Để kiểm tra dữ liệu công khai hoặc yêu cầu bản sao dữ liệu công khai mà Học khu Minnetonka duy trì, hãy gửi yêu cầu của bạn trực tuyến hoặc gửi yêu cầu bằng văn bản cho Người được chỉ định để có dữ liệu công khai tại data.requests@minnetonkaschools.org.  Sử dụng biểu mẫu yêu cầu dữ liệu được ưu tiên nhưng không bắt buộc. Bạn cũng có thể gửi yêu cầu bằng văn bản qua thư. Nếu bạn chọn không sử dụng biểu mẫu yêu cầu dữ liệu, yêu cầu bằng văn bản của bạn phải bao gồm:

• Rằng bạn đang đưa ra yêu cầu theo Đạo luật Thực hành Dữ liệu, (Quy chế Minnesota, Chương 13);
• Cho dù bạn muốn kiểm tra dữ liệu, có bản sao của dữ liệu hoặc cả hai;
• Mô tả rõ ràng về dữ liệu bạn muốn kiểm tra hoặc đã sao chép bao gồm phạm vi ngày cho dữ liệu.

Trước khi hoàn thành một yêu cầu, Cơ Quan có thể liên lạc với quý vị vì những lý do sau:

• Yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung thông tin để giúp thực hiện yêu cầu;
• Để thảo luận về các lựa chọn để cải thiện khả năng quản lý của yêu cầu;
• Để thông báo cho bạn nếu yêu cầu có thể liên quan đến một khoản phí hoặc yêu cầu thanh toán trước.

Nếu quý vị yêu cầu quyền truy cập cho mục đích kiểm tra, Cơ Quan sẽ không tính phí hoặc yêu cầu quý vị trả phí.

Để đáp ứng yêu cầu, Cơ Quan sẽ thực hiện một trong các thao tác sau:

1. Nếu Cơ Quan không có dữ liệu, Cán Bộ Thực Hành Dữ Liệu sẽ thông báo cho quý vị càng sớm càng tốt.
2. Nếu Cơ Quan có dữ liệu nhưng dữ liệu không được công khai, Cán Bộ Thực Hành Dữ Liệu sẽ thông báo cho quý vị càng sớm càng tốt một cách hợp lý và nêu rõ bằng văn bản cơ quan pháp lý về quyết định giữ lại việc tiết lộ dữ liệu.
3. Nếu Cơ Quan có dữ liệu, và dữ liệu được công khai, Cơ Quan sẽ trả lời yêu cầu một cách thích hợp và kịp thời, trong một khoảng thời gian hợp lý bằng cách thực hiện một trong các thao tác sau:
   • Sắp xếp ngày, giờ và địa điểm để kiểm tra dữ liệu miễn phí.
   • Cung cấp các bản sao của dữ liệu càng sớm càng tốt một cách hợp lý với chi phí được chỉ định.

Bạn có thể chọn nhận các bản sao hoặc vận chuyển chúng theo tỷ lệ quy định.

Đạo luật Thực hành Dữ liệu của Chính phủ Minnesota không yêu cầu tạo hoặc thu thập dữ liệu mới để đáp ứng yêu cầu dữ liệu, Học khu cũng không bắt buộc phải cung cấp dữ liệu theo một biểu mẫu hoặc sắp xếp cụ thể nếu không được lưu giữ trong biểu mẫu hoặc sắp xếp đó. Dữ liệu được chuẩn bị để kiểm tra thường luôn được in dưới dạng bản cứng.

Đạo luật Thực hành Dữ liệu của Chính phủ Minnesota không yêu cầu Học khu trả lời các câu hỏi không phải là yêu cầu dữ liệu. Tuy nhiên, bạn có thể tìm cách biết ý nghĩa của dữ liệu đã được truy xuất. 

Nếu bạn yêu cầu bản sao điện tử hoặc bản in của dữ liệu, Cán bộ Thực hành Dữ liệu có thể yêu cầu bạn thanh toán chi phí thực tế để tìm kiếm và truy xuất dữ liệu của chính phủ, bao gồm chi phí thời gian của nhân viên và để tạo, chứng nhận và gửi các bản sao của dữ liệu.

Tuy nhiên, nếu yêu cầu 100 trang giấy hoặc ít hơn, chi phí thực tế sẽ không được sử dụng, và thay vào đó, Cơ Quan có thể tính phí không quá $0,25 cho mỗi trang được sao chép.

Đối với các yêu cầu tổng cộng hơn 100 trang, Cơ Quan có thể tính "chi phí thực tế" cho việc sản xuất dữ liệu, cộng với chi phí mỗi trang cho mỗi bản sao giấy được sản xuất.

• "Chi phí thực tế" để sản xuất dữ liệu công khai trên 100 trang được tính bằng cách áp dụng mức lương thấp nhất, theo giờ của nhân viên được ủy quyền xử lý dữ liệu đó cho:
  • Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu (nếu người yêu cầu không phải là chủ thể dữ liệu).
  • Tạo, chứng nhận, sắp xếp và gửi dữ liệu qua đường bưu điện.

Đối với những người LÀ đối tượng của dữ liệu được yêu cầu:

Dữ liệu về bạn
Đạo luật Thực hành Dữ liệu của Chính phủ Minnesota nói rằng các chủ thể dữ liệu có một số quyền nhất định liên quan đến một thực thể chính phủ thu thập, tạo và lưu giữ dữ liệu của chính phủ về họ.  Bạn là chủ thể của dữ liệu khi bạn có thể được xác định từ dữ liệu.  Dữ liệu của chính phủ là một thuật ngữ có nghĩa là tất cả thông tin được ghi lại mà một thực thể chính phủ có, bao gồm giấy, email, CD-ROM, ảnh, v.v.

Phân loại dữ liệu về bạn
Đạo luật Thực hành Dữ liệu giả định rằng tất cả dữ liệu của chính phủ là công khai trừ khi luật tiểu bang hoặc liên bang nói rằng dữ liệu không công khai.  Dữ liệu về bạn được luật tiểu bang phân loại là công khai, riêng tư hoặc bí mật.  Xem bên dưới để biết ví dụ.

Dữ liệu công khai
Chúng tôi phải cung cấp dữ liệu công khai cho bất kỳ ai yêu cầu; Không quan trọng ai đang yêu cầu dữ liệu hoặc tại sao.

Dữ liệu cá nhân
Chúng tôi không thể cung cấp dữ liệu cá nhân cho công chúng, nhưng bạn có quyền truy cập khi dữ liệu về bạn.  Chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân của quý vị với quý vị, với người có sự cho phép của quý vị, với nhân viên của Quận, những người cần dữ liệu để thực hiện công việc của họ và theo sự cho phép của pháp luật hoặc lệnh của tòa án.

Dữ liệu bí mật
Dữ liệu bí mật có khả năng bảo vệ tốt nhất.  Cả công chúng và bạn đều không thể truy cập ngay cả khi dữ liệu bí mật là về bạn.  Chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu bí mật về quý vị với nhân viên của Học khu, những người cần dữ liệu đó để thực hiện công việc của họ và những người khác theo luật pháp hoặc lệnh của tòa án cho phép.  Chúng tôi không thể cấp cho bạn quyền truy cập vào dữ liệu bí mật.

Quyền của bạn theo Đạo luật thực hành dữ liệu

Quyền truy cập của bạn vào dữ liệu của bạn
Bạn có quyền xem (kiểm tra), miễn phí, dữ liệu công khai và riêng tư mà chúng tôi lưu giữ về bạn.  Bạn cũng có quyền nhận các bản sao dữ liệu công khai và riêng tư về bạn.  Đạo luật thực hành dữ liệu cho phép chúng tôi tính phí cho các bản sao.  Bạn có quyền xem dữ liệu, miễn phí, trước khi quyết định yêu cầu bản sao.

Ngoài ra, nếu bạn hỏi, chúng tôi sẽ cho bạn biết liệu chúng tôi có giữ dữ liệu về bạn hay không và liệu dữ liệu đó có công khai, riêng tư hay bí mật hay không.

Nếu bạn là cha mẹ, bạn có quyền xem và nhận các bản sao dữ liệu công khai và riêng tư về con chưa thành niên của bạn (dưới 18 tuổi).  Nếu bạn là người giám hộ được chỉ định hợp pháp, bạn có quyền xem và nhận các bản sao dữ liệu công khai và riêng tư về một cá nhân mà bạn được chỉ định làm người giám hộ.

Khi chúng tôi thu thập dữ liệu từ bạn
Khi chúng tôi yêu cầu sinh viên hoặc nhân viên cung cấp dữ liệu về bản thân họ trong một cuộc họp kỷ luật không công khai, chúng tôi phải đưa ra thông báo.  Trong trường hợp này, tthông báo của anh ta được gọi là cảnh báo "Tennessen". Thông báo kiểm soát những gì chúng tôi làm với dữ liệu mà chúng tôi thu thập từ bạn. Thông thường, chúng tôi chỉ có thể sử dụng và phát hành dữ liệu theo những cách được mô tả trong thông báo. Các dữ liệu không công khai khác mà chúng tôi thu thập về nhân viên bao gồm đánh giá hiệu suất, đơn xin việc, v.v. Trong trường hợp học sinh, điểm số, báo cáo giáo dục đặc biệt, yêu cầu bài tập là ví dụ về dữ liệu không công khai.

Chúng tôi sẽ yêu cầu sự cho phép bằng văn bản của bạn nếu chúng tôi cần sử dụng hoặc tiết lộ dữ liệu cá nhân về bạn theo cách khác hoặc nếu bạn yêu cầu chúng tôi tiết lộ dữ liệu cho người khác.  Sự cho phép này được gọi là sự đồng ý có hiểu biết.  Nếu bạn muốn chúng tôi tiết lộ dữ liệu cho người khác, bạn có thể sử dụng Mẫu chấp thuận.

Bảo vệ dữ liệu của bạn
Đạo luật Thực hành Dữ liệu yêu cầu chúng tôi bảo vệ dữ liệu của bạn.  Chúng tôi đã thiết lập các biện pháp bảo vệ thích hợp để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được an toàn.  Trong trường hợp không may chúng tôi xác định đã xảy ra vi phạm bảo mật và một người không được ủy quyền đã có quyền truy cập vào dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn theo yêu cầu của pháp luật.

Khi Dữ liệu của bạn không chính xác và/hoặc không đầy đủ
Bạn có quyền thách thức tính chính xác và/hoặc đầy đủ của dữ liệu công khai và riêng tư về bạn.  Bạn cũng có quyền khiếu nại quyết định của chúng tôi.  Nếu bạn là trẻ vị thành niên, cha mẹ hoặc người giám hộ của bạn có quyền phản đối dữ liệu về bạn.

Cách yêu cầu dữ liệu của bạn

Để kiểm tra dữ liệu hoặc yêu cầu các bản sao dữ liệu mà Cơ Quan lưu giữ về quý vị, con chưa thành niên của quý vị, hoặc một cá nhân mà quý vị đã được chỉ định làm người giám hộ hợp pháp, hãy gửi yêu cầu bằng văn bản đến Cán Bộ Tuân Thủ Thực Hành Dữ Liệu của Cơ Quan.  Bạn có thể gửi yêu cầu của mình qua thư hoặc email.

Yêu cầu bằng văn bản của bạn phải bao gồm:

• Rằng bạn đang đưa ra yêu cầu theo Đạo luật Thực hành Dữ liệu, (Quy chế Minnesota, Chương 13), với tư cách là chủ thể dữ liệu, đối với dữ liệu về bạn;
• Cho dù bạn muốn kiểm tra dữ liệu, có bản sao của dữ liệu hoặc cả hai;
• Mô tả rõ ràng về dữ liệu bạn muốn kiểm tra hoặc đã sao chép;
• Thông tin nhận dạng chứng minh bạn là chủ thể dữ liệu hoặc cha mẹ hoặc người giám hộ của chủ thể dữ liệu; và
• Địa chỉ gửi thư của bạn (nếu bạn sẽ không thu thập dữ liệu trực tiếp).

Học khu yêu cầu bằng chứng về danh tính của bạn (ID tiểu bang hợp lệ như bằng lái xe, ID quân đội hoặc hộ chiếu) trước khi chúng tôi có thể trả lời yêu cầu dữ liệu của bạn.  Nếu bạn đang yêu cầu dữ liệu về con chưa thành niên của mình, bạn phải xuất trình bằng chứng rằng bạn là cha mẹ của trẻ vị thành niên.  Nếu bạn là người giám hộ, bạn phải xuất trình tài liệu pháp lý về quyền giám hộ của mình.

Nếu bạn không thể xuất trình giấy tờ tùy thân trực tiếp, bạn phải cung cấp bản sao có công chứng hoặc chứng thực. Giấy tờ tùy thân như vậy được gửi cùng với yêu cầu của bạn.

Cơ Quan sẽ không truyền dữ liệu cá nhân bằng phương thức điện tử trong bất kỳ trường hợp nào.

Cách chúng tôi phản hồi yêu cầu dữ liệu

Sau khi bạn đưa ra yêu cầu bằng văn bản, chúng tôi sẽ làm việc để xử lý yêu cầu của bạn.  Nếu không rõ bạn đang yêu cầu dữ liệu nào, chúng tôi sẽ yêu cầu bạn làm rõ.

• Nếu chúng tôi không có dữ liệu, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn bằng văn bản trong vòng 10 ngày làm việc.
• Nếu chúng tôi có dữ liệu, nhưng dữ liệu là dữ liệu bí mật hoặc riêng tư không phải về bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn bằng văn bản trong vòng 10 ngày làm việc và nêu rõ luật cụ thể nào cho biết bạn không thể truy cập dữ liệu.
• Nếu chúng tôi có dữ liệu và dữ liệu là dữ liệu công khai hoặc riêng tư về bạn, chúng tôi sẽ trả lời yêu cầu của bạn trong vòng 10 ngày làm việc, bằng cách thực hiện một trong các thao tác sau:
  • Sắp xếp ngày, giờ và địa điểm để kiểm tra dữ liệu, miễn phí, nếu yêu cầu của bạn là xem dữ liệu
  • Cung cấp cho bạn bản sao dữ liệu trong vòng 10 ngày làm việc.  Bạn có thể chọn nhận các bản sao của mình, hoặc chúng tôi sẽ gửi chúng cho bạn. Chúng tôi cũng sẽ sắp xếp để bạn trả trước cho các bản sao.
• Học khu có thể tính phí các đối tượng dữ liệu cho các bản sao dữ liệu của chính phủ.  Các khoản phí này được ủy quyền theo Quy chế Minnesota, mục 13.04, subd. 3.
  • 100 trang hoặc ít hơn các bản sao giấy đen trắng, thư hoặc kích thước hợp pháp có thể có giá 25 xu cho bản sao một mặt hoặc 50 xu cho bản sao hai mặt. Phí cho hầu hết các loại bản sao khác là chi phí thực tế để làm và chứng thực các bản sao.   Khi xác định chi phí thực tế của việc tạo bản sao, chúng tôi tính đến thời gian của nhân viên, chi phí của tài liệu mà chúng tôi đang sao chép dữ liệu (giấy, CD, DVD, v.v.) và chi phí gửi thư (nếu có).  Nếu yêu cầu của bạn là các bản sao dữ liệu mà chúng tôi không thể tự sao chép, chẳng hạn như ảnh, chúng tôi sẽ tính phí cho bạn chi phí thực tế mà chúng tôi phải trả cho nhà cung cấp bên ngoài cho các bản sao.

Học khu sẽ miễn phí nếu chi phí cung cấp dữ liệu thấp hơn chi phí xử lý thanh toán.

Sau khi chúng tôi đã cung cấp cho bạn quyền truy cập vào dữ liệu về bạn, chúng tôi không phải hiển thị lại cho bạn dữ liệu trong 6 tháng trừ khi có tranh chấp hoặc chúng tôi thu thập hoặc tạo dữ liệu mới về bạn.

Nếu bạn không hiểu một số dữ liệu (kỹ thuật, chữ viết tắt hoặc từ viết tắt), vui lòng cho chúng tôi biết.  Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một lời giải thích nếu bạn yêu cầu.

Đạo luật Thực hành Dữ liệu không yêu cầu chúng tôi tạo hoặc thu thập dữ liệu mới để đáp ứng yêu cầu dữ liệu nếu chúng tôi chưa có dữ liệu hoặc cung cấp dữ liệu theo một biểu mẫu hoặc sắp xếp cụ thể nếu chúng tôi không giữ dữ liệu ở dạng hoặc sắp xếp.  (Ví dụ: nếu dữ liệu bạn yêu cầu chỉ nằm trên giấy, chúng tôi không bắt buộc phải tạo chứng từ điện tử để trả lời yêu cầu của bạn.)  Nếu chúng tôi đồng ý tạo dữ liệu để đáp ứng yêu cầu của bạn, chúng tôi sẽ làm việc với bạn về các chi tiết yêu cầu của bạn, bao gồm chi phí và thời gian phản hồi.

Ngoài ra, theo Đạo luật Thực hành Dữ liệu, chúng tôi không bắt buộc phải trả lời các câu hỏi không phải là yêu cầu dữ liệu.

Đồng ý tiết lộ dữ liệu

Nếu bạn muốn tiết lộ dữ liệu cá nhân của mình, cho chính bạn hoặc cho bên ngoài, vui lòng hoàn thành biểu mẫu chấp thuận bên dưới.

Nếu bạn có câu hỏi về bất kỳ điều gì trong biểu mẫu chấp thuận này hoặc muốn được giải thích thêm trước khi ký, vui lòng liên hệ với Cán bộ Tuân thủ Thực hành Dữ liệu của Trường Công lập Minnetonka.

Biểu mẫu chấp thuận phát hành dữ liệu