I. MỤC ĐÍCH

Mục đích của chính sách này là để quy định các điều kiện mà theo đó Học khu độc lập Minnetonka số 276 sẽ hoàn trả một số chi phí công tác của nhân viên. Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên của Học khu trừ khi có sự sửa đổi trong hợp đồng lao động cá nhân được Hội đồng nhà trường phê duyệt.

Tất cả các chuyến đi công tác ngoài tiểu bang hoặc bất kỳ chuyến đi công tác trong tiểu bang nào có liên quan đến việc lưu trú đều phải được người giám sát của nhân viên phê duyệt trước bằng cách sử dụng Mẫu Đơn Xin Nghỉ/Giảm Thời Gian Làm Việc.

II. ỦY QUYỀN

Học khu chỉ hoàn trả cho nhân viên những chi phí thực tế có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện trách nhiệm công việc của nhân viên và được Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Các chi phí được hoàn trả có thể bao gồm chi phí đi lại, ăn uống, chỗ ở, phí đăng ký, tài liệu cần thiết, phí đậu xe và các chi phí hợp lý và cần thiết khác liên quan đến hoạt động của học khu.

III. HOÀN TRẢ

1. Các yêu cầu hoàn trả chi phí phải được liệt kê chi tiết trên các mẫu đơn chính thức của Quận và phải được gửi đến Giám đốc hoặc người được ủy quyền. Biên lai cho chỗ ở, phương tiện giao thông công cộng, phí đăng ký chương trình và các chi phí hợp lý và cần thiết khác phải được đính kèm vào mẫu đơn hoàn trả.
    
2. Chi phí đi lại bằng ô tô sẽ được hoàn trả theo mức phí tính theo dặm do Hội đồng nhà trường quy định. Chi phí đi lại bằng phương tiện thương mại sẽ được tính theo giá vé "hạng phổ thông" và chỉ được hoàn trả chi phí thực tế của chuyến đi liên quan đến hành trình đã được phê duyệt.

IV. THIẾT LẬP CÁC CHỈ THỊ VÀ HƯỚNG DẪN

Hội đồng nhà trường sẽ thông qua bảng mức phí hoàn trả cho các chi phí hoạt động của học khu, bao gồm cả những chi phí cần được phê duyệt trước và mức phí hoàn trả cụ thể. Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền sẽ xây dựng các chỉ thị và hướng dẫn để quy định phương thức và thời gian nộp đơn yêu cầu hoàn trả.

V. TRÁCH NHIỆM

1. Trách nhiệm tuân thủ chính sách này gồm ba phần:
    
   1. Nhân viên nộp đơn yêu cầu hoàn trả chi phí có trách nhiệm đảm bảo rằng việc đó phục vụ mục đích công cộng và cung cấp đầy đủ tài liệu theo yêu cầu của quy trình này.
       
   2. Người giám sát ký vào yêu cầu hoàn trả có trách nhiệm đảm bảo rằng việc chi tiêu của nhân viên đó phục vụ một mục đích công cộng, rằng có đầy đủ hồ sơ chứng từ và rằng các thủ tục mua sắm của Quận không thể được sử dụng một cách hợp lý để thực hiện khoản chi tiêu đó.
       
   3. Các cán bộ được chỉ định của Văn phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm đảm bảo rằng mẫu đơn hoàn trả được điền đầy đủ và chính xác, cũng như có chữ ký giám sát hợp lệ trên mẫu đơn.
       
2. Nếu Hiệu trưởng, người được ủy quyền hoặc Hội đồng nhà trường xác định rằng việc phát sinh chi phí của nhân viên không phục vụ mục đích công cộng, thì yêu cầu bồi hoàn sẽ bị từ chối và khoản chi phí đó sẽ do nhân viên chịu trách nhiệm.
    
3. Học khu sẽ không hoàn trả cho nhân viên khoản chi phí vượt quá mức cần thiết hợp lý để thực hiện mục đích kinh doanh của sự kiện đó.
    
4. Người giám sát khi phê duyệt trước chi phí công tác của nhân viên có thể đặt ra các điều kiện cụ thể đối với khoản chi phí đó, bao gồm nhưng không giới hạn ở số tiền tối đa được phê duyệt để hoàn trả.
    
5. Trong mọi trường hợp, Quận sẽ không hoàn trả cho nhân viên chi phí cho bất kỳ đồ uống có cồn, chi phí giải trí hoặc chi phí cho vợ/chồng, người đi cùng hoặc con cái trong thời gian nhân viên đi công tác của Quận. Quận cũng sẽ không hoàn trả cho nhân viên bất kỳ chi phí nào mà Quận không thể chi trả hoặc gánh chịu theo luật hiện hành. Điều này bao gồm các chi phí như giặt ủi, xem phim, gọi điện thoại cá nhân và đồ ăn nhẹ.
    
6. Các khoản chi phí được phép hoàn trả cho người lao động:
    
   1. Chi phí đi lại đến và từ các hoạt động liên quan đến Quận và giữa các tòa nhà của Quận đã được phê duyệt. Tiền chi phí đi lại sẽ được trả cho nhân viên theo mức thuế hiện hành của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ. Các quy định hiện hành của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ xác định số dặm được phép hoàn trả. Chi phí đi lại được cho phép từ nơi làm việc của nhân viên đến hội nghị phát triển nhân viên và trở lại nơi làm việc của nhân viên, nhưng không được cho phép từ nhà của nhân viên đến hội nghị phát triển nhân viên và trở về nhà. Chi phí đi lại sẽ không được trả nếu tổng quãng đường di chuyển ít hơn khoảng cách đi lại thường xuyên của nhân viên từ nhà đến nơi làm việc.
       
   2. Chi phí ăn uống, cộng thêm tiền boa, không vượt quá 75 đô la mỗi ngày. Khi bữa ăn đã được bao gồm trong phí đăng ký sự kiện hoặc được thanh toán bởi nguồn khác, sẽ không được hoàn trả chi phí cho bữa ăn đó. Cần có biên lai cho bất kỳ bữa ăn nào có giá trên 10 đô la.
       
   3. Chi phí đi lại bằng đường bộ và các chi phí phát sinh khác được phép trong khi đi công tác thay mặt cho Quận đã được phê duyệt. Khuyến khích sử dụng phương tiện giao thông đường bộ tiết kiệm nhất. Ngoại lệ được cho phép khi các trường hợp như địa điểm, khoảng cách hoặc tài liệu thuyết trình yêu cầu sử dụng taxi hoặc xe thuê.
       
   4. Chi phí lưu trú thương mại không được vượt quá giá phòng đơn, trừ trường hợp hai nhân viên sử dụng chung một phòng.
       
   5. Chi phí lắp đặt đường truyền internet chỉ được hoàn trả khi phục vụ công việc của trường và chỉ khi được người quản lý phụ trách phê duyệt trước.
       
   6. Chi phí vận chuyển thương mại không được vượt quá giá vé máy bay hạng phổ thông. Nếu sử dụng phương tiện cá nhân thay cho phương tiện vận chuyển hàng không thương mại, nhân viên sẽ được hoàn trả chi phí thực tế phát sinh, không vượt quá giá vé máy bay hạng phổ thông.
       
   7. Tạm ứng chi phí đi lại: Học khu được phép tạm ứng chi phí họp hoặc đi lại cho nhân viên. Khoản tạm ứng này chỉ giới hạn ở các chi phí dự kiến ​​như phí đăng ký, đi lại và chỗ ở. Mỗi yêu cầu phải được Giám đốc Học khu hoặc người được ủy quyền phê duyệt và phải kèm theo hóa đơn chứng minh sau chuyến đi đã được phê duyệt.
       
   8. Các mặt hàng giá rẻ, có giá 100 đô la trở xuống, không thực tế để mua bằng đơn đặt hàng của Quận.
       
   9. Mua sắm khẩn cấp mà quy trình mua hàng thông thường không kịp thời đáp ứng.