Văn phòng Hoạt động Minnetonka phải phê duyệt tất cả quảng cáo trong các chương trình in ấn cho các sự kiện của Minnetonka. Vui lòng gửi email hoặc fax bản sao quảng cáo của bạn để được phê duyệt trước khi in (fax 952-401-5905 hoặc email đến ted.schultz@minnetonka.k12.mn.us ).

Văn phòng Hoạt động Minnetonka có quyền hủy bỏ các chương trình chưa được phê duyệt hoặc không phù hợp với các giá trị của quận.

Huấn luyện viên trưởng chịu trách nhiệm về mọi mặt của tiệc trao giải cuối mùa. Huấn luyện viên trưởng có thể ủy quyền những trách nhiệm này cho câu lạc bộ tăng cường; tuy nhiên, chương trình và nội dung chương trình phải được huấn luyện viên trưởng phê duyệt.

Giải thưởng được trao tại buổi tiệc là trách nhiệm duy nhất của huấn luyện viên trưởng.

Không nên có quầy bar mở dành cho người lớn và cha mẹ nên tránh uống rượu tại tiệc.

Để tránh xung đột, tiệc không nên tổ chức vào tối thứ Tư hoặc trước 12 giờ trưa Chủ Nhật.

Mọi chi phí vận chuyển, lệ phí và mua sắm thiết bị phải được huấn luyện viên trưởng và Giám đốc hoạt động chấp thuận.

Phòng hoạt động sẽ lập hóa đơn cho các câu lạc bộ tăng cường cho bất kỳ chuyến xe buýt nào vượt quá ngân sách của quận.

Phòng hoạt động sẽ gửi hóa đơn cho các câu lạc bộ tăng cường cho bất kỳ khoản phí nào cho các giải đấu hoặc trò chơi vượt quá ngân sách quận đã giao.

Quận có thể yêu cầu câu lạc bộ hỗ trợ chi trả vật tư/thiết bị vượt quá ngân sách của Quận. Mọi khoản quyên góp phải được nộp cho Văn phòng Hoạt động trước khi đặt hàng.

Các câu lạc bộ tăng cường NÊN:

Làm tình nguyện và gây quỹ.

Đóng góp tiền để nâng cao hiệu suất của nhóm hoặc tổ chức.

In các sản phẩm quảng cáo như lịch thi đấu của đội, chương trình và kỷ yếu (phải được huấn luyện viên trưởng/AD chấp thuận).

Hỗ trợ tài chính cho chương trình bằng cách cung cấp thêm kinh phí cho huấn luyện viên, nhân viên và nhân viên sự kiện.

Tổ chức các sự kiện của nhóm, chẳng hạn như bữa ăn nhóm.

Hãy lắng nghe và làm việc chặt chẽ với huấn luyện viên trưởng.

Thảo luận như một hoạt động kinh doanh chính thức về bất kỳ mục nào đáp ứng định nghĩa hoặc chức năng của câu lạc bộ tăng cường như đã nêu ở trang trước.

Câu lạc bộ Booster KHÔNG NÊN:

• Thảo luận công khai hoặc thực hiện đánh giá hiệu suất của huấn luyện viên trưởng hoặc đội ngũ huấn luyện.
• Thảo luận cởi mở về vấn đề thời gian chơi.
• Tiền chuộc tài trợ cho chương trình nhằm kiểm soát việc tuyển dụng hoặc sa thải huấn luyện viên trưởng hoặc nhân viên.
• Đưa ra bản kiến nghị từ các thành viên câu lạc bộ tăng cường để thuê/sa thải một huấn luyện viên.
• Lên kế hoạch, tổ chức hoặc cố gắng thực hiện chương trình huấn luyện ngoài mùa giải mà không có chỉ đạo hoặc sự đồng ý của huấn luyện viên trưởng.
• Thảo luận như một hoạt động kinh doanh chính thức về bất kỳ mục nào không đáp ứng định nghĩa và chức năng của câu lạc bộ tăng cường như đã nêu ở trang trước.
• Xem xét hiệu suất của huấn luyện viên được câu lạc bộ tăng cường tài trợ. Việc đánh giá nhân viên hoàn toàn do Quận chịu trách nhiệm.

Tôi có xung đột? Tôi phải làm gì?

Giao thức giải quyết xung đột

Xung đột gần như là điều không thể tránh khỏi khi làm việc với những người nhiệt huyết, tập trung cao độ và tận tụy. Mặc dù giao tiếp tốt và hướng dẫn rõ ràng sẽ giúp hạn chế xung đột, nhưng cần phải có các quy trình rõ ràng để xử lý xung đột khi nó phát sinh.

Cần thực hiện các bước sau đây khi có vấn đề cần trao đổi. Mục tiêu của chúng tôi là giải quyết xung đột ở mức can thiệp thấp nhất có thể, nhưng đừng ngần ngại thực hiện toàn bộ quy trình nếu cần thiết. Luôn luôn nên thông báo cho Giám đốc Hoạt động về bất kỳ xung đột nào đang được xử lý trong chương trình của bạn, bất kể mức độ can thiệp hiện tại là bao nhiêu.

Các bước giải quyết xung đột

Phụ huynh và huấn luyện viên được khuyến khích duy trì kênh liên lạc cởi mở. Một quy trình đã được xây dựng nhằm mục đích thiết lập và duy trì kênh liên lạc giữa nhà trường, phụ huynh/người giám hộ và học sinh, nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến chương trình hoạt động.

Các bước dưới đây được thiết kế như một giao thức để tuân theo cho đến khi đạt được giải pháp. Nếu một vấn đề phát sinh ở bước 3 trở lên, cần quay lại bước 1. Phần lớn các vấn đề đều được giải quyết ngay từ bước đầu tiên nếu được phép xảy ra.

Bước 1: Huấn luyện viên/Học viên: Học viên và huấn luyện viên/cố vấn sẽ gặp nhau để thảo luận về vấn đề. Mục tiêu của buổi gặp mặt này là để giải quyết vấn đề. Buổi gặp mặt này nên diễn ra trong vòng năm ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.

Bước 2 Huấn luyện viên/Học sinh/Phụ huynh: Phụ huynh và học sinh phải lên lịch họp với huấn luyện viên/cố vấn trong vòng năm ngày học kể từ ngày xảy ra sự cố hoặc trong vòng năm ngày kể từ cuộc họp đầu tiên giữa huấn luyện viên và học sinh.

Thời gian họp phải thuận tiện cho cả hai bên. Chương trình họp chỉ giới hạn trong vấn đề ban đầu. Huấn luyện viên/cố vấn có thể yêu cầu sự hiện diện hành chính tại cuộc họp, nhưng huấn luyện viên/cố vấn sẽ điều hành buổi họp và cung cấp tóm tắt chi tiết cho Giám đốc Hoạt động.

Bước 3: Huấn luyện viên/Học sinh/Phụ huynh/Giáo viên Hướng dẫn: Nếu cuộc họp không đạt được kết quả, huấn luyện viên/cố vấn phải lập một bản tóm tắt bằng văn bản về cuộc họp trong vòng năm ngày học để Giám đốc Hoạt động xem xét. Nếu phụ huynh yêu cầu gặp Giám đốc Hoạt động, người có xung đột phải điền vào mẫu đơn Bước 3 và nộp cho Giám đốc Hoạt động. Giám đốc Hoạt động sẽ sắp xếp một cuộc họp với huấn luyện viên, phụ huynh và học sinh (tùy theo quyết định của Giám đốc Hoạt động). Sau cuộc họp, Giám đốc Hoạt động sẽ đưa ra phán quyết về vấn đề và chia sẻ kết quả cũng như chiến lược giải quyết với gia đình, huấn luyện viên/cố vấn và hiệu trưởng nhà trường.

Bước 4 Phụ huynh/Hiệu trưởng: Nếu quyết định/chiến lược đã ban hành vẫn không được gia đình chấp nhận, họ có thể gặp hiệu trưởng nhà trường để thảo luận các phương án thay thế. Giám đốc Hoạt động, huấn luyện viên/cố vấn, và/hoặc học sinh sẽ gặp phụ huynh và hiệu trưởng theo quyết định của hiệu trưởng.

Những điểm chính khác:

• Không nên đến gặp huấn luyện viên để bày tỏ sự lo lắng trong trận đấu hoặc buổi tập.
• Thời gian thi đấu và việc lựa chọn đội hình do ban huấn luyện quyết định. Những thảo luận này nên được thực hiện giữa huấn luyện viên/cố vấn và học sinh. Phụ huynh chỉ được tham gia thảo luận nếu học sinh có mặt (không vượt quá bước hai).
• Cuộc gọi chỉ nên chuyển đến số điện thoại liên lạc của trường.
• Phải tuân thủ các quy tắc về quyền riêng tư dữ liệu; không thảo luận về các sinh viên khác.
• Việc không tuân theo quy trình có thể ảnh hưởng đến phán quyết cuối cùng về vấn đề này.
• Nếu phụ huynh từ chối cho học sinh tham gia vào quá trình này, quá trình giải quyết xung đột sẽ bị ảnh hưởng.
• Hai bên cần giao tiếp tôn trọng lẫn nhau. Nếu bất kỳ lúc nào cuộc họp trở nên căng thẳng, cuộc họp sẽ được dời lại.

Tài chính

1. Báo cáo của thủ quỹ phải bao gồm tất cả các giao dịch diễn ra trước cuộc họp.
2. Tài chính của mỗi câu lạc bộ tăng cường phải được mở cho 100% tất cả thành viên.
3. Không có lúc nào một huấn luyện viên được trả lương lại có thẩm quyền viết séc.
4. Bắt buộc phải có hai người tham gia vào việc ủy quyền và ký bất kỳ tấm séc nào.
5. Mọi giao dịch mua hàng phải thông qua khu vực trường học (xem phần mua hàng bên dưới).
6. Ít nhất hai thành viên phải lập bảng tổng hợp tất cả các khoản tiền thu được.
7. Quận 276 có quyền yêu cầu báo cáo thuế, biên lai, chi phí và số dư.

Mua hàng

Các câu lạc bộ Booster muốn mua trang thiết bị thể thao cho đội của mình phải thông qua huấn luyện viên trưởng và phòng thể thao để được phê duyệt. Câu lạc bộ Booster không được tự ý mua trang thiết bị . Khi trang thiết bị được mua từ nguồn quỹ quyên góp, nó sẽ trở thành tài sản của khu học chánh.

Sau khi huấn luyện viên trưởng và giám đốc hoạt động phê duyệt yêu cầu trang thiết bị, câu lạc bộ tăng cường nên quyên góp tiền cho bộ phận hoạt động, nêu rõ mục đích. Văn phòng thể thao sau đó sẽ hoàn tất đơn đặt hàng để bắt đầu đặt hàng. Tất cả trang thiết bị và vật tư phải được vận chuyển đến địa chỉ của khu học chánh.

Các câu lạc bộ hỗ trợ không nên đặt hàng vật liệu trực tiếp hoặc yêu cầu vận chuyển vật liệu đến tận nhà.

Nếu câu lạc bộ tăng cường tài trợ cho một vị trí huấn luyện viên, khoản tiền này phải được quyên góp lại cho Quận trước khi mùa giải bắt đầu. Tất cả huấn luyện viên phải hoàn tất thủ tục tuyển dụng mới. Hãy gọi đến văn phòng hoạt động theo số 952-401-5903 để đặt lịch hẹn. Vào cuối mùa giải, bộ phận hoạt động sẽ sử dụng tiền của câu lạc bộ tăng cường để trả lương cho huấn luyện viên.

Phòng hoạt động không thể cung cấp mã số miễn thuế của khu học chánh. Các nhà tài trợ đóng góp phải tuân theo quy trình trên để mua thiết bị.

Gây quỹ là một phần thiết yếu của các hoạt động thể thao và học tập ở trường trung học ngày nay. Chúng tôi rất biết ơn những nỗ lực của phụ huynh và các câu lạc bộ hỗ trợ.

Xin lưu ý rằng tư cách thành viên trong một đội và/hoặc thời gian chơi không bị ảnh hưởng theo bất kỳ cách nào bởi số tiền mà người tham gia quyên góp được.

Phí câu lạc bộ tăng cường và các khoản phí khác sẽ được hoàn lại cho những sinh viên bị loại khỏi đội.

1. Mỗi câu lạc bộ Booster phải có các cán bộ được bầu hoặc bổ nhiệm (Chủ tịch, Thủ quỹ và Thư ký)
2. Trước buổi tập đầu tiên của mỗi mùa giải, mỗi chủ tịch câu lạc bộ tăng cường phải thông báo cho hiệu trưởng và giám đốc hoạt động về tên và thông tin liên lạc (địa chỉ, số điện thoại và email) của từng cán bộ câu lạc bộ.
3. Các cuộc họp của câu lạc bộ Booster nên tuân theo chương trình nghị sự đã định trong mỗi cuộc họp (Chào mừng/Biên bản cuộc họp trước/Báo cáo của thủ quỹ/Công việc cũ/Công việc mới)
4. Tất cả các khu vực được nêu trên trang này đều là bắt buộc và cần thiết, trừ khi có quy định rõ ràng khác.

Tuân thủ pháp lý cho các câu lạc bộ Booster

Mỗi câu lạc bộ sẽ vẫn tuân thủ luật tiểu bang và liên bang để được quận công nhận là “Câu lạc bộ tăng cường”; do đó sẽ được quận chi trả bảo hiểm trách nhiệm.

Để duy trì uy tín, mỗi câu lạc bộ nên thực hiện những điều sau:

• Xin mã số thuế liên bang, mã số chủ lao động của tiểu bang và nếu có, xin mã số giấy phép bán hàng của tiểu bang (Thuế bán hàng).
• Các câu lạc bộ thường được coi là tổ chức phi lợi nhuận và sẽ gây quỹ trong phạm vi Tiểu bang Minnesota. Để tuân thủ luật từ thiện hiện hành, câu lạc bộ sẽ cần:
  • Được thành lập tại Tiểu bang Minnesota (xây dựng điều lệ và điều khoản thành lập công ty và tuân thủ các yêu cầu để hoạt động như vậy) dưới dạng một công ty phi lợi nhuận.
  • Đăng ký với Văn phòng Tổng chưởng lý tiểu bang với tư cách là một tổ chức từ thiện.
  • Yêu cầu IRS công nhận là tổ chức được miễn thuế bằng cách nộp Mẫu đơn 1023.
  • Nộp mẫu đơn 990 hoặc mẫu đơn “bưu thiếp” hàng năm cho IRS nếu có và nộp Báo cáo thường niên của Tổ chức từ thiện hàng năm cho Văn phòng Tổng chưởng lý Minnesota.
  • Cũng có thể được yêu cầu nộp mẫu M4NP của Minnesota – tùy thuộc vào thu nhập và nguồn doanh thu – hãy gặp chuyên gia thuế.
• Các câu lạc bộ không được thành lập dưới hình thức phi lợi nhuận sẽ phải chứng minh với quận rằng họ đang tuân thủ các luật hiện hành liên quan đến việc báo cáo doanh thu và chi tiêu với tư cách là một công ty, quan hệ đối tác hoặc cá nhân vì lợi nhuận.
• Cung cấp cho Quận (Hiệu trưởng/AD) một bản sao của tờ khai thuế/báo cáo thường niên thích hợp đã nộp cho các cơ quan Liên bang và Tiểu bang thích hợp.