I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là cung cấp các thủ tục chuẩn bị chương trình nghị sự họp hội đồng nhà trường cho các cuộc họp thường kỳ và đặc biệt cũng như các phiên họp nghiên cứu để đảm bảo rằng Hội đồng có thể hoàn thành công việc của mình một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất có thể.

II. TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH CHUNG

Theo chính sách của Hội đồng nhà trường, các cuộc họp của Hội đồng nhà trường phải được tiến hành theo cách cho phép Hội đồng hoàn thành công việc của mình đồng thời tạo điều kiện cho việc tranh luận và thảo luận có lý lẽ về từng vấn đề cần được đưa ra quyết định.

III. QUY TRÌNH

1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Hiệu trưởng Hội đồng quản trị có trách nhiệm xây dựng, chuẩn bị và sắp xếp thứ tự các mục trong chương trình nghị sự dự kiến ​​cho mỗi cuộc họp và phiên thảo luận của Hội đồng quản trị nhà trường.
    
2. Các thành viên hội đồng muốn đưa các mục vào chương trình nghị sự nên gửi yêu cầu tới Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc Giám đốc bảy (7) ngày trước cuộc họp.
    
3. Những người khác muốn đưa một mục vào chương trình nghị sự phải gửi yêu cầu đến Chủ tịch Hội đồng quản trị, Phó Chủ tịch hoặc Giám đốc điều hành một cách kịp thời. Người gửi yêu cầu nên nêu rõ tên, địa chỉ, mục đích của mục, hành động mong muốn và thông tin liên quan. Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Giám đốc điều hành sẽ quyết định có đưa vấn đề đó vào chương trình nghị sự dự kiến ​​hay không.
    
4. Chương trình nghị sự dự kiến ​​và các tài liệu hỗ trợ sẽ được gửi cho các thành viên hội đồng quản trị ít nhất bốn ngày trước cuộc họp hoặc phiên thảo luận đã được lên lịch.
    
5. Những nội dung không có trong chương trình nghị sự dự kiến ​​chỉ có thể được bổ sung vào chương trình nghị sự bằng một nghị quyết được thông qua tại cuộc họp. Nếu một nội dung được bổ sung được thông qua, biên bản cuộc họp hội đồng quản trị phải bao gồm mô tả về vấn đề đó.
    
6. Chương trình nghị sự dự kiến ​​sẽ trở thành chương trình nghị sự chính thức của cuộc họp sau khi được Hội đồng thông qua. Việc sửa đổi chương trình nghị sự có thể bao gồm thêm mục, bớt mục, thay đổi thứ tự hoặc điều chỉnh thời gian dự kiến.
    
7. Ít nhất một bản sao của bất kỳ tài liệu in nào liên quan đến các mục trong chương trình nghị sự của cuộc họp được chuẩn bị hoặc phân phát bởi hoặc theo chỉ đạo của Hội đồng hoặc nhân viên của Hội đồng và: (i) được phân phát tại cuộc họp cho tất cả các thành viên của cơ quan quản lý; (ii) được phân phát trước cuộc họp cho tất cả các thành viên; hoặc (iii) có sẵn trong phòng họp cho tất cả các thành viên phải được để sẵn trong phòng họp để công chúng xem xét trong khi Hội đồng xem xét nội dung của chúng. Điều này không áp dụng cho các tài liệu được pháp luật phân loại là không phải tài liệu công khai hoặc các tài liệu liên quan đến các mục trong chương trình nghị sự của một cuộc họp kín.
    
8. Chương trình nghị sự của cuộc họp sẽ được Giám đốc đăng tải trên bảng thông báo chính thức của Trung tâm Dịch vụ Quận ba ngày trước cuộc họp Hội đồng hoặc phiên thảo luận đã được lên lịch.