I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là đưa ra các quy định cụ thể về trật tự để tổ chức các cuộc họp của Hội đồng quản trị.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

Để đảm bảo các cuộc họp Hội đồng quản trị được tiến hành một cách trật tự, Hội đồng quản trị sẽ tuân thủ các quy tắc thủ tục, qua đó cho phép Hội đồng quản trị:

1. Để thiết lập các nguyên tắc hướng dẫn nhằm đảm bảo hoạt động của Hội đồng được tiến hành một cách có trật tự và nhất quán về mặt nội bộ;
    
2. Tổ chức các cuộc họp để tất cả các vấn đề cần thiết đều được trình lên Hội đồng quản trị và các quyết định của Hội đồng quản trị được đưa ra một cách có trật tự và hợp lý;
    
3. Để đảm bảo các thành viên Hội đồng có đầy đủ thông tin cần thiết để đưa ra quyết định về các vấn đề quan trọng và để đảm bảo có sự thảo luận đầy đủ về các quyết định sẽ được đưa ra; và
    
4. Để đảm bảo các cuộc họp và hoạt động của Hội đồng được tiến hành một cách minh bạch, cung cấp thông tin đầy đủ cho cán bộ nhân viên và công chúng, đồng thời lập hồ sơ rõ ràng về các biện pháp đã thực hiện và các quyết định đã ban hành.

III. NỘI QUY

1. Các thành viên Hội đồng quản trị không cần phải đứng dậy để xin phép Chủ tịch.
    
2. Một đề nghị sẽ được thông qua nếu nhận được số phiếu thuận của đa số những người thực sự tham gia bỏ phiếu về vấn đề đó. Việc bỏ phiếu trắng được coi là đồng ý với quyết định của đa số. Cần lưu ý rằng một số đề nghị theo quy định của pháp luật hoặc theo Quy tắc Trật tự của Robert yêu cầu số phiếu thuận cao hơn.
    
3. Tất cả các đề nghị cần có người ủng hộ đều phải có người ủng hộ. Nếu một đề nghị cần có người ủng hộ mà không có người ủng hộ, Chủ tọa có thể tuyên bố đề nghị đó bị bác bỏ do thiếu người ủng hộ hoặc có thể tự mình ủng hộ đề nghị đó. Tên của các thành viên đưa ra và ủng hộ đề nghị phải được ghi vào biên bản.
    
4. Chủ tọa sẽ quyết định thứ tự các thành viên Hội đồng được phép phát biểu về một vấn đề. Nên cố gắng luân phiên giữa các quan điểm ủng hộ và phản đối nếu phù hợp với nội dung thảo luận. Một thành viên chỉ được phát biểu về một vấn đề sau khi được Chủ tọa cho phép, và Chủ tọa có quyền kết thúc phần phát biểu của một thành viên vì lý do thời gian, nội dung hoặc do lặp lại. 
    
5. Chủ tịch sẽ ra quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến các đề nghị và các vấn đề thủ tục được đưa ra trước Hội đồng.
    
6. Theo Quy tắc Robert, quyết định của Chủ tịch có thể bị kháng cáo lên toàn thể Hội đồng.
    
7. Hội đồng có thẩm quyền cho phép bất kỳ thành viên nào trong khán giả phát biểu tại cuộc họp của Hội đồng trường. Các thành viên công chúng có nguyện vọng phát biểu phải tuân thủ các quy trình của Hội đồng trường.
    
8. Chủ tọa có quyền tuyên bố tạm nghỉ vào bất kỳ thời điểm nào nhằm duy trì trật tự trong cuộc họp hoặc vì bất kỳ lý do cần thiết nào khác.
    
9. Chủ tọa phải đọc lại nội dung của đề nghị hoặc tóm tắt nội dung của đề nghị trước khi tiến hành bỏ phiếu. Chủ tọa phải yêu cầu các đại biểu bỏ phiếu thuận và phiếu chống đối với tất cả các đề nghị.
    
10. Thứ tự gọi tên trong các cuộc bỏ phiếu điểm danh sẽ do Hội đồng quyết định.
     
11. Chủ tịch có quyền và trách nhiệm như mọi thành viên khác trong Hội đồng quản trị trong việc bỏ phiếu về tất cả các vấn đề.
     
12. Chủ tọa sẽ công bố kết quả của từng cuộc bỏ phiếu. Phiếu bầu của từng thành viên, bao gồm cả phiếu trắng, sẽ được ghi vào biên bản. Nếu kết quả bỏ phiếu là nhất trí, điều này có thể được ghi nhận là “nhất trí” trong biên bản, miễn là biên bản cũng nêu rõ danh sách các thành viên có mặt.
     
13. Đa số các thành viên có quyền biểu quyết của Hội đồng quản trị được coi là đủ số người để tiến hành họp. Chủ tịch hoặc bất kỳ thành viên nào cũng có thể nêu vấn đề về việc không đủ số người để tiến hành họp. Các hành động pháp lý duy nhất mà Hội đồng quản trị có thể thực hiện trong trường hợp không đủ số người để tiến hành họp là quyết định thời điểm hoãn họp, hoãn họp, tạm nghỉ hoặc thực hiện các biện pháp để đảm bảo đủ số người.