I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là thiết lập các thủ tục liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ của Hội đồng nhà trường và công bố các biên bản chính thức của hội đồng.

II. TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH CHUNG

Chính sách của Học khu là duy trì hồ sơ của mình để công chúng có thể dễ dàng kiểm tra và công bố các biên bản chính thức theo đúng quy định của pháp luật.

III. LƯU TRỮ BIÊN BẢN VÀ HỒ SƠ

1. Thư ký, hoặc người được ủy quyền, sẽ lưu giữ và bảo quản hồ sơ thường trực của Hội đồng, bao gồm biên bản các cuộc họp hội đồng nhà trường và các hồ sơ cần thiết khác của Hội đồng. Tất cả các phiếu bầu được thực hiện tại các cuộc họp phải công khai theo Luật Họp Công khai của Minnesota sẽ được ghi lại trong sổ nhật ký được lập cho mục đích đó. Hồ sơ công khai do Quận lưu giữ sẽ được cung cấp để công chúng kiểm tra trong giờ làm việc bình thường của Quận. Biên bản các cuộc họp sẽ được cung cấp để kiểm tra tại văn phòng hành chính của Quận, sau khi đã được Hội đồng phê duyệt. Biên bản cuộc họp hội đồng nhà trường sẽ được Hội đồng phê duyệt hoặc sửa đổi tại một cuộc họp tiếp theo, và hành động này sẽ được phản ánh trong biên bản chính thức của cuộc họp tiếp theo đó.
    
2. Bản ghi âm các cuộc họp kín
    
   1. Tất cả các cuộc họp kín, trừ những cuộc họp được phép theo quy định về đặc quyền luật sư-khách hàng, đều phải được ghi âm điện tử với chi phí do Quận chịu. Bản ghi âm các cuộc họp kín phải được thực hiện riêng biệt với bản ghi âm các cuộc họp công khai, trong trường hợp các cuộc họp đó được ghi âm. Nếu một cuộc họp được tiến hành kín để thảo luận nhiều hơn một vấn đề, mỗi vấn đề sẽ được ghi âm riêng biệt.
       
   2. Các bản ghi âm cuộc họp kín sẽ được Quận lưu giữ trong các khoảng thời gian sau:
      1. Các cuộc họp kín để thảo luận về chiến lược đàm phán lao động sẽ được lưu giữ trong vòng hai (2) năm sau khi hợp đồng được ký kết.
          
      2. Các cuộc họp kín để thảo luận về các vấn đề an ninh phải được lưu giữ ít nhất bốn (4) năm.
          
      3. Các cuộc họp kín để thảo luận về việc mua hoặc bán tài sản phải được lưu giữ ít nhất tám (8) năm sau ngày họp.
          
      4. Tất cả các cuộc họp kín khác sẽ được Sở Giáo dục lưu giữ ít nhất ba (3) năm sau ngày họp.
          
      5. Sau khi hết thời hạn nêu trên, biên bản các cuộc họp kín phải được lưu giữ theo quy định trong Lịch trình lưu giữ hồ sơ của Học khu.
          
   3. Các bản ghi âm cuộc họp kín sẽ được Quận phân loại là dữ liệu phi công khai được bảo vệ, không thể truy cập được bởi công chúng hoặc bất kỳ đối tượng nào của dữ liệu, với các ngoại lệ sau:

1. Các bản ghi âm cuộc họp chiến lược đàm phán lao động sẽ được xếp vào loại dữ liệu công khai và được công bố cho công chúng sau khi tất cả các hợp đồng lao động được Quận ký kết cho kỳ ngân sách hiện tại.
    
2. Các bản ghi âm cuộc họp liên quan đến việc mua hoặc bán bất động sản sẽ được phân loại là dữ liệu công khai và được công bố cho công chúng sau khi tất cả bất động sản hoặc tài sản cá nhân được thảo luận tại cuộc họp đã được mua hoặc bán hoặc Quận đã từ bỏ việc mua hoặc bán đó.
    
3. Các bản ghi âm của bất kỳ cuộc họp kín nào khác sẽ được phân loại và/hoặc công bố theo yêu cầu của lệnh tòa án.

4. Các bản ghi âm cuộc họp kín phải được lưu giữ riêng biệt với các bản ghi âm cuộc họp công khai, trong phạm vi mà Quận có lưu giữ các bản ghi âm cuộc họp công khai, ngoại trừ các bản ghi âm đã được phân loại là dữ liệu công khai như đã nêu trong Mục III.B.3. ở trên. Các bản ghi âm cuộc họp kín được phân loại là dữ liệu không công khai cũng phải được lưu giữ ở một địa điểm an toàn, riêng biệt với các bản ghi âm được phân loại là dữ liệu công khai.
    
5. Các bản ghi âm cuộc họp kín phải được lưu giữ theo cách dễ dàng xác định loại dữ liệu của bản ghi. Các bản ghi phải được xác định bằng ít nhất các thông tin sau:

a. Ngày diễn ra cuộc họp kín;

b. Cơ sở để kết thúc cuộc họp (ví dụ: chiến lược đàm phán lao động, mua bán bất động sản, dữ liệu giáo dục, v.v.); và

c. Phân loại dữ liệu.

6. Các bản ghi âm các cuộc họp kín liên quan đến chiến lược đàm phán lao động và việc mua bán tài sản phải được lưu giữ và giám sát theo cách thức phân loại lại bản ghi âm đó là công khai khi xảy ra sự kiện phân loại lại dữ liệu đó như đã nêu trong Mục III.B.3. ở trên.

IV. CÔNG BỐ BIÊN BẢN CHÍNH THỨC

1. Hội đồng sẽ cho công bố biên bản chính thức của mình một lần trên tờ báo chính thức của Quận trong vòng ba mươi (30) ngày kể từ ngày diễn ra cuộc họp; tuy nhiên, nếu Hội đồng tổ chức các cuộc họp thường kỳ không quá một lần mỗi ba mươi (30) ngày, thì Hội đồng không cần phải công bố biên bản cho đến mười (10) ngày sau khi chúng được Hội đồng phê duyệt.
    
2. Biên bản cuộc họp được công bố phải đầy đủ và trung thực để trình bày rõ ràng các diễn biến cuộc họp. Biên bản phải bao gồm nội dung của tất cả các hành động chính thức được Hội đồng thông qua tại bất kỳ cuộc họp thường kỳ hoặc đặc biệt nào, và tối thiểu phải bao gồm chủ đề của một kiến ​​nghị, người đề xuất và người tán thành kiến ​​nghị, danh sách cách thức mỗi thành viên có mặt bỏ phiếu cho kiến ​​nghị đó, bản chất của các nghị quyết được đưa ra bao gồm mô tả ngắn gọn về chủ đề của chúng và liệu chúng được thông qua hay bị bác bỏ. Biên bản và hồ sơ thường trực của Hội đồng có thể bao gồm nhiều chi tiết hơn so với yêu cầu phải được công bố cùng với biên bản chính thức. Nếu biên bản chưa được Hội đồng phê duyệt, biên bản được công bố có thể phản ánh thực tế đó.
    
3. Biên bản được công bố có thể là bản tóm tắt các nội dung chính của biên bản, và/hoặc các nghị quyết và các hành động chính thức khác của Hội đồng. Bản tóm tắt này phải được viết một cách rõ ràng và mạch lạc, và trong phạm vi có thể, tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành hoặc pháp lý mà công chúng không quen thuộc. Khi công bố bản tóm tắt, ấn phẩm phải ghi rõ rằng tài liệu được công bố chỉ là bản tóm tắt và toàn văn có sẵn để công chúng xem xét tại các văn phòng hành chính của Quận, và bản sao của biên bản, ngoại trừ các phụ lục đính kèm, có sẵn miễn phí tại các văn phòng của Quận hoặc qua thư tín thông thường hoặc thư điện tử.