I. TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH

Mục đích của chính sách này là cung cấp hướng dẫn cho các nhà quản lý và nhân viên của Học khu về việc sử dụng các công cụ truyền thông đại chúng, chẳng hạn như hệ thống loa phóng thanh, email và hệ thống nhắn tin kỹ thuật số hàng loạt.

II. TUYÊN BỐ CHÍNH SÁCH CHUNG

Hội đồng nhà trường nhận thức được tầm quan trọng của việc giao tiếp với học sinh, nhân viên và gia đình trong việc xây dựng mối quan hệ tin cậy và hỗ trợ cho nhà trường và toàn quận. Mặc dù giao tiếp cá nhân với từng người là tốt nhất, Hội đồng cũng nhận thấy hiệu quả của các công cụ truyền thông đại chúng trong việc truyền tải những thông điệp quan trọng đến nhiều đối tượng khác nhau. Tuy nhiên, Hội đồng cũng nhạy cảm với nguy cơ lạm dụng và tính chất xâm phạm quyền riêng tư của một số công cụ truyền thông. Vì học sinh, nhân viên và gia đình là đối tượng dễ bị tác động, nên bất kỳ thông báo nào của trường hoặc toàn quận nên được giới hạn trong phạm vi công việc của trường và các hoạt động có liên quan mật thiết đến lợi ích của trường hoặc quận.

III. ĐỊNH NGHĨA

1. Thông báo được định nghĩa là tất cả các hình thức truyền đạt thông tin bằng lời nói và bằng văn bản được đưa ra cho học sinh, nhân viên hoặc gia đình học sinh (ví dụ: hệ thống loa phát thanh, màn hình video, email hoặc tin nhắn điện thoại, các thông báo bằng lời nói khác, bản tin, tờ rơi và áp phích).
2. Các thông báo liên quan đến trường học có thể bao gồm thông báo từ các nhóm dân sự mà trường học hoặc nhóm học sinh đang hợp tác để tài trợ các hoạt động thu hút sự quan tâm của toàn thể thanh thiếu niên trong cộng đồng và/hoặc các dự án vì mục đích nhân đạo trên phạm vi toàn tiểu bang hoặc quốc gia, chẳng hạn như Hội Chữ thập đỏ hoặc Quỹ Liên hợp quốc.
3. Hệ thống loa phát thanh công cộng được định nghĩa là việc sử dụng loa phóng thanh trong toàn bộ trường học và/hoặc trên khuôn viên trường.
4. Việc gửi tin nhắn kỹ thuật số hàng loạt được định nghĩa là bao gồm email, tin nhắn văn bản và các khả năng nhắn tin kỹ thuật số mới nổi được gửi đến nhiều hơn một lớp học sinh.
5. Nhắn tin qua điện thoại được định nghĩa là một hệ thống tự động gọi đến nhiều số điện thoại khác nhau.
6. Tình huống khẩn cấp được định nghĩa là những tình huống gây ra việc đóng cửa hoặc gián đoạn hoạt động của trường học, hoặc những tình huống mà cá nhân hoặc nhóm người có nguy cơ bị thương hoặc tử vong.
7. Các hoạt động liên quan đến trường học được định nghĩa là các hoạt động của trường, các hoạt động do các tổ chức học sinh và phụ huynh của trường mà học sinh theo học tổ chức, và các hoạt động của học sinh, phụ huynh và cộng đồng được điều phối/tổ chức bởi Quận, bao gồm cả Chương trình Giáo dục Cộng đồng Minnetonka.
8. Các cơ quan hoặc tổ chức công được định nghĩa là những tổ chức được hỗ trợ bằng tiền thuế. Ví dụ bao gồm các hoạt động của thành phố, bầu cử, các phiên điều trần công khai và thông tin từ sở cảnh sát/cứu hỏa.
9. Các tổ chức cộng đồng – (dân sự/từ thiện/sinh viên) được định nghĩa là các tổ chức không hoạt động vì lợi nhuận.
10. Các tổ chức huynh đệ được định nghĩa là các tổ chức hoạt động vì lợi ích của một nhóm cụ thể trong cộng đồng.
11. Các tổ chức/cá nhân thương mại được định nghĩa là các doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh vì lợi nhuận, không liên kết với bất kỳ tổ chức nào được định nghĩa trong văn bản này, và cung cấp các cơ hội hoặc sự kiện tạo ra nguồn hỗ trợ tài chính cho các trường học và/hoặc học khu.

IV. TRÁCH NHIỆM

1. Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm về tính xác thực và phù hợp của tất cả các thông báo trên toàn học khu.
2. Hiệu trưởng nhà trường, hoặc người được ủy quyền, sẽ quyết định tính hợp lệ và mức độ phù hợp của tất cả các thông báo của trường.

V. THÔNG SỐ SỬ DỤNG

1. Các thông báo qua hệ thống loa phát thanh nên được thực hiện vào thời điểm ít gây xao nhãng nhất đến quá trình học tập. Mỗi trường có thể chỉ định địa điểm, thời gian và thời lượng để đăng hoặc phát thông báo. Văn phòng nhà trường phải nỗ lực hết sức để tránh việc phát thông báo vào những thời điểm khác trong ngày ngoài thời gian thông báo đã được chỉ định.
    
2. Giáo viên hoặc huấn luyện viên được cấp quyền truy cập vào hệ thống nhắn tin hàng loạt chỉ được phép nhắn tin cho học sinh hoặc nhóm phụ huynh mà họ đã cấp quyền truy cập hệ thống, và tất cả các tin nhắn phải liên quan đến công việc của trường học.
    
3. Trừ trường hợp khẩn cấp, việc nhắn tin qua điện thoại chỉ được thực hiện trong khung giờ từ 9:00 sáng đến 9:00 tối và không bao gồm giờ ăn tối từ 5:30 chiều đến 7:00 tối, nếu có thể.
    
4. Sinh viên có thể nhận được thông báo về sự sẵn có của các tài liệu hoặc hoạt động hỗ trợ từ các tổ chức cộng đồng.
    
5. Việc dán áp phích của các tổ chức huynh đệ sẽ được cho phép với số lượng hạn chế khi các tổ chức này tài trợ các chương trình học bổng có lợi trực tiếp cho sinh viên. Thông báo về các chương trình học bổng có lợi trực tiếp cho sinh viên cũng có thể được đăng tải.
    
6. Bất kỳ sự hợp tác thương mại/cá nhân nào tạo ra khoản quyên góp cho trường học của chúng ta phải được sự chấp thuận trước của hiệu trưởng/người được ủy quyền. Sau khi được chấp thuận, các thông báo liên quan đến sản phẩm/dịch vụ thương mại có thể được đưa ra nhằm mục đích cung cấp thông tin. Học sinh nghe hoặc nhận được thông báo phải được thông báo rõ ràng rằng việc mua hoặc sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ là hoàn toàn tự nguyện. (Điều này bao gồm các mặt hàng như kỷ yếu, nhẫn tốt nghiệp, ảnh và thiệp chúc mừng tốt nghiệp hoặc các sản phẩm hoặc dịch vụ truyền thống hoặc lịch sử khác có thể mang lại lợi ích đáng kể cho tinh thần trường học, sự thuận tiện cho học sinh/phụ huynh hoặc quỹ tài trợ cho các tổ chức học sinh.)
    
7. Giám đốc chịu trách nhiệm thiết lập các quy trình và hướng dẫn bổ sung cho việc sử dụng hệ thống nhắn tin hàng loạt. Các hướng dẫn và chương trình đào tạo liên quan cần nhấn mạnh đến đối tượng, chủ đề, thời gian và tần suất gửi tin nhắn hàng loạt.