thứ hai tán thành đều phải được người thứ hai tán thành. Nếu một kiến ​​nghị cần có người thứ hai tán thành mà không nhận được người thứ hai tán thành, Chủ tọa có thể tuyên bố kiến ​​nghị đó không được thông qua vì thiếu người thứ hai hoặc có thể đề nghị người thứ hai. Tên của các thành viên đề xuất và người thứ hai tán thành kiến ​​nghị sẽ được ghi vào biên bản.
    
4. Chủ tọa sẽ quyết định thứ tự các thành viên Hội đồng được phép phát biểu về một vấn đề. Nên cố gắng luân phiên giữa các quan điểm ủng hộ và phản đối nếu phù hợp với cuộc thảo luận. Một thành viên chỉ được phát biểu về một vấn đề sau khi được Chủ tọa cho phép và Chủ tọa có thể kết thúc phần phát biểu của một thành viên vì lý do thời gian, nội dung hoặc sự lặp lại.
    
5. Chủ tịch sẽ quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến các kiến ​​nghị và điểm tranh luận được đưa ra trước Hội đồng.
    
6. Quyết định của Chủ tịch có thể được kháng cáo lên toàn thể Hội đồng theo Quy tắc điều hành của Robert.
    
7. Hội đồng có quyền cho phép bất kỳ thành viên nào trong khán giả phát biểu tại cuộc họp hội đồng nhà trường. Các thành viên công chúng muốn phát biểu cần tuân theo quy trình của hội đồng nhà trường.
    
8. Chủ tọa có quyền tuyên bố tạm dừng cuộc họp bất cứ lúc nào nhằm mục đích lập lại trật tự cho cuộc họp hoặc vì bất kỳ mục đích cần thiết nào khác.
    
9. Chủ tọa sẽ nhắc lại nội dung hoặc ý chính của kiến ​​nghị trước khi bỏ phiếu. Chủ tọa sẽ kêu gọi bỏ phiếu tán thành và phản đối đối với tất cả các kiến ​​nghị.
    
10. Thứ tự gọi tên để bỏ phiếu điểm danh sẽ do Hội đồng quyết định.
     
11. Chủ tịch có quyền và trách nhiệm như mọi thành viên khác trong Hội đồng quản trị để bỏ phiếu về tất cả các vấn đề.
     
12. Chủ tọa sẽ công bố kết quả của từng cuộc bỏ phiếu. Phiếu bầu của mỗi thành viên, bao gồm cả phiếu trắng, sẽ được ghi vào biên bản. Nếu cuộc bỏ phiếu nhất trí, kết quả đó có thể được ghi nhận là nhất trí trong biên bản nếu biên bản cũng ghi nhận các thành viên có mặt.
     
13. Đa số thành viên có quyền bỏ phiếu trong Hội đồng quản trị tạo thành số lượng thành viên tối thiểu để họp hợp lệ (quorum). Chủ tịch hoặc bất kỳ thành viên nào cũng có thể nêu lý do thiếu số lượng thành viên tối thiểu để họp hợp lệ. Trong trường hợp thiếu số lượng thành viên tối thiểu, Hội đồng quản trị chỉ có thể thực hiện các hành động hợp pháp là ấn định thời gian hoãn họp, hoãn họp, tạm nghỉ hoặc thực hiện các biện pháp để có đủ số lượng thành viên tối thiểu.