I. MỤC ĐÍCH

Các thành viên Ban Giám hiệu có nhiệm vụ thực hiện các trách nhiệm được giao phó liên quan đến việc chăm lo, quản lý và điều hành các trường công lập thuộc Hệ thống Trường học. Mục đích của chính sách này là xác định rõ các trách nhiệm đó.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

1. Hội đồng sẽ họp hàng năm và tiến hành bầu chọn Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Thư ký và Thủ quỹ.
    
2. Hội đồng cũng sẽ chỉ định một Phó Thư ký và một Phó Thủ quỹ.
    
3. Hội đồng sẽ bổ nhiệm một Giám đốc, người này sẽ là thành viên đương nhiên, không có quyền biểu quyết của Hội đồng.

III. CƠ CẤU TỔ CHỨC

Hội đồng sẽ họp hàng năm vào thứ Năm đầu tiên của tháng Giêng, hoặc vào thời điểm sớm nhất có thể sau đó, và tiến hành tổ chức bằng cách bầu ra Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Thư ký và Thủ quỹ. Các chức danh này sẽ giữ chức vụ trong một năm và cho đến khi những người kế nhiệm được bầu ra và chính thức nhậm chức.

1. Hội đồng sẽ bổ nhiệm một Phó Thư ký và một Phó Thủ quỹ, những người này không nhất thiết phải là thành viên của Hội đồng.
    
2. Hội đồng có thể thông qua nghị quyết để sáp nhập chức vụ Phó Thư ký và Phó Thủ quỹ vào một người, người này sẽ đảm nhiệm vai trò Giám đốc Tài chính Điều hành của Hạt.

IV. NHIỆM VỤ CỦA CÁC CHỨC VỤ

A. Chủ tọa

1. Chủ tịch, khi có mặt, sẽ chủ trì tất cả các cuộc họp của Hội đồng, ký xác nhận tất cả các lệnh thanh toán gửi cho Kế toán trưởng đối với các khoản chi được Hội đồng phê duyệt và đại diện cho Hội đồng trong các văn bản chính thức.
    
2. Trong trường hợp Thư ký vắng mặt, không thể thực hiện hoặc từ chối ký lệnh chi trả các khoản tiền đã được Hội đồng thông qua bằng đa số phiếu, Chủ tịch có thể ký các lệnh chi trả đó, hoặc chức vụ Thư ký có thể được Chủ tịch và Thủ quỹ tuyên bố là còn trống và được bổ nhiệm người thay thế.
    
3. Chủ tịch sẽ đại diện cho Hội đồng quản trị trong việc xây dựng chương trình nghị sự cho mỗi cuộc họp của Hội đồng quản trị.

B. Phó Chủ tịch

1. Trong trường hợp Chủ tịch vắng mặt tại cuộc họp hoặc buổi học tập, Phó Chủ tịch sẽ chủ trì cuộc họp. Nếu cả Chủ tịch và Phó Chủ tịch đều vắng mặt, thứ tự kế nhiệm sẽ là Thư ký, tiếp theo là Thủ quỹ.
    
2. Phó Chủ tịch sẽ tham gia các cuộc họp nhằm xây dựng chương trình làm việc cho từng cuộc họp của Hội đồng quản trị.

C. Thủ quỹ

1. Kế toán trưởng phải gửi, hoặc chỉ đạo gửi, các khoản tiền của Huyện vào ngân hàng lưu ký chính thức.
    
2. Kế toán trưởng phải lập tất cả các báo cáo theo yêu cầu của Hội đồng quản trị và thực hiện tất cả các nhiệm vụ mà một Kế toán trưởng thường đảm nhiệm.
    
3. Trong trường hợp không có đủ tiền mặt để thanh toán các lệnh thanh toán hợp lệ được trình lên Thủ quỹ, Thủ quỹ phải tiếp nhận, ký xác nhận và xử lý các lệnh thanh toán đó theo quy định tại Điều 123B.12 của Bộ luật Minnesota.
    
4. Thủ quỹ sẽ tham gia Ủy ban Tư vấn Tài chính và Kiểm toán của Học khu.

D. Thư ký

1. Thư ký phải lưu giữ, hoặc chỉ đạo việc lưu giữ, biên bản của tất cả các cuộc họp trong các sổ sách được cung cấp.
    
2. Trong vòng ba ngày kể từ ngày bầu cử, Thư ký phải thông báo hoặc đảm bảo việc thông báo cho tất cả những người trúng cử về kết quả bầu cử của họ.
    
3. Chậm nhất là vào ngày 15 tháng 8 hàng năm, Thư ký phải thực hiện hoặc đảm bảo rằng các công việc sau đây được hoàn tất:

a. Nộp cho Hội đồng báo cáo về thu, chi và số dư của từng quỹ trong năm tài chính trước đó.

b. lập và gửi cho Ủy viên Giáo dục bang Minnesota các báo cáo đã được chứng thực, trong đó nêu rõ:

(1) tình trạng và giá trị của tài sản trường học;

(2) chi tiết về thu chi và các thông tin tài chính khác theo quy định của pháp luật, quy chế hoặc theo yêu cầu của Cục trưởng;

(3) Thời gian của học kỳ và số lượng học sinh đăng ký học và tỷ lệ đi học theo từng lớp; và

(4) các thông tin khác theo yêu cầu của Ủy viên.

4. Thư ký phải ghi chép vào sổ ghi chép của Thư ký các bản sao của tất cả các báo cáo, các bản báo cáo học kỳ của giáo viên, cũng như biên bản của mọi cuộc họp, đồng thời phải lập sổ chi tiết về tất cả các khoản chi tiêu của Học khu.
    
5. Chánh Văn phòng phải cung cấp cho Kiểm toán viên Hạt, chậm nhất là vào ngày 10 tháng 10, một bản sao có chứng thực của hồ sơ do Chánh Văn phòng lập, trong đó nêu rõ số tiền mà Quận hoặc Hội đồng đã thông qua dành cho mục đích giáo dục.
    
6. Thư ký sẽ lập và ký, hoặc chỉ đạo lập và ký, tất cả các lệnh thanh toán gửi cho Kế toán trưởng nhằm chi trả các khoản tiền liên quan đến các hóa đơn đã được Hội đồng phê duyệt cho tiền lương của cán bộ và tiền công của giáo viên, cũng như tất cả các khoản yêu cầu thanh toán, và các lệnh này phải được Chủ tịch ký xác nhận.
    
7. Thư ký có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Luật Bầu cử bang Minnesota hoặc các luật khác có liên quan đến việc tổ chức bầu cử.

E. Phó thủ quỹ

Người đảm nhiệm chức vụ Giám đốc Tài chính Quận có thể được bổ nhiệm để hỗ trợ Kế toán trưởng trong việc thực hiện các nhiệm vụ của vị trí này theo mô tả công việc.

F. Phó Thư ký

Người đảm nhiệm chức vụ Giám đốc Tài chính Quận cũng có thể được bổ nhiệm để hỗ trợ Thư ký thực hiện các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của vị trí này và được nêu trong mô tả công việc.

G. Hiệu trưởng

1. Giám đốc sẽ là thành viên đương nhiên, không có quyền biểu quyết của Hội đồng.
    
2. Giám đốc sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau:
   1. thăm và kiểm tra các trường học trong Hệ thống trường học, báo cáo và đưa ra các đề xuất về tình hình của các trường khi cần thiết hoặc theo yêu cầu của Hội đồng trường;
   2. đề xuất với Hội đồng về việc tuyển dụng và sa thải giáo viên, cán bộ quản lý và nhân viên hỗ trợ;
   3. giám sát các quy trình chấm điểm và các kỳ thi để xét lên lớp;
   4. lập các báo cáo theo yêu cầu của Ủy viên Giáo dục bang Minnesota; và
   5. thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị quy định trong các hợp đồng chính thức, chính sách và các văn bản khác.