I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là thiết lập các quy trình liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ của Hội đồng Trường và việc công bố các biên bản chính thức của Hội đồng.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

Chính sách của Học khu là lưu trữ hồ sơ để công chúng có thể tra cứu và công bố các biên bản chính thức theo quy định của pháp luật.

III. LƯU TRỮ BIÊN BẢN VÀ HỒ SƠ

1. Thư ký, hoặc người được ủy quyền, có trách nhiệm lưu trữ và bảo quản các hồ sơ thường trực của Hội đồng, bao gồm biên bản các cuộc họp của Hội đồng trường và các hồ sơ khác theo quy định của Hội đồng. Tất cả các cuộc bỏ phiếu diễn ra tại các cuộc họp phải được tổ chức công khai theo Luật Họp công khai của bang Minnesota đều phải được ghi chép vào sổ ghi chép được lập riêng cho mục đích này. Các hồ sơ công khai do Học khu lưu giữ phải được công khai để công chúng kiểm tra trong giờ làm việc thông thường của Học khu. Biên bản các cuộc họp phải được công khai để kiểm tra tại các văn phòng hành chính của Học khu, sau khi đã được Hội đồng phê duyệt. Biên bản cuộc họp hội đồng trường phải được Hội đồng phê duyệt hoặc sửa đổi tại một cuộc họp tiếp theo, và hành động này phải được phản ánh trong biên bản chính thức của cuộc họp tiếp theo đó.
    
2. Bản ghi âm các cuộc họp kín
    
   1. Tất cả các cuộc họp kín, trừ những cuộc họp được tổ chức kín theo quy định về quyền bí mật giữa luật sư và khách hàng, phải được ghi âm điện tử và chi phí do Quận chi trả. Các bản ghi âm của các cuộc họp kín phải được thực hiện riêng biệt với các bản ghi âm của cuộc họp công khai, trong trường hợp các cuộc họp đó được ghi âm. Nếu một cuộc họp kín được tổ chức để thảo luận về nhiều vấn đề, mỗi vấn đề phải được ghi âm riêng biệt.
       
   2. Các bản ghi âm của các cuộc họp kín phải được Quận lưu giữ trong các khoảng thời gian sau đây:
      1. Các tài liệu liên quan đến các cuộc họp kín nhằm thảo luận về chiến lược đàm phán lao động phải được lưu giữ trong vòng hai (2) năm kể từ ngày ký kết hợp đồng.
          
      2. Các biên bản cuộc họp kín nhằm thảo luận về các vấn đề an ninh phải được lưu giữ trong thời hạn ít nhất bốn (4) năm.
          
      3. Các biên bản cuộc họp kín nhằm thảo luận về việc mua bán bất động sản phải được lưu giữ trong thời hạn ít nhất tám (8) năm kể từ ngày diễn ra cuộc họp.
          
      4. Tất cả các cuộc họp kín khác phải được Học khu lưu giữ trong ít nhất ba (3) năm kể từ ngày diễn ra cuộc họp.
          
      5. Sau khi các khoảng thời gian nêu trên hết hiệu lực, các bản ghi âm của các cuộc họp kín phải được lưu giữ theo quy định tại Lịch trình lưu trữ hồ sơ của Học khu.
          
   3. Các bản ghi âm của các cuộc họp kín sẽ được Quận phân loại là dữ liệu không công khai được bảo vệ, không cho phép công chúng hoặc bất kỳ đối tượng nào của dữ liệu truy cập, trừ các trường hợp ngoại lệ sau đây:

1. Các bản ghi âm của các cuộc họp về chiến lược đàm phán lao động sẽ được phân loại là dữ liệu công khai và được công bố cho công chúng sau khi Quận ký kết xong tất cả các hợp đồng lao động cho kỳ ngân sách hiện tại.
    
2. Các bản ghi chép của các cuộc họp liên quan đến việc mua bán bất động sản sẽ được phân loại là dữ liệu công khai và được công bố cho công chúng sau khi tất cả các bất động sản hoặc tài sản cá nhân được thảo luận tại cuộc họp đã được mua bán hoặc khi Quận đã từ bỏ việc mua bán đó.
    
3. Các bản ghi âm của bất kỳ cuộc họp kín nào khác sẽ được phân loại và/hoặc công bố theo yêu cầu của lệnh tòa án.

4. Các bản ghi âm của các cuộc họp kín phải được lưu trữ riêng biệt với các bản ghi âm của các cuộc họp công khai, trong trường hợp Quận lưu trữ các bản ghi âm của các cuộc họp công khai, trừ các bản ghi âm đã được phân loại là dữ liệu công khai theo quy định tại Mục III.B.3. nêu trên. Các bản ghi âm của các cuộc họp kín được phân loại là dữ liệu không công khai cũng phải được lưu trữ tại một địa điểm an toàn, tách biệt với các bản ghi âm được phân loại là dữ liệu công khai.
    
5. Các bản ghi âm của các cuộc họp kín phải được lưu trữ theo cách thức cho phép dễ dàng xác định mức độ bảo mật của bản ghi âm đó. Các bản ghi âm phải được ghi chú ít nhất các thông tin sau:

a. Ngày diễn ra cuộc họp kín;

b. Cơ sở để quyết định tổ chức cuộc họp kín (ví dụ: chiến lược đàm phán lao động, việc mua bán bất động sản, dữ liệu giáo dục, v.v.); và

c. Phân loại dữ liệu.

6. Các bản ghi âm của các cuộc họp kín liên quan đến chiến lược đàm phán lao động và việc mua bán tài sản phải được lưu giữ và giám sát theo cách thức sao cho bản ghi âm đó được phân loại lại thành thông tin công khai khi xảy ra sự kiện dẫn đến việc phân loại lại dữ liệu đó theo quy định tại Mục III.B.3. nêu trên.

IV. CÔNG BỐ BIÊN BẢN HỌP CHÍNH THỨC

1. Hội đồng phải chỉ đạo việc công bố biên bản họp chính thức của mình một lần trên báo chính thức của Quận trong vòng ba mươi (30) ngày kể từ ngày diễn ra cuộc họp; tuy nhiên, nếu Hội đồng tổ chức các cuộc họp thường kỳ không quá một lần trong vòng ba mươi (30) ngày, Hội đồng không bắt buộc phải công bố biên bản cho đến mười (10) ngày sau khi biên bản đã được Hội đồng thông qua.
    
2. Biên bản được công bố phải đủ đầy đủ để phản ánh trung thực diễn biến của cuộc họp. Biên bản phải bao gồm nội dung của tất cả các quyết định chính thức do Hội đồng đưa ra tại bất kỳ cuộc họp thường kỳ hoặc bất thường nào, và tối thiểu phải bao gồm nội dung của đề nghị, những người đề xuất và ủng hộ đề nghị, danh sách cách thức bỏ phiếu của từng thành viên có mặt đối với đề nghị đó, tính chất của các nghị quyết được đề xuất bao gồm mô tả ngắn gọn về nội dung của chúng và việc nghị quyết đó được thông qua hay bị bác bỏ. Biên bản và hồ sơ lưu trữ của Hội đồng có thể bao gồm nhiều chi tiết hơn mức yêu cầu phải công bố trong biên bản chính thức. Nếu biên bản chưa được Hội đồng phê duyệt, biên bản được công bố có thể phản ánh thực tế đó.
    
3. Biên bản được công bố có thể là bản tóm tắt các nội dung chính của phiên họp, và/hoặc các nghị quyết và các quyết định chính thức khác của Hội đồng. Bản tóm tắt này phải được soạn thảo một cách rõ ràng và mạch lạc, đồng thời phải hạn chế tối đa việc sử dụng các thuật ngữ chuyên môn hoặc pháp lý mà công chúng thường không quen thuộc. Khi bản tóm tắt được công bố, bản công bố phải nêu rõ rằng tài liệu được công bố chỉ là bản tóm tắt và toàn văn có sẵn để công chúng tra cứu tại các văn phòng hành chính của Quận, đồng thời bản sao của biên bản, ngoại trừ các phụ lục kèm theo biên bản, có thể được cung cấp miễn phí tại các văn phòng của Quận hoặc qua thư thường hoặc thư điện tử.