I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là quy định các điều kiện mà theo đó Học khu Độc lập Minnetonka số 276 sẽ thanh toán lại một số chi phí công tác cho nhân viên. Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên của Học khu, trừ khi có điều chỉnh theo hợp đồng lao động cá nhân được Hội đồng Giáo dục phê duyệt.

Tất cả các chuyến công tác ngoài tỉnh hoặc các chuyến công tác trong tỉnh có liên quan đến việc lưu trú đều phải được người quản lý trực tiếp của nhân viên phê duyệt trước thông qua Mẫu Đơn Xin Nghỉ/Thời Gian Nghỉ.

II. SỰ CHO PHÉP

Học khu sẽ chỉ hoàn trả cho nhân viên những chi phí thực tế có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện các nhiệm vụ công việc của nhân viên và đã được Giám đốc Học khu hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Các chi phí được hoàn trả có thể bao gồm chi phí đi lại, ăn uống, lưu trú, lệ phí đăng ký, tài liệu bắt buộc, phí đỗ xe và các chi phí hợp lý và cần thiết khác liên quan đến công việc của Học khu.

III. HOÀN TRẢ

1. Các yêu cầu hoàn trả chi phí phải được liệt kê chi tiết trên các mẫu đơn chính thức của Học khu và nộp cho Giám đốc Học khu hoặc người được ủy quyền. Các hóa đơn liên quan đến chi phí lưu trú, vận chuyển công cộng, đăng ký chương trình và các chi phí hợp lý và cần thiết khác phải được đính kèm vào mẫu đơn hoàn trả chi phí.
    
2. Chi phí đi lại bằng ô tô sẽ được thanh toán theo mức chi phí tính theo km do Hội đồng Nhà trường quy định. Đối với phương tiện giao thông công cộng, phải áp dụng mức giá “hạng phổ thông” và chỉ được thanh toán chi phí thực tế của chuyến đi liên quan đến chuyến công tác đã được phê duyệt.

IV. XÂY DỰNG CÁC CHỈ THỊ VÀ HƯỚNG DẪN

Hội đồng Giáo dục sẽ ban hành biểu mức chi trả cho các chi phí hoạt động của Học khu, bao gồm cả những chi phí cần được phê duyệt trước và có mức chi trả cụ thể. Giám đốc Học khu, hoặc người được ủy quyền, sẽ xây dựng các chỉ thị và hướng dẫn về phương thức và thời hạn nộp đơn xin chi trả.

V. TRÁCH NHIỆM

1. Trách nhiệm tuân thủ chính sách này bao gồm ba khía cạnh:
    
   1. Nhân viên nộp đơn xin hoàn trả chi phí có trách nhiệm đảm bảo rằng mục đích công đã được thực hiện và cung cấp đầy đủ các tài liệu theo quy định tại quy trình này.
       
   2. Người quản lý ký duyệt đơn xin thanh toán có trách nhiệm đảm bảo rằng khoản chi tiêu do nhân viên thực hiện đã phục vụ mục đích công, có đầy đủ chứng từ hợp lệ, và rằng các quy trình mua sắm của Hạt không thể được áp dụng một cách hợp lý để thực hiện khoản chi tiêu đó.
       
   3. Các cán bộ được chỉ định của Văn phòng Kinh doanh có trách nhiệm đảm bảo rằng mẫu đơn xin hoàn trả chi phí được điền đầy đủ và chính xác, đồng thời có chữ ký của người giám sát có thẩm quyền trên mẫu đơn.
       
2. Nếu Hiệu trưởng, người được ủy quyền hoặc Hội đồng Nhà trường xác định rằng khoản chi phí mà nhân viên đã phát sinh không phục vụ mục đích công, yêu cầu thanh toán sẽ bị từ chối và khoản chi phí đó sẽ do nhân viên tự chịu trách nhiệm.
    
3. Quận sẽ không chi trả cho nhân viên đối với phần chi phí vượt quá mức cần thiết hợp lý để phục vụ mục đích công việc của sự kiện đó.
    
4. Người quản lý phê duyệt trước chi phí công tác của nhân viên có thể đặt ra các điều kiện cụ thể đối với khoản chi phí đó, bao gồm nhưng không giới hạn ở mức tối đa được phê duyệt để thanh toán.
    
5. Trong mọi trường hợp, Học khu sẽ không hoàn trả cho nhân viên chi phí liên quan đến đồ uống có cồn, chi phí giải trí hoặc chi phí cho vợ/chồng, người đi cùng hoặc con cái trong thời gian nhân viên đó đang thực hiện công tác do Học khu cử đi. Học khu cũng sẽ không hoàn trả cho nhân viên bất kỳ chi phí nào mà Học khu không được phép chi trả hoặc chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều này bao gồm các chi phí như giặt ủi, xem phim, cuộc gọi điện thoại cá nhân và đồ ăn vặt.
    
6. Các khoản chi phí mà người lao động được phép được hoàn trả:
    
   1. Chi phí xăng xe được phê duyệt cho các chuyến đi liên quan đến công việc của Quận và giữa các tòa nhà thuộc Quận. Chi phí xăng xe sẽ được thanh toán cho nhân viên theo mức hiện hành của Cục Thuế Liên bang. Các quy định hiện hành của Cục Thuế Nội địa xác định số km được phép được hoàn trả. Số km được phép tính từ nơi làm việc của nhân viên đến hội nghị phát triển nhân sự và trở lại nơi làm việc của nhân viên, nhưng không tính từ nhà của nhân viên đến hội nghị phát triển nhân sự và trở về nhà. Số km sẽ không được thanh toán nếu tổng số km lái xe ít hơn quãng đường đi làm thường xuyên của nhân viên từ nhà đến nơi làm việc.
       
   2. Chi phí ăn uống, bao gồm cả tiền tip, không được vượt quá 75 đô la mỗi ngày. Trong trường hợp bữa ăn đã được bao gồm trong phí đăng ký sự kiện hoặc được thanh toán từ nguồn khác, thì không được hoàn trả chi phí cho bữa ăn đó. Phải xuất trình hóa đơn đối với bất kỳ bữa ăn nào có giá trị vượt quá 10 đô la.
       
   3. Chi phí đi lại bằng đường bộ được phê duyệt và các chi phí phát sinh khác được phép chi trả trong quá trình công tác thay mặt cho Quận. Khuyến khích sử dụng phương tiện đi lại bằng đường bộ có chi phí thấp nhất. Các trường hợp ngoại lệ được chấp nhận khi các yếu tố như địa điểm, khoảng cách hoặc tài liệu trình bày yêu cầu phải sử dụng taxi hoặc xe thuê.
       
   4. Chi phí lưu trú thương mại không được vượt quá mức giá phòng đơn, trừ khi hai nhân viên cùng ở chung một phòng.
       
   5. Các chi phí phát sinh liên quan đến việc kết nối internet chỉ được hoàn trả khi chi phí đó phát sinh trong khuôn khổ công việc của trường và chỉ khi đã được người quản lý trực tiếp phê duyệt trước.
       
   6. Chi phí vận chuyển thương mại không được vượt quá mức giá vé máy bay hạng phổ thông. Nếu sử dụng phương tiện cá nhân thay vì dịch vụ vận chuyển hàng không thương mại, nhân viên sẽ được hoàn trả chi phí thực tế phát sinh, nhưng không được vượt quá mức giá vé máy bay hạng phổ thông.
       
   7. Trợ cấp tạm ứng chi phí công tác: Huyện được phép tạm ứng trước cho nhân viên các khoản chi phí liên quan đến hội nghị hoặc công tác. Khoản tạm ứng này chỉ giới hạn trong các chi phí dự kiến về đăng ký tham dự, đi lại và lưu trú. Mỗi yêu cầu phải được Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền phê duyệt, và phải kèm theo hóa đơn sau khi chuyến công tác kết thúc.
       
   8. Các mặt hàng giá rẻ (dưới 100 đô la) không thích hợp để mua thông qua đơn đặt hàng của Quận.
       
   9. Các giao dịch mua khẩn cấp mà quy trình mua sắm thông thường không đảm bảo tính kịp thời.