I. MỤC ĐÍCH

Các thành viên hội đồng nhà trường có nhiệm vụ thực hiện các trách nhiệm được giao trong việc chăm sóc, quản lý và kiểm soát các trường công lập của học khu. Mục đích của chính sách này là để xác định rõ những trách nhiệm đó.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

1. Ban quản trị sẽ họp hàng năm và tổ chức hoạt động bằng cách bầu ra Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Thư ký và Thủ quỹ.
    
2. Ban quản trị cũng sẽ chỉ định một Phó Thư ký và một Phó Thủ quỹ.
    
3. Hội đồng sẽ bổ nhiệm một Giám đốc, người này sẽ là thành viên đương nhiên, không có quyền bỏ phiếu của Hội đồng.

III. TỔ CHỨC

Ban quản trị sẽ họp hàng năm vào thứ Năm đầu tiên của tháng Giêng, hoặc sớm nhất có thể sau đó, và tổ chức bằng cách bầu ra Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Thư ký và Thủ quỹ. Các chức vụ này sẽ giữ chức trong một năm và cho đến khi người kế nhiệm được bầu và đủ điều kiện.

1. Ban quản trị sẽ bổ nhiệm một Phó Thư ký và một Phó Thủ quỹ, những người này không nhất thiết phải là thành viên của Ban quản trị.
    
2. Ban quản trị có thể thông qua nghị quyết hợp nhất chức vụ Phó Thư ký và Phó Thủ quỹ thành một người duy nhất, người này sẽ đảm nhiệm vai trò Giám đốc Tài chính điều hành của Quận.

IV. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ

A. Chủ tịch

1. Chủ tịch, khi có mặt, sẽ chủ trì tất cả các cuộc họp của Hội đồng quản trị, ký xác nhận tất cả các lệnh của Thủ quỹ đối với các khoản chi được Hội đồng quản trị chấp thuận và đại diện cho Hội đồng quản trị trong các thông tin liên lạc chính thức.
    
2. Trong trường hợp Thư ký vắng mặt, không có khả năng hoặc từ chối lập lệnh thanh toán số tiền đã được đa số thành viên Hội đồng phê duyệt, Chủ tịch có thể lập lệnh, hoặc Chủ tịch và Thủ quỹ có thể tuyên bố chức vụ Thư ký bị bỏ trống và bổ nhiệm người thay thế.
    
3. Chủ tịch sẽ đại diện cho Hội đồng quản trị trong việc xây dựng chương trình nghị sự cho mỗi cuộc họp của Hội đồng quản trị.

B. Phó chủ tịch

1. Trong trường hợp Chủ tịch vắng mặt tại cuộc họp hoặc phiên họp nghiên cứu, Phó Chủ tịch sẽ chủ trì cuộc họp. Trong trường hợp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch vắng mặt, thứ tự kế nhiệm sẽ là Thư ký, tiếp theo là Thủ quỹ.
    
2. Phó Chủ tịch sẽ tham gia các cuộc họp nhằm mục đích xây dựng chương trình nghị sự cho mỗi cuộc họp hội đồng quản trị.

C. Thủ quỹ

1. Thủ quỹ sẽ gửi hoặc cho người khác gửi tiền của Quận vào kho bạc chính thức.
    
2. Thủ quỹ sẽ lập tất cả các báo cáo mà Hội đồng quản trị yêu cầu và thực hiện tất cả các nhiệm vụ mà một thủ quỹ thường thực hiện.
    
3. Trong trường hợp không đủ tiền mặt để thanh toán các lệnh thanh toán hợp lệ được trình cho Thủ quỹ, Thủ quỹ sẽ tiếp nhận, xác nhận và xử lý các lệnh thanh toán theo quy định tại Minn. Stat. § 123B.12.
    
4. Thủ quỹ sẽ tham gia Ủy ban Tư vấn Tài chính và Kiểm toán của Quận.

D. Thư ký

1. Thư ký phải lưu giữ, hoặc cho người khác lưu giữ, biên bản tất cả các cuộc họp vào các sổ sách được cung cấp.
    
2. Trong vòng ba ngày sau cuộc bầu cử, Thư ký phải thông báo, hoặc đảm bảo việc thông báo, cho tất cả những người được bầu về việc họ trúng cử.
    
3. Vào hoặc trước ngày 15 tháng 8 hàng năm, Thư ký phải thực hiện hoặc đảm bảo các hành động dưới đây được hoàn thành:

a. Nộp cho Hội đồng quản trị báo cáo về doanh thu, chi phí và số dư của từng quỹ trong năm tài chính trước đó.

b. Lập và gửi cho Ủy viên Giáo dục bang Minnesota các báo cáo được chứng nhận, thể hiện:

(1) tình trạng và giá trị tài sản của trường học;

(2) chi tiết doanh thu và chi tiêu, và các thông tin tài chính khác theo yêu cầu của pháp luật, quy định hoặc theo yêu cầu của Ủy viên;

(3) thời lượng học kỳ và việc ghi danh và tham dự theo từng khối lớp; và

(4) các thông tin khác theo yêu cầu của Ủy viên.

4. Thư ký sẽ ghi vào sổ sách của mình các bản sao của tất cả các báo cáo và báo cáo học kỳ của giáo viên, cũng như biên bản của bất kỳ cuộc họp nào, và lập một tài khoản chi tiết về tất cả các khoản chi phí của Quận.
    
5. Thư ký phải cung cấp cho Kiểm toán viên Quận, chậm nhất vào ngày 10 tháng 10, một bản sao có chứng thực của hồ sơ của Thư ký, thể hiện số tiền mà Hội đồng Quận hoặc Hội đồng quản trị đã bỏ phiếu cho các mục đích của trường học.
    
6. Thư ký sẽ soạn thảo và ký, hoặc yêu cầu người khác soạn thảo và ký, tất cả các lệnh chi trả cho Thủ quỹ để thanh toán tiền cho các hóa đơn được Hội đồng phê duyệt về lương của các viên chức và tiền lương giáo viên cũng như tất cả các khoản yêu cầu khác, và phải được Chủ tịch ký xác nhận.
    
7. Thư ký sẽ thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của Luật Bầu cử Minnesota hoặc các luật khác có liên quan đến việc tiến hành bầu cử.

E. Phó Thủ quỹ

Người đảm nhiệm vai trò Giám đốc Tài chính của Quận có thể được bổ nhiệm để hỗ trợ Thủ quỹ hoàn thành các chức năng của vị trí này và được nêu trong bản mô tả công việc.

F. Phó Thư ký

Người đảm nhiệm vai trò Giám đốc Tài chính của Quận cũng có thể được bổ nhiệm để hỗ trợ Thư ký hoàn thành các chức năng của vị trí được nêu trong bản mô tả công việc.

G. Giám đốc

1. Giám đốc sẽ là thành viên không có quyền biểu quyết của Hội đồng quản trị.
    
2. Giám đốc sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau:
   1. Thăm và giám sát các trường học trong Học khu, báo cáo và đưa ra các khuyến nghị về tình trạng của các trường khi cần thiết hoặc theo yêu cầu của Hội đồng Trường;
   2. Đề xuất với Hội đồng quản trị về việc tuyển dụng và sa thải giáo viên, quản lý và nhân viên hỗ trợ;
   3. Giám sát các quy trình chấm điểm và kỳ thi thăng cấp của trường học;
   4. Lập các báo cáo theo yêu cầu của Ủy viên Giáo dục bang Minnesota; và
   5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị quy định trong các hợp đồng chính thức, chính sách và các văn bản khác.