Văn phòng Hoạt động Minnetonka phải phê duyệt tất cả các quảng cáo trong các chương trình in cho các sự kiện Minnetonka. Vui lòng gửi email hoặc fax bản sao quảng cáo của bạn để phê duyệt trước khi in (fax 952-401-5905 hoặc gửi email đến ted.schultz@minnetonka.k12.mn.us)

Văn phòng Hoạt động Minnetonka có quyền rút các chương trình chưa được phê duyệt hoặc không phù hợp với các giá trị của học khu.

Huấn luyện viên trưởng chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của bữa tiệc trao giải cuối mùa. Huấn luyện viên trưởng có thể ủy thác các trách nhiệm này cho câu lạc bộ tăng cường; Tuy nhiên, chương trình và chương trình nghị sự phải được sự chấp thuận của huấn luyện viên trưởng.

Các giải thưởng được trao tại bữa tiệc là trách nhiệm duy nhất của huấn luyện viên trưởng.

Không nên có quán bar mở cho người lớn và cha mẹ nên hạn chế uống rượu trong các bữa tiệc.

Để tránh xung đột, các bữa tiệc không nên được tổ chức vào tối thứ Tư hoặc trước 12 giờ đêm vào Chủ nhật.

Tất cả việc vận chuyển, phí và mua thiết bị phải được sự chấp thuận của huấn luyện viên trưởng và Giám đốc hoạt động.

Sở hoạt động sẽ lập hóa đơn cho các câu lạc bộ tăng cường cho bất kỳ phương tiện giao thông xe buýt nào vượt quá ngân sách của huyện.

Bộ phận hoạt động sẽ lập hóa đơn cho các câu lạc bộ tăng cường cho bất kỳ khoản phí nào cho các giải đấu hoặc trò chơi vượt quá ngân sách học khu nhất định.

Cơ Quan có thể lập hóa đơn cho câu lạc bộ tăng cường cho các vật tư/thiết bị vượt quá ngân sách của Cơ Quan. Tất cả các khoản đóng góp phải được chuyển vào Văn phòng Hoạt động trước khi đặt hàng.

Câu lạc bộ tăng cường NÊN:

Thời gian tình nguyện và gây quỹ.

Đóng góp quỹ để nâng cao hiệu suất của nhóm hoặc tổ chức tốt hơn.

In các mục quảng cáo như lịch trình đội, chương trình và kỷ yếu (tùy thuộc vào sự chấp thuận của huấn luyện viên trưởng / AD).

Hỗ trợ tài chính cho chương trình bằng cách cung cấp thêm kinh phí cho huấn luyện viên, nhân viên và nhân viên sự kiện.

Tổ chức các sự kiện nhóm, bữa ăn nhóm như vậy.

Lắng nghe và làm việc chặt chẽ với huấn luyện viên trưởng.

Thảo luận với tư cách là doanh nghiệp chính thức bất kỳ mục nào đáp ứng định nghĩa hoặc chức năng của câu lạc bộ tăng cường như đã nêu ở trang trước.

Câu lạc bộ tăng cường KHÔNG NÊN:

• Thảo luận cởi mở hoặc thực hiện đánh giá hiệu suất của huấn luyện viên trưởng hoặc ban huấn luyện.
• Thảo luận cởi mở về các vấn đề thời gian chơi.
• Tài trợ tiền chuộc của chương trình để kiểm soát việc thuê hoặc sa thải huấn luyện viên trưởng hoặc nhân viên.
• Đưa ra kiến nghị của các thành viên câu lạc bộ tăng cường để thuê / sa thải một huấn luyện viên.
• Lập kế hoạch, tổ chức hoặc cố gắng thực hiện một chương trình đào tạo ngoài mùa giải mà không có sự chỉ đạo hoặc đồng ý của huấn luyện viên trưởng.
• Thảo luận với tư cách là doanh nghiệp chính thức bất kỳ mục nào không đáp ứng định nghĩa và chức năng của câu lạc bộ tăng cường như đã nêu ở trang trước.
• Xem lại màn trình diễn của một huấn luyện viên được tài trợ bởi câu lạc bộ tăng cường. Đánh giá nhân viên hoàn toàn là trách nhiệm của Cơ Quan.

Tôi có mâu thuẫn? Làm thế nào để tôi tiến hành?

Giao thức giải quyết xung đột

Xung đột là gần như không thể tránh khỏi khi làm việc với những người đam mê, tập trung cao độ và tận tâm. Mặc dù thông tin liên lạc tốt và hướng dẫn rõ ràng sẽ giúp hạn chế xung đột, nhưng phải có các giao thức rõ ràng để đối phó với xung đột khi nó phát sinh.

Các bước sau đây nên được tuân theo khi một mối quan tâm được lên tiếng. Mục tiêu của chúng tôi là giải quyết xung đột ở mức can thiệp thấp nhất có thể, nhưng đừng ngần ngại tuân theo toàn bộ quy trình nếu cần thiết. Luôn luôn khôn ngoan để giữ cho Giám đốc Hoạt động nhận thức được bất kỳ xung đột nào đang được xử lý trong chương trình của bạn, bất kể sự can thiệp hiện tại ở mức độ nào.

Các bước giải quyết xung đột

Phụ huynh và huấn luyện viên được khuyến khích mạnh mẽ để duy trì các đường dây liên lạc cởi mở. Một quy trình đã được phát triển với mục đích thiết lập và duy trì các đường dây liên lạc giữa nhà trường, phụ huynh / người giám hộ và học sinh, để giải quyết các mối quan tâm liên quan đến chương trình hoạt động.

Các bước dưới đây được thiết kế dưới dạng giao thức để làm theo cho đến khi đạt được giải pháp. Nếu một vấn đề phát sinh đến bước 3 trở lên, nó sẽ được hướng dẫn trở lại bước 1. Phần lớn các vấn đề được giải quyết ở bước đầu tiên nếu được phép xảy ra.

Bước 1 Huấn luyện viên/Học viên: Học sinh và huấn luyện viên / cố vấn sẽ gặp nhau để thảo luận về vấn đề này. Mục tiêu của cuộc họp này là để khép lại mối quan tâm. Cuộc họp này sẽ diễn ra trong vòng năm ngày kể từ ngày xảy ra sự cố.

Bước 2 Huấn luyện viên / Học sinh / Phụ huynh: Phụ huynh và học sinh nên sắp xếp một cuộc họp với huấn luyện viên / cố vấn trong vòng năm ngày học kể từ ngày xảy ra sự cố hoặc trong vòng năm ngày kể từ cuộc họp ban đầu giữa huấn luyện viên và học sinh.

Thời gian gặp phải thuận tiện cho cả hai bên. Chương trình họp được giới hạn trong vấn đề ban đầu. Huấn luyện viên / cố vấn có thể yêu cầu sự hiện diện hành chính tại cuộc họp, nhưng huấn luyện viên / cố vấn sẽ điều hành phiên họp và cung cấp một bản tóm tắt chi tiết cho Giám đốc Hoạt động.

Bước 3 Huấn luyện viên / Học sinh / Phụ huynh / AD: Nếu không đạt được kết thúc tại cuộc họp, huấn luyện viên / cố vấn phải tạo một bản tóm tắt bằng văn bản về cuộc họp trong vòng năm ngày học để Giám đốc Hoạt động xem xét. Nếu phụ huynh yêu cầu một cuộc họp với Giám đốc Hoạt động, người có xung đột phải hoàn thành biểu mẫu bước 3 và chuyển thành Giám đốc Hoạt động. Giám đốc Hoạt động sẽ sắp xếp một cuộc họp với huấn luyện viên, phụ huynh và học sinh (theo quyết định của Giám đốc Hoạt động). Sau cuộc họp, Giám đốc Hoạt động sẽ đưa ra phán quyết về vấn đề này và chia sẻ những phát hiện và chiến lược giải pháp với gia đình, huấn luyện viên / cố vấn và hiệu trưởng tòa nhà.

Bước 4 Phụ huynh/Hiệu trưởng: Nếu phán quyết / chiến lược đã thiết lập vẫn không được gia đình chấp nhận, họ có thể gặp hiệu trưởng tòa nhà để thảo luận về các lựa chọn thay thế. Giám đốc Hoạt động, huấn luyện viên / cố vấn và / hoặc học sinh sẽ gặp phụ huynh và hiệu trưởng theo quyết định của hiệu trưởng.

Những điểm chính khác:

• Không phù hợp để tiếp cận một huấn luyện viên với một mối quan tâm tại một trò chơi hoặc thực hành.
• Thời gian thi đấu và lựa chọn đội hình chỉ được quyết định bởi ban huấn luyện. Những cuộc thảo luận này nên được thực hiện giữa huấn luyện viên / cố vấn và học sinh. Phụ huynh chỉ có thể tham gia vào các cuộc thảo luận này nếu học sinh có mặt (không được vượt quá bước hai).
• Các cuộc gọi chỉ nên được chuyển đến số liên lạc của trường.
• Các quy tắc bảo mật dữ liệu phải được duy trì; Đừng thảo luận về các học sinh khác.
• Việc không tuân thủ quy trình có thể ảnh hưởng đến phán quyết cuối cùng về vấn đề này.
• Nếu phụ huynh từ chối liên quan đến học sinh trong quá trình này, quá trình giải quyết xung đột sẽ bị xâm phạm.
• Giao tiếp tôn trọng được mong đợi giữa cả hai bên. Nếu bất cứ lúc nào cuộc họp trở nên đối đầu, nó sẽ được lên lịch lại.

Tài chính

1. Báo cáo thủ quỹ nên chứa tất cả các giao dịch diễn ra trước cuộc họp.
2. Tài chính của mỗi câu lạc bộ tăng cường nên được mở cho 100% tất cả các thành viên.
3. Không có lúc nào một huấn luyện viên được trả tiền nên có thẩm quyền viết séc.
4. Điều bắt buộc là hai người phải tham gia vào việc ủy quyền và ký bất kỳ séc nào.
5. Tất cả các giao dịch mua phải thông qua khu học chánh (xem phần mua bên dưới).
6. Ít nhất hai thành viên nên lập bảng tất cả các khoản tiền thu được.
7. Quận 276 có quyền yêu cầu kê khai thuế, thu, chi, số dư.

Mua

Các câu lạc bộ tăng cường muốn mua dụng cụ thể thao cho đội của họ phải thông qua huấn luyện viên trưởng và bộ phận thể thao để được phê duyệt. Câu lạc bộ tên lửa đẩy không nên mua thiết bị một cách độc lập. Khi thiết bị được mua, từ quỹ quyên góp, nó trở thành tài sản của khu học chánh.

Sau khi huấn luyện viên trưởng và giám đốc hoạt động đã phê duyệt yêu cầu thiết bị, câu lạc bộ tăng cường nên quyên góp kinh phí cho bộ phận hoạt động, nêu rõ mục đích của nó. Văn phòng thể thao sau đó sẽ hoàn thành đơn đặt hàng để bắt đầu đơn đặt hàng. Tất cả các thiết bị và vật tư phải được chuyển đến một địa chỉ của khu học chánh.

Các câu lạc bộ tăng cường không nên đặt hàng vật liệu trực tiếp hoặc vận chuyển vật liệu đến nhà.

Nếu một câu lạc bộ tăng cường đang tài trợ cho một vị trí huấn luyện, số tiền này phải được quyên góp một lần nữa cho Học khu trước khi bắt đầu mùa giải, tất cả các huấn luyện viên phải hoàn thành công việc giấy tờ thuê mới. Gọi cho văn phòng hoạt động theo số 952-401-5903 để sắp xếp một cuộc hẹn. Vào cuối mùa giải, bộ phận hoạt động sẽ sử dụng quỹ câu lạc bộ tăng cường để trả lương cho huấn luyện viên.

Phòng hoạt động không thể đưa ra số miễn thuế của khu học chánh. Các nhà tài trợ quyên góp phải tuân theo quy trình trên để mua thiết bị.

Gây quỹ là một phần cần thiết của các hoạt động trung học và điền kinh ngày nay. Chúng tôi rất biết ơn những nỗ lực của phụ huynh và các câu lạc bộ tăng cường

Xin lưu ý rằng tư cách thành viên trong một đội và / hoặc thời gian chơi không bị ảnh hưởng dưới bất kỳ hình thức nào bởi số tiền do người tham gia quyên góp.

Phí câu lạc bộ tăng cường và các khoản phí khác nên được hoàn trả cho những sinh viên bị cắt khỏi đội.

1. Mỗi câu lạc bộ Booster nên có các cán bộ được bầu hoặc bổ nhiệm. (Chủ tịch, Thủ quỹ và Thư ký)
2. Trước buổi tập đầu tiên của mỗi mùa giải, mỗi chủ tịch câu lạc bộ tăng cường phải thông báo cho hiệu trưởng và giám đốc hoạt động về tên và thông tin liên lạc (địa chỉ, điện thoại và e-mail) của mỗi nhân viên câu lạc bộ.
3. Các cuộc họp câu lạc bộ tăng cường nên tuân theo một chương trình nghị sự được thiết lập mỗi cuộc họp (Chào mừng / Biên bản cuộc họp trước đây / Báo cáo thủ quỹ / Doanh nghiệp cũ / Doanh nghiệp mới)
4. Tất cả các khu vực được nêu trên trang này là bắt buộc và bắt buộc, trừ khi có quy định rõ ràng khác.

Tuân thủ pháp luật cho các câu lạc bộ tăng cường

Mỗi câu lạc bộ sẽ duy trì vị thế tốt với luật tiểu bang và liên bang để được học khu công nhận là "Câu lạc bộ Tăng cường"; do đó được chi trả bảo hiểm trách nhiệm cấp huyện.

Để duy trì trạng thái tốt, mỗi câu lạc bộ nên làm như sau:

• Lấy số Nhận dạng Người nộp thuế Liên bang, số ID của Chủ lao động Tiểu bang và nếu thích hợp, Số Giấy phép Người bán Tiểu bang (Thuế Bán hàng).
• Các câu lạc bộ thường được coi là tổ chức phi lợi nhuận và sẽ gây quỹ trong Tiểu bang Minnesota. Để tuân thủ luật từ thiện hiện hành, câu lạc bộ sẽ cần:
  • Trở thành Hợp nhất tại Bang Minnesota (phát triển các quy định và điều khoản thành lập và tuân theo các yêu cầu để hoạt động như vậy) với tư cách là một công ty phi lợi nhuận.
  • Đăng ký với Văn phòng Tổng chưởng lý Tiểu bang với tư cách là một tổ chức từ thiện.
  • Yêu cầu IRS công nhận là một tổ chức được miễn trừ bằng cách nộp Mẫu đơn 1023.
  • Hàng năm nộp biểu mẫu 990 hoặc "bưu thiếp" nộp nếu có với IRS và hàng năm nộp Báo cáo Thường niên của Tổ chức Từ thiện cho văn phòng Tổng chưởng lý Minnesota.
  • Cũng có thể được yêu cầu nộp M4NP Minnesota - tùy thuộc vào nguồn thu nhập và doanh thu - hãy gặp chuyên gia thuế.
• Các câu lạc bộ không được thành lập với tư cách là tổ chức phi lợi nhuận sẽ cần chứng minh với học khu rằng họ đang tuân thủ luật hiện hành liên quan đến việc báo cáo doanh thu và chi tiêu với tư cách là một công ty, công ty hợp danh hoặc cá nhân vì lợi nhuận.
• Cung cấp cho Cơ Quan (Hiệu Trưởng /AD) một bản sao các tờ khai thuế/báo cáo hàng năm thích hợp được nộp cho các cơ quan Liên Bang và Tiểu Bang thích hợp.