Tôi gặp xung đột? Tôi nên làm thế nào?
Quy trình giải quyết xung đột
Xung đột gần như là điều không thể tránh khỏi khi làm việc với những người đầy nhiệt huyết, tập trung cao độ và tận tâm. Mặc dù việc giao tiếp hiệu quả và các hướng dẫn rõ ràng sẽ giúp hạn chế xung đột, nhưng vẫn cần phải có các quy trình cụ thể để xử lý xung đột khi nó xảy ra.
Khi có ý kiến phản ánh được nêu ra, cần tuân thủ các bước sau đây. Mục tiêu của chúng ta là giải quyết xung đột ở mức can thiệp thấp nhất có thể, nhưng đừng ngần ngại thực hiện toàn bộ quy trình nếu cần thiết. Luôn luôn nên thông báo cho Trưởng bộ phận Hoạt động về bất kỳ xung đột nào đang được xử lý trong chương trình của quý vị, bất kể mức độ can thiệp hiện tại đang ở giai đoạn nào.
Các bước giải quyết xung đột
Phụ huynh và huấn luyện viên được khuyến khích mạnh mẽ duy trì sự liên lạc cởi mở. Một quy trình đã được xây dựng nhằm thiết lập và duy trì sự liên lạc giữa nhà trường, phụ huynh/người giám hộ và học sinh, nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến chương trình hoạt động.
Các bước dưới đây được thiết kế như một quy trình cần tuân thủ cho đến khi vấn đề được giải quyết. Nếu vấn đề tiến triển đến bước 3 trở lên, cần quay trở lại bước 1. Phần lớn các vấn đề sẽ được giải quyết ngay từ bước đầu tiên nếu được xử lý kịp thời.
Bước 1: Huấn luyện viên/Học viên: Học viên và huấn luyện viên/cố vấn sẽ gặp nhau để thảo luận về vấn đề. Mục tiêu của cuộc gặp này là giải quyết dứt điểm vấn đề. Cuộc gặp này cần được tổ chức trong vòng năm ngày kể từ khi sự việc xảy ra.
Bước 2: Huấn luyện viên/Học sinh/Phụ huynh: Phụ huynh và học sinh cần sắp xếp một cuộc họp với huấn luyện viên/cố vấn trong vòng năm ngày học kể từ khi sự việc xảy ra hoặc trong vòng năm ngày kể từ cuộc họp đầu tiên giữa huấn luyện viên và học sinh.
Thời gian họp phải thuận tiện cho cả hai bên. Nội dung cuộc họp chỉ giới hạn trong vấn đề ban đầu. Các huấn luyện viên/cố vấn có thể đề nghị sự tham gia của đại diện ban quản lý tại cuộc họp, nhưng huấn luyện viên/cố vấn sẽ chủ trì buổi họp và cung cấp bản tóm tắt chi tiết cho Giám đốc Hoạt động.
Bước 3 Huấn luyện viên/Học sinh/Phụ huynh/Giám đốc Hoạt động: Nếu cuộc họp không đi đến kết luận, huấn luyện viên/cố vấn phải lập bản tóm tắt bằng văn bản về cuộc họp trong vòng năm ngày học để Giám đốc Hoạt động xem xét. Nếu phụ huynh yêu cầu gặp Giám đốc Hoạt động, người có mâu thuẫn phải điền vào mẫu đơn Bước 3 và nộp cho Giám đốc Hoạt động. Giám đốc Hoạt động sẽ sắp xếp một cuộc họp với huấn luyện viên, phụ huynh và học sinh (theo quyết định của Giám đốc Hoạt động). Sau cuộc họp, Giám đốc Hoạt động sẽ đưa ra quyết định về vấn đề này và chia sẻ kết quả cũng như chiến lược giải quyết với gia đình, huấn luyện viên/cố vấn và hiệu trưởng trường.
Bước 4: Phụ huynh/Hiệu trưởng: Nếu gia đình vẫn không chấp nhận quyết định/phương án đã được đưa ra, họ có thể gặp Hiệu trưởng nhà trường để thảo luận về các phương án thay thế. Trưởng bộ phận Hoạt động, huấn luyện viên/cố vấn và/hoặc học sinh sẽ tham gia cuộc họp với phụ huynh và Hiệu trưởng theo quyết định của Hiệu trưởng.
Các điểm chính khác:
- Không nên tiếp cận huấn luyện viên để trình bày vấn đề trong lúc đang diễn ra trận đấu hoặc buổi tập.
- Thời gian thi đấu và việc lựa chọn đội hình hoàn toàn do ban huấn luyện quyết định. Các cuộc thảo luận này nên diễn ra giữa huấn luyện viên/cố vấn và học sinh. Phụ huynh chỉ được tham gia vào các cuộc thảo luận này nếu học sinh có mặt (không nên vượt quá bước hai).
- Quý vị vui lòng chỉ liên hệ qua các số điện thoại liên lạc của nhà trường.
- Phải tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu; không được bàn luận về các học sinh khác.
- Việc không tuân thủ quy trình có thể ảnh hưởng đến quyết định cuối cùng về vấn đề này.
- Nếu phụ huynh từ chối cho học sinh tham gia vào quá trình này, quá trình giải quyết mâu thuẫn sẽ bị ảnh hưởng.
- Cả hai bên cần giao tiếp với nhau một cách tôn trọng. Nếu trong bất kỳ thời điểm nào cuộc họp trở nên căng thẳng, cuộc họp sẽ được dời sang thời gian khác.
