I. MỤC ĐÍCH

1. Hội đồng nhà trường đề cao trách nhiệm giải trình và tính minh bạch trong hoạt động của mình. Hội đồng nhà trường sẽ tiến hành các cuộc họp với giả định các thành viên tham dự trực tiếp. Tuy nhiên, Hội đồng nhà trường nhận thức và tôn trọng rằng trong những trường hợp hạn chế, các thành viên có thể cần tham gia các cuộc họp từ xa. Lợi ích công cộng được phục vụ tốt nhất khi có sự tham gia đầy đủ của Hội đồng nhà trường.
    
2. Mục đích của chính sách này là đưa ra hướng dẫn về thời điểm các thành viên hội đồng quản trị có thể tham gia từ xa.

II. TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH CHUNG

Trừ trường hợp pháp luật quy định khác và các lý do được nêu rõ trong chính sách này, tất cả các cuộc họp của Hội đồng Nhà trường đều phải được tham dự trực tiếp.

III. ĐỊNH NGHĨA

1.  “Cuộc họp” có nghĩa là một cuộc tụ họp có ít nhất số lượng thành viên Hội đồng Nhà trường tối thiểu để đạt đủ số lượng thành viên cần thiết để đạt đủ số lượng thành viên cần thiết để đạt đủ số lượng thành viên của một ủy ban hoặc tiểu ban của Hội đồng Nhà trường, tại đó các thành viên thảo luận, quyết định hoặc nhận thông tin theo nhóm về các vấn đề liên quan đến công việc chính thức của Hội đồng Nhà trường. Thuật ngữ này không bao gồm các cuộc tụ họp ngẫu nhiên hoặc xã giao hoặc việc sử dụng mạng xã hội của các thành viên của một cơ quan công quyền miễn là việc sử dụng mạng xã hội được giới hạn trong việc trao đổi với tất cả các thành viên của công chúng. Đối với mục đích của Luật Họp Công khai, mạng xã hội không bao gồm email.
    
2. "Số lượng thành viên tối thiểu để họp hợp lệ" có nghĩa là đa số thành viên có mặt để tham gia. Mỗi thành viên của một cơ quan tham gia cuộc họp thông qua công nghệ tương tác đều được coi là có mặt tại cuộc họp nhằm mục đích xác định số lượng thành viên tối thiểu và tham gia vào tất cả các thủ tục.

IV. THÔNG BÁO

Thông báo về địa điểm họp thường kỳ và địa điểm họp của tất cả thành viên: Nếu công nghệ tương tác được sử dụng để tiến hành cuộc họp thường kỳ, đặc biệt hoặc khẩn cấp, cơ quan công quyền phải thông báo về địa điểm họp thường kỳ và việc các thành viên có thể tham gia cuộc họp bằng công nghệ tương tác. Thời gian và phương thức thông báo phải giống như các cuộc họp khác theo quy định tại Minn. Stat. 13D.04.

V. QUY TRÌNH

Các cuộc họp của Hội đồng nhà trường có thể được tiến hành bằng công nghệ tương tác trong các điều kiện sau:

1. Tất cả các thành viên hội đồng nhà trường tham gia cuộc họp, bất kể vị trí địa lý của họ, đều có thể nghe và nhìn thấy nhau, cũng như nghe và nhìn thấy tất cả các cuộc thảo luận và lời khai được trình bày tại bất kỳ địa điểm nào có ít nhất một thành viên hiện diện;
    
2. Các thành viên công chúng có mặt tại địa điểm họp thường kỳ của cơ quan có thể nhìn thấy và nghe thấy tất cả các cuộc thảo luận, lời khai và tất cả các phiếu bầu của các thành viên cơ quan;
    
3. Các thành viên phải ở tại một địa điểm không bị người khác can thiệp;
    
4. Các thành viên phải có kết nối internet ổn định và đáng tin cậy;
    
5. Ít nhất một thành viên của cơ quan phải có mặt trực tiếp tại địa điểm họp thường kỳ; và
    
6. Tất cả các cuộc bỏ phiếu sẽ được tiến hành bằng hình thức điểm danh để có thể xác định và ghi lại phiếu bầu của từng thành viên đối với mỗi vấn đề.

Tài liệu tham khảo pháp lý:

Luật Tiểu bang Minnesota, Chương 13 (Đạo luật về Thực tiễn Dữ liệu Chính phủ Minnesota)
Luật Tiểu bang Minnesota, Chương 13D (Luật Họp Công khai)