I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của Chính sách Quản lý Khủng hoảng và Tình huống Khẩn cấp này là làm tài liệu hướng dẫn cho ban lãnh đạo Học khu, ban giám hiệu các trường, nhân viên nhà trường, học sinh, thành viên Hội đồng Giáo dục và các thành viên cộng đồng trong việc ứng phó với nhiều tình huống khủng hoảng tiềm ẩn có thể xảy ra trong Học khu. Các quy trình được nêu trong chính sách này sẽ cung cấp hướng dẫn cho từng trường trong việc xây dựng các quy trình quản lý khủng hoảng nhằm phối hợp các biện pháp bảo vệ trước, trong và sau bất kỳ tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng tiềm ẩn nào.

Học khu sẽ, trong phạm vi có thể, phối hợp thường xuyên với các nhà lãnh đạo trường học và cơ sở vật chất, cũng như với các lực lượng ứng phó khẩn cấp và các tổ chức cộng đồng có liên quan khác để lập kế hoạch ứng phó khẩn cấp. Học khu sẽ đảm bảo rằng các lực lượng ứng phó khẩn cấp có liên quan trong cộng đồng có thể tiếp cận các quy trình quản lý khủng hoảng của Học khu và sẽ tổ chức đào tạo cho nhân viên Học khu để họ có thể hành động phù hợp trong trường hợp xảy ra khủng hoảng.

II. THÔNG TIN CHUNG

1. Chính sách và Quy trình
   
   Chính sách Quản lý Khủng hoảng và Tình huống Khẩn cấp của Học khu đã được xây dựng thông qua việc tham vấn với các cơ quan ứng phó cộng đồng địa phương cùng các cá nhân và nhóm liên quan khác có khả năng tham gia trong trường hợp xảy ra tình huống khẩn cấp tại trường học. Chính sách này được thiết kế nhằm đảm bảo mỗi hiệu trưởng trường học và người quản lý cơ sở vật chất đều có các quy trình ứng phó khẩn cấp toàn học khu toàn diện và thống nhất để xử lý các tình huống khẩn cấp cụ thể cũng như các nhu cầu phát sinh từ những tình huống đó.
   
   Ban Quản lý Học khu sẽ duy trì các quy trình ứng phó khẩn cấp trên toàn Học khu. Điều này bao gồm các quy trình ứng phó khủng hoảng và khẩn cấp chung cũng như các quy trình cụ thể cho từng tình huống khủng hoảng. Chính sách này cùng các quy trình ứng phó khủng hoảng và khẩn cấp sẽ được cập nhật, và nhân viên sẽ được đào tạo về các quy trình này hàng năm bởi Ban Quản lý Học khu.
    
2. Các nội dung chính của Chính sách Quản lý Khủng hoảng và Tình huống Khẩn cấp của Quận
    
   1. Các quy trình ứng phó khủng hoảng chung. Chính sách Quản lý Khủng hoảng và Tình huống Khẩn cấp bao gồm các quy trình ứng phó khủng hoảng chung nhằm đảm bảo an ninh cho các tòa nhà và bảo vệ an toàn cho học sinh và nhân viên trong mọi tình huống. Chính sách này chỉ định cá nhân hoặc các cá nhân sẽ quyết định thời điểm thực hiện các biện pháp này. Các quy trình áp dụng trên toàn Hệ thống Trường học này có thể được các nhà quản lý tòa nhà điều chỉnh cho phù hợp với tình huống cụ thể của từng tòa nhà. Một hệ thống liên lạc sẽ được thiết lập để đảm bảo người được chỉ định có thể được liên hệ mọi lúc trong trường hợp có nguy cơ khủng hoảng, bao gồm phương thức liên hệ với người được chỉ định, việc chỉ định ít nhất hai người thay thế khi người liên hệ chính không có mặt, và phương thức truyền đạt thông tin liên lạc cho các nhân viên có liên quan. Các người thay thế có thể bao gồm các thành viên của đội phản ứng khẩn cấp của Hạt. Các phương thức liên lạc bổ sung sẽ được đưa vào quy trình để sử dụng khi các phương thức liên lạc chính không hoạt động. Mỗi trường học và thành viên đội ngũ lãnh đạo cơ sở trong Học khu sẽ được tiếp cận tổng quan về các quy trình khẩn cấp và đào tạo để hỗ trợ việc xây dựng các biện pháp ứng phó cụ thể cho từng cơ sở.
      
      Ban lãnh đạo của mỗi cơ sở giáo dục, phối hợp với ban lãnh đạo phụ trách giáo dục đặc biệt, sẽ xây dựng các quy trình cụ thể dành cho học sinh có nhu cầu đặc biệt, bao gồm những em gặp khó khăn về thể chất, giác quan, vận động, phát triển và sức khỏe tâm thần. Học sinh có nhu cầu đặc biệt không chỉ bao gồm những học sinh có khuyết tật được đề cập trong Kế hoạch Giáo dục Cá nhân (IEP) hoặc Kế hoạch Phần 504, mà còn bao gồm những học sinh có thể có khuyết tật thể chất hoặc tâm thần đã được xác định, chẳng hạn như các thách thức về thể chất, giác quan, vận động, phát triển hoặc sức khỏe tâm thần. Những nhu cầu đặc biệt này có thể ảnh hưởng đến khả năng của học sinh trong việc tuân thủ các quy trình an toàn phù hợp.
      
      Ban lãnh đạo của mỗi cơ sở giáo dục sẽ phối hợp với các cán bộ phụ trách giáo dục đặc biệt để đảm bảo có các quy trình cụ thể nhằm sơ tán an toàn cho từng học sinh có nhu cầu đặc biệt. Nếu xảy ra tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng tại bất kỳ sự kiện nào của Học khu Độc lập Minnetonka 276, nhân viên phụ trách hoạt động mà học sinh khuyết tật đang tham gia tại thời điểm khủng hoảng có trách nhiệm thực hiện quy trình do đội ứng phó khủng hoảng thiết lập. Nếu nhân viên này không thể cung cấp sự hỗ trợ cần thiết, nhân viên này có trách nhiệm tìm kiếm sự giúp đỡ từ các nhân viên khác.
       
      1. Các quy trình LOCKDOWN, HOLD và SECURE. Quy trình LOCKDOWN sẽ được áp dụng trong các tình huống có thể gây nguy hiểm cho những người bên trong tòa nhà trường học, chẳng hạn như vụ xả súng, vụ bắt cóc con tin, kẻ xâm nhập, xâm phạm, gây rối, hoặc khi người quản lý tòa nhà hoặc người được ủy quyền xác định là cần thiết. Thủ tục GIỮ sẽ được áp dụng khi có tình huống không đến mức phải thực hiện thủ tục KHÓA CỬA nhưng yêu cầu học sinh phải tránh xa hành lang hoặc một khu vực cụ thể trong tòa nhà do tình huống tại đó cần sự riêng tư. Thủ tục BẢO VỆ sẽ được áp dụng khi có mối đe dọa bên ngoài tòa nhà. Trong thủ tục BẢO VỆ, các cửa ra vào bên ngoài vẫn được khóa, không cho khách vào tòa nhà và các lớp học vẫn diễn ra bình thường bên trong tòa nhà.
          
      2. Quy trình phòng cháy chữa cháy. Việc sơ tán khỏi các phòng học và tòa nhà sẽ được thực hiện theo quyết định của người quản lý tòa nhà hoặc người được ủy quyền. Đội ứng phó quản lý khủng hoảng của mỗi tòa nhà sẽ rà soát các quy trình di tản học sinh và nhân viên khỏi khu vực nguy hiểm đến khu vực an toàn đã được chỉ định cho đến khi nhận được thông báo cho phép trở lại từ người quản lý tòa nhà hoặc người được ủy quyền. Các khu vực an toàn có thể thay đổi tùy theo tình huống khẩn cấp cụ thể.
          
      3. Quy trình ứng phó với thiên tai. Việc bố trí nơi trú ẩn nhằm cung cấp nơi an toàn cho học sinh, cán bộ nhân viên và khách tham quan trong khuôn viên trường trong trường hợp khẩn cấp. Các khu vực trú ẩn là những khu vực an toàn nhằm đảm bảo mức độ an toàn cao nhất cho những người ở trong đó. Các khu vực an toàn có thể thay đổi tùy theo từng tình huống khẩn cấp cụ thể.
          
   2. Đội ứng phó khẩn cấp của trường học
       
      1. Cơ cấu tổ chức. Hiệu trưởng của mỗi trường sẽ thành lập một đội ứng phó khẩn cấp của trường, được đào tạo để xử lý các tình huống khẩn cấp. Tất cả các thành viên trong đội ứng phó khẩn cấp của trường sẽ được đào tạo liên tục để thực hiện các quy trình quản lý khủng hoảng của trường và nắm rõ các quy trình, lối thoát hiểm cũng như các khu vực an toàn. Mỗi tòa nhà sẽ duy trì một danh sách cập nhật các thành viên đội ứng phó khẩn cấp của trường, danh sách này sẽ được cập nhật hàng năm và chia sẻ với Điều phối viên An ninh và Quản lý Khẩn cấp của Học khu. Quản lý tòa nhà và những người được chỉ định sẽ biết vị trí của danh sách đó trong trường hợp xảy ra tình huống khẩn cấp tại trường. Một bản sao của danh sách sẽ được lưu giữ tại Trung tâm Dịch vụ Học khu.
          
      2. Các nhà lãnh đạo. Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền sẽ đảm nhiệm vai trò trưởng nhóm ứng phó khẩn cấp của trường. Điều phối viên An ninh và Quản lý Khẩn cấp sẽ là đầu mối liên lạc chính cho các cán bộ ứng phó khẩn cấp. Khi các cán bộ ứng phó khẩn cấp có mặt, họ có thể quyết định tiếp quản việc chỉ huy và kiểm soát tình huống khủng hoảng. Trong tình huống này, điều quan trọng là các cán bộ của Học khu phải đảm nhận vai trò hỗ trợ và sẵn sàng hỗ trợ các cán bộ ứng phó khẩn cấp khi cần thiết.

III. CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI XẢY RA TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP

1. Giao tiếp
    
   1. Nhân viên của Học khu. Tất cả nhân viên phải nắm rõ các quy trình ứng phó khẩn cấp chung của Học khu cũng như các quy trình và hướng dẫn ứng phó khủng hoảng cụ thể tại cơ sở giáo dục nơi mình công tác. Nhân viên sẽ được đào tạo về các quy trình áp dụng trên toàn Học khu và sẽ được ban lãnh đạo cơ sở giáo dục thông báo về các quy trình ứng phó khủng hoảng cụ thể tại cơ sở thông qua các đợt cập nhật và diễn tập hàng năm.
       
   2. Học sinh và phụ huynh. Học sinh và phụ huynh cần được thông báo về Chính sách Quản lý Khủng hoảng và Tình huống Khẩn cấp của Học khu cũng như các quy trình quản lý khủng hoảng có liên quan tại từng trường học và tòa nhà thuộc Học khu. Học sinh sẽ được hướng dẫn cụ thể về các quy trình này khi tham gia vào số lượng nhất định các buổi diễn tập và thực hành trong suốt năm học.
       
2. Sơ đồ cơ sở vật chất và Quy trình ứng phó khẩn cấp tại cơ sở
   
   Tất cả các tòa nhà trường học đều sẽ có cuốn cẩm nang hướng dẫn quy trình ứng phó khẩn cấp tại cơ sở, cùng với sơ đồ cơ sở vật chất bao gồm vị trí các lối thoát hiểm chính và phụ, lối ra, các khu vực an toàn được chỉ định bên trong và bên ngoài tòa nhà, cũng như vị trí của bảng điều khiển báo cháy, thiết bị báo cháy, bình chữa cháy, ống dẫn nước, vòi nước và các van ngắt nguồn điện/nước. Tất cả các sơ đồ cơ sở vật chất và cuốn cẩm nang hướng dẫn tại cơ sở sẽ được cập nhật thường xuyên mỗi khi có thay đổi lớn đối với tòa nhà. Sơ đồ cơ sở vật chất và cuốn cẩm nang hướng dẫn tại cơ sở sẽ được đặt tại văn phòng của người quản lý tòa nhà và các khu vực thích hợp khác, đồng thời dễ dàng truy cập và được lưu trữ tại Trung tâm Dịch vụ Học khu. Sơ đồ cơ sở vật chất và cuốn cẩm nang hướng dẫn tại cơ sở sẽ được cung cấp cho các nhân viên ứng cứu khẩn cấp, chẳng hạn như nhân viên cứu hỏa và nhân viên thực thi pháp luật.
    
3. Thông tin liên hệ khẩn cấp
   
   Học khu phải duy trì một danh sách cập nhật các thông tin liên hệ khẩn cấp, bao gồm số điện thoại, tên và địa chỉ của các nhân viên cấp địa phương, quận và tiểu bang có thể tham gia ứng phó trong tình huống khẩn cấp. Danh sách này phải bao gồm số điện thoại của cảnh sát địa phương, cứu hỏa, xe cấp cứu, bệnh viện, Trung tâm Kiểm soát Chất độc, các cơ quan quản lý khẩn cấp cấp huyện và cấp bang, các phòng công trình công cộng địa phương, các công ty dịch vụ công ích địa phương, điều dưỡng y tế công cộng, các đường dây nóng về sức khỏe tâm thần/tự tử, và cơ quan phúc lợi xã hội cấp huyện. Danh sách này cũng phải bao gồm danh sách các điểm tập trung tái hợp. Một bản sao của danh sách này phải được cung cấp cho tất cả các lãnh đạo của Quận, phải được lưu trữ tại Trung tâm Dịch vụ Quận, và phải được cập nhật hàng năm.
    
4. Hệ thống cảnh báo
   
   Học khu phải duy trì một hệ thống cảnh báo nhằm thông báo cho học sinh, nhân viên và khách đến thăm về các tình huống khủng hoảng hoặc khẩn cấp. Hệ thống này phải được bảo trì định kỳ theo kế hoạch bảo trì dành cho tất cả các tòa nhà trường học.
   
   Học khu và ban giám hiệu trường hoặc tòa nhà có trách nhiệm thông báo cho học sinh và nhân viên về hệ thống cảnh báo cũng như các phương tiện mà hệ thống này sử dụng để xác định một tình huống khủng hoảng hoặc khẩn cấp cụ thể. Các quy trình quản lý khủng hoảng cụ thể cho từng tòa nhà của mỗi trường sẽ bao gồm phương pháp và tần suất truyền đạt thông tin hệ thống cảnh báo đến học sinh và nhân viên.
    
5. Quy trình đóng cửa trường học sớm
   
   Giám đốc Sở Giáo dục hoặc người được ủy quyền sẽ đưa ra quyết định về việc đóng cửa trường học hoặc các tòa nhà vào thời điểm sớm nhất có thể trong ngày. Quy trình đóng cửa trường học sớm sẽ nêu rõ các tiêu chí để đóng cửa trường học sớm (ví dụ: do thời tiết, sự cố hệ thống điện nước hoặc tình huống khẩn cấp), sẽ chỉ định cách thức thông báo quyết định đóng cửa cho nhân viên, học sinh, gia đình và cộng đồng trường học (qua các phương tiện truyền thông được chỉ định, cơ quan chức năng địa phương, email, tin nhắn, điện thoại và/hoặc trang web của Hạt), và sẽ đề cập đến các yếu tố cần xem xét khi đóng cửa và mở cửa lại trường học hoặc cơ sở.
   
   Các thủ tục đóng cửa trường sớm cũng sẽ bao gồm lời nhắc nhở dành cho phụ huynh và người giám hộ để theo dõi các đài phát thanh và truyền hình địa phương được chỉ định để nghe thông báo đóng cửa trường, nếu có thể.
    
6. Quy trình tư vấn tâm lý hỗ trợ vượt qua nỗi đau trong trường hợp xảy ra khủng hoảng liên quan đến Học khu
   
   Dịch vụ tư vấn tâm lý hỗ trợ vượt qua nỗi đau sẽ được cung cấp khi cần thiết trong trường hợp xảy ra khủng hoảng liên quan đến Học khu hoặc Trường học, khi Hiệu trưởng và ban giám hiệu nhà trường xác định là cần thiết.