I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là quy định các thủ tục lập chương trình nghị sự cho các cuộc họp thường kỳ, cuộc họp đặc biệt và các phiên họp nghiên cứu của Hội đồng trường, nhằm đảm bảo Hội đồng có thể hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất có thể.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

Chính sách của Hội đồng Trường quy định rằng các cuộc họp của Hội đồng Trường phải được tiến hành theo cách thức vừa giúp Hội đồng hoàn thành các công việc của mình, vừa tạo điều kiện cho việc tranh luận và thảo luận có căn cứ về từng vấn đề cần được xem xét và quyết định.

III. THỦ TỤC

1. Chủ tịch Hội đồng, Phó Chủ tịch và Giám đốc Sở Giáo dục có trách nhiệm xây dựng, soạn thảo và sắp xếp thứ tự các nội dung trong chương trình nghị sự dự kiến cho mỗi cuộc họp của Hội đồng Giáo dục và mỗi buổi làm việc chuyên đề.
    
2. Các thành viên Hội đồng muốn đưa các nội dung vào chương trình nghị sự cần gửi yêu cầu đến Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc Giám đốc Sở Giáo dục ít nhất bảy (7) ngày trước cuộc họp.
    
3. Các cá nhân khác có nguyện vọng đưa một nội dung vào chương trình nghị sự phải gửi yêu cầu đến Chủ tịch Hội đồng, Phó Chủ tịch hoặc Giám đốc Sở Giáo dục một cách kịp thời. Người gửi yêu cầu nên nêu rõ họ tên, địa chỉ, mục đích của nội dung đề xuất, hành động mong muốn và các thông tin liên quan cần thiết. Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Giám đốc Sở Giáo dục sẽ quyết định việc có đưa nội dung đó vào chương trình nghị sự dự kiến hay không.
    
4. Chương trình nghị sự dự kiến và các tài liệu liên quan phải được gửi đến các thành viên Hội đồng quản trị chậm nhất là bốn ngày trước ngày diễn ra cuộc họp Hội đồng quản trị hoặc phiên họp nghiên cứu đã được lên lịch.
    
5. Các nội dung không có trong chương trình nghị sự dự kiến chỉ có thể được bổ sung vào chương trình nghị sự thông qua một nghị quyết được thông qua tại cuộc họp. Nếu nội dung được bổ sung đó được xem xét và quyết định, biên bản cuộc họp hội đồng quản trị phải bao gồm phần mô tả về vấn đề đó.
    
6. Chương trình nghị sự dự kiến sẽ chính thức trở thành chương trình nghị sự của cuộc họp sau khi được Hội đồng thông qua. Các sửa đổi đối với chương trình nghị sự có thể bao gồm việc bổ sung, loại bỏ một nội dung, thay đổi thứ tự hoặc điều chỉnh thời gian dự kiến.
    
7. Ít nhất một bản sao của bất kỳ tài liệu in nào liên quan đến các nội dung trong chương trình nghị sự của cuộc họp do Hội đồng hoặc nhân viên của Hội đồng soạn thảo, phân phát hoặc theo chỉ đạo của Hội đồng và: (i) được phân phát tại cuộc họp cho tất cả các thành viên của cơ quan quản lý; (ii) được phân phát trước cuộc họp cho tất cả các thành viên; hoặc (iii) được đặt sẵn trong phòng họp để tất cả các thành viên có thể tham khảo, phải được đặt sẵn trong phòng họp để công chúng có thể xem xét trong khi Hội đồng xem xét nội dung liên quan. Quy định này không áp dụng đối với các tài liệu được pháp luật phân loại là không thuộc phạm vi công khai hoặc các tài liệu liên quan đến các nội dung trong chương trình nghị sự của một cuộc họp kín.
    
8. Chương trình nghị sự của cuộc họp sẽ được Hiệu trưởng đăng tải trên bảng thông báo chính thức của Trung tâm Dịch vụ Học khu ba ngày trước ngày diễn ra cuộc họp Hội đồng hoặc phiên họp nghiên cứu theo lịch trình.