I. MỤC ĐÍCH

1. Hội đồng Giáo dục Minnetonka nhận thức rõ giá trị của sự tham gia của cộng đồng trong các cuộc thảo luận và quyết định liên quan đến các vấn đề của Học khu. Đồng thời, Hội đồng cũng nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức các phiên họp một cách trật tự và hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện để tất cả các thành viên tham gia có cơ hội bày tỏ quan điểm của mình.
    
2. Mục đích của chính sách này là đưa ra các quy trình nhằm đảm bảo các cuộc thảo luận công khai diễn ra một cách cởi mở và trật tự, đồng thời bảo vệ quyền được xét xử công bằng và quyền riêng tư của cá nhân theo quy định của pháp luật.

II. TỔNG QUAN VỀ CHÍNH SÁCH

1. Chính sách của Hội đồng là khuyến khích người dân thảo luận về các vấn đề liên quan đến công tác quản lý Học khu tại các cuộc họp của Hội đồng. Hội đồng có thể áp dụng các quy định hợp lý về thời gian, địa điểm và hình thức đối với việc phát biểu của công chúng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thảo luận tự do của tất cả các bên quan tâm.
    
2. Theo chính sách, Hội đồng quản trị có trách nhiệm bảo vệ các quyền hợp pháp về quyền riêng tư và quyền được xét xử công bằng của nhân viên và học sinh.

III. CÁC KHÁI NIỆM

1. "Dữ liệu nhân sự" là dữ liệu về các cá nhân được thu thập do cá nhân đó hiện đang hoặc từng là nhân viên hoặc ứng viên xin việc. Trong phạm vi chính sách này, thuật ngữ "nhân viên" bao gồm cả tình nguyện viên và nhà thầu độc lập.
    
2.  Dữ liệu nhân sự về nhân viên hiện tại và cựu nhân viên được coi là "công khai" bao gồm:
   
   Họ tên; mã số nhân viên (không được trùng với số an sinh xã hội); mức lương tổng thực tế; khung lương; phí hợp đồng; mức lương hưu tổng thực tế; giá trị và tính chất của các phúc lợi do người sử dụng lao động chi trả; cơ sở và số tiền của bất kỳ khoản thù lao bổ sung nào, bao gồm cả chi phí được hoàn trả, ngoài mức lương; đơn vị thương lượng; chức danh công việc; mô tả công việc; trình độ học vấn và đào tạo; kinh nghiệm làm việc trước đây; ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng lao động; sự tồn tại và tình trạng của bất kỳ khiếu nại hoặc cáo buộc nào đối với nhân viên, bất kể khiếu nại hoặc cáo buộc đó có dẫn đến biện pháp kỷ luật hay không; kết quả cuối cùng của bất kỳ biện pháp kỷ luật nào cùng với lý do cụ thể cho biện pháp đó và dữ liệu chứng minh cơ sở của biện pháp, trừ dữ liệu có thể xác định nguồn tin bí mật là nhân viên của cơ quan công quyền; các điều khoản của bất kỳ thỏa thuận nào giải quyết tranh chấp phát sinh từ quan hệ lao động, bao gồm thỏa thuận mua lại hợp đồng của giám đốc, trừ khi thỏa thuận đó phải bao gồm lý do cụ thể cho thỏa thuận nếu liên quan đến việc chi trả hơn $10.000 tiền công quỹ; địa điểm làm việc; số điện thoại làm việc; số thẻ nhân viên; các danh hiệu và giải thưởng đã nhận; và bảng chấm công hoặc các dữ liệu tương tự khác chỉ được sử dụng để tính thời gian làm việc của nhân viên cho mục đích tính lương, trừ trường hợp việc công bố dữ liệu bảng chấm công sẽ tiết lộ lý do nhân viên sử dụng nghỉ ốm hoặc nghỉ phép y tế khác hoặc các dữ liệu không công khai khác.
    
3. Dữ liệu nhân sự về các ứng viên đang ứng tuyển và đã từng ứng tuyển mà được coi là "công khai" bao gồm:
   
   Tình trạng cựu chiến binh; điểm thi liên quan; thứ hạng trong danh sách đủ điều kiện; lịch sử công tác; trình độ học vấn và đào tạo; và khả năng làm việc. Tên của các ứng viên được coi là dữ liệu riêng tư, trừ khi họ được xác nhận là đủ điều kiện để bổ nhiệm vào một vị trí trống hoặc khi các ứng viên được cơ quan có thẩm quyền bổ nhiệm xem xét là ứng viên lọt vào vòng chung kết cho một vị trí trong khu vực công. Đối với mục đích của tiểu mục này, "ứng viên lọt vào vòng chung kết" có nghĩa là một cá nhân được cơ quan bổ nhiệm lựa chọn để phỏng vấn trước khi tuyển chọn.
    
4. "Dữ liệu giáo dục" là dữ liệu do Học khu quản lý và liên quan đến học sinh.
    
5. "Học sinh" là cá nhân hiện đang hoặc từng theo học hoặc đăng ký tại Học khu, hoặc những người nộp đơn xin nhập học, hoặc những cá nhân được hưởng dịch vụ học tập theo hình thức chia sẻ thời gian.
    
6. Dữ liệu về các ứng viên ứng cử vào Hội đồng, được Quận thu thập dựa trên đơn ứng cử của ứng viên vào cơ quan công quyền, là dữ liệu cá nhân, trừ các thông tin sau đây là thông tin công khai: họ tên; thành phố cư trú (trừ trường hợp vị trí ứng cử có yêu cầu về nơi cư trú bắt buộc phải công khai địa chỉ đầy đủ); trình độ học vấn và đào tạo; lịch sử công tác; hoạt động tình nguyện; các giải thưởng và danh hiệu; và kinh nghiệm công tác trong chính quyền trước đây. Khi một cá nhân đã được bổ nhiệm vào Hội đồng, các thông tin bổ sung sau đây là thông tin công khai: địa chỉ cư trú và số điện thoại hoặc địa chỉ email để liên lạc với người được bổ nhiệm, hoặc cả hai theo yêu cầu của người được bổ nhiệm; tuy nhiên, bất kỳ địa chỉ email hoặc số điện thoại nào do Quận cung cấp để người được bổ nhiệm sử dụng đều phải là thông tin công khai. Người được bổ nhiệm có thể sử dụng địa chỉ email hoặc số điện thoại do Quận cung cấp làm địa chỉ email hoặc số điện thoại được chỉ định để liên lạc với người được bổ nhiệm.

IV. QUYỀN RIÊNG TƯ

1. Các nhân viên của học khu có quyền hợp pháp được bảo vệ quyền riêng tư liên quan đến các vấn đề có thể được đưa ra trước hội đồng trường, bao gồm nhưng không giới hạn ở những nội dung sau:
    
   1. quyền được xét xử kín đối với giáo viên, theo quy định tại Điều 122A040, Khoản 14 của Bộ luật Minnesota (Phiên xét xử về việc sa thải giáo viên);
       
   2. quyền riêng tư đối với dữ liệu nhân sự theo quy định tại Điều 13043 của Bộ luật Minnesota (Dữ liệu nhân sự);
       
   3. quyền được Hội đồng xem xét một số dữ liệu được coi là không công khai theo quy định tại Điều 13D.05 của Bộ luật Minnesota (Dữ liệu không công khai)
       
   4. quyền được tổ chức phiên điều trần riêng tư dành cho các huấn luyện viên trưởng đội tuyển đại học, bất kể có giấy phép hay không, để thảo luận về các lý do không gia hạn hợp đồng huấn luyện theo quy định tại Điều 122A.33, Khoản 3 của Bộ luật Minnesota.
       
2. Học sinh trong học khu có quyền hợp pháp được bảo vệ quyền riêng tư liên quan đến các vấn đề có thể được đưa ra trước Hội đồng, bao gồm nhưng không giới hạn ở những nội dung sau:
    
   1. quyền được xét xử kín, Luật Minnesota § 121 A.4 7, Khoản 5 (Phiên xét xử về việc đuổi học học sinh);
       
   2. quyền riêng tư đối với dữ liệu giáo dục, Luật Minnesota § 13.32 (Dữ liệu giáo dục); 20 D.S.C. § 1232g (FERPA);
       
   3. quyền được bảo mật thông tin khi khiếu nại theo quy định của các luật về báo cáo lạm dụng trẻ em và phân biệt đối xử, cụ thể là Điều 626.556 của Bộ luật Minnesota (Báo cáo về việc ngược đãi trẻ vị thành niên) và Chương 363A của Bộ luật Minnesota (Luật Nhân quyền Minnesota).

V. CƠ HỘI ĐỂ CÔNG CHÚNG ĐƯỢC LẮNG NGHE

Hội đồng sẽ nỗ lực tạo điều kiện cho tất cả công dân của Quận có cơ hội được lắng nghe, đồng thời đảm bảo các khiếu nại của họ được xem xét và đánh giá, trong phạm vi quy định của pháp luật và chính sách này, và tuân thủ các giới hạn hợp lý về thời gian, địa điểm và hình thức. Trong số các quyền mà công chúng được hưởng có quyền truy cập dữ liệu công khai theo quy định tại Điều 13.43, Khoản 2 (Dữ liệu công khai) của Bộ luật Minnesota.

VI. THỦ TỤC

1. Các nội dung trong chương trình làm việc
    
   1. Các công dân có mong muốn đề xuất một vấn đề được thảo luận tại cuộc họp công khai của Hội đồng Giáo dục được khuyến khích thông báo trước cho Văn phòng Giám đốc Sở Giáo dục trước khi cuộc họp diễn ra. Công dân cần cung cấp họ tên, địa chỉ, tên của tổ chức mà mình đại diện (nếu có), cùng với nội dung cần thảo luận hoặc vấn đề cần giải quyết.
       
   2. Các công dân muốn phát biểu trước Hội đồng về một vấn đề cụ thể cần nêu rõ vấn đề đó và chỉ ra (các) mục trong chương trình nghị sự mà ý kiến của họ liên quan đến.
       
   3. Chủ tịch Hội đồng sẽ lần lượt cho phép từng người phát biểu và sẽ tuyên bố những người phát biểu khác chưa được phép là vi phạm quy định. Chỉ những người được Chủ tịch cho phép mới được phép phát biểu. Các ý kiến từ những người khác đều bị coi là vi phạm quy định. Những cá nhân có hành vi cản trở hoặc ngắt lời người phát biểu, Hội đồng trường hoặc quá trình họp có thể bị yêu cầu rời khỏi phòng.
       
   4. Hội đồng có quyền quyết định giới hạn thời gian thảo luận về bất kỳ nội dung nào trong chương trình làm việc trong một khoảng thời gian hợp lý do Hội đồng trường quy định. Nếu một nhóm hoặc tổ chức muốn trình bày với Hội đồng về một chủ đề nào đó, Hội đồng có quyền yêu cầu chỉ định một hoặc nhiều đại diện hoặc người phát ngôn để phát biểu thay mặt cho nhóm hoặc tổ chức đó.
       
   5. Các vấn đề được đề xuất đưa vào chương trình nghị sự mà có thể liên quan đến các vấn đề về bảo mật dữ liệu, có thể liên quan đến các cáo buộc sơ bộ, hoặc có tính chất có thể bị coi là phỉ báng hoặc vu khống sẽ không được xem xét công khai, mà sẽ được xử lý theo quyết định của Hội đồng quản trị phù hợp với pháp luật hiện hành.
       
   6. Chủ tịch Hội đồng quản trị phải ngay lập tức tuyên bố là vi phạm nội quy đối với bất kỳ cuộc thảo luận nào của bất kỳ cá nhân nào, bao gồm cả các thành viên Hội đồng quản trị, nếu cuộc thảo luận đó vi phạm các quy định của luật tiểu bang hoặc liên bang, chính sách này hoặc các quyền riêng tư theo luật định của cá nhân.
       
   7. Mọi hành vi công kích cá nhân từ bất kỳ ai phát biểu trước Hội đồng đều không được chấp nhận. Nếu một cá nhân tiếp tục có những phát ngôn như vậy, quyền phát biểu trước Hội đồng của người đó sẽ bị thu hồi.
       
   8. Tùy thuộc vào số lượng người tham dự có nhu cầu phát biểu, Hội đồng có quyền áp đặt các giới hạn và quy định khác khi cần thiết nhằm đảm bảo tạo điều kiện cho những người có mặt được phát biểu một cách trật tự, hiệu quả và công bằng.
       
2. Khiếu nại
    
   1. Các khiếu nại thông thường liên quan đến giáo viên hoặc nhân viên khác trước tiên nên được gửi trực tiếp đến giáo viên hoặc nhân viên đó, hoặc đến người quản lý trực tiếp của họ.
       
   2. Nếu khiếu nại liên quan đến một nhân viên về các vấn đề như lạm dụng trẻ em, phân biệt đối xử, quấy rối về chủng tộc, tôn giáo hoặc tình dục, hoặc các hành vi khác tạo ra môi trường đe dọa, thì khiếu nại đó cần được gửi đến người quản lý trực tiếp của nhân viên đó hoặc cán bộ khác được chỉ định theo chính sách của Học khu quy định về loại khiếu nại này. Trong trường hợp không có người được chỉ định, vụ việc cần được chuyển đến Hiệu trưởng.
       
   3. Các khiếu nại chưa được giải quyết theo Khoản 1 của mục này hoặc các vấn đề liên quan đến Học khu cần được gửi đến Văn phòng Giám đốc Học khu.
       
   4. Các khiếu nại chưa được giải quyết ở cấp Hiệu trưởng có thể được trình lên Hội đồng bằng cách gửi thông báo bằng văn bản đến Hội đồng.
       
3. Diễn đàn mở

Thông thường, Hội đồng sẽ dành một khoảng thời gian cụ thể để công dân có thể phát biểu trước Hội đồng về bất kỳ chủ đề nào, tuân theo các quy định của chính sách này. Tại các cuộc họp thường kỳ của Hội đồng, công dân được tạo điều kiện để phát biểu trước Hội đồng về các nội dung có trong chương trình nghị sự của cuộc họp đó. Tại các buổi họp nghiên cứu của Hội đồng Trường, công dân được tạo điều kiện để phát biểu trước Hội đồng về bất kỳ vấn đề nào mà họ muốn đưa ra trước Hội đồng. Hội đồng Trường có quyền quy định một khoảng thời gian cụ thể cho mục đích này và giới hạn thời gian phát biểu cho các diễn giả cho phù hợp.

Hội đồng có thể quyết định tổ chức một số loại cuộc họp công khai mà công chúng sẽ không được mời phát biểu trước Hội đồng. Ví dụ điển hình là các phiên họp làm việc và các kỳ họp nội bộ của Hội đồng. Công chúng vẫn có quyền được thông báo về các cuộc họp này và được phép tham dự, nhưng sẽ không được dành thời gian trong cuộc họp để phát biểu trước Hội đồng.

D. Các buổi lắng nghe

Các buổi lắng nghe được tổ chức xuyên suốt cả năm tạo cơ hội cho các nhóm khác nhau gồm thành viên cộng đồng, phụ huynh, cán bộ nhân viên và học sinh gặp gỡ một cách thân mật với Hội đồng Quản trị và trả lời các câu hỏi liên quan đến chủ đề do Hội đồng Quản trị đề ra.

VII. CÁC BIỆN PHÁP XỬ PHẠT ĐỐI VỚI VI PHẠM QUY ĐỊNH VỀ BẢO MẬT DỮ LIỆU

1. Quận phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại, chi phí và phí luật sư; trong trường hợp vi phạm cố ý, phải bồi thường thiệt hại trừng phạt do vi phạm các luật về bảo mật dữ liệu của tiểu bang. (Luật Minnesota § 13.08, Khoản 1)
    
2. Người nào cố ý vi phạm quyền riêng tư dữ liệu sẽ bị kết tội vi phạm hành chính. (Luật Minnesota, Điều 13.09)
    
3. Đối với người lao động, hành vi vi phạm cố ý được coi là lý do chính đáng để áp dụng hình thức đình chỉ công tác không lương hoặc sa thải. (Luật Minnesota, Điều 13.09)

Các văn bản pháp luật tham khảo:    
Minn. Stat. Ch. 13 (Đạo luật về Thực hành Dữ liệu Chính phủ Minnesota)
Minn. Stat. § 13.601, Subd. 3 (Ứng viên được bổ nhiệm)
Minn. Stat. § 13D.05 (Đạo luật về Họp công khai)
Minn. Stat. § 121AA7, Khoản 5 (Phiên điều trần về việc đuổi học học sinh)
Minn. Stat. § 122A.33, Khoản 3 (Huấn luyện viên; Cơ hội phản hồi)
Minn. Stat. § 122AAO, Khoản 14 (Phiên điều trần về việc sa thải giáo viên)
Luật Minnesota § 122AA4 (Ký hợp đồng với giáo viên)
Luật Minnesota § 123B.02, Khoản 14 (Nhân viên; Hợp đồng dịch vụ)
Luật Minnesota Ch. 363A (Luật Quyền Con người Minnesota)
Luật Minnesota § 626.556 (Báo cáo về việc ngược đãi trẻ em) 20 V.S.C. § 1232g (Luật Quyền Giáo dục và Quyền Riêng tư của Gia đình) Ý kiến của Tổng chưởng lý Minnesota Số 852 (ngày 14 tháng 7 năm 2006)