Chính sách 725 - Bảo hiểm trách nhiệm cho các tổ chức tình nguyện phụ huynh

I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là kết hợp các thành viên của các tổ chức tình nguyện phụ huynh hỗ trợ các hoạt động ngoại khóa hoặc chương trình giảng dạy của học sinh trong Quận bằng cách cung cấp dịch vụ quản lý tài chính do Quận cung cấp cho tổ chức của họ trong Quỹ ủy thác và đại lý của Quận theo chương trình bảo hiểm trách nhiệm chung của Quận.

II. TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH CHUNG

Chính sách bảo hiểm trách nhiệm chung của Quận cung cấp bảo hiểm cho cả tình nguyện viên và nhân viên. Một tổ chức tình nguyện được bảo hiểm theo chính sách bảo hiểm trách nhiệm chung của Quận nếu tài chính của tổ chức đó nằm trong phạm vi quản lý tài chính của Quận. Để đưa tổ chức đó vào phạm vi quản lý tài chính của Quận, nếu được tổ chức yêu cầu, Quận sẽ cung cấp các dịch vụ ngân hàng, kế toán và báo cáo tài chính cho các tổ chức tình nguyện viên phụ huynh phục vụ trực tiếp học sinh của Quận, chẳng hạn như chi nhánh PTO/PTA, tổ chức thể thao cung cấp chương trình cho thanh thiếu niên của Quận, hoặc nhóm tình nguyện viên phụ huynh được tổ chức để hỗ trợ một hoạt động cụ thể của học sinh. Bằng cách đưa hoạt động tài chính của một tổ chức tình nguyện viên phụ huynh vào sự quản lý tài chính của Quận, các thành viên tình nguyện của tổ chức tình nguyện viên phụ huynh đó được bảo hiểm theo Chính sách Bảo hiểm Trách nhiệm Chung của Quận với tư cách là tình nguyện viên.

III. YÊU CẦU

Mỗi tổ chức tham gia phải có sứ mệnh chính là phục vụ thanh thiếu niên của Học khu Minnetonka.
Việc tham gia dịch vụ này của tổ chức mẹ là tự nguyện. Mỗi tổ chức sẽ duy trì một tài khoản quỹ tín thác riêng.
Việc cung cấp dịch vụ tài chính và nhận tiền phải được sự chấp thuận của Hội đồng nhà trường. Sau khi được Hội đồng nhà trường chấp thuận, một tài khoản sẽ được thiết lập ngay lập tức để nhận tiền.
Tổ chức phải chuyển 100% số tiền của mình vào tài khoản ủy thác của Quận. Tổ chức không được giữ bất kỳ khoản tiền nào khác ngoài tài khoản tiền mặt nhỏ không vượt quá 400 đô la.
Doanh thu, khi thu được, sẽ được gửi vào tài khoản ủy thác của tổ chức được duy trì tại Văn phòng Kinh doanh; và chi phí, khi thanh toán, sẽ được chi từ cùng tài khoản đó.
Các khoản tiền được gửi vào tài khoản ủy thác của Quận phải được sử dụng cho các mục đích phù hợp với luật pháp tiểu bang.
Mỗi tổ chức sẽ có một người phụ trách hành chính cấp Quận. Người phụ trách hành chính cấp Quận sẽ đảm bảo rằng các khoản kinh phí được sử dụng phù hợp với Tầm nhìn và Sứ mệnh của Học khu Minnetonka. Tất cả các khoản chi tiêu đều phải được Hội đồng Nhà trường phê duyệt.
Các khoản chi trả từ tài khoản của tổ chức phải được ký bởi người phụ trách hành chính của Quận liên hệ với tổ chức đó. Ví dụ, các khoản chi trả từ tài khoản của Hội phụ huynh học sinh (PTO) phải được ký bởi hiệu trưởng trường tương ứng.
Bảo hiểm trách nhiệm dân sự của Quận sẽ bao gồm tất cả các hoạt động của tổ chức, trừ những hoạt động mà luật tiểu bang không cho phép Quận tham gia. Ví dụ, nếu một hoạt động gây quỹ ngoài khuôn viên trường bao gồm việc phục vụ đồ uống có cồn, thì tổ chức đó cần phải mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự riêng để bảo hiểm cho việc phục vụ đồ uống có cồn.